Parcours utilisateur

Dans le contenu ci-dessous, nous explorerons un parcours utilisateur de bout en bout à l’aide du kit de modèles d’approbations métier.

Charlotte est une utilisatrice métier qui souhaite effectuer des approbations en tenant compte de plusieurs considérations :

Scénario	Remarques
Invoices SAP	Lorsque des factures SAP sont envoyées en fonction des données contenues dans la facture, une approbation manuelle est requise.
Approbations du responsable	L’approbation du responsable est requise pour les factures SAP qui dépassent les limites d’approbation du supérieur hiérarchique.
Disponibilité de l’approbateur	Selon l’endroit où se trouve l’approbateur dans le monde, il existe différents calendriers des jours non ouvrés ou horaires de travail. L’attente des approbations peut entraîner des retards jusqu’au retour d’un approbateur.
Gestion des vacances	Les approbateurs peuvent être en vacances lorsqu’une demande est envoyée. Dans ce cas, il peut y avoir des retards dans le traitement de la demande d’approbation ou une confusion quant à savoir qui est un approbateur suppléant.
Autorisations de Power Platform	Charlotte dispose d’autorisations limitées pour créer et déployer des solutions d’approbation dans des environnements de test et de production.
Support de l’équipe COE	Charlotte travaille avec Gibson comme contact technique et mentor pour l’aider à installer des solutions et à créer des solutions Power Platform low-code.

Charlotte évalue ces considérations et choisit d’utiliser le kit d’approbation métier, car il offre une prise en charge pour les approbations à plusieurs niveaux et gère différents scénarios d’approbateur. En collaboration avec Gibson de l’équipe du Centre d’excellence, Charlotte installe le kit d’approbations métier dans un environnement. Une fois le kit installé, Charlotte modélise le processus d’approbation. Parce que SAP Power Automate est un nouveau domaine pour Charlotte, elle travaille avec Gibson pour créer les déclencheurs requis pour obtenir les données SAP et déclencher le workflow d’approbation. Des approbations sont générées en utilisant le workflow et le flux de cloud Power Automate pour permettre aux approbateurs d’accepter et de refuser les demandes.

Résumé des personnes du parcours utilisateur

En examinant cet exemple de parcours utilisateur, il existe trois rôles principaux d’approbateur, d’administrateur des approbations et d’administrateur Power Platform dans le cadre du parcours utilisateur avec le kit d’approbations.

Personne	Rôle	Type d’utilisateur	Description
Administrateur Power Platform	Directeur TI	Développeur pro	Crée/attribue des environnements et importe la solution du kit d’approbations en tant qu’administrateur du système ou personnalisateur du système.
Administrateur des approbations	Directeur des ventes	Utilisateur avancé	Configure le kit pour répondre aux exigences de l’entreprise. Analyse les processus d’approbation pour les opportunités d’amélioration.
Approbateur	Responsable des ventes	Utilisateur métier	Reçoit les approbations à accepter ou refuser.

Exemple

Un exemple de parcours utilisateur peut être illustré sous la forme d’un diagramme résumé dans la série d’étapes suivante

Rôle	Actions
Développeur professionnel/Administrateur	Gibson crée ou nomme un environnement pour installer le kit d’approbations métier. Nécessite un rôle de Personnalisateur du système pour l’installation du kit d’approbations
Administrateur des approbations	Charlotte configure le kit pour répondre aux exigences du département des ventes.
Créateur	Gibson ou un autre créateur de Power Platform crée un flux pour déclencher des approbations intégrées aux systèmes SAP et internes.
Approbateur	Rebecca peut utiliser Microsoft Teams pour approuver les demandes sans formation supplémentaire.
Administrateur des approbations	Charlotte analyse les processus d’approbation pour les opportunités d’amélioration.

Expérience

Installer

Gibson examine le Guide de configuration pour garantir que les conditions préalables sont réunies. En utilisant les autorisations de l’Administrateur du système ou du Personnalisateur du système, le kit d’approbations peut être installé dans un environnement et permettre aux administrateurs des approbations d’accéder à l’application.

Configurer le processus d’approbation métier

Charlotte utilise le concepteur de processus pour créer un nouveau workflow d’approbation métier et définir les phases d’approbation, les conditions et les étapes d’approbation au sein de chaque étape qui correspondent aux exigences du département des ventes.

Pour plus d’informations : Configurer les approbations prédéfinies

Déclencheurs d’approbation

Gibson, un autre créateur ou des développeurs professionnels au sein de l’organisation peuvent facilement intégrer leurs solutions et systèmes informatiques existants. Les déclencheurs peuvent inclure des connexions telles que SQL Server, Azure Functions. Ces personnes peuvent démarrer le processus d’approbation en ajoutant un nouveau flux de cloud ou en modifiant les actions du flux du cloud existant.

Le reste des processus d’approbation est automatiquement traité et géré dans le kit d’approbations.

Pour plus d’informations : Déclencher des approbations

Intégration aux applications métier

Les scénarios d’approbation courants nécessitent des intégrations avec des applications métier telles que SAP et Dynamics 365, etc. Des connecteurs natifs sont disponibles pour l’intégration avec ces services.

Intégration avec RPA

Utilisez les flux de bureau pour rationaliser vos processus d’approbation avec les systèmes hérités, en automatisant vos expériences d’approbation de manière moderne.

Traiter les demandes d’approbation

Rebecca et les autres approbateurs configurés reçoivent des messages sous forme de cartes adaptatives dans Microsoft Outlook et Microsoft Teams. Ces approbations incluent des détails fournis par le concepteur d’approbations métier, Charlotte, pour déterminer si la demande doit être approuvée ou refusée.

Pour plus d’informations : Traiter les demandes d’approbation, Configurer les absences du bureau et la délégation.