Préparez vos données pour les recherches dans Microsoft 365 Copilot

Effectué

Pour vous préparer à Microsoft 365 Copilot, vous devez préparer vos informations pour la recherche. Par exemple, si votre organisation a déjà mis en place des contrôles et des politiques d'accès à l'information appropriés, vos utilisateurs n'ont accès qu'aux informations dont ils ont besoin, et à rien d'autre, lorsqu'ils effectuent des recherches dans des sites tels que SharePoint. Si votre organisation a déjà mis en place ce type de contrôles, vous avez une longueur d'avance.

Si ce n'est pas le cas, la bonne nouvelle est qu'il existe des outils et des contrôles que vous pouvez utiliser pour avoir une visibilité sur la façon dont votre organisation partage l'information. Vous pouvez mettre en place des contrôles automatisés pour garantir le niveau d’accès approprié et arrêter le partage excessif avant de déployer Microsoft 365 Copilot. Ainsi, tout comme vous prépareriez les informations de votre locataire Microsoft 365 pour la recherche, les mêmes principes s’appliquent à Microsoft 365 Copilot. Pourquoi ? Étant donné que Microsoft 365 Copilot récupère uniquement les informations à laquelle chaque utilisateur a explicitement accès.

Conseils pour la préparation des données

Les organisations qui améliorent la qualité et la organization des données Microsoft 365 permettent aux Microsoft 365 Copilot de générer des suggestions plus précises et pertinentes adaptées à leurs besoins métier. Les administrateurs devraient envisager de mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes pour améliorer la qualité des données de leur organisation :

• Nettoyer les contenus redondants, obsolètes et insignifiants (ROT). Effectuer un audit approfondi de tout le contenu de l'organisation, y compris les documents, les e-mails, les conversations, les wikis. Supprimer tout matériel obsolète qui n'est plus exact ou pertinent. Par exemple, supprimez les fiches techniques de produits datant de plus de cinq ans, les e-mails promotionnels pour les campagnes expirées et les conversations résolues sur les tickets informatiques. Activer les stratégies d'archivage/suppression sur les plateformes collaboratives pour automatiser la suppression des contenus périmés. La suppression continue du contenu obsolète et non pertinent se concentre Microsoft 365 Copilot sur les informations actuelles et de grande valeur. L'utilisation de stratégies et d'étiquettes de conservation peut aider les organisations à se conformer de manière proactive aux réglementations sectorielles et aux politiques internes, à réduire les risques en cas de litige ou de violation de la sécurité, et à s'assurer que les utilisateurs ne travaillent qu'avec du contenu actuel et pertinent pour eux.
  
  Outre la suppression du contenu ROT, les organisations doivent également identifier et propre sites SharePoint inactifs. Les sites inactifs contiennent souvent du contenu obsolète, ce qui encombre la source de données de Copilot et entraîne des réponses moins précises. La suppression de ces sites permet à Copilot de se concentrer sur les informations actuelles pour obtenir de meilleurs résultats. Les organisations peuvent identifier les sites inactifs en exécutant la stratégie Sites SharePoint inactifs, qui est un outil de gestion avancée SharePoint. Cette stratégie lutte contre l’étalement du contenu et réduit le contenu ROT en identifiant et en gérant automatiquement les sites SharePoint inactifs. Il vous permet de définir des critères d’inactivité, tels que l’absence de mises à jour ou l’activité des utilisateurs sur une période définie. Une fois que vous avez identifié ce critère, les propriétaires de site reçoivent Notifications par e-mail pour confirmer l’état actif/inactif du site.
• Organiser le contenu en dossiers et sites logiques. Structurez vos fichiers, e-mails et pages de manière réfléchie. Concevoir une taxonomie détaillée pour classer et organiser les documents, les e-mails et les pages. Par exemple, dans les bibliothèques de documents, placez les rapports financiers dans le dossier « Finance », et les documents marketing dans le dossier « Marketing »,. Dans SharePoint, créez des sites pour les « Stratégies RH », les « Ressources informatiques », la « Documentation produit », etc. Ajoutez des métadonnées telles que les noms des clients et les codes de projet sur les fichiers pour mieux les identifier. Lorsque les organisations conçoivent une architecture d’informations logiques de cette manière, cela permet Microsoft 365 Copilot de déduire les relations et la pertinence.
• Étiquetez les fichiers avec des mots-clés. Faire un usage intensif des étiquettes, des hashtags, des métadonnées sur tous les documents, les courriels et les pages pour décrire les caractéristiques. Par exemple, vous pouvez étiqueter les tickets de support client avec #refund, #payment-issue, ou d'autres balises de problème. Ajoutez des attributs de produits tels que le numéro de modèle, le marché et l'année de fabrication en tant que balises de métadonnées sur les images et les fiches techniques. L’étiquetage et l’étiquetage approfondis permettent Microsoft 365 Copilot de catégoriser, de rechercher et de recommander rapidement du contenu.
• Normaliser les noms de fichiers. Imposez des conventions de dénomination des fichiers cohérentes, comme « Rapport sur les résultats du troisième trimestre 2023 », au lieu de noms remplis d'abréviations. Configurez les modèles recommandés pour les documents et les présentations. Les organisations qui utilisent des noms cohérents et descriptifs plutôt que des abréviations permettent aux Microsoft 365 Copilot de mieux saisir le contenu.
• Consolider plusieurs versions. Dans la mesure du possible, ne conservez que la version finale des documents, des présentations, etc. Recherchez les anciennes itérations des fichiers et consolidez-les pour ne conserver que la version la plus récente. La version finale doit clairement indiquer qu'il s'agit de la dernière version. L’élimination des brouillons redondants et des versions obsolètes réduit la confusion et les contradictions pour Microsoft 365 Copilot.
• Promouvoir les habitudes en matière d'hygiène des données. Mettre en place une formation et une gestion du changement à l'échelle de l'organisation afin de promouvoir de bonnes habitudes en matière d'hygiène des données parmi les employés. Fournissez des lignes directrices pour nommer efficacement les fichiers, étiqueter le contenu, ne conserver que les versions actuelles, supprimer les courriels et le contenu périmés, ainsi que d'autres pratiques. Considérez la gamification en récompensant les personnes qui contribuent le plus à l'hygiène des données. Les organisations doivent également contrôler le consentement à l'utilisation des données. Si des jeux de données incluent des informations personnelles, assurez-vous que les employés fournissent le consentement approprié pour une utilisation dans Microsoft 365 Copilot. Intégrer les attentes en matière de qualité des données dans la définition des objectifs et les révisions des employés. Les organisations qui établissent une culture axée sur la gestion des données propre et bien organisées garantissent une qualité élevée au fil du temps, ce qui optimise l’efficacité de Microsoft 365 Copilot.

Considérations relatives à la gouvernance des données

Lorsque les administrateurs préparent des données pour Microsoft 365 Copilot, ils doivent également prendre en compte les facteurs de gouvernance des données suivants :

• Implémenter les outils de gestion avancée Microsoft SharePoint. L’implémentation de Microsoft SharePoint Advanced Management (SAM) est une étape stratégique pour les administrateurs visant à améliorer la gouvernance des données de leurs organization, en particulier lors de la préparation de l’intégration de Microsoft 365 Copilot. SharePoint Advanced Management offre des outils robustes pour la classification, la conservation et la conformité des données, garantissant ainsi que les informations sensibles sont correctement gérées et protégées. Ces outils sont essentiels pour maintenir l’intégrité des données et répondre aux exigences réglementaires, ce qui est important, car les organisations s’appuient de plus en plus sur des outils pilotés par l’IA comme Copilot. Les administrateurs qui appliquent ces fonctionnalités de gestion avancées peuvent établir une base solide de confiance et de sécurité, ce qui est essentiel pour le déploiement et le fonctionnement réussis de Microsoft 365 Copilot. En outre, SAM fournit des fonctionnalités complètes d’audit et de création de rapports qui fournissent aux administrateurs des informations détaillées sur l’utilisation des données et les modèles d’accès. Cette transparence permet d’identifier les risques potentiels et de s’assurer que les stratégies de gouvernance des données sont suivies. Grâce à ces insights, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées sur la gestion des données et résoudre rapidement les problèmes de conformité qui surviennent. À mesure que Microsoft 365 Copilot s’intègre à diverses sources de données et flux de travail, le fait de disposer d’un environnement de données bien régi garantit que l’outil d’IA peut fonctionner de manière optimale, en fournissant des informations précises et fiables tout en conservant les normes les plus élevées en matière de sécurité et de conformité des données.

• Affecter un responsable des données à la supervision de la préparation et au maintien de la qualité.. Les organisations ont sous leur contrôle des informations sensibles telles que des données financières, des données propriétaires, des numéros de cartes de crédit, des dossiers médicaux ou des numéros de sécurité sociale. Par conséquent, ils devraient envisager de désigner un expert expérimenté en gouvernance des données ou une équipe d'experts en gouvernance comme responsable officiel de la gestion des données pour Microsoft 365. Cette personne doit être responsable de l’audit des données, de l’établissement de règles d’accès, de la formation des utilisateurs sur l’hygiène, de la surveillance continue de la façon dont Microsoft 365 et Microsoft 365 Copilot utilisent les données organisationnelles et de la mise en œuvre d’améliorations. L'existence d'un responsable des données permet d'inculquer d'excellentes habitudes en matière de données et de promouvoir la responsabilité tout au long du cycle de vie de l'IA. Pour aider à protéger leurs données sensibles et réduire le risque de partage excessif, les organisations doivent empêcher leurs utilisateurs de partager de manière inappropriée des données sensibles avec des personnes qui ne devraient pas les avoir. Ils peuvent atteindre cet objectif en mettant en place des étiquettes de sensibilité et des stratégies de protection contre les pertes de données (DLP). Pour plus d'informations, voir En savoir plus sur la prévention de la perte de données et En savoir plus sur les étiquettes de sensibilité .

• Documentez vos stratégies et pratiques de données relatives à l’utilisation de Microsoft 365 et Microsoft 365 Copilot. En tant que meilleure pratique, les organisations devraient formellement définir leurs stratégies de gestion des données, leurs règles d'accès, leurs cas d'utilisation et leurs procédures liées à la sécurité et à la gouvernance des données dans Microsoft 365. Comme indiqué précédemment, les puissants outils de sécurité au sein des écosystèmes Microsoft 365 et Azure peuvent aider les organisations à renforcer les autorisations et à implémenter « juste un accès suffisant ». Les stratégies et paramètres définis par les administrateurs dans ces outils sont utilisés non seulement par Microsoft 365 pour empêcher le surpartage des données, mais également par Microsoft 365 Copilot. Les organisations qui ne documentent pas leurs stratégies de gouvernance des données doivent envisager de le faire avant d’implémenter Microsoft 365 Copilot. L'élaboration d'une stratégie globale de gouvernance des données doit permettre de codifier les règles à suivre en la matière :

  • Données restreintes
  • Procédures d'anonymisation
  • Rôles d'intendance
  • Exigences en matière de formation des employés
  • Procédures d'autorisation d'accès
  • Pratiques de contrôle
  • Autres stratégies à mettre en œuvre

  Une organisation devrait partager sa politique de gouvernance des données avec l'ensemble de l'entreprise et la mettre à jour régulièrement. Par exemple, elle peut créer une stratégie de gouvernance des données qui définit les données confidentielles dont l'accès est restreint aux utilisateurs, exige l'anonymisation de certains ensembles de données et désigne un expert ou une équipe de gouvernance des données pour superviser en permanence ses pratiques en matière de données Microsoft 365. La formalisation des exigences de gouvernance de cette manière aide à créer une responsabilité dans l'ensemble de l'organisation.

Une gouvernance robuste est essentielle pour s’assurer que Microsoft 365 et Microsoft 365 Copilot respectent les normes légales et éthiques en matière de données. En guise de meilleure pratique, les organisations doivent nommer des équipes de données, de sécurité et de conformité interfonctionnelles pour appliquer des restrictions de données, l’anonymisation, la gestion, les stratégies de gestion avancée SharePoint et la formation.

Les organisations doivent également garder à l’esprit que si les audits initiaux, les restrictions d’accès et les stratégies de gouvernance sont essentiels lors du premier déploiement de Microsoft 365 et Microsoft 365 Copilot, elles doivent considérer la gouvernance des données comme un processus itératif et continu. Pourquoi ? Parce que les données et les modèles d'utilisation évoluent inévitablement au fil du temps. Par exemple :

• Les organisations ajoutent de nouveaux référentiels de données en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise. Les nouveaux référentiels nécessitent un audit et la mise en place de contrôles d'accès appropriés.
• Les utilisateurs et les autorisations changent. Dans les entreprises, le changement est un phénomène constant, en particulier lorsque les employés vont et viennent. Par exemple, de nouveaux employés rejoignent l'entreprise ou les employés existants changent de rôle. Les administrateurs doivent accorder/révoquer l'accès en conséquence.
• Les réglementations et les exigences de conformité changent. Les stratégies en matière de données doivent refléter toute nouvelle restriction.

Pour rester dans la course, les organisations doivent procéder à des révisions et à des mises à jour régulières, par exemple :

• Audits mensuels des nouvelles sources de données qui peuvent nécessiter des changements d'accès.
• Analyse trimestrielle des autorisations et des partages externes afin d'identifier toute nouvelle surexposition.
• Révision annuelle des stratégies afin de les adapter aux nouvelles réglementations et d'actualiser la formation des employés.

La désignation d'un expert en gouvernance des données ou d'une équipe de gouvernance pour superviser ce processus continu permet de l'ancrer comme un ensemble vivant et évolutif de stratégies de données et de contrôles d'accès. Ce processus permet également d’adapter la gouvernance microsoft 365 et Microsoft 365 Copilot aux modifications au fil du temps.

Activer ou empêcher que le contenu d’un site puisse faire l’objet d’une recherche

Lorsque les utilisateurs effectuent une recherche sur un site, les résultats peuvent provenir de nombreux emplacements tels que des colonnes, des bibliothèques et des pages. Un propriétaire de site peut modifier les paramètres de recherche d’un site pour décider si le contenu du site peut apparaître dans les résultats de recherche. Ce processus est appelé idexing. Les paramètres de recherche définissent le contenu inclus dans l’index de recherche. Le contenu des sites indexés s’affiche dans les résultats de recherche. Les propriétaires de sites peuvent utiliser des paramètres pour contrôler si le contenu de leurs sites peut être indexé ou empêché d’être indexé.

Les autorisations sur le contenu déterminent également si les utilisateurs sont autorisés à voir le contenu dans les résultats de recherche. Une bonne compréhension du fonctionnement des autorisations et des paramètres de recherche peut vous aider à vous assurer que les utilisateurs peuvent voir les documents et les sites appropriés dans les résultats de la recherche.

Remarque

Les résultats de la recherche sont toujours supprimés de la sécurité, de sorte que les utilisateurs voient uniquement le contenu qu’ils ont l’autorisation de voir. Les paramètres de recherche définissent uniquement le contenu inclus dans l’index de recherche.

Il existe des scénarios spécifiques dans lesquels les utilisateurs disposent des autorisations nécessaires pour voir le contenu, mais ne peuvent toujours pas le trouver dans les résultats de la recherche. Pour plus d’informations, consultez Les résultats de la recherche ne s’affichent pas pour les propriétaires de groupe après la création d’un groupe Office 365.

Le contenu est stocké dans de nombreux emplacements, notamment des sites, des listes, des bibliothèques, des composants WebPart et des colonnes. Par défaut, la plupart du contenu d’un site, d’une liste, d’une bibliothèque, d’une page de composants WebPart ou d’une colonne est analysée et ajoutée à l’index de recherche. Ce qui se trouve dans l’index de recherche détermine le contenu qui peut apparaître dans les résultats de recherche à la fois dans les expériences de recherche classiques et modernes. Les autorisations définies sur les éléments, les listes, les bibliothèques, les sites, etc., affectent également si les utilisateurs peuvent voir le contenu dans les résultats de la recherche.

Par défaut, le contenu d’un site peut apparaître dans les résultats de recherche. Si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites spécifie que le contenu d’un site particulier ne peut pas apparaître dans les résultats de recherche, les autres paramètres des résultats de recherche tels que ceux des listes, bibliothèques, pages ASPX et colonnes définis sur ce site n’ont aucun effet. De même, si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites empêche le contenu de la liste ou de la bibliothèque d’apparaître dans les résultats de recherche, l’exclusion de colonnes n’aurait aucun effet. Il est important de savoir quels paramètres sont hérités des niveaux supérieurs afin de planifier efficacement la recherche.

Procédez comme suit pour autoriser ou empêcher l’affichage du contenu d’un site SharePoint dans les résultats de recherche :

Remarque

Pour modifier ce paramètre, vous devez disposer du niveau d’autorisation Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe propriétaire « Nom du site ».

1. Sur le site SharePoint, sélectionnez l’icône d’engrenage (Paramètres) dans le coin supérieur de l’écran.
2. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Paramètres du site. Si les paramètres du site ne s’affichent pas, sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.
3. Sous Rechercher, sélectionnez Recherche et disponibilité hors connexion.
4. Dans la section Indexation du contenu du site, sous Autoriser ce site à apparaître dans les résultats de la recherche, sélectionnez Oui pour autoriser l’affichage du contenu du site dans les résultats de recherche. Pour empêcher l’affichage du contenu dans les résultats de recherche, sélectionnez Non.

Configurer le paramètre Recherche Microsoft dans bing au niveau du locataire

Recherche Microsoft dans Bing regroupe les fonctionnalités de Recherche Microsoft et recherche web Bing. Il fournit une expérience de recherche familière qui aide les utilisateurs à trouver des résultats pertinents à partir de votre organization et du web. Pour que vos utilisateurs et vos données restent privés et sécurisés, les utilisateurs doivent se connecter à leur compte professionnel ou scolaire sur Bing avant de pouvoir trouver des résultats internes. Les utilisateurs déjà connectés à une application Microsoft, notamment Microsoft Edge, Outlook et SharePoint, sont automatiquement connectés lorsqu’ils passent à Bing.

Pour la plupart des organisations, y compris les entreprises et l’éducation, La recherche Microsoft dans Bing est activée par défaut. Effectuez les étapes suivantes dans le Centre d’administration Microsoft 365 pour gérer le paramètre Recherche Microsoft dans Bing :

1. Dans le centre d’administration Microsoft 365, dans le volet de navigation, sélectionnez Afficher tout.
2. Sélectionnez Paramètres dans le volet de navigation, puis, dans le groupe Paramètres , sélectionnez Rechercher & intelligence.
3. Dans la page Recherche et intelligence , l’onglet Vue d’ensemble s’affiche par défaut. Sélectionnez l’onglet Configurations .
4. Sous l’onglet Configurations, sous la section intitulée Microsoft Search in Bing setting ,sélectionnez le bouton Modifier.
5. Dans le volet de détails Recherche Microsoft dans Bing qui s’affiche, vérifiez que la zone Activer La recherche Microsoft dans Bing pour votre organization case activée est cochée. Sélectionnez-la si elle a été précédemment désactivée et que vous souhaitez l’activer.

Remarque

Il faut jusqu’à 24 heures pour que cette modification prenne effet.

Si ce paramètre est désactivé, les utilisateurs n’obtiennent pas de résultats internes lorsqu’ils effectuent une recherche sur Bing, Recherche Windows ou Microsoft Edge. Ils ne pourront pas non plus accéder à Microsoft 365 Chat. La désactivation de Recherche Microsoft dans Bing n’empêche pas l’ajout de contenu interne à votre index de recherche. Il désactive uniquement les points d’entrée Bing dans Recherche Microsoft. Pour trouver des réponses et des résultats internes, les utilisateurs doivent utiliser d’autres points d’entrée, tels que SharePoint Online ou une application Office 365.