Planifier les propriétés des métadonnées pour la recherche (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2012-01-30
Cet article explique comment planifier les propriétés de métadonnées pour la recherche dans Microsoft SharePoint Server 2010. Lorsque du contenu est analysé, le robot analyse également les métadonnées associées à ce contenu, par exemple des informations telles que l’auteur, le titre et l’adresse de messagerie. Le système de recherche stocke ces informations sous la forme de propriétés analysées et de propriétés gérées. Les propriétés analysées sont toutes des propriétés (telles qu’auteur, titre ou sujet) qui sont extraites des documents durant les analyses. Les propriétés gérées sont des propriétés analysées qui peuvent apparaître dans des recherches affinées ou avancées. Lorsque des utilisateurs effectuent une recherche générale, les résultats incluent des éléments avec n’importe quelle propriété analysée. Cependant, afin de fournir aux utilisateurs des fonctionnalités de recherche affinée, vous devez planifier les propriétés gérées. Étant donné qu’elles apparaissent dans des recherches affinées, les propriétés gérées aident les utilisateurs à accroître la pertinence et l’efficacité de leurs recherches. SharePoint Server 2010 fournit un ensemble par défaut de propriétés gérées, mais vous pouvez en créer de nouvelles et mapper des propriétés analysées aux propriétés gérées qui apparaîtront dans les résultats de recherche.
Les recherches affinées ne peuvent être effectuées que sur les propriétés gérées, et non sur les propriétés analysées. Pour rendre une propriété analysée disponible pour les requêtes de recherche affinée, vous devez la mapper à une propriété gérée. Vous pouvez mapper plusieurs propriétés analysées à une même propriété gérée ou mapper une propriété analysée à plusieurs propriétés gérées. Si une propriété gérée est mappée à plusieurs propriétés analysées et qu’un document contient des valeurs pour plusieurs des propriétés analysées, l’ordre de mappage des propriétés et leur priorité déterminent la valeur de la propriété gérée.
Trois types de documents différents peuvent par exemple avoir des noms différents pour la propriété qui identifie l’auteur. Un type de document peut nommer cette propriété Auteur, un autre Rédacteur et un troisième Propriété3. Bien que toutes soient des propriétés analysées, seuls les documents ayant la propriété Auteur apparaissent dans les résultats de recherche lorsqu’un utilisateur effectue une requête par auteur (par exemple, en tapant auteur:John Smith dans la zone de recherche). Pour vous assurer que les documents qui ont les autres noms de propriétés apparaissent dans les résultats de recherche affinée, vous devez mapper chacune de ces propriétés analysées à la propriété gérée Auteur.
Dans cet article :
À propos des propriétés gérées
Réduction du nombre de propriétés gérées dupliquées
Ajout de propriétés pour des concepts clés dans l’architecture d’informations
Scénario
À propos des propriétés gérées
Pour créer un ensemble utile de propriétés gérées, vous analysez le contenu le plus important afin de trouver des métadonnées que vous pouvez mapper à des propriétés gérées.
Il est difficile de découvrir des propriétés de contenu sans analyser au préalable le contenu. Par conséquent, nous vous recommandons de ne planifier les propriétés gérées qu’une fois que vous savez quel contenu se trouve dans chaque collection de sites. Ensuite, vous pouvez analyser tout ce contenu à l’aide d’un serveur test. Après l’analyse, vous aurez une liste de propriétés analysées à comparer à l’architecture d’informations lors de la création des propriétés gérées. Il peut être difficile de mapper des propriétés même après les analyses système, car il est difficile d’identifier le type de contenu ou l’application qui utilise la propriété. Si vous avez des doutes concernant une propriété particulière, vous pouvez configurer un mappage dans un environnement test et expérimenter différentes recherches sur cette propriété.
Une grande partie des propriétés gérées les plus utiles sont créées automatiquement lorsque SharePoint Server 2010 est installé. Utilisez ces propriétés gérées comme point de départ lors de la planification d’autres propriétés gérées. Voici quelques-unes des propriétés qui sont créées automatiquement :
Auteur
Description
Nom du site
Type
Taille de fichier
Dernière modification
URL
Titre
N’oubliez pas que pour que les recherches à l’aide de ces propriétés soient efficaces, vous devez d’abord affecter des valeurs aux propriétés analysées. Par exemple, si vous avez un document Microsoft Word 2010 qui a la propriété Auteur (qui mappe à une propriété gérée nommée Auteur) et qu’aucune valeur n’est affectée à la propriété Auteur sur ce document, celui-ci n’est pas affiché dans les résultats de recherche lorsque des utilisateurs interrogent à l’aide de la propriété Auteur. Pour garantir les meilleurs résultats pour les recherches affinées, implémentez une solution de gestion du contenu d’entreprise qui inclut la planification des métadonnées de documents. Pour plus d’informations sur la planification des métadonnées de documents, voir Planifier des métadonnées gérées (SharePoint Server 2010) et Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010). Pour plus d’informations sur la planification d’une solution de gestion du contenu d’entreprise, voir Planification de gestion de contenu d’entreprise (SharePoint Server 2010).
Pour plus d’informations sur la gestion des propriétés de métadonnées, voir Gérer les propriétés de métadonnées (SharePoint Server 2010)
Réduction du nombre de propriétés gérées dupliquées
Certaines propriétés de base peuvent apparaître comme différentes propriétés analysées dans différents types de contenu. Par exemple, les propriétés analysées peuvent être Propriétaire, Rédacteur et Créé par, toutes synonymes d’Auteur. La chose la plus importante que vous puissiez faire consiste à planifier la réduction de la duplication, autrement dit planifier la création d’un ensemble de propriétés gérées et mapper les propriétés analysées ayant la même signification à des propriétés gérées. Dans notre exemple, il nous faudrait mapper Propriétaire, Rédacteur et Créé par à la propriété gérée Auteur.
Vous pouvez affecter un ordre de priorité à plusieurs propriétés analysées de sorte que si plusieurs propriétés sont identifiées lors de l’analyse, seule la valeur de la propriété ayant la priorité la plus élevée soit utilisée pour les requêtes qui font appel aux propriétés gérées. Si vous n’affectez pas d’ordre de priorité aux propriétés analysées, les valeurs de toutes les propriétés analysées mappées à la propriété gérée sont utilisées pour les requêtes. De cette manière, la propriété gérée devient une propriété à plusieurs valeurs. Cela signifie qu’une requête renvoie des résultats pour tout le contenu qui contient des valeurs pour l’une des propriétés mappées satisfaisant aux critères de requête. Une approche raisonnable pour une propriété à valeur unique consiste à choisir la propriété analysée la plus courante comme propriété gérée, puis à affecter un ordre de priorité aux propriétés mappées en fonction de leur fréquence. Il n’est pas toujours simple de déterminer la propriété qui est analysée le plus souvent, mais une bonne stratégie consiste à affecter un ordre de priorité élevé aux propriétés que vous savez être associées à des applications utilisées couramment. Par exemple, les documents Microsoft Office 2010 contiennent un ensemble par défaut de propriétés, telles que Auteur, Titre, Société, Type et autres. Si la plupart de vos utilisateurs utilisent Microsoft Office 2010 et que votre jeu de contenu contient également des documents créés dans d’autres applications, vous pourriez mapper les propriétés des documents qui ont été créés dans les autres applications aux propriétés des documents Office 2010. Si un document créé avec une autre application contient une propriété nommée Rédacteur, vous pourriez la mapper à la propriété gérée nommée Auteur.
Prenez soin, lors du mappage de propriétés, de ne pas mapper des propriétés non pertinentes ou présentant une médiocre concordance. En effet, un mappage imprécis peut réduire la pertinence des résultats de recherche. Par exemple, le mappage d’une propriété nommée Dernier enregistrement par à la propriété gérée nommée Auteur risquerait de générer des résultats de recherche moins pertinents. Dans la mesure du possible, testez les recherches de propriétés gérées avant le déploiement initial et prévoyez l’examen des données d’utilisation pour les requêtes de recherche durant les périodes d’exploitation normales afin d’affiner les propriétés que vous avez mappées. Pour plus d’informations sur l’examen des données d’utilisation pour les requêtes de recherche, voir Afficher les rapports Web Analytics (SharePoint Server 2010).
Ajout de propriétés pour des concepts clés dans l’architecture d’informations
Outre celles qui sont mappées à des propriétés gérées par défaut, d’autres propriétés analysées peuvent être clairement mappées à des concepts dans l’architecture d’informations capturés par des propriétés gérées existantes. Par exemple, il se peut qu’une organisation identifie le service clientèle comme un processus métier clé dans son architecture d’informations. Les concepts clés associés au service clientèle dans l’architecture d’informations peuvent inclure les clients, les agents du service clientèle et les régions de service clientèle.
Pour chaque concept de l’architecture d’informations, demandez-vous s’il existe une propriété analysée représentant ce concept qui peut être mappée à une propriété gérée. Si c’est le cas, faites de cette propriété une propriété gérée.
Scénario
Une application métier effectue le suivi des données sur les clients et les employés, et les propriétés de ces données sont de probables candidats pour des propriétés gérées une fois enregistrées dans le catalogue de données métiers et analysées dans le cadre d’une source de contenu de données métiers. Vous pourriez également identifier des propriétés analysées pour des applications qui doivent être mappées à ces propriétés gérées, par exemple une propriété d’ID d’agent de service clientèle dans une application de données distincte ou une propriété Auteur pour un type d’application qui est utilisée exclusivement par les agents du service clientèle. Une requête de recherche qui utilise cette propriété ou un terme associé à cette propriété inclura des résultats de recherche pour tous les éléments qui contiennent l’une des propriétés analysées mappées à la propriété gérée d’ID d’agent de service clientèle.
Chaque processus métier principal identifié dans l’architecture d’informations aura un ensemble d’applications de données métiers ou de types de fichiers associés pouvant être utilisé pour découvrir des propriétés gérées probables.
Notez que bien que de nombreux concepts dans l’architecture d’informations ne soient pas représentés par des propriétés, ces concepts sont utiles durant la planification de la structure des sites et l’implémentation d’autres fonctionnalités de recherche. L’architecture d’informations peut permettre d’identifier des propriétés gérées que vous avez oubliées. Cependant, le simple fait qu’un concept soit mentionné dans l’architecture d’informations ne signifie pas qu’il doit exister pour lui une propriété gérée.
See Also
Concepts
Rassembler des informations sur l’environnement de recherche actuel (SharePoint Server 2010)
Déterminer l’équipe et les parties prenantes de la recherche de contenu d’entreprise (SharePoint Server 2010)
Planifier l’analyse et la fédération (SharePoint Server 2010)
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