Office 365 の受信トレイを整理する Clutter 機能を発表
(この記事は 2014 年 11 月 11 日に Office Blogs に投稿された記事 De-clutter your inbox in Office 365 の翻訳です。Clutter のリリース時の既定設定 (無効 / 有効) 及び、最新の機能情報については最新の Roadmap をご確認ください。)
今回は、Exchange チームのシニア プロダクト マーケティング マネージャーを務める Brian Shiers と、シニア プログラム マネージャーを務める Kumar Venkateswar による記事をご紹介します。
編集メモ
「よく寄せられる質問」のセクションが更新され、Outlook デスクトップ クライアントでの Clutter の動作に関する説明が追加されました。
マイクロソフトはこのたび Office 365 のビジネス ユーザー向けの受信トレイ機能として、Office Graph を活用した Clutter 機能の提供を開始しました。Clutter は、ユーザーが受信トレイ内のメールのうち、重要なメールだけを識別できるように設計された機能です。Clutter が機械学習エンジンによって優先度の低いメールを [Clutter] フォルダーに移動するため、ちらかりやすい受信トレイが簡単に整理されます。これによりユーザーは不要なメールに目を通さずに済むため、重要な要件に集中 できるようになります。
Clutter のエクスペリエンス
受信トレイ内の重要なメールを識別するために Clutter がどのように役立つかをまとめた以下のビデオをご覧ください。
[embed]https://www.youtube.com/watch?v=uML5kmH5DYE[/embed]
Clutter のしくみ
Clutter はユーザーの過去の操作から学習し、ユーザーが対応しないと思われるメールを判別します。重要度の低いメールが届くとそのメールは自動的に [Clutter] フォルダーに移動されるようになります。このとき Clutter は Office Graph の高度な機械学習エンジンによって不要なメールを判別しています。Clutter は過去の似たメールに対してユーザーが行った操作から学習するほか、コンテンツの種類やメール内でのユーザーの言及のされ方などの点を評価しながら、徐々 に賢くなっていきます。Clutter のエクスペリエンスはユーザー 1 人ひとりに合わせてカスタマイズされていき、ユーザーが何もしなくても、ユーザーの操作やニーズに合ったメール エクスペリエンスが反映されるようになります。また、Clutter がユーザーの操作から学習した情報は、そのユーザーのエクスペリエンスのみに適用され、他のユーザーと共有されることはありません。
Clutter の使用を開始するには
受 信トレイでは、Clutter は既定で無効になっているため、使用するには機能を有効にする必要があります。Clutter は Outlook Web App (OWA) のオプション メニューから制御できます。ご利用の Office 365 テナントで Clutter が利用可能になりしだい、有効にできるようになります。Clutter は、ユーザーのワーク スタイルを十分に学習し、準備が整った段階で機能し始めます。使い始めた後で Clutter が不要と判断された場合は、いつでも無効にすることができます。
Clutter は、受信トレイ内にメールが大量に溜まってしまいがちなユーザーに最も効果があります。また、Clutter は既存のメール仕分けルールを尊重するため、仕分けルールを作成してメールを整理している場合にはそのルールがそのまま適用され、Clutter が仕分けルールの対象になるメールに影響を及ぼすことはありません。
Clutter の操作
重 要性の低いメールは自動で [Clutter] フォルダーに移動されます。これらのメールは、時間ができたときに確認すればよくなります。メールを「Clutter (重要ではない)」としてマークしたり、単にメールを [Clutter] フォルダーに移動することで、Clutter を訓練することができます。重要なメールが [Clutter] フォルダーに入ってしまっていた場合は、そのメールを受信トレイに戻せば Clutter がその操作を学習します。Clutter は絶えず学習し、新しいプロジェクトや新しい役割が追加された場合には数日以内に新しいパターンに適応します。Clutter を使用していると、受信トレイでその処理が通知されるため、メールの状態を常に把握することが可能です。
[Clutter] フォルダーは、Outlook、OWA、各種デバイス向けの OWA、EAS で接続されたデバイスなど、多数の電子メール クライアントでご利用いただけます。Clutter は、これらすべてのクライアントで実行されたユーザーの操作を学習します。ご利用のクライアントにかかわらず、[Clutter] フォルダーに移動されたメールは受信トレイに表示されなくなりますが、必要なときはすぐにアクセスできます。
YamJam への参加
Office 365 テクニカル ネットワークは、11 月 13 日 (木) 午前 9 ～ 10 時 (太平洋時間) (11 月 14 日 (金) 午前 2 ～ 3 時 (日本時間)) に Clutter YamJam を開催し、Clutter の機能についてのディスカッションを行います。あまりよくご存知ではない方のためにご説明すると、YamJam は、Twitter の「TweetJam」や Reddit の「Ask Me Anything (AMA)」の Yammer 版のようなものです。コミュニティ内で質問を投げかけたり、マイクロソフトのエキスパートと特定のトピックについて直接ディスカッションをしたりすること ができます。
次の手順で参加できます。
- Office 365 テクニカル ネットワーク (英語) へのアクセス権をリクエストします。
- Exchange IT Pro グループ (英語) に参加します。Exchange IT Pro グループを見つけるには、グループ参照機能や検索バーを使用します。
- 11 月 13 日 (木) 午前 9 時 (太平洋時間) にログインすると、質問したり、ディスカッションに参加したり、マイクロソフトのチーム メンバーと意見を交換したりすることができます。
よく寄せられる質問
Q. 私の Office 365 環境では、 Clutter 機能はいつから利用できるようになりますか。
A. 先行リリースを選択されたお客様には、本日より Clutter 機能の提供が開始されます。この機能は、まず英語のロケールをご利用のお客様に展開され、ローカライズが済みしだい、その他の言語をご利用のお客様にも順 次展開される予定です。なお、標準リリースを選択されたテナントへの展開については、今月後半に開始を予定しています。
Q. Clutter を有効にしても何も起きないのですが。
A. そ れは Clutter が強力な予測機能を提供するための学習をまだ行っている段階にあるためです。Clutter はワーク スタイルの学習を完了して初めて処理を開始します。[Clutter] フォルダーに重要でないメールを移動するなどして Clutter の学習を手助けすると、Clutter の学習時間を短縮することができます。メールを移動すればするほど学習が早まります。
Q. Clutter を有効にした後で無効にすることはできますか。
A. はい、Clutter は無効にすることが可能です。無効にするには OWA のオプション ページを使用します。無効にしても、既に [Clutter] フォルダー内に移動されたメールはそのまま残ります。
Q. メールが Clutter ( 重要でない ) かどうかを Clutter に学習させる方法を教えてください。
A. Clutter に学習させる最も簡単な方法は、お客様自身が重要でないメールを [Clutter] フォルダーに移動してみせることです。そうすることで、Clutter (重要でない) メールがどれであるか Clutter に明示的に学習させることができます。OWA には、右クリック メニューにメールが Clutter かそうでないかをマークできる Clutter 固有の機能があります。
Q. Clatter フォルダー内のメールは、一定期間が経過した後に削除されるのですか。
A. [Clutter] フォルダーには、特定のクリーンアップ アクションは適用されません。[Clutter] フォルダーの作成時に新しいフォルダー用の既定のポリシーが適用されますが、このポリシーは後で変更できます。OWA には、Clutter メールをすばやく削除するための Clutter 固有のクイック クリーンアップ ツールが用意されています。
Q. Clutter は Outlook デスクトップクライアントで動作しますか。
A. は い。ユーザーが有効にすると、Outlook で [Clutter] フォルダーが利用可能になり、[Favorites] フォルダー内に自動的に追加されます。ユーザーが [Clutter] フォルダー内にメールを入れたり、[Clutter] フォルダーの外に移動させたりすることで、Clutter がその動作を学習します。Clutter の有効/無効を切り替えるには、OWA のオプション メニューを使用します。