Exemples : définitions de validation (secteur public)

Mise à jour : February 9, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Avant de lire cette rubrique, vous devez être familiarisé avec les définitions de validation et de validation de transaction. Pour plus d'informations, voir À propos des définitions de validation.

Notes

Les exemples suivants peuvent être paramétrés dans l'écran Définitions de validation. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Validation > Définitions de validation.) Chaque exemple contient les sections suivantes :

• Définition de validation – Critères de rapprochement

• Définition de validation – Entrées générées

• Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

• Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Lorsqu'une correspondance existe entre les comptes et les valeurs de dimension dans le volet Critère de rapprochement de la définition de validation, ainsi qu'entre les comptes et les valeurs de dimension de la transaction, les écritures comptables sont générées selon le contenu du volet Entrées générées pour la définition de validation.

Notes

L'écran Définitions de validation de transaction permet d'associer une définition de validation avec un type de transaction spécifique. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Validation > Définitions de validation de transaction.) Après avoir associé une définition de validation avec un type de transaction et sélectionné Utiliser les définitions de validation dans l'écran Paramètres de comptabilité, toutes les transactions du type sélectionné doivent utiliser les définitions de validation.

Exemple : affectations du budget

Pour les organisations du secteur public, les soldes budgétaires d'origine sont enregistrés en tant qu'affectations pour les dépenses ou produits estimés. Ils sont utilisés pour suivre les soldes budgétaires disponibles par rapport aux dépenses et aux produits réels collectés.

Une définition de validation est créée pour prendre en charge l'enregistrement des écritures de registre budgétaires dans la comptabilité et une définition de validation de transaction est paramétrée pour les écritures de registre budgétaires dotées d'un budget de type Budget d'origine.

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Dépenses	101 - - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	-36300 (Compte de bilan des fonds budgétaires)	Idem
Solde	-36350 (Compte Affectations)	Balancement

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Produit	101 - - -	1

*Une valeur vide dans le numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondants de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	-36300 (Compte de bilan des fonds budgétaires)	Balancement
Solde	-36340 (Compte Produit estimé)	Idem

Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

L'écran Écriture de registre budgétaire permet d'entrer les comptes, les valeurs de dimension et les montants dans l'écriture de compte budgétaire. (Cliquez sur Budget > Courant > Écritures de registre budgétaires > Toutes les écritures de registre budgétaires. Cliquez sur l'Écriture de registre budgétaire.)

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-606400-OU_1-OU_3566-Formation		250,00

Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Les écritures comptables générées sont créées pour enregistrer le budget d'origine dans chaque dimension.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-36300		250,00
101-36350	250,00

Dans cet exemple, les dimensions de fonds et les parties de compte de la structure de compte Dépenses correspondent aux critères de définition de validation. Donc, lorsque 101-606400-OU_1-OU_3566-Training est évalué, les écritures comptables générées sont créées.

Exemples : Règlements en espèces regroupés

Dans le secteur public, la comptabilité avec disponibilités regroupées est composée des montants déposés par différents départements ou agences dans un compte général combiné. Cela permet d'améliorer le contrôle et la conservation des liquidités et encourage la gestion efficace des fonds excessifs. Ces montants peuvent être gérés à l'aide du fonds du trésorier. Par conséquent, le montant proportionnel approprié des disponibilités regroupées et des soldes d'investissement doit être déclaré pour chaque fonds inclus dans le regroupement. Pour garantir cela, les écritures d'échéance appropriées doivent être ajoutées aux règlements qui transfèrent des montants d'un fonds vers un autre pour réaliser le règlement.

Notes

Aucun message d'erreur n'est affiché si aucune définition de validation n'est indiquée pour les règlements ou si les critères de rapprochement de la définition de validation ne sont pas disponibles. Les installations du secteur public qui n'utilisent pas les règlements en espèces regroupés ou qui ne nécessitent pas d'écriture d'équilibrage sur le n° document du règlement ne doivent pas établir de définitions de validation pour les règlements lorsque des définitions de validation sont activées pour les autres transactions.

Pour les règlements de comptabilité fournisseur, les achats fournisseur à payer dans un ou plusieurs fonds sont utilisés pour enregistrer les transactions de capitaux propres du fonds appropriées dans le fonds du trésorier. Pour les règlements de comptabilité client, le crédit client découlant des paiements effectués dans le fonds du trésorier permet de régler les ventes dans un ou plusieurs fonds. Les entrées de validation du solde fournisseur ou du solde client pour les transactions réglées sont automatiquement contrepassées. L'utilisation de définitions de validation pour le règlement est facultative. Les définitions de validation sont appliquées au moment du règlement afin de générer les écritures comptables supplémentaires pour les écritures d'échéance pour équilibrer le n° document de règlement par fonds.

Pour les décaissements de paie, l'utilisation d'un fonds de compensation de paie distinct rend nécessaire l'utilisation de définitions de validation pour générer les écritures d'équilibrage lorsque les bénéfices nets accumulés dans le fonds de compensation de paie sont payés par la banque dans le fonds du trésorier.

Notes

Les exemples de paie qui sont référencés dans cette section s'appliquent uniquement à Microsoft Dynamics AX 2012 R3 ou mise à jour cumulative 7 ou ultérieure pour AX 2012 R2 :.

Les définitions de validation peuvent être utilisées pour les types de transactions de règlement suivantes :

• Les journaux des paiements fournisseur, qui incluent les paiements fournisseur avec factures, les remboursements, les n° documents de crédit de comptabilité et les avoirs avec factures.

• Les billets à ordre, qui incluent des paiements utilisant la création, le renouvellement, la remise et le règlement de billets à ordre.

• Les journaux des paiements client, qui incluent les paiements client, les n° documents de crédit de comptabilité de client, et les avoirs avec factures financières, les factures de projet, les notes d'intérêt et les transactions de lettre de relance.

• Décaissements de paie à l'aide d'un fonds de compensation de paie distinct.

Les définitions de validation pour les journaux des paiements fournisseur, les billets à ordre, les journaux des paiements client et les journaux de décaissements de paie peuvent être paramétrés en sélectionnant le module Banque dans l'écran Définitions de validation. Puis, sous l'onglet Banque de l'écran Définitions de validation de transaction, vous pouvez sélectionner les types de transaction appropriés à associer aux définitions de validation.

Notes

Une définition de validation unique, si elle est définie de façon large, peut être utilisée pour la plupart des scénarios de règlement fournisseur et client et de paiement de paie. La définition de validation unique devra tout de même être associée à des journaux de paiement fournisseur et client et des décaissements de paie sous l'onglet Banque de l'écran Définitions de validation de transaction.

Vous pouvez spécifier une définition de validation différente pour une banque et un mode de paiement spécifiques pour les journaux de paiements fournisseur et client. Vous pouvez uniquement définir une définition de validation unique pour le journal de décaissements de paie.

Avant l'application des définitions de validation aux règlements, effectuez les opérations suivantes :

• Associez chaque fournisseur ou client comportant le fonds du trésorier (999) sous l'onglet Dimensions financières des écrans Fournisseur ou Clients. Cela comprend le compte fournisseur de décaissement de paie spécifié dans la page d'établissement de paiement sous Paie > Paramètre > Paramètres de paie > Paramètres de paie. Cela permet la génération des paiements fournisseur ou client dans le fonds du trésorier par rapport au compte collectif fournisseur ou client spécifié dans les profils de validation fournisseur ou client. Pour la comptabilité client, vous pouvez définir la valeur par défaut du fonds en sélectionnant Paramétrage dans l'écran Groupes de clients. Le fonds du trésorier deviendra alors le fonds par défaut lorsque de nouveaux clients seront associés à un groupe de clients.

• Associez chaque compte bancaire utilisé dans les règlements au fonds du trésorier. Cela permet au compte bancaire validé d'être équilibré par le fonds avec le paiement fournisseur ou client. Pour la paie, la banque de décaissement de paie spécifiée dans les paramètres de paie est également associée au fonds du trésorier.

Et effectuez l'une des deux options suivantes :

• Option A : Spécifiez un compte« date de fin de l'échéance » dans le fonds du trésorier pour tous les fonds. Un critère de correspondance global unique concerne tous les fonds (à l'exclusion du fonds du trésorier), vous devez spécifier le critère de rapprochement et écritures générées suivants sur la définition de validation :

Définition de validation de règlement – Critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	999 - Spécifiez une écriture de correspondance à priorité plus élevée pour le fonds du trésorier afin qu'aucune écriture d'équilibrage ne soit générée pour ce fonds.	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation de règlement – Entrées générées pour les critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
	Aucune entrée générée définie par rapport à l'écriture de correspondance pour le fonds du trésorier.

Définition de validation de règlement – Critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	Utilisez une écriture de correspondance globale d'une priorité plus basse pour créer des écritures d'équilibrage pour tous les autres fonds.	10

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation de règlement – Entrées générées pour les critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	- 10 110 (Compte de capitaux propres de l'entrée de correspondance – Compte de disponibilités)	Balancement
Solde	999 – 37 000 (Compte de capitaux propres du fonds du trésorier pour tous les fonds)	Idem

• Option B : Spécifiez un autre compte « date de fin de l'échéance » dans le fonds du trésorier pour chaque fonds. Vous devez spécifier, pour chaque fonds dans lequel un montant payable au fournisseur ou à recevoir du client est généré (à l'exclusion du fonds du trésorier), les critères de rapprochement et les entrées générées suivants dans la définition de validation :

Définition de validation de règlement – Critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	101 - L'utilisation d'une valeur de fonds et d'un compte principal vide la rend applicable aux montants à recevoir et à payer.	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation de règlement – Entrées générées pour les critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	101 - 10110 (Compte de capitaux propres du fonds 101 – Compte de disponibilités)	Balancement
Solde	999 – 37001 (Compte de capitaux propres du fonds du trésorier pour le fonds 101)	Idem

Vous devez ajouter des lignes de critère de correspondance supplémentaires pour chaque fonds avec les écritures générées pour refléter l'écriture d'équilibrage de fonds approprié et le compte de capitaux propres du fonds dans le fonds du trésorier.

Dans le journal des paiements fournisseur ou client, entrez les comptes fournisseur ou client, ou la proposition de paiement, puis sélectionnez les factures à payer. Lorsque le journal est validé, les entrées de validation du solde fournisseur ou client sur la facture et le paiement sont rapprochés par rapport à la définition de validation pour le règlement. Si les critères de rapprochement sont trouvés, les entrées d'échéance générées sont ajoutées au n° document de règlement. Pour les paiements de paie, envoyez les bordereaux de paie et validez le paiement dans le journal des paiements de paie.

Exemples :

Les n° documents suivants sont représentatifs d'un scénario typique de facture, paiement et règlement.

Exemple de comptabilité fournisseur

N° document de facture de comptabilité fournisseur

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101 – 66100 – 150	250,00		Compte de dépenses
101 – 24 210		250,00	Module Comptabilité fournisseur

N° document de paiement de comptabilité fournisseur

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 24 210	250,00		Écriture collective fournisseur
999 – 11 020		250,00	Compte bancaire/de caisse

N° document de règlement de comptabilité fournisseur (consulté via les N° document du N° document de paiement fournisseur).

Dans cet exemple, les valeurs de numéro de compte de rapprochement pour la définition de validation correspondent aux comptes de type de validation du solde fournisseur. Lorsque 999 - 24210 et 101 – 24210 seront évalués, les écritures comptables générées seront créées uniquement pour le fonds 101 car aucune entrée de rapprochement n'est définie pour le fonds 999 (le fonds du trésorier).

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 24 210		250,00	Écriture collective fournisseur (généré par le système)
101 – 24 210	250,00		Facture à payer (générée par le système)
101 – 11010		250,00	Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001	250,00		Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

Synthèse des entrées entre la facture, le paiement et les n° document de règlement

Les comptes généraux définitifs sont affectés comme suit :

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 020		250,00	Compte bancaire/de caisse
101 – 66100 – 150	250,00		Compte de dépenses
101 – 11010		250,00	Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001	250,00		Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

Exemple de comptabilité client

N° document de facture de comptabilité client

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101 – 44400		250,00	Compte de produit
101 – 11 530	250,00		Module Comptabilité client

N° document de paiement de la comptabilité client

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 530		250,00	Écriture collective client
999 – 11 020	250,00		Compte bancaire/de caisse

N° document de règlement de comptabilité client (consulté via les N° document du N° document de paiement client).

Dans cet exemple, les valeurs de numéro de compte de rapprochement pour la définition de validation correspondent aux comptes de type de validation du solde client. Lorsque 999 - 11530 et 101 – 11530 sont évalués, les écritures comptables générées sont créées uniquement pour le fonds 101 car aucune entrée de rapprochement n'est définie pour le fonds 999 (le fonds du trésorier).

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 530	250,00		Écriture collective client (généré par le système)
101 – 11 530		250,00	Facture à recevoir (générée par le système)
101 – 11010	250,00		Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001		250,00	Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

Synthèse des entrées entre la facture, le paiement et les n° document de règlement

Les comptes généraux définitifs sont affectés comme suit :

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 020	250,00		Compte bancaire/de caisse
101 – 44400		250,00	Compte de produit
101 – 11010	250,00		Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001		250,00	Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

En plus de l'exemple exposé plus haut dans cette section, les définitions de validation pour les règlements associés au type de transaction de journal des paiements client peuvent également être appliquées aux scénarios suivants :

• Annulations de comptabilité client

• Règlements en contre remboursement de facture financière de comptabilité client (paiement en espèces)

Les annulations de comptabilité client peuvent utiliser les définitions de validation établies pour le règlement pour l'équilibrage par fonds du n° document de comptabilité généré lorsque les journaux de comptabilité pour les annulations de comptabilité client sont validés. Les entrées des types compte général et compte client des lignes de journal sont évaluées par rapport à la définition de validation pour le règlement. Les deux utilisent la définition de validation affectée au type de transaction indiqué sous l'onglet Comptabilité client de l'écran Définitions de validation de transaction. Selon la façon dont l'annulation est conçue pour être effectuée, la définition de validation pour le règlement peut nécessiter des critères de rapprochement supplémentaires.

Lorsque la définition de validation d'annulation est paramétrée pour annuler les soldes sur une provision pour le compte d'actifs de créances douteuses, la définition de validation pour le règlement peut également être utilisée pour les annulations si le critère de rapprochement est déjà défini pour les comptes de bilan ayant un masque pour le compte principal. Pour plus d'informations, voir les exemples précédents, tels que « Définition de validation de règlement - Critères de rapprochement ».

Lorsque la définition de validation d'annulation est paramétrée pour contrepasser le compte de produit d'origine, la définition de validation pour le règlement doit présenter les critères de rapprochement appropriés pour les structures de produit avec des entrées d'échéance sur les entrées générées. Les entrées suivantes doivent être présentes dans la définition de validation pour le règlement pour chaque fonds non compris dans le fonds du trésorier (999) :

Définition de validation – Critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Produit	101 - - - L'utilisation d'une valeur de fonds et d'un compte principal vide permet d'appliquer les critères à toutes les écritures comptables.	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	101 - 10110 (Compte de capitaux propres du fonds 101)	Balancement
Idem	999 – 37001 (Fonds du trésorier - Compte de fonds capitaux propres pour le fonds 101. Un seul compte peut être utilisé à la place des comptes de capitaux propres de fonds)	Idem

Exemple d'annulation de comptabilité client

N° document de facture de comptabilité client

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101 – 44 400 - -		250,00	Compte de produit
101 – 11 530	250,00		Module Comptabilité client

Annulation de comptabilité client – N° document de comptabilité

Dans cet exemple, la définition de validation pour l'annulation est définie pour contrepasser le compte de produit.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 530		250,00	Écriture collective client
101 – 44 400 - -	250,00		Compte bancaire/de caisse
101 – 11010		250,00	Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001	250,00		Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

Annulation de comptabilité client - N° document de règlement

Dans cet exemple, le crédit créé dans le document de comptabilité est appliqué à la transaction d'annulation. En outre, les valeurs de numéro de compte de rapprochement pour la définition de validation correspondent aux comptes du type de validation du solde client. Par conséquent, lorsque 999 - 11530 et 101 – 11530 sont évalués, les écritures comptables générées sont créées uniquement pour le fonds 101, car aucune entrée de rapprochement n'est définie pour le fonds 999 (le fonds du trésorier).

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 530	250,00		Écriture collective client (généré par le système)
101 – 11 530		250,00	Facture à recevoir (générée par le système)
101 – 11010	250,00		Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001		250,00	Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)

Après la synthèse des entrées des n° documents pour la facture, le crédit d'annulation et le règlement, il n'existe aucune valeur nette sur les comptes généraux après l'annulation d'une facture entière.

Exemple de règlement en contre remboursement de facture financière de comptabilité client (paiement en espèces)

Les factures financières, qui utilisent des conditions de paiement avec le mode de paiement défini sur Contre remboursement et le paiement en espèces activé, sont immédiatement réglées au moment de la validation, sans qu'il ne soit nécessaire d'utiliser le journal des paiements. Lorsque ce type de règlement se produit, un avoir utilisant le compte de disponibilités spécifié est créé, selon les conditions de la contrepartie de paiement par le compte collectif client utilisant les dimensions financières du client. Les comptes à recevoir appropriés spécifiés sur la facture dans ce type de règlement ne sont pas automatiquement contrepassés. Par conséquent, la définition de validation pour le règlement doit également aborder la contrepassation des entrées de validation du solde client sur la facture et le crédit. Cela vient s'ajouter à la génération des entrées d'échéance pour le règlement.

Pour utiliser les définitions de validation pour le règlement pour ce scénario, suivez les étapes de paramétrage supplémentaires suivantes :

• Créez un mode de paiement distinct pour les factures financières qui seront réglées via cette méthode.

• Créez une définition de validation pour le règlement en contre remboursement des factures financières

• Associez la nouvelle définition de validation (pour le journal des paiements client par rapport au mode de paiement spécifique) sous l'onglet Banque de l'écran Définitions de validation de transaction. Sélectionnez ce mode de paiement unique et les conditions de paiement en contre-remboursement/espèces sur la facture pour appliquer le paramètre de définition de validation spécifiée pour ce type de règlement.

• Dans la définition de validation, entrez les critères de rapprochement et les entrées générées suivants pour le fonds 999.

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Débit/crédit généré
Solde	999 - Ces critères de rapprochement ne sont utilisés que pour les ventes dans le fonds 999. Seules deux entrées générées pour ces critères de rapprochement sont nécessaires car les entrées d'échéance ne s'appliquent pas au fonds du trésorier.	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	999 - 11530 (Débite l'entrée du type de validation du solde client sur le crédit émis)	Balancement
Idem	999 – (Crédite les ventes dans le fonds 999)	Idem

La définition de validation doit contenir l'entrée suivante pour chaque fonds autre que le fonds du trésorier (999) :

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	101 - Pour les critères de correspondance n'appartenant pas au fonds du trésorier, quatre ensembles d'entrées générées sont nécessaires. Deux entrées contrepassent les entrées du type de validation du solde client sur le crédit et la facture, et deux entrées supplémentaires génèrent les entrées d'échéance nécessaires.	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	999 - 11530 (Débite l'entrée du type de validation du solde client sur le crédit émis)	Balancement
Idem	999 – (Crédite les ventes dans le fonds 101)	Idem
Solde	101 – 10110 (Compte de capitaux propres du fonds 101)	Balancement
Idem	999 – 37001 (Fonds du trésorier - Compte de fonds capitaux propres pour le fonds 101. Un seul compte peut être utilisé à la place des comptes de capitaux propres de fonds)	Idem

Exemple de règlement en contre remboursement de comptabilité client (paiement en espèces)

N° document de facture de comptabilité client (dont les entrées de crédit supplémentaires dans le n° document)

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101 – 44 400 - -		250,00	Compte de produit dans le fonds 101
999 – 44400 - -		250,00	Compte de produit dans le fonds 999
101 – 11 530	250,00		Comptabilité client dans le fonds 101
999 - 11535	250,00		Comptabilité client dans le fonds 999
999-11530		500,00	Écriture collective client
999 - 11020	500,00		Compte de disponibilités sur les conditions de paiement

N° document de règlement de comptabilité client

Dans cet exemple, les valeurs de numéro de compte de rapprochement pour la définition de validation correspondent aux comptes de type de validation du solde client uniquement sur la facture.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 - 11530	250,00		Écriture collective client (définition de validation pour le règlement)
101 – 11 530		250,00	Facture à recevoir (définition de validation pour le règlement)
101 – 11010	250,00		Capitaux propres pour le fonds 101 (définition de validation pour le règlement)
999 - 37001		250,00	Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (définition de validation pour le règlement)
999 – 11 530	250,00		Écriture collective client (définition de validation pour le règlement)
999 – 11535		250,00	Écriture collective client (définition de validation pour le règlement)

Synthèse des entrées entre la facture, le paiement et les n° document de règlement

Les comptes généraux définitifs sont affectés comme suit :

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
999 – 11 020	500,00		Compte de disponibilités sur les conditions de paiement
101 – 44 400 - -		250,00	Produit dans le fonds 101
999 – 44400 - -		250,00	Produit dans le fonds 999
101 – 11010	250,00		Capitaux propres pour le fonds 101 (Définition de validation pour le règlement)
999 - 37001		250,00	Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 101 (Définition de validation pour le règlement)

Exemple : Décaissement de paie

Lorsque vous envoyez un bordereau de paie généré pour paiement, le processus de paie crée automatiquement une facture AP pour enregistrer le bénéfice net dans le fonds de compensation de paie. Lors de la validation du journal des paiements de paie, la facture AP est payée aux employés spécifiques à l'aide de la banque dans le fonds du trésorier spécifié dans les paramètres de paie. Aucun N° document de paiement n'est créé lors de ce processus, les écritures d'équilibrage sont donc ajoutées au document de paiement.

Envoi du N° document de paiement

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
998 – 24 610	250		Bénéfices nets dans le fonds et le compte de compensation de paie
998 – 24 210		250	Comptabilité fournisseur (Écriture collective fournisseur)

Valider le journal des paiements de paie

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
998 – 24 210	250		Écriture collective fournisseur
999 – 11 020		250	Compte bancaire/de caisse
999 - 37 015	250		Fonds du trésorier – Fonds d'échéance 998 (Définition de validation pour le décaissement de paie)
998 – 11 010		250	Capitaux propres pour le fonds 998 – Fonds de compensation de paie (Définition de validation pour le décaissement de paie)

Exemple : Écritures comptables avancées

Lorsque vous créez des écritures comptables avancées, vous devez sélectionner une définition de validation par défaut. Ensuite, pour chaque ligne d'écriture comptable avancée, vous pouvez utiliser la définition de validation par défaut ou en sélectionner une autre. Les définitions de validation génèrent les répartitions comptables et les écritures de journal de comptabilité auxiliaire qui créent, ajustent ou contrepassent les écritures comptables et mettent à jour les comptes généraux. Vous paramétrez chaque définition de validation pour le module Comptabilité mais, à la différence des autres définitions de validation, vous n'associez pas la définition de validation à un type de transaction. Au lieu de cela, vous sélectionnez la définition de validation dans l'écriture comptable avancée.

Ici, la facture AP_0949 de la comptabilité fournisseur a été validée par erreur sur le fonds d'amélioration du capital 300-12300-51002 plutôt que sur le fonds général 100-39810-51001. L'exemple suivant montre comment une écriture comptable avancée peut utiliser une définition de validation pour débiter le fonds d'amélioration du capital et créditer le fonds général.

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	300- -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	300-11001	Balancement
Solde	900-11001	Balancement
Solde	900-37300	Idem

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	100 - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	100-11001	Balancement
Solde	900-11001	Balancement
Solde	900-37301	Idem

Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
300-12300-51002	350		Ligne d'écriture comptable avancée
100-39810-51001		350	Ligne d'écriture comptable avancée

Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
300-11001		350	Écriture collective
900-11001		350	Écriture collective
900-37300	350		Écriture collective
100-11001	350		Écriture collective
900-11001	350		Écriture collective
900-37301		350	Écriture collective

Exemples : Clôture de fin d'exercice de comptabilité

Les organisations du secteur public utilisent les définitions de validation dans le cadre de la clôture de fin d'exercice des comptes généraux. Les définitions de validation permettent de clôturer les comptes pour les soldes de fonds ou les bénéfices non répartis, selon l'attribut de la classe (dimension) Fonds et l'attribut de type Clôture du compte. Les définitions de validation sont requises pour clôturer les comptes généraux et transférer les soldes vers la période d'ouverture du nouvel exercice.

Notes

Pour utiliser les définitions de validation pour la clôture de fin d'exercice et l'ouverture, procédez comme suit :

• Activez la case à cocher Créer des transactions de clôture lors du transfert dans l'Organisateur Clôture d'exercice, dans la zone Comptabilité de l'écran Paramètres de comptabilité.

• Créez un compte de clôture dans l'écran Comptes principaux - plan de comptes : %1.

Exemples :

Les exemples suivants de définition de validation indiquent la clôture de fin d'exercice pour les fonds gouvernementaux et les fonds propriétaires.

Exemple de fonds gouvernemental

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Dépenses	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37300 (Solde des fonds non réservés)	Balancement

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Dépenses	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37300 (Solde des fonds non réservés)	Balancement

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 3

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Produit	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds gouvernemental - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 3

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37300 (Solde des fonds non réservés)	Balancement

Après avoir paramétré la définition de validation, affectez-la au type de transaction Comptabilité - Clôture dans l'écran Définitions de validation de transaction. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Validation > Définitions de validation de transaction.)

Fonds gouvernemental - Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

Solde des comptes généraux via la période sélectionnée dans l'écran Transactions d'ouverture. (Cliquez sur Comptabilité > Périodique > Clôture d'exercice > Transactions d'ouverture.)

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-66100-130	250,00

Fonds gouvernemental - Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Les écritures comptables générées sont créées pour enregistrer l'entrée de clôture.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-66100-130-		250,00
101-37300	250,00

Dans cet exemple, le fonds 101 est défini en tant que classe de fonds Gouvernemental dans l'écran Fonds. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Fonds > Fonds.) Dans l'écran Définitions de validation de transaction, le type de transaction Comptabilité - Clôture est associé à la classe de fonds Gouvernemental et à la définition de validation.

La définition de validation correspond à toutes les parties du compte de la structure de compte Dépenses. C'est pourquoi, lorsque 101-66100-130- est évalué, le même compte général est utilisé, le montant est contrepassé pour clôturer le compte et l'écriture comptable générée par le solde est créée.

Exemple de fonds propriétaire

Fonds propriétaire - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Solde	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds propriétaire - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37310 (Bénéfices non répartis)	Balancement

Fonds propriétaire - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Dépenses	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds propriétaire - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 2

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37310 (Bénéfices non répartis)	Balancement

Fonds propriétaire - Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 3

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement*	Priorité
Produit	- - -	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Fonds propriétaire - Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 3

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Structure de compte	-37310 (Bénéfices non répartis)	Balancement

Après avoir paramétré la définition de validation, affectez-la aux transactions Comptabilité - Clôture dans l'écran Définitions de validation de transaction. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Validation > Définitions de validation de transaction.)

Fonds propriétaire - Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

Solde des comptes généraux via la période sélectionnée dans l'écran Transactions d'ouverture. (Cliquez sur Comptabilité > Périodique > Clôture d'exercice > Transactions d'ouverture.)

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
601-66100-130	250,00

Fonds propriétaire - Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Les écritures comptables générées sont créées pour enregistrer l'entrée de clôture.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
601-66100-130-		250,00
601-37310	250,00

Dans cet exemple, le fonds 601 est défini en tant que classe de fonds Propriétaire dans l'écran Fonds. (Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Fonds > Fonds.) Dans l'écran Définitions de validation de transaction, le type de transaction Comptabilité - Clôture est associé à la classe de fonds Propriétaire et à la définition de validation.

La définition de validation correspond à toutes les parties du compte de la structure de compte Dépenses. C'est pourquoi, lorsque 601-66100-130- est évalué, le même compte général est utilisé, le montant est contrepassé pour clôturer le compte et l'écriture comptable générée par le solde est créée.

Réservations budgétaires générales (secteur public)

Si vous êtes dans le secteur public et utilisez des réservations budgétaires générales, voir également Définir les règles de réservation budgétaire générale et les types de réservation (secteur public).

Les définitions de validation des réservations budgétaires générales vous permettent de mettre à jour différents comptes généraux pour plusieurs types de réservation budgétaire générale.

Définition de validation – Critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte de rapprochement	Priorité
Dépenses	Blanc	1

*Une valeur vide dans le champ Numéro de compte de rapprochement signifie que tous les comptes correspondant de la structure de compte définie appartiennent à la règle de rapprochement.

Définition de validation – Entrées générées pour les critères de rapprochement – Ligne 1

Structure de compte	Numéro de compte généré	Débit/crédit généré
Solde	- 300143 - (Compte d'engagement)	Idem
Solde	- 300144 - (Réserver pour le compte d'engagement)	Balancement

Transactions avec les comptes, valeurs de dimension et montants

Les comptes et les valeurs de dimension proviennent des répartitions comptables saisies pour une ligne de réservation budgétaire générale.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-66100-153	250,00		Le compte principal 66100 est un compte de dépenses.

Écritures comptables générées à partir de la définition de validation

Les écritures comptables générées sont créées pour enregistrer l'engagement.

Compte + Dimensions	Débit	Crédit	Commentaire
101-300143	250,00
101-300144		250,00

Dans cet exemple, toute structure de compte de dépenses correspond aux critères de définition de validation. Donc, lorsque 101-66100-153 est évalué, les écritures comptables générées pour les engagements sont créées.

Voir aussi

À propos des définitions de validation

Paramétrage des définitions de validation

Paramétrage des écritures comptables avancées (Secteur public)

Affectation des définitions de validation aux types de validation de transaction

Définitions de validation (écran)

Définitions de validation de transaction (écran)

Exemples : définitions de validation