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En savoir plus sur la rétention des applications Copilot & IA

  • Article

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Remarque

Auparavant, les messages des Microsoft 365 Copilot et des Microsoft Copilot étaient automatiquement inclus dans l’emplacement de la stratégie de rétention nommé conversations Teams et interactions Copilot, car ils étaient conservés et supprimés à l’aide des mêmes mécanismes. Les utilisateurs n’avaient pas besoin d’utiliser Teams pour que la stratégie de rétention s’applique à Copilot.

À compter de novembre 2024, les stratégies de rétention pour les interactions Copilot sont distinctes des conversations Teams, et les stratégies nouvellement créées utilisent les emplacements suivants :

  • expériences Microsoft Copilot
    • Microsoft 365 Copilots
    • Copilot Studio
  • Applications IA d’entreprise
    • ChatGPT Entreprise

Les informations contenues dans cet article complètent En savoir plus sur la rétention , car elle contient des informations spécifiques aux interactions avec Copilot & les applications IA.

Pour les autres charges de travail, consultez:

Pour plus d’informations sur l’intégration de Microsoft Purview aux applications Copilot & AI, consultez Protections de conformité et de sécurité des données Microsoft Purview pour les applications d’IA générative.

Conseil

Si vous n’êtes pas un client E5, utilisez la version d’évaluation de 90 jours des solutions Microsoft Purview pour découvrir comment des fonctionnalités Supplémentaires purview peuvent aider vos organization à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez maintenant sur le hub d’évaluation Microsoft Purview. En savoir plus sur les conditions d’inscription et d’essai.

Éléments composant la rétention et la suppression

Les stratégies de rétention pour les applications IA incluent les invites utilisateur à Copilot & d’autres applications d’IA générative et les réponses aux utilisateurs. Ces messages peuvent être conservés et supprimés pour des raisons de conformité.

Les invites utilisateur incluent le texte que les utilisateurs tapent et la sélection d’invites d’application IA capturées sous forme de message préremplies. Les réponses des applications IA incluent du texte, des liens et des références. Étant donné que les messages indiquant qu’une réponse est en cours n’ont pas de valeur métier, ces messages ne sont pas capturés.

Fonctionnement de la rétention avec les applications IA

Utilisez cette section pour comprendre comment vos exigences de conformité sont satisfaites par le stockage principal et les processus, et doivent être vérifiées par les outils eDiscovery plutôt que par les messages actuellement visibles dans vos applications IA, telles que Copilot.

Vous pouvez utiliser une stratégie de rétention pour conserver les données des messages dans Copilot ou une autre application IA, et supprimer ces messages. En arrière-plan, les boîtes aux lettres Exchange sont utilisées pour stocker les données copiées depuis ces messages. Les données des messages d’IA générative sont stockées dans un dossier masqué de la boîte aux lettres de l’utilisateur qui exécute l’application IA. Ce dossier masqué n’est pas conçu pour être directement accessible aux utilisateurs ou aux administrateurs, mais il stocke plutôt les données que les administrateurs de conformité peuvent rechercher avec les outils eDiscovery.

La boîte aux lettres Exchange pour la conservation de ces messages a l’attribut RecipientTypeDetails de UserMailbox, qui stocke également les données de message pour les canaux privés Teams et les utilisateurs Teams basés sur le cloud.

Une fois qu’une stratégie de rétention est configurée pour les interactions avec les applications IA, un travail de minuteur du service Exchange évalue régulièrement les éléments du dossier de boîte aux lettres masqué où ces messages sont stockés. Le travail du minuteur prend généralement de 1 à 7 jours. Lorsque ces éléments ont expiré leur période de rétention, ils sont déplacés vers le dossier SubstrateHolds, un autre dossier masqué qui se trouve dans chaque boîte aux lettres utilisateur pour stocker les éléments « supprimés de manière réversible » avant leur suppression définitive.

Les messages restent dans le dossier SubstrateHolds pendant au moins 1 jour. Ensuite, s’ils peuvent être supprimés, le travail du minuteur les supprime définitivement lors de sa prochaine exécution.

Importante

En raison du premier principe de rétention et du fait que les messages de l’application IA sont stockés dans Exchange Online boîtes aux lettres, la suppression définitive du dossier SubstrateHolds est toujours suspendue si la boîte aux lettres est affectée par une autre stratégie de rétention pour le même emplacement, une conservation pour litige, une conservation différée ou si une conservation eDiscovery est appliquée à la boîte aux lettres pour des raisons juridiques ou d’enquête.

Une fois qu’une stratégie de rétention est configurée, les chemins d’accès que prend le contenu varient selon que la stratégie de rétention consiste à conserver, puis à supprimer, à conserver uniquement ou à supprimer uniquement.

Lorsque la stratégie de rétention consiste à conserver, puis à supprimer, en utilisant Microsoft Copilot et Microsoft 365 Copilot comme exemple :

Diagramme du flux de rétention pour les messages provenant d’interactions d’application IA.

Dans la plupart des scénarios, ces messages ne sont pas supprimés. Par exemple, ils restent, mais sont masqués lorsque les utilisateurs ferment une fenêtre de conversation ou ferment l’application. Toutefois, les messages Copilot sont supprimés dans les scénarios suivants :

Pour les deux voies du diagramme :

  1. Si des messages sont supprimés de l’application IA, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds où il reste pendant au moins 1 jour. Lorsque la période de rétention expire, le message est supprimé définitivement lors de la prochaine exécution du travail du minuteur (généralement entre 1 et 7 jours).

  2. Si les messages restent dans l’application IA après l’expiration de la période de rétention, le message est copié dans le dossier SubstrateHolds. Cette action prend généralement entre 1 et 7 jours à compter de la date d’expiration. Lorsque le message se trouve dans le dossier SubstrateHolds, il y est stocké pendant au moins 1 jour. Ensuite, il est supprimé définitivement lors de la prochaine exécution du travail du minuteur (généralement entre 1 et 7 jours).

Remarque

Les messages stockés dans les boîtes aux lettres, y compris les dossiers masqués, peuvent faire l’objet de recherches au moyen des outils eDiscovery. Tant que les messages ne sont pas définitivement supprimés du dossier SubstrateHolds, ils peuvent toujours faire l’objet de recherches au moyen des outils eDiscovery.

Lorsque la période de rétention expire et copie un message dans le dossier SubstrateHolds, une opération de suppression est communiquée au service principal pour Copilot, qui transmet ensuite la même opération à l’application utilisateur avec Copilot. Les retards dans cette communication ou cette mise en cache peuvent expliquer pourquoi, pendant une courte période, les utilisateurs continuent à voir ces messages dans Copilot.

Importante

Les messages visibles dans vos applications IA ne reflètent pas avec précision s’ils sont conservés ou supprimés définitivement pour les exigences de conformité.

Lorsque la stratégie de rétention consiste à conserver uniquement ou à supprimer uniquement, les chemins d'accès au contenu sont des variantes de rétention et de suppression.

Chemins d’accès au contenu pour la stratégie de rétention de conservation uniquement

  1. Si des messages sont supprimés de votre application IA , le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds après l’expiration de la période de rétention. Cette action prend généralement entre 1 et 7 jours à compter de la date d’expiration. Si la stratégie de rétention est configurée pour une conservation indéfinie, l’élément reste là. Si la stratégie de rétention comporte une date de fin pour la période de rétention et que celle-ci expire, le message est définitivement supprimé lors de la prochaine exécution du travail du minuteur (généralement entre 1 et 7 jours).

  2. Si les messages restent dans votre application IA après l’expiration de la période de rétention, rien ne se passe avant et après la période de rétention ; le message reste à son emplacement d’origine.

Chemins d’accès au contenu pour la stratégie de rétention de suppression uniquement

  1. Si des messages sont supprimés de votre application IA pendant la période de rétention, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds. Le message est stocké dans le dossier SubstrateHolds pendant au moins 1 jour et supprimé définitivement lors de la prochaine exécution du travail du minuteur (généralement entre 1 et 7 jours).

  2. Si les messages restent dans votre application IA après l’expiration de la période de rétention, le message est copié dans le dossier SubstrateHolds. Cette action prend généralement entre 1 et 7 jours à compter de la date d’expiration. Le message y est conservé pendant au moins 1 jour, puis définitivement supprimé lors de la prochaine exécution du travail du minuteur (généralement entre 1 et 7 jours).

Exemples de flux et de minutages pour les stratégies de rétention

Utilisez les exemples suivants pour voir comment les processus et minutages expliqués dans les sections précédentes s’appliquent aux stratégies de rétention qui présentent les configurations suivantes :

Pour tous les exemples qui font référence à une suppression définitive, en raison des principes de rétention, cette action est suspendue si le message est soumis à une autre stratégie de rétention pour conserver l’élément ou s’il est soumis à une conservation eDiscovery.

Exemple 1 : Conserver pendant 30 jours, puis supprimer

Le jour 1, un utilisateur envoie une invite à Copilot et l’invite est supprimée au bout de 10 jours.

Résultat de la rétention :

  • Après le jour 10, le message est déplacé vers le dossier SubstrateHolds, où il peut toujours faire l’objet d’une recherche avec les outils eDiscovery.
  • Au terme de la période de rétention (30 jours à compter du premier jour), le message est supprimé définitivement dans un délai de 1 à 7 jours après une durée minimale de 1 jour, puis n’est pas renvoyé avec les recherches eDiscovery.
Exemple 2 : Suppression uniquement après 1 jour

Remarque

En raison de la courte durée d’un jour de ces processus de configuration et de rétention qui fonctionnent sur une période de 1 à 7 jours, cette section présente des exemples de minutages qui se situent dans les plages de temps classiques.

Le jour 1, un utilisateur envoie une invite à Copilot et cette invite n’est pas supprimée de Copilot.

Exemple de résultat de rétention si l’invite de l’utilisateur n’est pas supprimée :

  • 5e jour (généralement 1 à 7 jours après le début de la période de rétention au 2e jour) :

    • Le message est copié dans le dossier SubstrateHolds et y reste pendant au moins 1 jour.

  • 9e jour (généralement 1 à 7 jours après une durée minimale de 1 jour dans le dossier SubstrateHolds) :

    • Le message est définitivement supprimé et n’est pas renvoyé avec les recherches eDiscovery.

Comme le montre cet exemple, même si vous parvenez à configurer une stratégie de rétention pour supprimer les messages au bout d’une seule journée, le service est soumis à plusieurs processus pour garantir une suppression conforme. Par conséquent, une action de suppression après 1 jour peut prendre 16 jours avant que le message ne soit définitivement supprimé, de sorte qu’il ne soit plus renvoyé dans les recherches eDiscovery.

Lorsqu’un utilisateur quitte l’organisation

Si un utilisateur quitte votre organization et que son compte Microsoft 365 est supprimé, ses messages Copilot et d’autres applications IA qui sont soumis à conservation sont stockés dans une boîte aux lettres inactive. Les messages restent soumis à toute stratégie de rétention qui a été placée sur l’utilisateur avant que sa boîte aux lettres ne soit rendue inactive, et le contenu est disponible pour une recherche eDiscovery. Pour plus d’informations, consultez En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.

Instructions de configuration

Si vous débutez avec la configuration de la rétention dans Microsoft 365, consultez Démarrage avec la gestion du cycle de vie des données.

Si vous êtes prêt à configurer une stratégie de rétention pour les interactions Copilot, consultez Créer et configurer des stratégies de rétention.