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Recommandations en matière d’architecture d’informations pour les portails SharePoint Online

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Disposer d’une architecture d’informations solide est une condition préalable importante pour la réalisation d’un portail bien géré et performant. Concevoir la structure optimale nécessite une planification détaillée. Une structure incorrecte risque fortement de nuire à l’adoption par les utilisateurs ou d’occasionner de sérieux problèmes de performances, l’un n’excluant pas l’autre. 

Considérez les facteurs suivants :

  • Objectifs opérationnels et structure organisationnelle.
  • Type de contenu. Le contenu est-il collaboratif ou publié ?
  • Classification et confidentialité du contenu.
  • Cycle de vie du contenu et stratégies de conservation/destruction possibles. Cela s’applique également aux sites. 
  • Utilisateurs du contenu, leurs comportements, tâches courantes et attentes.

Une fois que vous en savez plus sur les utilisateurs, le contenu et l’utilisation prévu du portail, vous disposez d’une bonne base de départ et pouvez éviter certains pièges courants liés à l’architecture des informations.

L’architecture des informations n’est pas un processus ponctuel, mais un processus continu. Si une architecture d’informations optimale n’est pas toujours perçue par les utilisateurs finaux, une architecture d’informations mal conçue et mal gérée laissera certainement un souvenir impérissable si l’expérience est mal vécue. Continuez à mesurer, à évoluer et à veiller à ce que votre architecture reste pertinente et fraîche.


Diagramme Implémenter-Gouverner-Mesurer-Améliorer


Remarque

Si ces recommandations visent principalement SharePoint Online, la plupart d’entre elles s’appliquent également aux portails hébergés dans un environnement SharePoint local.

Cet article n’a pas pour vocation d’approfondir chaque aspect de la gouvernance et de l’architecture des informations. Le but recherché est de mettre en évidence les problèmes courants qui affectent l’adoption par les utilisateurs ou les performances.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire

La liste suivante énumère les actions qu’il ne faut pas faire lorsque vous concevez l’architecture d’informations de votre portail.

Vous ne devez pas :

  • Avoir trop de collections de sites de portail parent de niveau supérieur. Cela génère de la confusion et peut avoir des conséquences néfastes sur la gestion, la sécurité, l’ergonomie, la navigation et l’adoption en général.
  • Utiliser des hiérarchies profondes dans une collection de sites avec des autorisations uniques. Cela peut occasionner des problèmes de performances.
  • Avoir trop de sous-sites dans une même collection de sites. Tous les sites d'une collection de sites sont stockés ensemble dans la même base de données SQL. Cela peut potentiellement affecter les performances des sites et des serveurs (locaux), selon la structure de vos collections de sites et de vos sites, et en fonction de l’objectif des sites.
  • Enterrer du contenu. Un contenu trop profond a une incidence sur la détectabilité et l’adoption. Si l’utilisateur ne peut pas trouver le contenu qu’il recherche après avoir exploré quelques niveaux, il abandonnera ses recherches et considérera le portail comme inefficace, ce qui aura pour effet de bloquer l’adoption. 
  • Conserver du contenu périmé. Nul n’aime le contenu obsolète. Après en avoir vu plusieurs fois, on ne revient plus. 
  • Négliger d’utiliser des stratégies de destruction de contenu. Celles-ci sont nécessaires pour éviter les contenus obsolètes et rester dans les limites de capacité définies. 
  • Faire confiance à une gestion médiocre des données de base de l’organisation. Cela aboutit à une mauvaise conception de la taxonomie de SharePoint Online.   

Les sections suivantes traitent de certains aspects clés à prendre en considération lors de la construction de votre architecture d’informations.

Modèles d’organisation de site

Envisagez de réduire le nombre de nœuds de collection de sites de niveau supérieur et le nombre de niveaux de sous-sites au sein de votre architecture d’informations.

Les débats ont évolué autour des collections de sites horizontales/plates par opposition aux collections verticales/hiérarchiques. Dans le passé, nous avons préconisé l’aplanissement des hiérarchies en plusieurs collections de sites distinctes. Parmi les raisons à cela figuraient des facteurs tels que les meilleures pratiques de l’intelligence artificielle, les structures de menu, la gestion de base de données de contenu et la capacité. En ce qui concerne la capacité, cette approche n’est plus pertinente avec SharePoint Online. Cependant, d’autres considérations entrent désormais en jeu, telles que les limitations d’URL.

Pour plus d’informations, voir Limites de SharePoint Online.

Les modèles recommandés incluent le regroupement de collections de sites et de sites dans différents groupes logiques tels que des sites de niveau entreprise et de publication. Il peut s’agir de centres de recherche, de centres de documentation et de centres de découverte. Ceux-ci peuvent se situer au niveau racine ou dans le chemin d’accès géré « /sites ». Des sites de publication/portail intranet peuvent également se trouver au niveau racine ou dans le chemin d’accès géré « /sites ». Par exemple :

Des sites considérés comme étant de niveau entreprise pourraient être structurés comme suit :

  • /sites/
    • Recherche
    • Centre de documentation
    • Centre de découverte électronique
    • Médias
    • Centre des stratégies de conformité
    • Portail BI
    • Hub de type de contenu

Les sites considérés comme des sites de portail de publication pourraient être structurés comme suit :

  • /sites/
    • Accueil intranet
    • Fonction d’entreprise A
    • Fonction d’entreprise B
    • ...
    • Unités organisationnelles A
    • Unités organisationnelles B
    • ...

En général, tout ne migre pas vers le nuage immédiatement et simultanément. Prévoyez donc une intelligence artificielle hybride et évoluez si nécessaire. Planifiez en conséquence des scénarios hybrides.

Pour plus d’informations, voir sites hybride et recherche SharePoint.

Autorisations

La structuration des autorisations est une tâche difficile qui constitue un autre aspect nécessitant une planification minutieuse. L’utilisation de comptes d’utilisateur, de groupes SharePoint et de groupes Active Directory pour définir des autorisations peut parfois s’avérer très difficile. SharePoint Online peut utiliser une combinaison des trois :

  • Approche des autorisations utilisateur directes
  • Approche de groupes SharePoint
  • Approche des groupes de sécurité Active Directory (Azure AD)

Remarque

Si vous êtes dans SharePoint Online, synchronisez vos groupes avec AD Connect.

Lors de la planification des autorisations, suivez les instructions suivantes :

  • Suivez le principe de privilège minimum pour commencer, et développez si nécessaire.
  • Utilisez d’abord les groupes standard par défaut (Membres, Visiteurs, Propriétaires). Limitez évidemment le nombre de personnes au groupe Propriétaires.
  • Utilisez l’héritage des autorisations et des groupes sur des individus lors de l’attribution d’autorisations.
  • Organisez le contenu pour tirer parti de l’héritage des autorisations, ou organisez-le par autorisations uniques et segmentez-le par niveaux de classification, si possible.

Un contenu inaccessible qui ne devrait pas l’être créera de la frustration et finira par entraver l’adoption par les utilisateurs finaux et occasionner des problèmes de résultats de recherche.

De nombreuses considérations de conception sont liées aux choix de configuration spécifiques de la recherche dans SharePoint Online. Une spécification de recherche détaillée doit être développée, en particulier pour les configurations avancées. L’expérience de recherche peut être adaptée aux performances et à la pertinence, et personnalisée pour des utilisateurs.

Cela inclut les opérations suivantes :

  • Définition de propriétés gérées pouvant faire l’objet d’une recherche.
  • Identification de pages de haute qualité pour un ajustement de pertinence. 
  • Gestion des règles de requête et des sources de résultats.

L’agrégation de contenu peut avoir une incidence significative sur les performances de votre portail et les pages de celui-ci. Pour plus d’informations sur l’agrégation de contenu, voir Conseils d’agrégation de contenus pour des portails SharePoint Online.

Taxonomie

La taxonomie couvre à la fois la navigation et les données du site. Une planification minutieuse est nécessaire tant sur le plan de la gouvernance, que sur celui des performances. Réfléchissez aux fonctions métier de base nécessaires pour démarrer, ainsi qu’à la croissance et à la facilité de gestion futures.

Types de contenus

Une planification, une configuration et une implémentation appropriées des types de contenus et des métadonnées associées sont essentielles pour la capacité d’organiser, de gérer, de classer et de rechercher des informations dans SharePoint.

Définissez un petit ensemble de types de contenus globaux, qui peuvent être basés sur des exigences de l’équipe juridique ou de l’équipe de gestion de la documentation, ainsi que sur des exigences de création pour le balisage, etc.

Ces types de contenus doivent comporter au minimum certains champs tels que les suivants :

  • InformationClassification
  • BusinessFunction
  • CorporateFunction
  • ...

Créez-les dans le concentrateur de type de contenu, et utilisez le CSOM SharePoint pour créer des types de contenus à l’aide d’ID uniques. Vous devez toujours publier manuellement ces types de contenus. N’utilisez pas le concentrateur de type de contenu si vous pensez que vous devez modifier les types de contenus dans la collection de sites.

Pour plus d’informations, voir Introduction aux types de contenus et à la publication du type de contenu.

Métadonnées gérées

Ceci est un autre sujet qui dépasse la portée de cet article. Pour un bon départ et plus d’informations, voir Présentation des métadonnées gérées.

Les métadonnées dans SharePoint permettent aux organisations de combiner les avantages de taxonomies formelles et gérées avec les avantages dynamiques des liens de mise en réseau dans des façons personnalisées de mapper à différents scénarios d’utilisation et de gestion des informations.

Les hiérarchies de métadonnées d’entreprise peuvent être basées sur des classifications de sécurité des informations. Des métadonnées gérées peuvent également être mappées à des documents ou à des éléments de liste à l’aide de colonnes de site et de types de contenus. Ces ensembles de termes de métadonnées gérées peuvent être administrés par des gestionnaires et des contributeurs, et la possibilité d’ajouter des termes aux ensembles de termes peut également être contrôlée.

Les hiérarchies de magasins de termes d’entreprise sont généralement gérées par un comité directeur de gouvernance avec un processus d’entrée provenant d’autres équipes de l’organisation.

Importante

Une mauvaise planification et une mauvaise gestion peuvent entraîner des problèmes liés à de grandes hiérarchies de taxonomie et à un tri en profondeur. Les données devant être triées côté client, nous vous recommandons d’examiner attentivement la profondeur potentielle de la hiérarchie et le nombre de termes renvoyés. La profondeur de la hiérarchie et le nombre de termes peuvent avoir pour effet que le tri DOM du client prennent plusieurs secondes.

Ne supprimez pas d’éléments du magasin de terme. Limitez-vous à les déconseiller. Conservez le magasin de termes à l’abri du défaut potentiel d’objets ou d’autorisations inappropriées entraînant un retard de retour des données.

Les termes n’étant pas découpés à des fins de sécurité, il faut prendre en compte la sensibilité.

Pour la planification des métadonnées gérées, les feuilles de calcul suivantes sont disponibles :

Pour plus d’informations sur les meilleures pratiques de navigation, voir Solutions de navigation pour les portails SharePoint Online.

Médias volumineux

Les fichiers volumineux, tels que les vidéos, les images et les fichiers PowerPoint, peuvent occasionner des désagréments aux utilisateurs en raison de la lenteur de leur récupération. Des fichiers tels que des vidéos doivent être diffusés à une certaine vitesse, et certaines applications risquent de ne pas pouvoir fonctionner correctement avant d’avoir récupéré les fichiers nécessaires. Songez à externaliser les fichiers multimédias volumineux. Cela favorise l’adoption par les utilisateurs. 

Considérez les options suivantes :

Pour plus d’informations sur les CDN, voir :

Voir également