Configurer les options de l’automatisation des factures fournisseur

Cet article décrit les options disponibles pour le péramétrage et la configuration de l’automatisation des factures fournisseur. Les fonctionnalités d’automatisation des factures utilisent les types de paramètres de configuration suivants :

• Paramètres d’application automatique des acomptes dans les factures importées.

• Paramètres de soumission des factures fournisseur importées au système de workflow et de mise en correspondance des lignes de réception des marchandises avec les lignes de facture fournisseur en attente.

• Paramètres pour les tâches d’arrière-plan d’automatisation du traitement :

  • Envoi des factures fournisseur importées au système de flux de travail.
  • Rapprochement automatique des lignes d’accusé de réception de marchandises validées avec les lignes facture fournisseur en attente.
  • Validant le rapprochement de factures pour les factures manuelles automatiquement rapprochées des lignes d’accusé de réception de marchandises. Différents processus métier utilisent cette infrastructure pour définir la fréquence d’exécution du processus sélectionné. Les fréquences disponibles pour les processus en arrière-plan Faire correspondre la réception des marchandises avec les lignes de facture et Soumettre les factures fournisseurs au workflow sont notamment Chaque heure et Chaque jour.

Pour configurer ou afficher des informations sur une tâche en arrière-plan, accédez à Configuration>de l’administration>système, Automatisations de processus, puis Sélectionnez l’onglet Tâche en arrière-plan.

Pour obtenir une automatisation sans contact du processus d’importation à la validation de la facture fournisseur, vous devez configurer un flux de travail de facture fournisseur. Pour configurer un flux de travail, accédez à Configuration>des comptes fournisseurs>Flux de travail de comptabilité fournisseur. Pour vous assurer que la facture peut être traitée du début à la fin sans intervention manuelle, vous devez inclure une tâche de validation automatisée dans votre configuration de workflow.

Paramètres d’application automatique des acomptes dans les factures importées

• Appliquer automatiquement les acomptes pour les factures importées : lorsque cette option est définie sur Oui, le système recherche automatiquement les acomptes existants pour une commande fournisseur correspondante lors de l’importation des factures fournisseur. Si des acomptes pouvant être appliqués sont trouvés, une ligne supplémentaire est ajoutée pour appliquer les acomptes dans les factures fournisseur en cours d’importation.
• Bloquer le processus d’automatisation du suivi en cas d’échec de l’application des acomptes : lorsque cette option est définie sur Oui, les factures sont bloquées si un acompte ne peut pas être appliqué. Comme d’autres processus automatisés, tels que le processus de rapprochement des reçus et la soumission à un processus de flux de travail, le processus d’automatisation des factures ne récupère pas les factures bloquées tant que l’acompte n’est pas appliqué manuellement.

Paramètres de soumission des factures fournisseurs importées au système de workflow

La soumission des factures fournisseurs importées au système de workflow utilise des paramètres spécifiques. En outre, d’autres paramètres sont utilisés pour faire correspondre automatiquement les lignes de réception des marchandises avec les lignes de facture fournisseur en attente. Dans l’onglet Automatisation des factures fournisseurs de la page Paramètres de la comptabilité fournisseur, les paramètres que vous devez définir sont répartis entre les sections suivantes :

• Flux de travail des factures fournisseur
• Rapprocher automatiquement des accusés de réception de marchandises

Les paramètres disponibles sont les suivants :

• Soumettre automatiquement les factures importées au flux de travail :

  • Si vous définissez cette option sur Oui, les factures sont envoyées automatiquement au système de flux de travail si elles ont effectué la tâche Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises et les lignes facture et si l’option Inclus dans le traitement automatisé est sélectionnée. En définissant cette option sur Oui, vous activez un processus sans contact depuis les résultats de l’importation jusqu’à la validation. Vous ne pouvez définir cette option sur Oui que si un workflow de facturation fournisseur actif est configuré pour votre entité juridique. Pour configurer un flux de travail, accédez à Configuration>de la comptabilité fournisseur>Flux de travail de comptabilité fournisseur.
  • Si vous définissez cette option sur Non, les factures doivent être envoyées manuellement au système de flux de travail.

• Vérifier le statut de l’accusé de réception de marchandises avant l’envoi du flux de travail :

  • Si vous définissez cette option sur Oui, la facture importée ne peut pas être envoyée automatiquement au système de flux de travail tant que la quantité de l’accusé de réception de marchandises correspondant est pas égale à celle de la facture.
  • Si vous définissez cette option sur Non, la facture est envoyée au système de flux de travail une fois le nombre de tentatives atteint, même si la quantité de l’accusé de réception de marchandises est différente de celle de la facture.

  L’option Vérifier le statut de l’accusé de réception de marchandises avant l’envoi du flux de travail n’est disponible que si l’option Activer le contrôle de rapprochement de factures est sélectionnée. Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture est définie automatiquement sur Oui.

• Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture : si vous définissez cette option sur Oui, le traitement en arrière-plan permet de rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises validés avec les lignes facture pour lesquelles une stratégie de rapprochement à trois facteurs est définie. Ce processus s’exécute soit jusqu’à ce que la quantité de l’accusé de réception de marchandises correspondant soit égale à celle de la facture, soit jusqu’à ce que la valeur du champ Nombre de tentatives de rapprochement automatique soit atteinte. Le processus peut être exécuté jusqu’à ce que la facture soit soumise au système de flux de travail.

  L’option Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture est disponible uniquement si l’option Activer le contrôle de rapprochement de factures est sélectionnée. Si vous définissez l’option Faire correspondre les réceptions de marchandises avec les lignes de facture avant de les soumettre automatiquement sur Oui, cette option ne peut pas être définie sur Non. Pour définir cette option sur Non, vous devez d’abord définir l’option Faire correspondre les réceptions de marchandises avec les lignes de facture avant de les soumettre automatiquement sur Non.

• Nombre de tentatives de rapprochement automatique : Sélectionnez le nombre de fois où le système tente de rapprocher les accusés de réception de marchandises avec une ligne facture avant que le processus n’échoue. Lorsque le nombre de tentatives spécifié est atteint, la facture est supprimée du traitement automatisé.

Inclure des factures dans le processus d’automatisation des factures fournisseur

Lorsque l’option Envoyer automatiquement les factures importées au flux de travail ou Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises aux lignes facture est activée (c’est-à-dire définie sur Oui), l’option Inclure dans le traitement automatisé apparaît sur l’en-tête de la facture.

• Lorsqu’une facture est importée depuis une source externe, l’option Inclure dans le traitement automatisé est automatiquement activée. Ce comportement garantit que les factures fournisseur sont intégrées au processus d’automatisation des factures fournisseur et qu’elles ne peuvent pas être modifiées.
• Pour les factures créées manuellement, l’option Inclure dans le traitement automatisé est désactivée par défaut. Si l’option Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture est activée, le champ Statut de rapprochement automatisé des accusés de réception est initialement défini sur Sans objet. Les utilisateurs peuvent activer manuellement cette option pour inclure une facture dans le processus d’automatisation des factures fournisseur une fois la saisie de la facture terminée. La valeur du champ Statut de rapprochement automatisé des reçus est alors remplacée par Pas encore exécuté . La fonctionnalité Inclure les factures créées manuellement dans l’automatisation des factures contrôle cette fonctionnalité.

Exclure les factures du processus d’automatisation des factures fournisseur

Une facture fournisseur incluse dans le processus d’automatisation des factures fournisseur peut être exclue de l’automatisation.

• L’utilisateur peut exclure manuellement la facture en désactivant l’option Inclure dans le traitement automatisé.

• Si l’option Rapprocher automatiquement les accusés de réception de marchandises avec les lignes facture est activée, la facture est exclue de l’automatisation dans les conditions suivantes :

  1. L’option Envoyer automatiquement les factures importées au flux de travail est désactivée et le champ Statut de rapprochement automatisé des reçus est défini sur Terminé, Échec ou Sans objet.
  2. L’option Envoyer automatiquement les factures importées au flux de travail est activée.
  3. La facture n’est pas approuvée après avoir été envoyée avec succès au système de flux de travail.