Espace de travail d’automatisation des factures fournisseur
Important
Tout ou partie de la fonctionnalité décrite dans cet article est accessible dans le cadre d’une version préliminaire. Le contenu et la fonctionnalité peuvent faire l’objet de modifications. Pour plus d’informations sur les préversions, voir Disponibilité des mises à jour de service.
Cet article explique comment configurer l’espace de travail lié aux factures fournisseur et qui affiche les informations disponibles via Microsoft Power BI. Les informations de facture fournisseur dans cet espace de travail sont filtrées pour des utilisateurs spécifiques et sont affichées dans un format graphique.
Vue d’ensemble
L’espace de travail Automatisation des factures fournisseur affiche les informations associées au traitement des factures fournisseur. Il contient une vue Mon travail et une page Analyses – Toutes les sociétés. La vue Mon travail affiche les vignettes récapitulatives, les grilles de transaction fournisseur et les informations fournisseur associées. La page Analyses – Toutes les sociétés utilise les fonctionnalités de Power BI pour afficher les visualisations associées aux factures fournisseur.
Configurer l’espace de travail pour afficher le contenu Power BI
Vous devez terminer cette configuration avant de pouvoir afficher les données dans les visualisations Power BI dans l’espace de travail Automatisation des factures fournisseur.
- Dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, filtrez la liste pour trouver la fonctionnalité Automatisation des factures fournisseurs .
- Sélectionnez Activer maintenant.
- Pour vous assurer que les factures peuvent être traitées du début à la fin sans intervention manuelle, configurez un workflow de facturation fournisseur. Pour configurer un workflow, accédez à Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Workflows de la comptabilité fournisseur.
- Accédez à Comptabilité fournisseur > Configuration > Paramètres de la comptabilité fournisseur, et sélectionnez l’onglet Automatisation des factures fournisseurs. Pour plus d’informations, consultez Options de configuration pour l’automatisation des factures fournisseur.
- Définissez l’option Envoyer automatiquement les factures importées au workflow sur Oui.
- Si les réceptions de marchandises doivent correspondre automatiquement, définissez l’option Faire correspondre automatiquement les réceptions de marchandises avec les lignes de facture sur Oui.
- Passez en revue les paramètres facultatifs restants et configurez-les en fonction des exigences de votre organisation.
- Accédez à Administration système > Paramétrage > Paramètres système et définissez les champs Devise système et Taux de change système.
- Accédez à Comptabilité > Paramétrage > Comptabilité et définissez les champs Devise comptable et Type de taux de change.
- Accédez à Comptabilité > Devises > Taux de change des devises et saisissez les taux de change entre la devise de transaction et la devise comptable, et entre la devise comptable et la devise système.
- Accédez à Administration système > Paramétrage > Magasin des entités, et recherchez Mesure d’automatisation de la facture fournisseur. Sélectionnez Actualiser.
Pour afficher les informations affichées dans l’espace de travail, vous devez disposer du rôle de sécurité Responsable Comptabilité fournisseur ou Adjoint à la comptabilité fournisseur.
Vue Mon travail
Sélection des sociétés
Quand la fonction Automatisation des factures fournisseur est activée, un champ Compagnie apparaît en haut de l’espace de travail. La sélection dans le champ Compagnie affecte toutes les informations affichées dans l’espace de travail. Par défaut, la vue affiche les informations de l’entreprise à laquelle vous vous êtes connecté. En sélectionnant une autre entreprise dans le champ Compagnie, vous pouvez afficher les informations de cette société sur l’espace de travail. Vous pouvez ensuite sélectionner une vignette dans l’espace de travail pour accéder à la page associée dans l’entreprise sélectionnée.
Vignettes récapitulatives
Les vignettes dans la section Récapitulatif des factures en attente de la vue Mon travail donne un aperçu de l’état de vos factures fournisseurs. Vous pouvez voir les journaux qui ne sont pas encore validés et les factures qui sont en attente. En outre, il existe quatre vignettes associées à la fonction d’automatisation des factures fournisseur :
- Rapprochement manuel des accusés de réception nécessaire
- Échec de la validation de rapprochement
- Factures non soumises au flux de travail
- Factures non importées
(Ces quatre vignettes nécessitent que la fonction d’automatisation des factures fournisseur soit activée dans Gestion des fonctionnalités.)
Pour utiliser la vignette Récupérer les factures fournisseurs, la fonctionnalité doit être activée dans les paramètres de la comptabilité fournisseurs. Accédez à Comptabilité fournisseur > Paramètres de la comptabilité fournisseur, puis, sur l’onglet Facture, définissez l’option Autoriser la récupération des factures fournisseur sur Oui.
Lorsque la fonctionnalité est activée, vous aurez également trois vignettes regroupées sur l’espace de travail dans une section appelée Journaux. Les vignettes sont intitulées Journaux, Journaux – Affecté à moi et Registre des factures.
Les informations dans le Récapitulatif des factures en attente sont pour la société définie comme société par défaut pour votre connexion.
Création d’enregistrements
Pour créer un nouvel enregistrement de facture, sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez l’un des types d’enregistrement suivants dans la liste :
- Facture fournisseur
- Journal des factures
- Journal des factures global
- Registre des factures
- Approbation de facture
Notez que l’enregistrement que vous créez est basé sur le filtre d’entreprise et non sur l’entreprise à laquelle vous êtes connecté. Par exemple, vous êtes connecté à la société UMSF, mais le filtre société est défini sur GBSI. Dans ce cas, lorsque vous sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez un type d’enregistrement dans la liste, l’enregistrement est créé dans la société GBSI.
Grilles de documents non facturés
La section Documents non facturés contient des grilles qui montrent les documents en attente de factures fournisseurs.
La grille Commandes fournisseur en cours affiche toutes les commandes fournisseur qui ne sont pas encore entièrement facturées. Vous pouvez utiliser le bouton Facturer maintenant pour créer une facture fournisseur pour une commande fournisseur. Vous pouvez utiliser le bouton Facture d’acompte maintenant pour créer une facture d’acompte pour une commande fournisseur.
La grille Réception de marchandises affiche les transactions de réception d’achat qui ne sont pas encore entièrement facturées. Vous pouvez utiliser le bouton Facturer maintenant pour créer une facture fournisseur pour une commande fournisseur.
La grille Factures fournisseur en attente affiche toutes les factures fournisseur qui n’ont pas été soumises au système de workflow. Vous pouvez utiliser le champ Rechercher et / ou le filtre d’entreprise pour rechercher une facture fournisseur spécifique. Vous pouvez utiliser le bouton Modifier pour modifier une transaction qui apparaît dans la grille.
Sur la grille Rechercher une commande fournisseur, vous pouvez utiliser le champ Rechercher pour rechercher une commande fournisseur spécifique.
Informations associées
Vous pouvez afficher des informations sur les factures validées en utilisant les liens sur le côté droit de l’espace de travail. Ces liens incluent Factures fournisseur en cours, Journal des factures et Historique des factures et détails de rapprochement. Dans la section Fournisseurs, vous pouvez accéder à une liste filtrée qui montre tous les fournisseurs qui sont en attente, ou vous pouvez utiliser le lien Tous les fournisseurs. Tous les liens vers les commandes fournisseur et les acomptes en cours sont également disponibles.
Page Analyses – Toutes les sociétés
Quand l’option Envoyer automatiquement les factures importées au workflow est définie sur Oui sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur, vous pouvez afficher les analyses de l’automatisation. La page Analyses – Toutes les entreprises fournit des mesures importantes, telles que les factures fournisseur approuvées par l’approbateur et par l’entreprise. Cette page contient cinq pages d’état. Une page donne une vue d’ensemble, et les autres pages fournissent des détails sur les mesures de l’automatisation de la comptabilité fournisseur.
Le tableau suivant indique les visualisations qui sont disponibles sur chaque page d’état.
| Page d’état | Visualisations |
|---|---|
| Vue d’ensemble de facture fournisseur |
|
| Statut de l’automatisation |
|
| Factures dont l’importation a échoué |
|
| Raisons de l’échec de l’automatisation |
|
| Statut du flux de travail |
|