Enregistrer les activités Outlook dans votre système CRM

En tant que vendeur, vous pouvez enregistrer toutes les communications sortantes et entrantes avec vos clients dans votre système CRM. De cette façon, tous les membres de votre entreprise peuvent voir les activités pertinentes et les utiliser pour créer des services avancés qui vous aident à vendre davantage.

Cependant, la mise à jour du CRM avec toutes vos activités sur tous les canaux de communication que vous utilisez est une tâche fastidieuse et chronophage. Heureusement, vous pouvez utiliser Copilot pour les ventes pour enregistrer vos interactions Outlook (courriels et réunions) dans le CRM en un seul clic.

Remarque

• Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM, notez les points suivants :

  • Lorsque vous enregistrez un courrier électronique dans Dynamics 365, les réponses à ce courriel sont automatiquement enregistrées dans le CRM si la synchronisation côté serveur est activée et si une option autre que Aucun courrier électronique est sélectionnée sous l’onglet Courrier électronique dans les paramètres de personnalisation de Dynamics 365.
  • Vous pouvez enregistrer des brouillons de courriers électroniques et des brouillons de rendez-vous dans Dynamics 365. Les courriers électroniques ne sont pas immédiatement enregistrés dans le CRM. Ils ne sont sauvegardés qu’après leur envoi. Les rendez-vous sont immédiatement enregistrés dans le CRM. Si vous mettez à jour un rendez-vous après l’avoir enregistré dans le CRM, les modifications sont automatiquement enregistrées dans le CRM.
  • Vous pouvez enregistrer un rendez-vous dans Dynamics 365 uniquement si l’heure du rendez-vous se situe dans les heures ouvrées de tous les participants. Si l’heure du rendez-vous se situe en dehors des heures ouvrées d’un des participants, le rendez-vous ne peut pas être enregistré dans Dynamics 365. Pour plus d’informations sur la façon de définir les heures de travail d’un utilisateur dans Dynamics 365, consultez la rubrique Définir les heures de travail pour un utilisateur.

• Si vous utilisez Salesforce comme CRM, notez les points suivants :

  • Vous ne pouvez pas enregistrer des brouillons de courriers électroniques et des brouillons de rendez-vous dans Salesforce.
  • Les réponses aux courriers électroniques enregistrés et les mises à jour des événements enregistrés ne sont pas non plus enregistrées automatiquement.
  • Lorsque vous enregistrez un courrier électronique ou une réunion dans Salesforce, il/elle s’affiche comme enregistré(e) uniquement pour vous et non pour les autres participants auxquels le courrier électronique ou la réunion est destiné(e). Les autres participants doivent enregistrer le courrier électronique ou la réunion dans Salesforce distinctement.

• L’enregistrement des activités Outlook à partir de boîtes aux lettres partagées n’est pas pris en charge.

• L’enregistrement des réunions récurrentes sur le CRM n’est pas pris en charge.

• Si vous enregistrez une activité Outlook (courrier électronique ou rendez-vous) en utilisant Dynamics 365 App for Outlook, il/elle ne s’affiche pas comme enregistré(e) dans Copilot pour les ventes. Vous devez enregistrer l’activité Outlook en utilisant Copilot pour les ventes. Si vous enregistrez à nouveau l’activité Outlook en utilisant Copilot pour les ventes, un enregistrement en double est créé dans votre CRM.

Enregistrer les activités Outlook à partir de la carte de surbrillance

Pour synchroniser un e-mail ou une réunion depuis Outlook avec votre CRM, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le courrier électronique ou la réunion que vous souhaitez enregistrer dans CRM, puis ouvrez Copilot pour les ventes.

2. Sur la fiche Enregistrer le courrier électronique dans<type de système CRM>, sélectionnez Enregistrer.

   

   Si vous connectez Copilot pour les ventes à votre environnement Dynamics 365 et que la synchronisation côté serveur n’est pas activée, vous êtes invité à activer la synchronisation côté serveur pour votre boîte aux lettres lorsque vous enregistrez une activité Outlook pour la première fois. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser la synchronisation côté serveur avec Copilot pour les ventes.

   Vous pouvez également enregistrer une activité Outlook dans le CRM à partir d’une fiche d’enregistrement associée.

3. Sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez l’enregistrement auquel vous souhaitez connecter l’activité.

   • Par défaut, Copilot pour les ventes affiche des suggestions de comptes avec l’IA et d’opportunités liées aux contacts de l’activité. Sélectionnez un des enregistrements suggérés auxquels se connecter.

     Remarque

     Certaines suggestions basées sur l’IA sont fournies pour les opportunités uniquement lorsque le contenu du courrier électronique et de la réunion est en anglais.

   • Sinon, utilisez la zone de recherche pour rechercher un autre enregistrement de tout type d’enregistrement ajouté à Copilot pour les ventes par votre administrateur, et vous y connecter. Vous pouvez également filtrer les résultats de la recherche pour les réduire.

   • Pour enregistrer le courrier électronique ou la réunion dans le CRM sans vous connecter à un enregistrement, sélectionnez Enregistrer sans connexion. Le courrier électronique ou la réunion sera toujours associé(e) aux contacts dans les champs À, Cc et Cci.

   Remarque

   • Lorsque vous recherchez un enregistrement auquel vous connecter, les résultats de la recherche affichent le nom de l’enregistrement et les champs clés sélectionnés par votre administrateur. Pour plus d’informations sur les champs clés, accédez à Sélectionner des champs clés pour une mini-vue.
   • Vous pouvez vous connecter à tous les types d’enregistrement activés pour les activités et ajoutés à Copilot pour les ventes par votre administrateur. Pour plus d’informations sur la manière d’ajouter de types d’enregistrement, accédez à la rubrique Ajouter un nouveau type d’enregistrement (ou un objet Salesforce).

   La fiche Contacts associés affiche les contacts dans l’activité, car l’activité est affichée dans leur chronologie.

   

4. Dans la section Ajouter des catégories de courrier électronique, saisissez les informations permettant de catégoriser le courrier électronique ou la réunion dans le CRM. Les champs ne sont affichés que si votre administrateur a configuré les champs pour la catégorisation.

5. (Facultatif) Sélectionnez et enregistrez les pièces jointes que vous souhaitez stocker dans le CRM.

6. Dans la section Enregistrer les pièces jointes, sélectionnez et enregistrez les pièces jointes que vous souhaitez stocker dans le CRM. Cette section n’apparaît que si votre administrateur a activé la capacité d’enregistrer des pièces jointes.

   

   Les pièces jointes sont enregistrées dans l’enregistrement d’activité lié au courrier électronique ou à la réunion dans le CRM. Impossible d’enregistrer la pièce jointe ? Découvrez pourquoi.

7. Sélectionnez Enregistrer.

   Le courrier électronique ou la réunion est connecté(e) à l’enregistrement sélectionné et enregistré(e) dans le CRM.

   • La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.
   • L’icône de pièce jointe affiche le nombre de pièces jointes enregistrées dans le CRM.
   • L’icône de balise affiche le nombre de champs de catégorisation, si vous en avez sélectionné.

   

Remarque

Si vous utilisez Salesforce comme CRM, notez les points suivants :

• Si la messagerie améliorée est désactivée, vous pouvez recevoir un message d’erreur lorsque vous enregistrez les activités Outlook. Pour plus d’informations sur la résolution de l’erreur, accédez à Messagerie améliorée désactivée. Si vous avez contacté le support Microsoft pour enregistrer des activités Outlook sans activer la messagerie améliorée, l’activité est enregistrée en tant qu’enregistrement de tâche dans Salesforce. Si la messagerie améliorée est activée, l’activité est enregistrée comme un enregistrement de message électronique.

• Si vous enregistrez un courrier électronique dans Salesforce CRM et que le nombre de caractères dans le corps de le courrier électronique Outlook (y compris le balisage HTML) dépasse le nombre maximal de caractères autorisés à être stockés dans les enregistrements du courrier électronique Salesforce, le courrier électronique est tronqué, puis enregistré. Un message relatif à la troncature s’affiche dans la fiche Connecté à.

  

Enregistrer les activités Outlook à partir d’une fiche d’enregistrement associée

Copilot pour les ventes affiche les enregistrements liés aux contacts enregistrés dans un courrier électronique. Tous les enregistrements du même type d’enregistrement apparaissent sur une fiche correspondant à ce type d’enregistrement. Depuis les fiches, vous pouvez enregistrer le courrier électronique dans votre CRM.

Remarque

Si vous avez déjà enregistré le courrier électronique ou la réunion dans CRM à partir de la fiche en surbrillance, vous ne pouvez pas l’enregistrer à nouveau à partir de la fiche d’enregistrement associée.

1. Ouvrez le courrier électronique ou la réunion que vous souhaitez enregistrer dans CRM, puis ouvrez Copilot pour les ventes.

2. Dans la fiche (type d’enregistrement), passez la souris sur l’enregistrement dans lequel vous souhaitez enregistrer le courrier électronique ou la réunion, sélectionnez Autres actions (...), puis sélectionnez Enregistrer et connecter le courrier électronique. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer le courrier électronique dans le compte, passez la souris sur le compte sur la fiche Comptes, sélectionnez Autres actions (...), puis sélectionnez Enregistrer et connecter le courrier électronique.

   Vous pouvez également sélectionner un enregistrement pour ouvrir ses détails. Dans les détails, sélectionnez Autres actions (...) >Enregistrer et connecter le courrier électronique.

   Le courrier électronique ou la réunion est connecté(e) à l’enregistrement sélectionné et enregistré(e) dans le CRM. La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.

Remarque

• Si votre administrateur a activé la possibilité d’enregistrer toutes les pièces jointes par défaut, les pièces jointes éligibles sont automatiquement enregistrées dans le CRM.
• Si votre administrateur a désactivé la possibilité d’enregistrer des pièces jointes ou désactivé la possibilité d’enregistrer toutes les pièces jointes par défaut, les pièces jointes ne sont pas enregistrées dans le CRM.

Enregistrez les activités Outlook grâce à des actions CRM rapides dans les bannières de courrier électronique

Lorsque vous lisez le courrier électronique d’un client provenant de contacts externes, si vous n’avez pas enregistré votre adresse électronique dans votre CRM, le message de bannière en haut du courrier électronique inclut une brève action CRM qui vous permet d’enregistrer le courrier électronique.

1. Ouvrez un courrier électronique avec au moins un contact externe.

2. Dans le message de la bannière, sélectionnez Enregistrer cet e-mail.

3. Dans le volet Copilot pour les ventes, sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez l’enregistrement auquel vous souhaitez connecter la réunion.

   

4. (Facultatif) Sélectionnez et enregistrez les pièces jointes que vous souhaitez stocker dans le CRM.

   Les pièces jointes sont enregistrées dans l’enregistrement d’activité lié au courrier électronique ou à la réunion dans le CRM. Impossible d’enregistrer la pièce jointe ? Découvrez pourquoi.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Remarque

• Actuellement, les bannières avec des actions CRM rapides sont disponibles dans jusqu’à deux courriers électroniques externes par utilisateur par jour. Si vous souhaitez désactiver l’affichage de ces bannières, demandez à votre administrateur de les désactiver.

Considérations relatives aux pièces jointes

Lorsque vous enregistrez un courrier électronique ou une réunion dans votre CRM, vous pouvez également choisir d’enregistrer les pièces jointes qui font partie du courrier électronique ou de la réunion. Cependant, tenez compte des limitations suivantes liées aux pièces jointes :

• Les pièces jointes trop volumineuses ou d’un type de fichier non autorisé ne peuvent pas être enregistrées dans le CRM. Votre administrateur de CRM configure les restrictions de type et de taille de fichier. Toute modification de cette configuration peut prendre jusqu’à une heure pour prendre effet dans Copilot pour les ventes. Pour plus d’informations sur la configuration des restrictions de type et de taille de fichier, accédez à :

  • Pour Dynamics 365 : Configurer la limite de taille de fichier et les extensions de fichiers
  • Pour Salesforce : Taille de fichier et limites de partage

• Impossible d’enregistrer les pièces jointes en ligne dans le CRM. Les pièces jointes en ligne sont des images ou des fichiers affichés dans le corps d’un courrier électronique. Par exemple, des signatures de courrier électronique, des images ou des fichiers collés dans le corps du courrier électronique.

• Dans Salesforce, les pièces jointes sont enregistrées sous des dossiers dans les enregistrements d’activité.

• Dans Dynamics 365, si l’enregistrement des pièces jointes pour les rendez-vous est désactivé dans la synchronisation côté serveur, les pièces jointes pour les réunions ne peuvent pas être enregistrées dans CRM à partir de Copilot pour les ventes. En savoir plus sur la façon de synchroniser les pièces jointes de rendez-vous.

Remarque

La section Enregistrer les pièces jointes ne s’affiche que si votre administrateur a activé la capacité d’enregistrer des pièces jointes.

Modifier les activités dans Outlook

Si vous souhaitez mettre à jour les détails d’une activité dans Outlook après l’avoir enregistrée dans votre CRM, vous pouvez les modifier et enregistrer à nouveau les modifications dans le CRM.

Vous pouvez mettre à jour les champs suivants dans l’activité :

• Enregistrement connecté
• Catégories de courrier électronique
• Contacts liés

Remarque

La modification est disponible uniquement pour les activités enregistrées dans Dynamics 365.

Pour modifier une activité, sélectionnez le bouton Autres actions (…) dans la fiche Connecté à dans le volet latéral Copilot pour les ventes, sélectionnez Modifier les détails du courrier électronique enregistré, et apportez les modifications nécessaires.

Supprimer les courriers électroniques enregistrés depuis votre CRM

Si vous connectez Copilot pour les ventes à votre environnement Dynamics 365 et activez la synchronisation côté serveur, vous pouvez utiliser Copilot pour les ventes pour supprimer les courriers électroniques et les réunions enregistrés qui ne sont plus pertinents à partir de votre CRM. De cette façon, vous contribuez à garder le CRM propre et à jour.

Remarque

La suppression est disponible uniquement pour les activités enregistrées dans Dynamics 365.

1. Ouvrez le courrier électronique ou la réunion que vous avez enregistré(e) dans le CRM, puis ouvrez Copilot pour les ventes.

2. Sélectionnez l’onglet Dynamics 365.

3. Sur la fiche Connecté à, sélectionnez le bouton Autres actions (…), puis sélectionnez Supprimer le courrier électronique de Dynamics 365.

   

   Le courrier électronique est supprimé de Dynamics 365 et vous recevez un message de confirmation.

Informations associées

Configurer la manière dont les courriers électroniques et les événements Outlook sont enregistrés dans CRM
Rechercher un enregistrement CRM via Copilot for Sales