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Résoudre les problèmes d’archivage et de suppression des e-mails lors de l’utilisation de stratégies de rétention

  • Article
  • S’applique à:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Cet article explore certains problèmes courants qui empêchent la gestion des enregistrements de messagerie (MRM) de supprimer ou d’archiver correctement les messages électroniques dans Exchange Online. Il fournit également des étapes pour identifier la cause racine et résoudre les problèmes.

Note

  • Ces étapes de résolution des problèmes s’appliquent également aux déploiements hybrides Exchange dans lesquels la boîte aux lettres principale est hébergée localement et que la boîte aux lettres d’archivage se trouve dans Exchange Online. Dans ces déploiements, effectuez ces étapes à l’aide de l’interpréteur de commandes Exchange Management Shell local.
  • Dans Exchange Online, l’Assistant Dossier managé (MFA) est défini pour traiter les boîtes aux lettres au moins une fois tous les sept jours. Bien que l’authentification multifacteur traite généralement les boîtes aux lettres chaque jour, le processus peut prendre jusqu’à sept jours. Au lieu d’attendre que le processus s’exécute, vous pouvez le forcer en exécutant l’applet Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> de commande.
  • MRM ne traite pas les boîtes aux lettres inférieures à 10 Mo.
  • Si le compte est désactivé et que le type de boîte aux lettres est normal, MRM ne traite pas la boîte aux lettres. Par conséquent, les conservations ultérieures appliquées ne s’affichent pas dans les journaux de diagnostic de la boîte aux lettres de suivi de conservation.

Causes courantes

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles MRM peut ne pas traiter une boîte aux lettres comme prévu. Par exemple :

  • La boîte aux lettres est placée en conservation de rétention. Autrement dit, la propriété RetentionHoldEnabled de la boîte aux lettres a la valeur True. Par exemple, la boîte aux lettres est migrée à l’aide du service d’importation PST.
  • La propriété ElcProcessingDisabled de la boîte aux lettres a la valeur True. Ce paramètre empêche l’authentification multifacteur de traiter la boîte aux lettres du tout.
  • La boîte aux lettres a une balise de rétention appliquée, mais la balise est actuellement désactivée. Par conséquent, les messages de la boîte aux lettres ne seront jamais archivés ou supprimés.
  • La boîte aux lettres à traiter est volumineuse et contient de nombreux éléments. Cela peut entraîner l’archivage ou la suppression du contenu par MFA à un rythme plus lent.
  • La stratégie de rétention appliquée à la boîte aux lettres inclut uniquement des balises personnelles. Si l’utilisateur n’applique pas manuellement ces balises, MRM peut ne pas traiter la boîte aux lettres.

Dépannage

Vérifier la propriété RetentionHoldEnabled de la boîte aux lettres

Utilisez l’applet de commande Get-Mailbox pour récupérer la propriété RetentionHoldEnabled de la boîte aux lettres. Si la propriété a la valeur True, définissez-la sur False.

Vérifier la propriété ElcProcessingDisabled de la boîte aux lettres

Utilisez l’applet de commande Get-Mailbox pour récupérer la propriété ElcProcessingDisabled de la boîte aux lettres. Si la propriété a la valeur True, définissez-la sur False. Pour plus d’informations sur cette propriété, consultez Différence entre ElcProcessingDisabled et RetentionHoldEnabled.

Passez en revue les stratégies et balises de rétention appliquées à la boîte aux lettres

Utilisez les applets de commande Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy et Get-Mailbox pour vérifier les stratégies de rétention et les balises affectées à la boîte aux lettres affectée.

Voici quelques exemples :

  • Pour récupérer toutes les stratégies de rétention sur votre locataire Exchange Online, exécutez l’applet de commande suivante :

    Get-RetentionPolicy

  • Pour vérifier les balises de stratégie ajoutées à la stratégie MRM affectée à la boîte aux lettres, exécutez l’applet de commande suivante :

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Pour récupérer la propriété RetentionHoldEnabled de la boîte aux lettres et la stratégie de rétention affectée, exécutez l’applet de commande suivante :

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Pour vérifier les étiquettes de rétention personnelles que l’utilisateur a choisies en plus de celles qui sont déjà incluses dans la stratégie de rétention affectée, exécutez l’applet de commande suivante :

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Pour passer en revue les détails d’une balise de stratégie de rétention particulière, exécutez l’applet de commande suivante :

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Attention aux balises de rétention désactivées ou dont les actions sont définies pour ne jamais passer à l’archive ou ne jamais supprimer. La durée affectée à une balise est un facteur clé pour déterminer sa priorité. Par conséquent, vérifiez les balises qui ont la durée la plus longue, par exemple ne jamais passer à l’archive ou ne jamais supprimer, car ces balises sont prioritaires sur d’autres balises appliquées.

Note

La balise de stratégie d’archivage par défaut qui s’applique à l’ensemble de la boîte aux lettres s’applique également au calendrier, aux tâches et aux notes. Vous ne pouvez pas appliquer une balise d’archivage personnelle qui n’a jamais été déplacée vers l’action d’archivage vers ces dossiers. Exception : vous pouvez appliquer des balises aux notes à l’aide de Outlook sur le web. Pour plus d’informations, consultez dossiers par défaut qui prennent en charge les balises de stratégie de rétention.

Rechercher l’archivage par défaut et la rétention par défaut sur la boîte aux lettres

Vérifiez si une balise archive par défaut ou une balise de stratégie de rétention par défaut est appliquée à la boîte aux lettres. Si c’est le cas, assurez-vous que :

  • Aucune étiquette d’archivage ou de rétention personnelle n’a été précédemment appliquée aux dossiers qui n’ont jamais été déplacés vers l’archive ou ne suppriment jamais d’action.
  • Aucune étiquette d’archivage ou de rétention désactivée ou par défaut n’a été appliquée à l’ensemble de la boîte aux lettres.
  • La balise Archive par défaut (ou toute autre balise de stratégie appliquée) existe dans la liste des balises de stratégie de rétention contenues dans la propriété PR_ROAMING_XMLSTREAM. Si une balise est manquante, supprimez l’ADRESSE IPM. Message Configuration.MRM qui contient la propriété PR_ROAMING_XMLSTREAM et utiliser l’applet de commande Start-ManagedFolderAssistant avec le -FullCrawl commutateur pour la boîte aux lettres affectée. Cette opération régénère l’ADRESSE IPM. Message masqué Configuration.MRM et met à jour le PR_ROAMING_XMLSTREAM pour avoir la nouvelle balise de stratégie.

Vous pouvez utiliser MFCMAPI pour vérifier la propriété PR_ROAMING_XMLSTREAM en procédant comme suit :

  1. Configurez la boîte aux lettres affectée dans Outlook.
  2. Téléchargez MFCMAPI. Si vous utilisez la version 64 bits d’Outlook, téléchargez la build 64 bits. Sinon, téléchargez la build 32 bits.
  3. Ouvrez MFCMAPI, sélectionnez Options d’outils>, puis MAPI_NO_CACHE et MDB_ONLINE.
  4. Sélectionnez Session>Logon, sélectionnez le profil qui contient la boîte aux lettres affectée, puis sélectionnez OK.
  5. Double-cliquez sur la boîte aux lettres affectée, développez le conteneur>racine en haut du magasin d’informations.
  6. En haut du magasin d’informations (ou son équivalent si la boîte aux lettres utilisateur est définie sur une langue autre que l’anglais), cliquez avec le bouton droit sur Boîte de réception, puis sélectionnez Ouvrir la table de contenu associée.
  7. Triez le volet supérieur par la colonne Classe de messages, puis sélectionnez IPM. Configuration.MRM.
  8. Dans le volet inférieur, triez par colonne Name , puis recherchez la propriété PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Double-cliquez sur PR_ROAMING_XMLSTREAM, copiez le code XML dans la section Texte, collez-le dans le Bloc-notes, puis enregistrez le contenu sous forme de fichier .xml.
  10. Ouvrez le fichier .xml dans un navigateur web pour afficher les balises de stratégie de rétention réelles appliquées à la boîte aux lettres.

Rechercher les balises personnelles appliquées aux dossiers ou aux éléments individuels

Vous pouvez également utiliser MFCMAPI pour vérifier si les étiquettes d’archivage ou de rétention personnelles sont correctement appliquées aux dossiers. Pour ce faire, utilisez des étapes similaires mentionnées ci-dessus, sélectionnez le dossier concerné et vérifiez ses propriétés pour les balises d’archivage ou les balises de rétention. Vous pouvez également effectuer cette opération pour les messages électroniques individuels.

Si vous utilisez une stratégie d’archivage par défaut qui s’applique à l’ensemble de la boîte aux lettres, vous ne verrez aucune propriété de stratégie d’archivage, par exemple :

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Ces propriétés sont visibles uniquement si une balise d’archive personnelle, une balise de rétention de dossier par défaut ou une balise de rétention personnelle est appliquée.

Collecter les statistiques des dossiers de boîte aux lettres primaires et d’archivage

Pour collecter des informations sur les éléments et stratégies les plus anciens appliqués, exécutez les commandes suivantes :

  • Pour la boîte aux lettres principale :

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Pour la boîte aux lettres d’archivage :

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Dans la sortie de commande, recherchez l’élément ayant la date de réception la plus ancienne dans un dossier donné. Utilisez les conseils suivants :

  • Vérifiez l’OldestItemReceivedDate de tous les dossiers situés en haut du magasin d’informations, notamment boîte de réception, éléments envoyés, courrier indésirable et tous leurs sous-dossiers créés par l’utilisateur. Exclure les éléments supprimés, les contacts, le calendrier (réunions périodiques uniquement) et les tâches (tâches périodiques uniquement). Ensuite, comparez la valeur OldestItemReceivedDate à la valeur Âge de rétention spécifiée dans la stratégie non opérationnelle.

    Note

    • Pour plus d’informations sur les éléments supprimés, les éléments de calendrier périodiques et les tâches, consultez Déterminer l’âge des différents types d’éléments.
    • Les contacts ne sont pas traités par des stratégies de rétention, car ils n’ont pas d’horodatage de date de début ou d’expiration.

  • Pour les éléments qui se trouvent dans le dossier Éléments récupérables, cochez plutôt l’élément OldestItemLastModifiedDate et comparez-le à la propriété RetainDeletedItemsFor définie sur la boîte aux lettres affectée.

Dans la sortie, vérifiez également quelles stratégies sont appliquées aux dossiers et déterminez si des balises personnelles désactivées, des balises personnelles actives ou même des stratégies de conformité de rétention remplacent la stratégie attendue. Passez en revue les colonnes suivantes :

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Ces colonnes indiquent si une balise de rétention de dossier par défaut, une balise de rétention personnelle ou une balise d’archive personnelle est appliquée aux dossiers. La colonne RetentionFlags peut également afficher :

  • Indique si une balise de rétention explicite ou une balise d’archivage est appliquée (les balises explicites indiquent que les stratégies sont appliquées manuellement et non héritées)
  • Indique si le dossier doit être rescanné par l’authentification multifacteur

Note

Les stratégies appliquées aux dossiers de la boîte aux lettres d’archivage sont généralement héritées des dossiers de la boîte aux lettres principale. Toutefois, les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle différente à un dossier dans la boîte aux lettres d’archivage. Pour plus d’informations, consultez Appliquer une balise de rétention à un dossier de l’archive.

Vérifier les journaux de diagnostic MRM

Pour collecter le journal de diagnostic MRM, exécutez la commande PowerShell suivante :

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Passez en revue le journal pour déterminer si des erreurs se sont produites lorsque l’authentification multifacteur a traité la boîte aux lettres. Vérifiez la date de la dernière erreur pour déterminer sa pertinence pour le problème actuel.

Note

Si le journal contient des messages d’erreur « resource non sain », cela signifie que le traitement de la boîte aux lettres est limité. En raison de la taille de la boîte aux lettres et du nombre d’éléments qu’il contient, MRM traite la boîte aux lettres très lentement. Malheureusement, la limitation est inévitable lorsque vous travaillez avec des boîtes aux lettres volumineuses.

Si vous ne voyez aucun journal et que vous recevez un message d’erreur indiquant qu’aucun journal n’a été trouvé, cela signifie que MRM a traité la boîte aux lettres sans aucune erreur.

Vous devez également vérifier les propriétés supplémentaires suivantes qui peuvent indiquer si l’authentification multifacteur a traité le contenu de la boîte aux lettres :

  • ElcLastRunUpdatedItemCount : nombre d’éléments individuels marqués ou non marqués par l’authentification multifacteur lors de sa dernière exécution
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount : nombre d’éléments mis à jour par l’authentification multifacteur avec une balise d’archive lors de sa dernière exécution
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount : nombre d’éléments mis à jour par l’authentification multifacteur avec une balise d’expiration (suppression) lors de sa dernière exécution
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount : nombre d’éléments du dossier Éléments supprimés qui ont expiré et ont été automatiquement déplacés vers le dossier Éléments récupérables
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount : nombre d’éléments supprimés du dossier Éléments récupérables lors de la dernière exécution
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount : nombre d’éléments déplacés de la boîte de réception ou du magasin d’informations du magasin d’informations principal vers la boîte aux lettres d’entrée ou le haut de la boîte aux lettres d’archivage
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount : nombre d’éléments déplacés du dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres primaire vers le dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres d’archivage
  • ElcLastSuccessTimestamp : la dernière fois que l’authentification multifacteur a traité la boîte aux lettres sans erreur (en cas de limitation MRM, ces erreurs peuvent être temporaires. Cela signifie que les éléments continueront d’être déplacés ou supprimés, mais à un rythme plus lent que d’habitude.)

Pour récupérer ces propriétés, exécutez les commandes PowerShell suivantes. Ces commandes analysent le code XML et retournent les propriétés liées au cycle de vie de l’e-mail qui commencent par « Elc ».

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Si vous ne pouvez toujours pas résoudre le problème, contactez Support Microsoft.

Bonnes pratiques

Nous vous recommandons d’activer la boîte aux lettres d’archivage d’un compte immédiatement après sa mise en attente de litige. Cela est particulièrement vrai si l’utilisateur a beaucoup de trafic de messagerie. Cela permet d’empêcher le dossier Éléments récupérables de devenir complet et de permettre aux utilisateurs de continuer à supprimer des éléments de leur boîte aux lettres principale. En outre, nous vous recommandons d’activer l’archivage en expansion automatique, en fonction de la licence Microsoft 365 de l’utilisateur.

Notez que le dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres principale ne doit pas être au quota maximal, car il peut également empêcher MRM de déplacer des éléments dans l’archive. Pour plus d’informations sur les limites de dossiers de boîte aux lettres et les limites de stockage de boîtes aux lettres, consultez limites d’Exchange Online.