Générer une facture de transport et effectuer un rapprochement de transport

Mise à jour : June 4, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Notes

Cette rubrique s'applique aux fonctionnalités du module Gestion de transport. Elle ne s'applique pas aux fonctionnalités du module Gestion des stocks.

Cette rubrique explique comment rapprocher des factures de frais de transport et des factures de transport, et comment effectuer le rapprochement s'il existe des différences entre ces documents.

Vous pouvez générer une facture de transport à partir des factures de frais de transport, et mettre à jour la facture de transport générée avec les détails de la facture transporteur reçue d'un fournisseur de transport. Les tâches suivantes permettent de rapprocher ou de faire correspondre les factures de transport :

• Faites correspondre les lignes de la facture mises à jour avec les factures de frais de transport.

• Rapprochez les lignes de la facture sans correspondance avec un code motif de rapprochement.

• Soumettez les lignes de la facture pour approbation.

Vous pouvez ignorer les factures de frais de transport sans correspondance, ou celles qui n'ont pas de facture transporteur. Ces factures des frais de transport sont ignorées avec un code motif de rapprochement.

La figure suivante indique comment générer une facture de transport et exécuter le rapprochement du fret.

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

Catégorie

Logiciel requis

Conditions préalables

Paramétrez les types de facture de frais de transport, les affectations de type, et les codes motifs pour le rapprochement du fret. Pour plus d'informations, voir Définir les paramètres de rapprochement des frais de transport. Dans l'écran Paramètres de gestion du transport, activez la case à cocher Activer le workflow de facture pour traiter la facture fournisseur via une approbation de workflow lorsque la facture est soumise pour approbation. Créez ou modifiez un chargement entrant ou sortant pour l'expédition. Pour plus d'informations, voir Création ou modification d'un chargement sortant et Création ou modification d'un chargement entrant. Paramétrez le frais et le parcours d'un chargement pour générer une facture de frais de transport. Pour plus d'informations, voir Affectation d'un taux et d'une gamme à une charge. Dans l'écran Paramètres de gestion du transport, désactivez la case à cocher Rapprocher automatiquement et payer la facture de transport pour faire correspondre ou rapprocher manuellement la facture de transport. Définissez les limites de tolérance pour approuver ou rejeter la facture de transport lors du rapprochement automatique du fret. Pour plus d'informations, voir Paramétrer une table maître d'audit pour le rapprochement du fret.

Générer une facture de transport à partir d'une facture de frais de transport et la mettre à jour avec les détails de la facture du transporteur

Utilisez l'écran Détails de la facture des frais de transport pour générer une facture de transport à partir d'une facture de frais de transport. Après avoir reçu la facture d'un fournisseur de transport, mettez à jour la facture de transport générée avec les détails de la facture du transporteur. Vous pouvez également créer une facture de transport dans l'écran Détails de la facture de transport en fonction des détails de la facture du transporteur reçue du fournisseur du transport.

Pour générer et mettre à jour une facture de transport, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Gestion du transport > Recherches > Atelier de planification des chargements.

   - ou -

   Cliquez sur Gestion des entrepôts > Courant > Atelier de planification des chargements.

2. Sélectionnez une ligne de charge dans l'organisateur Charges. Dans le menu Informations associées, cliquez sur Détails de la facture des frais de transport pour vérifier les détails de la facture de frais de transport pour la ligne de chargement.

3. Dans l'écran Détails de la facture des frais de transport, cliquez sur Générer une facture pour générer une facture de transport.

4. Dans l'écran Détails de la facture de transport, dans le champ Facture, entrez le numéro de la facture que vous avez reçue du fournisseur du transport.

   Notes

   Vous pouvez également cliquer sur Nouveau pour créer une facture de transport en fonction des détails de la facture reçue du fournisseur du transport.

5. Dans le volet inférieur, mettez à jour les détails de la facture de transport en fonction de la facture reçue du fournisseur de transport.

Faire correspondre une facture de transport à une facture de frais de transport

Une fois que la facture de transport générée est mise à jour avec les détails de la facture transporteur reçue du fournisseur de transport, la facture de transport est mise en correspondance avec la facture de frais de transport. Après la mise en correspondance, si le montant de la facture de frais de transport et de la facture de transport sont les mêmes, la facture de transport est rapprochée et soumise pour approbation de paiement. Si les montants ne correspondent pas, ils sont rapprochés avant la soumission pour approbation de paiement.

Pour faire correspondre les lignes de la facture de transport avec les factures de frais de transport, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Gestion du transport > Recherches > Détails de la facture de transport.

2. Dans l'écran Détails de la facture de transport, sélectionnez la facture de transport mise à jour, puis cliquez sur Mettre en correspondance les facture des frais de transport et les factures pour ouvrir l'écran Facture des frais de transport et rapprochement de factures.

   Notes

   Activez la case à cocher La facture est déjà prête pour le rapprochement automatique pour que la facture de transport soit mise en correspondance automatiquement. Si une facture de transport est rejetée lors du rapprochement automatique du fret, vous pouvez rapprocher la facture manuellement.

3. Dans l'organisateur Détails de la facture des frais de transport non rapprochés, sélectionnez une ligne de la facture de frais de transport, puis cliquez sur Correspondance pour faire correspondre les détails de la ligne de la facture de transport aux factures de frais de transport.

4. (Facultatif) Dans l'organisateur Détails de la facture des frais de transport rapprochés, vous pouvez sélectionner une facture de frais de transport mise en correspondance, puis cliquer sur Sans correspondance pour déplacer la facture de frais de transport mise en correspondance vers l'organisateur Détails de la facture des frais de transport non rapprochés.

5. Dans l'organisateur Détails de la facture, sélectionnez la ligne de la facture de transport.

6. Cliquez sur Soumettre pour approbation pour soumettre la ligne de la facture pour approbation. Dans le volet inférieur, cliquez sur Détails de rapprochement de la ligne pour afficher la facture de transport correspondante.

Rapprochez les factures de transport et les factures de frais de transport sans correspondance avec un code motif de rapprochement.

Lors du processus de rapprochement, si l'ensemble ou une partie des factures de transport ne correspondent pas aux détails des factures de frais de transport, vous devez rapprocher la ligne de la facture de transport avec un code motif de rapprochement, tel qu'une approbation ou un rejet, puis la soumettre pour approbation de paiement. La facture de transport est soumise pour approbation de paiement uniquement lorsque toutes ses lignes possèdent un code motif de rapprochement.

Rapprocher une facture de transport sans correspondance

Pour rapprocher la facture de transport manuellement lorsque son montant diffère de celui de la facture de frais de transport, procédez comme suit :

1. Dans l'écran Facture des frais de transport et rapprochement de factures, dans l'organisateur Détails de la facture, sélectionnez la ligne de la facture sans correspondance, puis cliquez sur Soumettre pour approbation pour ouvrir l'écran Rapprocher la facture.

2. Sélectionnez un code motif de rapprochement pour rapprocher la ligne de la facture de transport.

3. (Facultatif) Cliquez sur Fractionner le montant de la facture et fractionnez le montant à rapprocher. Vous pouvez approuver ou rejeter les montants fractionnés avec des codes motifs de rapprochement.

4. Dans l'écran Facture des frais de transport et rapprochement de factures, sélectionnez la ligne de la facture de transport, puis cliquez sur Soumettre pour approbation pour la soumettre pour approbation.

Ignorer les factures des frais de transport sans correspondance

Pour ignorer les factures de frais de transport sans correspondance lorsqu'aucune facture ne transport ne correspond, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Gestion du transport > Recherches > Mettre en correspondance les facture des frais de transport et les factures. Spécifiez les critères des factures de frais de transport, puis cliquez sur OK.

   - ou -

   Cliquez sur Gestion du transport > Recherches > Détails de la facture de transport. Sélectionnez la facture de transport, puis cliquez sur Mettre en correspondance les facture des frais de transport et les factures.

2. Dans l'écran Facture des frais de transport et rapprochement de factures, dans l'organisateur Détails de la facture des frais de transport non rapprochés, sélectionnez les factures de frais de transport sans correspondance, puis cliquez sur Ignorer pour ouvrir l'écran Rapprochement de la facture des frais de transport.

3. Dans l'écran Rapprochement de la facture des frais de transport, sélectionnez le code motif de rapprochement, puis cliquez sur OK pour ignorer la facture de frais de transport sélectionnée.

Étape suivante

Tâches principales : paiements fournisseur

Informations destinées aux administrateurs système

Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.

Catégorie	Logiciel requis
Clés de configuration	Cliquez sur Administration du système > Paramétrage > Gestionnaire de licences > Configuration des licences. Développez la clé de licence Commerce, puis sélectionnez la clé de configuration Gestion des entrepôts et du transport.