Travailler avec des invités Microsoft Entra B2B dans les communautés Viva Engage
La fonctionnalité d’invité Viva Engage permet aux organisations de faire appel à des experts tels que des fournisseurs, des fournisseurs ou des consultants extérieurs à l’organisation pour surcharger la collaboration. Les réseaux Viva Engage alignés sur le mode natif utilisent l’infrastructure invité Microsoft Entra Business-Business (Microsoft Entra B2B) pour alimenter les invités. Microsoft Entra B2B est une infrastructure de collaboration externe sécurisée et conforme. De nombreuses applications de la suite Microsoft 365 utilisent l’ID Microsoft Entra (par exemple, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook et Microsoft Teams).
Tout utilisateur Microsoft 365 qui ne fait pas partie de votre organisation peut être ajouté en tant qu’invité à une communauté Viva Engage par un administrateur de la communauté. Les invités Microsoft Entra B2B dans les communautés Viva Engage sont couverts par la même protection de conformité et d’audit que le reste de Microsoft 365 et peuvent être gérés dans l’ID Microsoft Entra. L’accès invité est soumis à l’ID Microsoft Entra et aux limites du service Microsoft 365.
Conditions préalables à l’ajout d’un utilisateur externe en tant qu’invité Microsoft Entra B2B à une communauté Viva Engage
Alignez votre réseau Viva Engage sur le mode natif avant d’inviter un utilisateur externe en tant qu’invité Microsoft Entra B2B à une communauté Viva Engage. Pour inviter un invité, vous devez configurer les paramètres dans Viva Engage et d’autres services Microsoft 365, notamment les paramètres dans l’ID Microsoft Entra, les groupes Microsoft 365 et SharePoint.
Si votre organisation est prête à commencer à inviter des invités à participer aux communautés Viva Engage, configurez les paramètres suivants.
Les administrateurs réseau Viva Engage doivent activer l’accès invité sur leurs réseaux à partir des paramètres > d’administration réseau Viva Engage Paramètres > de sécurité Messagerie externe.
Remarque
Si votre réseau a été approvisionné après le 15 décembre 2020, la fonctionnalité invité Microsoft Entra B2B est activée par défaut pour votre organisation.
Ce paramètre est un paramètre Viva Engage à l’échelle du réseau. L’activation de l’accès invité permet aux administrateurs de la communauté d’ajouter des invités à n’importe quelle communauté Viva Engage dans le réseau. Vous pouvez contrôler l’accès invité à des communautés Viva Engage individuelles à l’aide d’étiquettes de confidentialité.
La collaboration externe est un ingrédient clé pour le succès de toute organisation. La fonctionnalité d’invité vous permet d’appeler des experts, tels que des consultants ou des fournisseurs, de l’extérieur de votre organisation. Les utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre une communauté et démarrer rapidement une conversation riche en partageant l’accès aux ressources de la communauté telles que des fichiers. Cette facilité d’utilisation fait de la collaboration externe l’une des fonctionnalités les plus utilisées dans Viva Engage aujourd’hui.
Pour configurer l’ID Microsoft Entra, les groupes Microsoft 365 et les paramètres SharePoint, voir Collaborer avec des invités dans une équipe.
Comment inviter un utilisateur externe en tant qu’invité à une communauté Viva Engage
Un administrateur de communauté peut ajouter un invité à une communauté Viva Engage en entrant l’adresse e-mail de l’invité dans le panneau Ajouter un membre de la communauté.
L’invité reçoit un e-mail de bienvenue. Ce message inclut des informations sur la communauté Viva Engage et le réseau Viva Engage auxquels l’utilisateur est invité, ainsi que le nom de l’administrateur de la communauté invitant l’invité. L’invité doit accepter l’invitation en sélectionnant Accéder à la communauté dans le message électronique avant d’accéder à la communauté Viva Engage.
En visitant le lien Accéder à la communauté , l’invité accepte l’invitation. Une fois qu’un invité a accepté l’invitation, il peut participer à la communauté Viva Engage.
Remarque
Les utilisateurs externes doivent accepter les invitations d’invités sur l’application de bureau ou dans un navigateur web. Cette fonctionnalité n’est actuellement pas prise en charge sur les appareils mobiles (Android ou iOS).
Le commutateur réseau situé dans l’en-tête de la suite peut être utilisé pour basculer entre le réseau Viva Engage domestique, tous les réseaux Viva Engage où l’utilisateur est invité et les réseaux externes.
Tous les membres de la communauté Viva Engage peuvent facilement identifier qui est un invité. Un badge externe apparaît en regard de l’invité dans les publications de la communauté Viva Engage, les commentaires, la page d’appartenance à la communauté et les résultats de recherche. La communauté Viva Engage avec les invités a une icône Globe à côté.
La communauté Viva Engage avec les invités a une icône Globe à côté.
Les invités peuvent quitter la communauté Viva Engage à tout moment en pointant sur le bouton Joint dans l’en-tête de la communauté.
Remarque
Quitter la communauté Viva Engage ne supprime pas le compte invité de l’annuaire de votre organisation. Cette opération doit être effectuée par un administrateur Microsoft Entra.
Fonctionnalités et limitations de l’invité
L’expérience invité présente des limitations par conception. Voici la liste des limitations qui s’appliquent aux invités Microsoft Entra B2B dans les communautés Viva Engage.
Les invités ne peuvent pas découvrir les communautés. Les invités peuvent accéder uniquement aux communautés dans lesquelles ils sont invités.
Les invités ne peuvent pas créer de communautés dans le réseau auquel ils sont invités.
Un invité ne peut pas être un administrateur de communauté, ni modifier les paramètres de la communauté comme suit :
- Ajout de nouveaux membres à la communauté et suppression de l’appartenance
- Promotion et rétrogradation des propriétaires
- Modification des informations de la communauté
- Ajout de groupes associés
- Ajout de connecteurs
- Ajout de liens ou de fichiers épinglés (ils peuvent afficher les fichiers et liens épinglés)
- Affichage des insights de la communauté ou du groupe
Licences pour l’accès invité
L’accès invité est inclus dans tous les abonnements Office 365 Business Premium, Microsoft 365 Entreprise et Microsoft 365 Éducation. Aucune autre licence Microsoft 365 n’est nécessaire. Viva Engage ne limite pas le nombre d’invités que vous pouvez ajouter. Toutefois, les fonctionnalités payantes de Microsoft Entra ID limitent le nombre total d’invités que vous pouvez ajouter à votre locataire. Pour plus d’informations, consultez Modèle de facturation pour l’ID externe Microsoft Entra.
Quelles fonctionnalités ne sont pas prises en charge pour les invités ?
Nous travaillons d’arrache-pied pour apporter toutes les fonctionnalités Viva Engage aux nouveaux invités B2B de Viva Engage. Voici une liste des fonctionnalités en cours :
- E-mail personnel, messagerie professionnelle non-Microsoft 365 et comptes hérités basés sur un numéro de téléphone : les utilisateurs disposant de comptes de messagerie Microsoft 365 Business peuvent être ajoutés en tant qu’invités. Les domaines de messagerie tels que Gmail et Yahoo mail ne sont pas pris en charge dans cette version.
- Messages privés : les messages privés sont désactivés pour les invités B2B dans Viva Engage.
- Événements en direct : les invités ne peuvent pas participer aux événements en direct.
- Ajout d’invités lors de la création de la communauté : les propriétaires de communauté peuvent inviter des utilisateurs invités à l’aide du flux de modification d’appartenance pour n’importe quelle communauté. Dans la version actuelle, les propriétaires de la communauté ne sont pas en mesure d’ajouter des e-mails invités au moment de la création de la communauté.
- Notifications par e-mail Interactive Viva Engage dans Outlook : les notifications interactives par e-mail pour les utilisateurs invités B2B ne sont pas disponibles dans cette préversion. Les invités B2B peuvent s’attendre à recevoir les notifications par e-mail héritées des communautés auxquelles ils sont ajoutés en tant qu’invités, au lieu des nouvelles notifications par e-mail interactives. Dans les communautés où ces utilisateurs ne sont pas invités, les notifications interactives par e-mail fonctionnent comme prévu.
- Ajout d’invités à la communauté All Company : les invités ne peuvent pas être ajoutés à la communauté All Company.
FAQ
Q : L’expérience utilisateur Microsoft Entra B2B dans Viva Engage est-elle disponible pour les clients qui disposent d’un réseau Viva Engage avec résidence de données dans l’UE ?
R : Oui !
Q : Pouvons-nous inviter des invités Microsoft Entra B2B à participer à Viva Engage External Networks ?
R : Les invités Microsoft Entra B2B ne peuvent pas être invités à des réseaux externes Viva Engage. Les réseaux externes fonctionnent tels que avec l’accès invité Viva Engage.
Q : Les paramètres d’invité Viva Engage seront-ils alignés sur les paramètres des groupes Microsoft 365 ?
R : Oui. Avec le mode natif pour Microsoft 365 pour Viva Engage, toutes les communautés et les utilisateurs sont pris en charge via les groupes Microsoft 365. Les paramètres d’invité Microsoft Entra pour les groupes Microsoft 365 s’appliquent aux communautés Viva Engage.
Q : Viva Engage peut-il avoir des groupes d’appartenance dynamiques incluant des invités d’un domaine ?
R : Oui. Les administrateurs peuvent créer des règles d’appartenance dynamiques pour les invités d’une communauté Viva Engage via le portail Azure. Par exemple, user.userType -eq « Guest » et user.email -contains « @xyz.com », cette règle ajoute tous les invités du domaine xyz.com à la communauté Viva Engage spécifiée.
Q : Je ne veux pas autoriser les invités dans les communautés Viva Engage de notre réseau. Comment empêcher les utilisateurs externes de participer à nos communautés ?
R : Viva Engage s’appuie sur et s’appuie sur les paramètres de collaboration externe proposés par Microsoft Entra ID. Nous vous recommandons d’utiliser des contrôles d’ID Microsoft Entra pour configurer les paramètres de collaboration externe.
Vous pouvez empêcher les invités d’être ajoutés aux communautés Viva Engage tout en leur permettant d’accéder au reste des applications Microsoft 365. Pour empêcher les administrateurs de la communauté d’ajouter des invités, accédez aux paramètres > d’administration réseau Viva Engage Sécurité externe de la messagerie.
Remarque
Lorsque vous refusez l’ajout d’utilisateurs externes aux communautés Viva Engage, les administrateurs de la communauté ne peuvent pas ajouter de nouveaux utilisateurs externes aux communautés Viva Engage. Les utilisateurs externes existants ne seront pas supprimés des communautés Viva Engage.
Q : L’expérience invité Microsoft Entra B2B autorise-t-elle l’accès invité intergéographique ?
R : Oui. Les invités Microsoft Entra B2B d’une autre zone géographique peuvent être invités à un réseau Viva Engage en mode natif. Toutefois, si un locataire migre vers une autre zone géographique, l’accès invité existant ne passe pas automatiquement à l’accès invité intergéographique. Tous les accès invités doivent être renouvelés (autrement dit, l’hôte doit émettre de nouvelles invitations et les invités doivent les accepter) après une migration de locataire intergéographique.