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Utiliser les données pour rendre les réunions productives dans Microsoft Teams

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S’APPLIQUE À : Service Power BI pour les utilisateurs métier Service Power BI pour les concepteurs et les développeurs Power BI Desktop Nécessite une licence Pro ou Premium

Pendant les réunions, il faut que personne ne perde de vue les objectifs partagés. Utilisez des données, des tendances et des métriques pour montrer l’impact du travail que vous faites avec votre équipe.

Utilisez facilement Power BI dans les réunions pour toujours garder à l’esprit les données essentielles. Il permet à tout le monde de savoir quelles sont les données les plus importantes et développe des compétences qui aident votre équipe à prendre des décisions agiles en fonction de votre progression vers les objectifs. En se concentrant sur des résultats mesurables, votre équipe peut voir l’impact positif de son travail.

Capture d’écran des rapports Power BI dans un volet de réunion Teams.

Voici comment utiliser les données avant, pendant et après vos réunions.

  • Avant la réunion. Ajoutez les rapports et les tableaux de bord directement à l’invitation de la réunion pour que tous les utilisateurs puissent y accéder.
  • Pendant la réunion. Ouvrez et présentez ces rapports à partir du calendrier. Vous pouvez même utiliser une conversation pour partager plus de rapports et de tableaux de bord, ou trouver rapidement les réponses aux questions soulevées lors de la réunion.
  • Après la réunion. Envoyez un récapitulatif des principaux résultats dont vous avez discuté et des actions que l’équipe a décidé de mettre en place pour obtenir les résultats souhaités.

Poser des questions pilotées par les données

Voici quelques questions que vous pouvez ajouter à l’ordre du jour de la réunion pour lancer la discussion et déterminer les meilleures actions à mettre en place afin d’obtenir les résultats souhaités :

  • Avançons-nous vers nos objectifs aussi rapidement que prévu ?
  • Quelles actions puis-je mettre en place dans la semaine ou le mois suivants qui ont le plus de chance d’améliorer nos métriques ?
  • Quelles sont les métriques que nous pouvons commencer à suivre pour mieux voir si nous avançons vers les résultats souhaités ?

Passez en revue vos données chaque semaine, ou au moins une fois par mois, pour vous habituer à poser des questions et à discuter des meilleures actions à mettre en place dans la ou les semaines suivantes. Cela aidera l’équipe à exploiter les données dans la planification du travail.

Avant la réunion

Pour vous préparer à la réunion, ajoutez un rapport ou un tableau de bord Power BI à l’invitation de réunion. Passez en revue les données du rapport ou du tableau de bord, et encouragez les autres participants à faire de même. Tout le monde est prêt pour la réunion.

Ajouter Power BI

Voici comment ajouter un rapport ou un tableau de bord Power BI à une réunion.

  1. Planifiez une réunion dans Teams.

  2. Envoyez l’invitation de la réunion.

  3. Sélectionnez Modifier pour ouvrir la réunion dans le calendrier. Vous voyez l’option de modification uniquement si vous êtes l’organisateur de la réunion.

    Capture d’écran du volet de calendrier dans Teams et d’une invitation à une réunion affichant un menu avec le bouton de modification mis en évidence.

  4. Sélectionnez le bouton + Ajouter un onglet pour ajouter l’onglet Power BI à la réunion.

    Capture d’écran d’une invitation à une réunion Teams et du bouton Ajouter un onglet mis en évidence.

  5. Accédez à un rapport ou à un tableau de bord, et sélectionnez-le.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

    Capture d’écran de la fenêtre Ajouter un onglet et de Power BI avec le bouton de sauvegarde mis en évidence.

  7. Consultez Donner l’autorisation aux membres d’équipe dans l’article « Mener des discussions pilotées par les données dans Microsoft Teams » pour savoir comment partager avec vos collègues.

  8. Ajoutez un point d’ordre du jour à la réunion pour passer en revue les données et en discuter.

Examiner les données

Pensez à examiner vos données dans Power BI avant une réunion.

  1. Ouvrez la réunion à partir du calendrier.
  2. Ouvrez l’onglet Power BI contenant le rapport ou le tableau de bord.
  3. Passez en revue le rapport ou le tableau de bord.

Définissez un rappel pour votre réunion afin que les participants puissent également regarder les données avant la réunion. Il permet à tout le monde de prendre connaissance des dernières données et améliore la discussion pendant la réunion.

Pendant la réunion

Quand vous êtes en réunion, les données peuvent aider à orienter la discussion ou répondre aux questions soulevées par les participants. Vous pouvez facilement présenter des données dans Power BI pendant la réunion, partager des liens vers des données avec les participants de la réunion et rechercher les données susceptibles de répondre aux questions.

  1. Après avoir rejoint la réunion, accédez à la fenêtre Teams.

  2. Ouvrez le calendrier dans Teams.

  3. Ouvrez la réunion dans le calendrier.

  4. Tout participant à la réunion peut sélectionner l’onglet Power BI pour voir le rapport que vous avez ajouté à la réunion.

    Capture d’écran d’une invitation à une réunion ouverte et de l’onglet Rapport Power BI mis en évidence.

  5. Utilisez la fenêtre de réunion pour présenter votre écran.

Capturer les visuels que tout le monde doit voir

  1. Consultez le rapport dans l’application Power BI dans Teams.

  2. Sélectionnez un visuel.

  3. Sélectionnez Copier le visuel comme image pour copier le visuel.

    Capture d’écran d’un visuel et de l’icône Copier le visuel en tant qu’image mise en évidence.

  4. Collez le visuel dans la conversation de réunion.

Envoyer un message dans la conversation de réunion à partir d’un rapport

  1. Consultez le rapport dans l’application Power BI dans Teams ou dans le service Power BI.

  2. Sélectionnez le rapport ou un visuel spécifique.

  3. Sélectionnez le bouton Discuter dans Teams.

    Capture d’écran d’un rapport Power BI dans une réunion Teams avec le bouton Conversation dans Teams mis en évidence.

  4. Sélectionnez le nom de la réunion qui vous intéresse.

  5. Tapez votre message au-dessus du lien fourni.

  6. Sélectionnez Envoyer.

Votre message s’affiche dans le cadre de la conversation de réunion. Les participants peuvent l’ouvrir pour voir les données avec les filtres et les segments appliqués.

Répondre aux questions avec des données dans une conversation

  1. Ouvrez la conversation de réunion.

  2. Sélectionnez Extensions de messagerie (...).

    Capture d’écran du volet de conversation dans Teams avec l’icône Extensions de messagerie mise en évidence.

  3. Sélectionnez Power BI.

  4. Recherchez du contenu ou sélectionnez-en dans la liste des éléments récents.

  5. Sélectionnez un élément Power BI.

  6. Sélectionnez Envoyer.

    Capture d’écran du volet de conversation dans Teams avec l’icône Envoyer un message mise en évidence.

  7. Sélectionnez Ouvrir.

    Capture d’écran du volet de conversation dans Teams avec un message montrant une icône Ouvrir mise en évidence.

Après la réunion

Pensez à partager un récapitulatif des points de données les plus importants dont vous avez discuté et des actions que l’équipe doit mettre en place pour obtenir des résultats. Si vous avez capturé des visuels dans la conversation pendant la réunion, vous pouvez les extraire dans un post récapitulatif de la réunion dans la conversation ou dans un message de suivi.

Envisagez d’utiliser des points de données clés pour créer des métriques et les suivre dans une carte de performance. Le suivi systématique de la progression en fonction d’une métrique en organisant une série de réunions est un excellent moyen de faire en sorte que l’équipe ou le projet reste sur la bonne voie.

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