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Outlook クライアントにおける [ヘッダーをダウンロード] 機能の利用について

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Outlook のキャッシュ モードでは [ダウンロードの設定] の [ヘッダーをダウンロード] を指定することで、メールボックスに受信したアイテムをローカルには完全にダウンロードせずにヘッダーのみをダウンロードすることができます。ヘッダーのみダウンロードしたメールを完全にダウンロードする場合は、アイテムごとに [メッセージの残りの部分を今すぐダウンロードする] のボタンを押す必要があります。

Download

例 : [ヘッダーをダウンロード] を設定している状態

特に利用可能なネットワーク帯域が限られている場合等、Outlook の利用シーンによってはこの設定を利用することで、メールボックスのコンテンツの一覧を素早くローカルに取り込むことが可能となります。しかしながら、この [ヘッダーをダウンロード] を利用した際の動作には以下のような特徴がありますのでご注意ください。

[ヘッダーをダウンロード] の特徴

[ヘッダーをダウンロード] の設定時、メールボックス内の新しいアイテムについては必ずヘッダーのみがダウンロードされます。この動作は、新たにメールボックスに配信されたメッセージだけでなく、すでにダウンロード済アイテムに更新が加えられた場合も適用されます。つまり、メッセージの受信後、完全なダウンロードを行っていたアイテムに対してサーバー側で何らかの更新が加えられた場合、Outlook はそのアイテムを　「新しいアイテム」 として認識し、ヘッダーのみを改めてダウンロードします。その後、改めてメッセージのコンテンツ全体を確認したい場合には、再度 [メッセージの残りの部分を今すぐダウンロードする] のボタンから完全なダウンロードを行う必要があります。
サーバー側からアイテムに対して更新が発生するシナリオとしては、例として以下のようなものがあります。いずれもメッセージの本文や送受信者の情報など、お客様の重要なデータの内容を変更する動作ではなく、アイテムが Exchange の各種機能において正常に処理されるためのデータ (MAPI プロパティ) のみが内部動作として更新されます。

シナリオ : アイテム保持ポリシーの保持タグの更新

Exchange 管理者ユーザーが各ユーザーのメールボックスに対して、新しいアイテム保持ポリシーや保持タグを適用した場合、アイテム個別に MAPI プロパティを更新することによって保持期間などの設定が変更されます。[ヘッダーをダウンロード] の設定を使用している Outlook では、完全にダウンロード済みのアイテムでも、この更新処理とともにヘッダーのみの状態に戻ります。この動作はオンプレミス Exchange サーバーと Office 365 (Exchange Online) で共通しています。
downloadnow

例 : ヘッダーのみダウンロードされている状態

- 参考情報
Title: 保持タグおよびアイテム保持ポリシー
URL: https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dd297955(v=exchg.150).aspx

シナリオ : Office 365 における MAPI プロパティの更新

Office 365 では、各ユーザーの日常的なメールの操作やその特徴を Exchange Online が把握することで、それぞれのユーザーに合ったサービス動作を提供しております。代表される機能として低優先メール フォルダーへのアイテムの振り分け (Clutter) やフライト予約の予定表への自動追加などが挙げられ、このようなユーザー操作の特徴を考慮した機能は今後も追加される予定です。

このような機能を実現するために、Exchange Online は各メッセージの特徴やユーザー操作のパターンを学習する必要があります。この学習処理を実現するために、MAPI プロパティの更新がメールボックス内の各アイテムに加えられる場合があります。前述の通り、これはメッセージ本文など重要なデータを更新する動作ではありませんが、一度読み終わったメッセージであっても、その後必要に応じて Exchange Online の内部動作に伴い MAPI プロパティが適宜更新されます。そのため、[ヘッダーをダウンロード] を利用する場合、クラウド上のアイテムを常に完全にダウンロード済みの状態で、ローカルに保持し続けることができません。

つきましては、例えばオフライン状態であっても完全なアイテムの閲覧が常に必要な場合は、[アイテムを完全にダウンロード] の利用をご検討ください。

- 参考情報
Title: Office 365 の受信トレイを整理する Clutter 機能を発表 (低優先メール)
URL: https://blogs.technet.com/b/exchangeteamjp/archive/2014/11/21/de-clutter-inbox-office-365.aspx

Title: Outlook on the web のアドレス帳およびフライト予約確認に関する機能強化
URL: https://blogs.technet.microsoft.com/microsoft_office_/2016/01/08/smarter-address-book-and-flight-confirmations-coming-to-outlook-on-the-web/