Aperçu de la messagerie vocale pour les utilisateurs finaux

 

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-28

La fonctionnalité Aperçu de la messagerie vocale est destinée aux utilisateurs qui reçoivent les messages de leur messagerie vocale depuis la messagerie unifiée Microsoft Exchange Server 2010. Grâce à une version texte des enregistrements audio, elle améliore les fonctionnalités de messagerie vocale existantes de la messagerie unifiée. Le texte des messages vocaux s’affiche dans les messages électroniques dans Microsoft Office Outlook Web App, Outlook 2010, et dans d’autres programmes de messagerie électronique. Pour plus d’informations, consultez le site consacré aux technologies vocales de Microsoft.

Les exemples qui suivent montrent sous quelle forme l’aperçu de la messagerie vocale apparaît dans Outlook Web App et Outlook 2010 :

Outlook Web App

Outlook 2010

Les utilisateurs doivent-ils utiliser un programme de messagerie électronique spécifique ?

Non. L’aperçu de la messagerie vocale est intégré dans le texte de corps du message quel que soit le programme de messagerie, y compris les programmes mobiles. Bien qu’il soit possible pour les utilisateurs de faire appel à d’autres programmes de messagerie pour la réception de messages vocaux, Outlook et Outlook Web App offrent les meilleurs résultats. Par exemple, dans Outlook 2010, lorsque vous cliquez sur un mot en particulier dans le texte d’aperçu de la messagerie vocale, la lecture audio du message vocale débute à partir de ce mot. Cette fonction est très utile si vous souhaitez écouter une portion précise d’un message vocal.

Les utilisateurs peuvent-ils rechercher des messages vocaux spécifiques ?

Oui. Les mots et les expressions dans l’aperçu de la messagerie vocale sont automatiquement indexés pour permettre l’affichage des messages vocaux dans les résultats de la recherche. Dans Microsoft Office Outlook 2007 ou ses versions ultérieures ou bien dans l’outil Outlook Web App d’Exchange 2010, les utilisateurs peuvent également exploiter le champ Notes audio pour ajouter le texte d’un message vocal. Ces notes apparaissent aussi dans les recherches pour faciliter la localisation d’un message.

Pourquoi cette fonctionnalité s’appelle-t-elle « Aperçu de la messagerie vocale » ?

Il est primordial d’identifier comme il se doit les exigences des utilisateurs. L’aperçu de la messagerie vocale ne génère pas nécessairement un texte identique à celui que laissent les appelants dans leurs messages vocaux. En fait, il est généralement, et pour ainsi dire, inexact. L’utilisation du terme « transcription » sous-entendrait qu’un affichage plus fidèle est généralement garanti. Le terme « aperçu » suggère que l’utilisateur doit être capable d’obtenir une vue d’ensemble du contenu vocal, ce qui est beaucoup plus proche de la fonction réelle de l’outil.

Quels sont les éléments qui rendent l’aperçu du texte des messages vocaux plus ou moins inexact ?

La précision du texte d’aperçu des messages vocaux est contrôlée d’après plusieurs facteurs qui, parfois, ne peuvent être contrôlés. Néanmoins, la précision de l’aperçu est plus facilement garantie dans les conditions suivantes :

• L’appelant laisse un message vocal simple sans termes argotiques, sans jargon technique ou sans expressions ou termes inhabituels.

• L’appelant adopte un langage facile à identifier et que le système de message vocale peut aisément interpréter. En règle générale, les messages vocaux laissés par des appelants qui ne s’expriment pas dans un langage ni trop rapide, ni trop lent et avec un accent trop prononcé, produiront des phrases et des expressions d’une plus grande clarté.

• Aucun bruit en arrière-plan ou écho n’est perceptible dans le message vocal et le flux audio reste homogène.

Quelles langues peuvent être utilisées avec la fonctionnalité Aperçu de la messagerie vocale ?

La visualisation du texte d’aperçu de la messagerie vocale est possible dans les langues suivantes :

• Anglais (États-Unis) - (en-US)

• Anglais (Canada) - (en-CA)

• Français (France) - (fr-FR)

• Italien (it-IT)

• Polonais (pl-PL)

• Portugais (Portugal) - (pt-PT)

• Espagnol (Espagne) - (es-ES)

Vous pouvez télécharger les modules linguistiques de messagerie unifiée Exchange 2010 à partir du Centre de téléchargement Microsoft.

Après avoir installé un module linguistique de messagerie unifiée sur un serveur de messagerie unifiée, vous pouvez configurer les plans de numérotation et les standards automatiques en fonction de la langue que vous avez choisie. De nombreuses sociétés disposent d’un seul plan de numérotation de messagerie unifiée. La messagerie unifiée tentera de générer un aperçu de la messagerie vocale dans la langue par défaut du plan de numérotation mais cette langue par défaut doit prendre en charge la fonctionnalité Aperçu de la messagerie vocale. Un plan de numérotation de messagerie unifiée peut uniquement être configuré pour la création d’aperçus de la messagerie vocale dans une langue à la fois.

Pour configurer la messagerie unifiée et créer des aperçus de la messagerie vocale dans une langue autre que l’anglais des États-Unis (en-US), procédez comme suit :

1. Vérifiez que la fonctionnalité Aperçu de la messagerie vocale est prise en charge dans la langue de votre choix.

2. Si tel est le cas, téléchargez et installez le module linguistique de messagerie unifiée adéquat sur chaque serveur de messagerie unifiée associé au plan de numérotation. Le téléchargement et l’installation du module linguistique n’impliquent pas la configuration de la langue par défaut du plan de numérotation.

3. Configurez le plan de numérotation avec la langue à utiliser dans l’aperçu de la messagerie vocale. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Configurer la langue par défaut dans un plan de numérotation de messagerie unifiée.

• La manière dont l’aperçu de la messagerie vocale affiche le texte dans les langues prises en charge dépend du type de message vocal envoyé. Deux types sont à distinguer :

• Les messages vocaux enregistrés lorsque le téléphone de la partie appelée ne répond pas.

  Dans ce cas, la langue employée dans l’aperçu de la messagerie vocale est déterminée en fonction de la langue parlée de l’appelant, moyennant la prise en charge de cette dernière. Par exemple, si un appelant laisse un message vocal en italien, le texte d’aperçu de la messagerie vocale s’affichera dans cette même langue si celle-ci a été configurée dans le plan de numérotation. En revanche, si le message laissé par l’appelant est en japonais, le texte de l’aperçu sera inclus avec le message si la langue japonaise n’est pas disponible.

• Les messages vocaux envoyés par un utilisateur Outlook Voice Access.

  La langue utilisée pour l’aperçu de messages vocaux transmis par un utilisateur Outlook Voice Access est contrôlée par l’administrateur de la messagerie vocale. Ainsi donc, la langue utilisée pour le texte d’aperçu de la messagerie vocale sera la même que celle du système de messagerie vocale. En revanche, si un appelant parlant une langue non prise en charge pour la fonctionnalité d’aperçu de la messagerie vocale utilise Outlook Voice Access pour laisser un message, aucun texte d’aperçu ne sera inséré dans le message. Pour plus d’informations sur Outlook Voice Access, consultez la rubrique Présentation d'Outlook Voice Access.

Pour plus d’informations sur les modules linguistiques de messagerie unifiée, consultez les rubriques Présentation des langues de messagerie unifiée et Prise en charge linguistique cliente pour la messagerie unifiée.

Le système de messagerie vocale sait-il quand un aperçu est inexact ?

Le système de messagerie vocale détermine un niveau de fiabilité pour chaque aperçu de la messagerie vocale inclus dans un message vocal. Il mesure et compare la qualité audio de l’enregistrement avec les mots, les numéros et les expressions prononcés. Si le système rencontre des difficultés à établir des correspondances, le niveau de fiabilité sera élevé. Un niveau de fiabilité plus élevé est généralement associé à une plus haute précision.

Si le niveau de fiabilité s’avère inférieur à une valeur donnée, le système de messagerie vocale ajoute l’expression Aperçu de messagerie vocale (fiabilité basse) au-dessus du texte de l’aperçu de la messagerie vocale. Si le niveau de fiabilité est faible, il est probable que le texte de l’aperçu manquera de précision. Voici un exemple d’aperçu de messagerie vocale à faible niveau de fiabilité.

Fiabilité faible

La messagerie unifiée fait appel à la fonctionnalité de reconnaissance vocale pour calculer la fiabilité dans l’aperçu mais elle n’a aucun moyen de distinguer les termes incorrects de ceux qui le sont.

Le système s’efforce néanmoins d’améliorer la précision de ses aperçus. Par exemple, la messagerie unifiée Exchange 2010 tente d’établir une correspondance entre le numéro de téléphone de l’appelant (si disponible) et les contacts personnels de l’utilisateur et Active Directory. Si elle détecte une correspondance, elle inclura le nom de l’appelant, avec ses listes standard de noms et de mots, au moment d’appliquer l’outil de reconnaissance vocale à l’enregistrement vocal.

Est-il possible d’utiliser l’aperçu de la messagerie vocale s’il n’est pas d’une précision à 100 % ?

Les utilisateurs obtiendront sans doute de meilleurs résultats avec l’aperçu de la messagerie vocale s’ils ne lisent pas trop attentivement, mot à mot, l’aperçu. À la place, leur recherche doit se concentrer sur des noms, des numéros de téléphone et des expressions (par exemple, « Rappelez-moi  » ou « J’ai besoin de vous parler ») pouvant donner des indications sur les motifs de l’appel.

La fonctionnalité Aperçu de la messagerie vocale n’a pas pour but d’énoncer fidèlement des messages mais elle peut aider les utilisateurs à répondre à de multiples questions, notamment :

• Ce message vocal est-il en rapport avec mon travail ?

• Revêt-il une importance cruciale pour moi ?

• L’appelant a-t-il laissé un numéro où le joindre ? Le numéro est-il différent des numéros dont je dispose pour cet appelant ?

• L’appelant considère-t-il ce message vocal comme urgent ?

• Dois-je quitter une réunion pour rappeler cette personne ?

• J’attendais un appel de confirmation de ma demande. S’agit-il de l’appel en question ?

Est-il possible d’activer ou de désactiver l’aperçu de la messagerie vocale ?

Oui. Si vous avez activé la fonctionnalité d’aperçu de la messagerie vocale, les utilisateurs peuvent l’activer et la désactiver à volonté à l’aide d’Outlook 2010 ou d’Outlook Web App. Par contre, la langue du plan de numérotation doit prendre en charge cette fonctionnalité et le module linguistique de messagerie unifiée de la langue en question doit être installé.

Bien que les paramètres d’aperçu de la messagerie vocale soient les mêmes, que l’utilisateur ait recours à Outlook 2010 ou à Outlook Web App, le mode d’accès sera différent :

Outlook 2010

Pour accéder aux paramètres d’aperçu de la messagerie vocale dans Outlook 2010, dans l’onglet Fichier, cliquez sur Gérer la messagerie vocale.

Outlook Web App

Pour accéder aux paramètres d’aperçu de la messagerie vocale dans Outlook Web App, cliquez sur Options. Sélectionnez successivement Options, Téléphone et Messagerie vocale. Dans l’onglet Messagerie vocale, les paramètres suivants sont disponibles dans la fenêtre Aperçu de la messagerie vocale.

	Lorsque vous activez cette case à cocher, l’utilisateur obtient un aperçu du texte des messages vocaux qu’il reçoit. Cette case à cocher est activée par défaut.
	Si vous activez cette case à cocher, un aperçu du texte sera envoyé avec les messages vocaux transmis par l’utilisateur. Cette case à cocher est activée par défaut.

Par défaut, ces deux options de la fenêtre Aperçu de la messagerie vocale sont activées lorsqu’un utilisateur bénéficie de la messagerie unifiée. Si le plan de numérotation de messagerie unifiée est configuré pour l’utilisation d’un module linguistique prenant en charge l’aperçu de la messagerie vocale, un serveur de messagerie unifiée créera des aperçus pour les utilisateurs dans les cas suivants :

• Un appelant laisse un message vocal parce que le téléphone de la partie appelée ne répond pas.

• Un utilisateur à extension messagerie unifiée ouvre une session dans Outlook Voice Access et enregistre un message vocal adressé à un ou plusieurs destinataires.

Lorsqu’un appelant laisse un message vocal et que l’option Inclure le texte d’aperçu avec les messages vocaux que je reçois est activée, le serveur de messagerie unifiée crée un aperçu de message vocal dans le message électronique, il y joint le fichier audio et le transmet vers la boîte aux lettres du destinataire. Vous pouvez choisir de désactiver cette option si la langue configurée dans le plan de numérotation ne prend pas en charge la fonctionnalité d’aperçu de la messagerie vocale et si vous ne souhaitez inclure aucun aperçu dans les messages vocaux.

Lorsque des utilisateurs ouvrent une session dans Outlook Voice Access et envoient un message vocal à un autre utilisateur, ils peuvent désactiver l’option Inclure le texte d’aperçu avec les messages vocaux que je reçois via Outlook Voice Access. Ils peuvent notamment l’envisager s’ils envoient des messages vocaux dans une langue que l’aperçu de la messagerie vocale ne prend pas en charge ou s’ils ne veulent pas inclure l’aperçu dans le message vocal parce qu’il est trop long.

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