Planification universelle des ressources
Dans Microsoft Dynamics 365, la planification est effectuée à l’aide de Planification universelle des ressources, une fonctionnalité permettant à la fois dans Dynamics 365 Field Service, Customer Service et Project Operations de planifier les ordres de travail, les activités de service et les projets, respectivement. Planification universelle des ressources propose la plupart des fonctionnalités de planification que vous avez rencontrées dans Field Service, telles que les ressources, les caractéristiques, les préférences d’exécution, le temps de travail, les réservations et les tableaux de planification. Planification universelle des ressources vous permet de planifier les enregistrements de toute table de Microsoft Dataverse.
Cas d’utilisation de Planification universelle des ressources
De nombreuses opérations de service après-vente peuvent comprendre d’autres travaux pour lesquels des techniciens de terrain doivent être réservés, tels que des cours de formation internes. Certes, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de congé, mais cette approche pose quelques problèmes. Tout d’abord, dans le tableau de planification, les congés s’affichent comme des périodes non travaillées en gris clair sans plus de précisions. Par conséquent, la seule information connue du planificateur est que la ressource n’est pas disponible.
Ensuite, lorsque vous formez de nombreuses ressources de terrain, il est préférable de planifier leur formation en fonction de leur disponibilité. La planification des enregistrements pour une table personnalisée entraîne l’affichage du cours sous forme de réservation dans le tableau de planification, ce qui permet au planificateur de voir pourquoi la ressource n’est pas disponible.
Un autre exemple est celui des tâches de maintenance interne effectuées par des techniciens de terrain pour l’organisation, plutôt que pour les clients. Au lieu de personnaliser des ordres de travail pour répondre à ce besoin, il est plus efficace de créer une table personnalisée et planifier les enregistrements de travail pour la tâche de maintenance interne.
Des couleurs différentes pour les autres tables vous permettent de clarifier dans le tableau de planification les moments où les ressources ne sont pas disponibles pour travailler pour les clients.
Fonctionnement de Planification universelle des ressources
Trois tables permettent de planifier un élément :
L’élément à planifier (par exemple, ordre de travail)
Besoin en ressources
Réservation de ressources pouvant être réservées
Lorsqu’un élément devant être planifié (tel qu’un ordre de travail) est créé dans Dynamics 365, il comprend des informations affectant sa planification, notamment le lieu, les compétences, le créneau horaire et les préférences. Une fois l’enregistrement d’ordre de travail créé, un enregistrement des besoins en ressources est créé automatiquement. Lorsque vous planifiez un élément, ce n’est pas tant l’ordre de travail qui est planifié, mais plutôt l’enregistrement des besoins en ressources utilisé par Planification universelle des ressources. Le besoin en ressources définit les informations spécifiques nécessaires pour planifier l’élément.
Un besoin en ressources pour un ordre de travail peut comprendre :
la localisation du client, exprimée en latitude et longitude ;
le secteur de vente du service ;
les caractéristiques (compétences) et/ou rôles requis ;
la durée ;
la date et les créneaux horaires ou les promesses ;
les préférences d’exécution ;
les préférences de ressources.
Les besoins en ressources s’affichent en bas du tableau de planification dans le volet Besoins, qui vous permet de consulter des éléments tels que les Ordres de travail non planifiés.
Une fois que vous avez planifié le besoin en ressources, une réservation de ressources pouvant être réservées (généralement abrégée en réservation dans l’application Field Service) est créée. Celle-ci définit la date et le créneau horaire sélectionnés, ainsi que la ou les ressources choisies pour livrer l’élément. Des détails spécifiques sont inclus concernant la ressource responsable de la réalisation de l’élément. D’autres détails sont également fournis, comme les heures d’arrivée estimée et réelle et le statut de la réservation.
Une réservation de ressources pour un besoin en ressources doit comprendre :
la ressource chargée d’effectuer le travail ;
le temps de déplacement estimé et la distance ;
la durée ;
les heures de début et de fin ;
la distance véritablement parcourue ;
le statut de la réservation.
Les réservations s’affichent dans les cellules du corps principal du tableau de planification. Il s’agit des principaux éléments que les techniciens peuvent consulter dans l’application mobile Field Service.
Colonnes de table
Pour pouvoir planifier une table avec Planification universelle des ressources, veillez à ajouter les colonnes suivantes à votre table dans Microsoft Dataverse :
Latitude : latitude du lieu où le travail sera effectué, sous forme de nombre à virgule flottante à cinq décimales avec une valeur minimale de -90 et une valeur maximale de 90.
Longitude : longitude du lieu où le travail sera effectué, sous forme de nombre à virgule flottante à cinq décimales avec une valeur minimale de -180 et une valeur maximale de 180.
Date de début : colonne de date et d’heure de début demandées du travail.
Date de fin : colonne de date et d’heure de fin demandées du travail.
Durée : colonne de nombre entier de type Durée. Cette colonne indique le nombre de minutes nécessaires pour réaliser le travail.
Secteur de vente : recherche dans la table Territory. Cette colonne est facultative et obligatoire seulement si vous devez filtrer les ressources par secteur de vente lors de la planification.
Emplacement de travail : colonne de choix utilisant le choix global d’emplacement de travail. Pour pouvoir être planifié, l’emplacement de travail doit être défini par défaut sur Sur site.
Relations de table
La table que vous souhaitez planifier nécessite deux relations un-à-plusieurs de la table :
Besoin en ressources
Réservation de ressources pouvant être réservées
Ajoutez des mappages à ces relations pour vous aider à renseigner les enregistrements de besoins et de réservation.
Statuts de réservation
Veillez à définir des statuts de réservation pour votre table. Cette table étant partagée par d’autres tables compatibles avec Planification universelle des ressources, veillez à restreindre les éléments de statut de réservation pour votre table en ajoutant une colonne de choix à la table de statut de réservation.
Après avoir créé la colonne de choix et l’avoir ajoutée au formulaire, vous pouvez ajouter des statuts de réservation dans l’application Field Service en accédant à Ressources > Paramètres de réservation > Statuts de réservation.
Créez des statuts de réservation pour au moins les entités suivantes :
Planifié
En cours
Modifiez le statut de réservation existant pour Terminé et définissez votre colonne de choix sur Terminé, puis modifiez le statut de réservation existant pour Annulé et définissez votre colonne de choix sur Annulé.
Remarque
Vous pouvez associer des couleurs et icônes à chaque statut de réservation. Ces couleurs et icônes sont utilisées lorsque vous affichez des réservations dans le tableau de planification.
Activer une table pour la planification
Après avoir créé les colonnes et relations, vous pouvez activer la table pour la planification dans l’application Resource Scheduling. Pour activer la table, accédez à Paramètres > Planification > Administration, puis sélectionnez Activer la planification des ressources pour les entités.
Sélectionnez la table et les deux relations, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Cliquez sur Publier la personnalisation pour ouvrir le formulaire Métadonnées de configuration de réservation.
Dans la première section, saisissez le nom du schéma pour la colonne de choix que vous avez ajoutée à la table de statuts de réservation dans Nom logique du champ Statut de la réservation, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Dans la section Paramètres, sélectionnez ces options, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Durée de réservation par défaut : définissez cette option sur l’heure de début du travail, par exemple 30 minutes.
Annuler des réservations lors d’un déplacement : définissez cette option sur Oui.
Statut Réservation par défaut validée : sélectionnez le statut de réservation planifiée que vous avez créé.
Statut Réservation par défaut annulée : sélectionnez le statut de réservation annulée.
Statut Besoin par défaut actif : sélectionnez Actif.
Statut Besoin par défaut annulé : sélectionnez Annulé.
Statut Besoin par défaut terminé : sélectionnez Terminé.
Désactiver la création automatique de besoin pour les réservations : définissez initialement cette option sur Non.
Limite de récupération de la disponibilité des ressources : cette option limite le nombre de ressources renvoyées dans l’Assistant Planification.
Durée minimale disponible (%) : laissez cette option définie sur 100 %.
Activer la réservation rapide : définissez initialement cette option sur Non.
Dans la section Mappage d’attributs, sélectionnez les options suivantes à l’aide des colonnes que vous avez créées dans votre table :
Date de début
Date de fin
Durée
Secteur de vente
Latitude
Longitude
Emplacement de travail
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Les colonnes doivent être mappées automatiquement en fonction des types de données qu’elles contiennent.
Vue Besoin en ressources
Avant de pouvoir planifier des enregistrements pour votre table, vous devez créer une vue dans la table des besoins en ressources pour afficher une liste des enregistrements non réservés.
Cette vue doit comprendre des colonnes provenant de la table des besoins en ressources et de votre table.
La vue doit filtrer les besoins en ressources uniquement pour votre table et lorsque la durée restante est supérieure à zéro.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Publier.
Ajouter la vue au tableau de planification
À présent, vous devez ajouter la vue au tableau de planification. Accédez au tableau de planification et cliquez sur l’icône représentant un engrenage.
Développez la section Volets des besoins, puis saisissez un titre. Sélectionnez la vue que vous avez créée et cliquez sur l’icône plus (+), puis sur Appliquer.
Votre vue devrait s’afficher dans le volet des besoins du tableau de planification.
Réserver des enregistrements
Vous pouvez désormais réserver des enregistrements en cliquant sur le bouton Réserver.
Un clic sur ce bouton entraîne l’ouverture de l’Assistant Planification, qui vous permet de réserver une ressource.
La réservation d’une ressource crée le besoin en ressource et la réservation de ressource pouvant être réservée. La réservation est consultable dans le tableau de planification.
Réservation rapide
L’option Réservation rapide permet de simplifier le processus de sélection des ressources. Pour utiliser cette option, modifiez les Métadonnées de configuration de réservation, puis définissez l’option Activer la réservation rapide sur Oui. Un clic sur le bouton Réserver entraîne l’ouverture du volet Réservation rapide, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Renseigner un besoin en ressources à l’aide de Power Automate
Dynamics 365 Field Service vous permet de créer automatiquement le besoin en ressources lorsque vous créez un ordre de travail. Field Service met également à jour les besoins en ressources lorsque l’ordre de travail est modifié.
La configuration effectuée jusqu’à présent pour votre table vous permet uniquement de réaliser une réservation à partir du formulaire de l’enregistrement. Elle ne prend pas en compte les compétences ou autres propriétés de planification. L’enregistrement des besoins en ressources est créé seulement si vous réservez votre enregistrement. Si vous souhaitez exploiter pleinement la planification, vous devez répéter la procédure dans un ordre de travail pour votre table. Vous pouvez créer le besoin en ressources à l’aide de flux de cloud Power Automate.
Des exemples de flux de cloud sont illustrés dans la capture d’écran suivante :
Une fois que vous avez implémenté le flux, les besoins correspondant à votre table s’affichent dans la section Volets des besoins du tableau de planification.
Important
Vous devez modifier les Métadonnées de configuration de réservation et définir l’option Désactiver la création automatique de besoins pour les réservations sur Oui. Dans le cas contraire, vous allez vous retrouver avec un doublon de besoin lors de la réservation de votre enregistrement.
Pour en savoir plus, consultez Planification universelle des ressources dans Microsoft Dynamics 365 for Field Service et Activer une entité à des fins de planification dans Dynamics 365 Field Service.
Horodatages de réservation
Dans Dynamics 365 Field Service, les horodatages de réservation enregistrent la date et l’heure auxquelles le Statut de réservation change pour un ordre de travail. Les horodatages de réservation sont utiles dans les cas suivants :
Le reporting, afin de voir comment les techniciens emploient leur temps
Le chronométrage, afin de fournir un niveau de détail pour la facturation
Les feuilles réservation, afin de bénéficier d’une vue holistique du temps passé sur un ordre de travail donné
Les horodatages sont consultables à partir d’un enregistrement Réservation de ressource pouvant être réservée dans Horodatages de réservation.
Par défaut, les horodatages de réservation sont générés seulement si le statut de réservation que vous modifiez affiche une valeur de choix de statut de service après-vente différente du statut de réservation existant.
Paramètre de fréquence d’horodatage
Vous pouvez forcer la création d’horodatages de réservation en modifiant le paramètre Fréquence d’horodatage dans la section Paramètre de service après-vente.
Dans le champ Fréquence d’horodatage, choisissez l’une des options suivantes :
Par modification du statut de service après-vente : créez des horodatages seulement si un changement de statut de réservation entraîne un changement de statut de service après-vente. Il s’agit du paramètre par défaut.
Par modification du statut de réservation : crée des horodatages lors de chaque changement de statut de réservation.
Feuilles réservation
Des feuilles réservation sont créées automatiquement à partir des horodatages de réservation lorsque le statut de réservation est défini sur Terminé. Les feuilles réservation enregistrent le temps de trajet total et le temps de travail pour la réservation. Elles permettent de générer des entrées de temps.
Vous pouvez générer automatiquement des entrées de temps en définissant le paramètre Stratégie de génération de l’entrée de temps sur Génération automatique à partir des horodatages de réservation dans la section Paramètre de service après-vente.
Pour afficher les feuilles à partir d’un enregistrement Réservation de ressource pouvant être réservée, accédez à Associé > Feuilles réservation.