Intégration à un système de gestion de la qualité ou à une stratégie de système de gestion de l’apprentissage
Les intégrations sont utiles si vous souhaitez automatiser le transfert manuel de données entre des systèmes tels que Microsoft Power Platform et un système de gestion de la qualité (QMS). Si vous disposez d’un flux de travail d’approbation bien établi dans votre système de gestion de la qualité, vous pouvez le réutiliser ainsi que ses déclencheurs de processus pour automatiser les flux d’approbation.
Les intégrations permettent l’automatisation lorsque :
- Des entrées d’enregistrement QMS sont créées.
- Les guides sont rendus efficaces dans un environnement d’exécution.
- Les guides sont retirés de sorte qu’ils ne sont plus efficaces (par exemple, si une procédure opérationnelle standard [SOP] dans le système de gestion de la qualité est retirée ou si le contenu associé est retiré).
Que les intégrations soient ou non une exigence dès le début, nous vous recommandons de prendre en compte les informations contenues dans cet article lors des phases initiales de la mise en œuvre, car elles sont également pertinentes pour le parcours utilisateur et le modèle de données.
Prérequis à l’intégration avec un SMQ et catégorisation des contenus dans un contexte régulé
Le contenu immersif qui constitue les guides est stocké dans Microsoft Power Platform. Ce contenu ne peut pas être ouvert dans le QMS lui-même. Au lieu de cela, vous devez créer un lien entre le QMS et le contenu stocké en externe (le guide), et associer ou créer un nouveau type de document/type d’enregistrement pour les guides numériques dans le QMS. Pour ce type de document/type d’enregistrement, définissez les exigences et la documentation associées nécessaires. Une exigence minimale est d’avoir l’ID de guide de Dynamics 365 Guides et l’ID de document/type d’enregistrement du QMS dans les deux systèmes. Ces deux identifiants sont des parties recommandées du modèle de données dès le début, même si l’intégration automatique n’est pas implémentée au début. Pour permettre une intégration automatique, les données qui seront échangées doivent être présentes dans le modèle de données des deux systèmes.
Une fois le modèle de données défini, déterminez quels sont les points d’intégration dans le parcours utilisateur et quelles activités (actions dans les systèmes) déclencheront le flux de données entre les systèmes.
Il existe deux manières de réaliser des intégrations : l’intégration basée sur les processus et l’intégration technique.
Intégration basée sur les processus
Dans cette approche, vous ne faites aucune intégration technique. Au lieu de cela, vous réutilisez le flux dans le QMS et transférez manuellement les données. Comme cela a été mentionné dans Stratégie de contrôle d’accès et de gestion des identités et des accès, attribuez un rôle chargé d’assurer la synchronisation entre les systèmes lorsque l’intégration est gérée manuellement.
En exécutant manuellement les intégrations, vous gardez le contrôle des processus. Vous pouvez affiner ces processus sans avoir à ajuster l’intégration technique. Nous recommandons cette approche si vous êtes encore en phase de maturité et avez un nombre limité de transactions. Dans ce cas, étudiez minutieusement la manière dont les deux systèmes doivent interagir et préparez le modèle de données Microsoft Power Platform en conséquence. Un modèle de données bien planifié simplifie l’intégration technique à l’avenir.
Intégration technique
À mesure que la solution évolue, nous vous recommandons d’utiliser l’intégration technique pour automatiser les processus qui autrement seraient traités manuellement. Il existe deux options d’intégration technique : l’intégration point à point et l’intégration de middleware basée sur une API.
Intégration point à point : pour cette option, vous connectez deux applications via un code personnalisé. C’est un moyen simple et efficace de connecter les systèmes de votre entreprise. Cependant, les intégrations point à point ne sont pas conçues pour suivre les changements. Par conséquent, l’intégration échoue chaque fois que des modifications ou des mises à jour sont introduites dans l’un ou l’autre des systèmes connectés. Dans ce cas, qualifiez et validez les deux systèmes. Étant donné que la mise à jour des connecteurs d’intégration peut prendre beaucoup de temps, cette option d’intégration n’est peut-être pas le meilleur choix pour vous. La fréquence des mises à jour des systèmes connectés affecte la viabilité de l’intégration point à point à long terme.
Intégration de middleware basée sur une API : pour cette option, le logiciel agit comme un pont entre deux ou plusieurs systèmes qui doivent communiquer. L’intégration du middleware permet aux systèmes de communiquer et établit un flux de données entre eux sans nécessiter que les applications communiquent directement. Le pont créé par l’intégration du middleware sépare également les mises à jour du système. Par conséquent, les deux systèmes n’ont pas besoin d’être revalidés si un seul d’entre eux est modifié ou mis à jour.
Le choix entre l’intégration point à point et les intégrations de middleware basées sur des API dépend de votre stratégie d’architecture d’entreprise et des outils disponibles dans votre organisation. Si vous disposez d’un logiciel d’intégration middleware, il est logique de choisir l’intégration middleware basée sur une API. Si vous ne disposez pas de logiciel d’intégration middleware, l’intégration point à point pourrait être la meilleure solution.
Note
Toutes les intégrations techniques doivent faire partie du potentiel Good {industry} Validation et test de la pratique (GxP). Cette exigence est un argument en faveur de commencer par une intégration basée sur les processus, car le temps de mise en service peut être réduit. L’intégration basée sur les processus implique également moins de travaux de maintenance jusqu’à ce qu’un niveau critique de transfert de données soit nécessaire.
Intégration avec un LMS
Si vous avez l’intention d’utiliser du matériel de formation développé dans Guides, vous pouvez connecter Guides à votre système de gestion de l’apprentissage (LMS). Grâce à cette connexion, vous pouvez transférer les données d’utilisation des utilisateurs et les informations sur la réalisation des guides. La configuration exacte de cette intégration dépend des exigences de votre secteur spécifique.
Le diagramme suivant montre un exemple du flux. Le matériel de formation est stocké dans Microsoft Power Platform et approuvé dans le système de gestion de la qualité. Il est ensuite attribué aux employés concernés et son exécution est documentée.
Il y a trois facteurs à prendre en compte si vous envisagez de connecter des guides à votre LMS :
Intégration entre le QMS et le LMS : Établir une intégration entre le QMS et le LMS pour automatiser le transfert des formations du QMS et du LMS et assurer la synchronisation. Si vous n’avez pas d’intégration, assurez-vous manuellement que le matériel de formation est mis à disposition du QMS vers le LMS.
Licences basées sur l’utilisateur ou sur l’appareil : La manière dont vous utilisez l’intégration LMS pour fournir la preuve de l’achèvement du guide dépend du fait que vous disposez ou non d’un Configuration des guides basée sur l’utilisateur ou sur l’appareil.
- Si vous disposez d’une configuration basée sur l’utilisateur, les statistiques utilisateur peuvent fournir une preuve d’exécution via les connexions. Microsoft Power Platform. Les exigences réglementaires qui s’appliquent à cette journalisation à titre de preuve (par exemple, GxP et Règlement général sur la protection des données [RGPD]) doivent être vérifiées auprès du service d’assurance qualité (AQ) de l’entreprise et du délégué à la protection des données (DPO).
- Si vous disposez d’une licence basée sur un appareil, les statistiques et les journaux des utilisateurs ne peuvent pas être utilisés directement Microsoft Power Platform. Au lieu de cela, une application développée en Power Apps peut être utilisée pour créer une fonctionnalité dans le flux de formation qui permet aux employés de fournir une preuve d’exécution en se déconnectant de leur profil. Cette fonctionnalité peut être prise en charge par un composant de signature numérique pour la rendre conforme aux exigences réglementaires en matière de documentation. De plus, vous pouvez créer une fonctionnalité intégrée qui permet aux utilisateurs d’évaluer la formation comme preuve supplémentaire d’exécution. Cette approche peut également être utilisée pour une licence basée sur l’utilisateur si le contrôle qualité ou le DPO n’accepte pas le Microsoft Power Platform journal comme preuve d’exécution.
Modèle de données : Comme pour une intégration QMS, nous vous recommandons de préparer votre modèle de données pour une intégration LMS dès le début de la mise en œuvre. En ajoutant un champ de données tel que type de document dans Microsoft Power Platform, vous facilitez l’intégration, car ce champ peut être utilisé pour identifier les enregistrements (guides). qui doivent être associés aux processus LMS.