Remplissage, approbation ou rejet d'une demande d'achat
Mise à jour : April 20, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Utilisez ces procédures pour répondre aux éléments de travail des demandes d'achat qui vous sont attribués à partir du workflow. Si votre organisation utilise les Aperçus interactifs et que votre liste de travail s'affiche dans votre Aperçu interactif, la liste de travail affiche vos articles de travail.
Si votre organisation utilise le workflow au niveau de la ligne, l'action ne concerne que la ligne de demande d'achat et pas la demande d'achat entière. Pour afficher la ligne, effectuez l'une des opérations suivantes :
Développez la liste des lignes, sélectionnez la ligne à utiliser, puis effectuez l'action appropriée.
Ouvrez la demande d'achat, sélectionnez la ligne à laquelle vous êtes affecté, puis effectuez l'action appropriée pour la ligne.
Pour plus d'informations sur les listes de travail, voir Affichage de vos éléments de travail dans un workflow.
Notes
Si votre organisation n'utilise pas les Aperçus interactifs, vous pouvez passer les étapes 1 et 2 des procédures suivantes et terminer les étapes suivantes dans l'écran Demandes d'achat. Si votre organisation utilise des files d'attente des éléments de travail, utilisez l'écran Éléments de travail assignés à mes files d'attente pour afficher vos éléments de travail. Pour plus d'informations, voir Création d'une file d'attente des éléments de travail.\
Remplissage d'une demande d'achat
Cette procédure permet de remplir une demande d'achat lorsqu'une tâche vous a été affectée à partir du workflow.
Notes
Une tâche peut être réalisée par un seul utilisateur. Si une tâche est affectée à plusieurs utilisateurs, vous devez tout d'abord l'accepter, puis effectuer la tâche. Lorsque vous acceptez une tâche, celle-ci n'est plus affectée aux autres utilisateurs et est supprimée de leur liste de tâches.
Cliquez sur Accueil et recherchez votre liste de tâches dans votre Aperçu interactif.
Sélectionnez la tâche qui vous a été affectée et cliquez sur Actions > Ouvrir %1 pour afficher la demande d'achat ou les détails de la ligne de demande d'achat.
Vous devez accepter la tâche d'élément de travail avant de pouvoir effectuer l'action pour la demande d'achat. Pour accepter de prendre en charge l'élément de travail, dans l'écran Demandes d'achat, dans la barre de message de workflow, cliquez sur Actions > Accepter.
Après avoir accepté l'élément, les instructions relatives à l'exécution de la tâche d'élément de travail sont affichées dans la barre de message de workflow en haut de l'écran.
Vous pouvez modifier la plupart des champs de la demande d'achat. Dans Microsoft Dynamics AX 2012, et si l'objectif de la demande est une consommation dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vous pouvez également effectuer l'une des opérations suivantes :
Créez une demande de devis à partir de la demande d'achat. Pour plus d'informations sur la création d'une demande de devis, voir Créer un appel d'offre à partir d'une demande d'achat.
Modifiez le fournisseur sur la ligne de demande d'achat. En tant que propriétaire de l'élément de travail, vous n'êtes pas limité par les mêmes stratégies d'achat que le préparateur. Vous pouvez sélectionner n'importe quel fournisseur.
Cliquez sur Actions > Terminé pour indiquer au système que vous avez terminé l'élément de travail et que le processus de workflow peut continuer.
Pour plus d'informations sur les objectifs des demandes dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, voir À propos des demandes d'achat.
Approbation d'une demande d'achat
Cette procédure permet d'approuver une demande d'achat lorsqu'une tâche d'approbation vous a été affectée à partir du workflow.
Cliquez sur Accueil et recherchez votre liste de tâches dans votre Aperçu interactif.
Sélectionnez l'approbation qui vous a été affectée, puis cliquez sur Actions > Ouvrir %1 pour afficher la demande d'achat ou, si vous utilisez le workflow au niveau de la ligne, les détails de la ligne de demande d'achat.
Vous n'êtes pas obligé d'accepter les approbations avant d'agir, car plusieurs utilisateurs peuvent réviser et approuver le même élément de travail.
Vérifiez que les informations de la demande d'achat sont correctes et cliquez sur Actions > Approuver pour approuver l'élément de travail. Cette action complète l'approbation pour l'élément de travail qui vous a été affecté. La demande d'achat n'obtient le statut Approuvé qu'une fois toutes les étapes du workflow terminées correctement.
Notes
Si l'élément de travail vous est affecté et que vous disposez d'autorisations de modification, vous pouvez modifier le document.
Délégation d'un élément de travail de demande d'achat
Cette procédure permet de déléguer l'élément de travail d'une demande d'achat à un autre utilisateur.
Notes
Vous pouvez configurer la délégation des éléments de travail à l'avance dans l'écran Options, sous l'onglet Délégation. Pour plus d'informations sur la délégation d'un élément de travail à un autre utilisateur, voir Délégation d'éléments de travail dans un workflow.
Cliquez sur Accueil et recherchez votre liste de tâches dans votre Aperçu interactif.
Sélectionnez la tâche qui vous a été affectée, puis cliquez sur Actions > Déléguer.
Dans l'écran Déléguer, sélectionnez l'utilisateur auquel déléguer l'élément de travail. Vous pouvez également taper un message dans le champ Commentaire pour fournir d'autres informations.
Le statut de la demande d'achat est toujours En cours de révision et un élément de travail est affecté à l'utilisateur sélectionné.
Demande de modifications pour une demande d'achat
Cette procédure permet d'ajouter un autre utilisateur dans le processus de workflow, notamment le préparateur de la demande d'achat, si des informations supplémentaires sont requises pour la demande d'achat. L'utilisateur peut modifier les informations dans la plupart des champs de l'écran Demandes d'achat. Dans Microsoft Dynamics AX 2012, et si l'objectif de la demande est une consommation dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, l'utilisateur peut également effectuer d'autres actions, comme créer une demande de devis, s'il a reçu les autorisations appropriées. Pour plus d'informations sur les objectifs des demandes dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, voir À propos des demandes d'achat.
Une fois la demande exécutée par l'utilisateur affecté, ce dernier peut resoumettre la demande d'achat au workflow. Le processus de workflow redémarrera pour vérifier que toutes les conditions définies dans le workflow prennent en compte les modifications. Cette procédure permet d'ajouter un autre utilisateur au processus de révision d'une demande d'achat avant que des actions ne soient effectuées.
Cliquez sur Accueil et recherchez votre liste de tâches dans votre Aperçu interactif.
Sélectionnez la tâche qui vous a été affectée, puis cliquez sur Actions > Ouvrir %1 pour afficher la demande d'achat ou, si vous utilisez le workflow au niveau de la ligne, les détails de la ligne de demande d'achat.
Pour demander une modification de la demande d'achat ou de la ligne de demande d'achat, cliquez sur Actions > Demander une modification.
Dans la boîte de dialogue Demander une modification, sélectionnez l'utilisateur auquel envoyer la demande de modification. Vous pouvez également entrer un message pour fournir d'autres informations. Le statut de la demande d'achat est toujours En cours de révision et un élément de travail de workflow est affecté à l'utilisateur sélectionné.
Lorsque le workflow est resoumis, vous pouvez utiliser l'historique du workflow pour vérifier qu'il a été resoumis au nom du préparateur.
Refuser une demande d'achat
Cette procédure permet de rejeter une demande d'achat lorsqu'une tâche ou une approbation vous a été affectée à partir du workflow.
Cliquez sur Accueil et recherchez votre liste de tâches dans votre Aperçu interactif.
Sélectionnez la tâche qui vous a été affectée, puis cliquez sur Actions > Ouvrir %1 pour afficher la demande d'achat ou, si vous utilisez le workflow au niveau de la ligne, les détails de la ligne de demande d'achat.
Dans l'écran Demandes d'achat, dans la barre de menus du workflow, cliquez sur Actions > Rejeter. Dans la boîte de dialogue Rejeter, vous pouvez taper un message d'informations, puis cliquer sur Rejeter. Le statut de la demande d'achat ou de la ligne de demande d'achat passe de En cours de révision à Rejeté/e.
L'utilisateur peut modifier la demande d'achat rejetée, puis la resoumettre au workflow. Le processus de révision de la demande d'achat recommence. Si le workflow au niveau de la ligne est activé et que l'utilisateur modifie une ligne de demande d'achat rejetée puis la resoumet, le processus de révision de demande d'achat recommence pour la demande d'achat entière.
Voir aussi
À propos des statuts des demandes d'achat
Tâches principales : création et envoi d'une demande d'achat