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Vue d’ensemble du tableau de bord administrateur de l’organisation

Pour vous connecter à Viva Goals, visitez https://goals.microsoft.com/.

Vous devez être propriétaire d’organisation dans Viva Goals pour accéder au tableau de bord administrateur et gérer les paramètres de organization.

Avant de configurer votre organization, vous pouvez consulter le parcours d’apprentissage Bien démarrer avec Viva Goals pour vous familiariser avec les éléments suivants :

  • L’infrastructure OKR
  • Comment écrire d’excellents OKR
  • Viva Goals formation sur les logiciels

Comment accéder au tableau de bord administrateur et l’utiliser

Pour accéder au tableau de bord de l’administrateur Viva Goals, accédez au panneau latéral gauche et sélectionnez Administration en regard de l’icône d’engrenage.

Capture d’écran montrant où accéder à l’onglet Administrateur dans la barre latérale de navigation.

Les propriétaires d’organisation ont accès aux paramètres du tableau de bord administrateur pour configurer les utilisateurs, les équipes, les périodes, les notifications, les intégrations, les OKR et les initiatives.

Voici les cinq premières étapes recommandées pour les administrateurs organization :

  1. Parcourez vos paramètres dans le tableau de bord d’administration et configurez les instance en fonction de vos rythmes d’activité.

  2. Inviter des utilisateurs.

  3. Créez des équipes et affectez-leur des utilisateurs.

  4. Ajoutez des OKR.

  5. Configurer des intégrations.

Vue d’ensemble des onglets dans le tableau de bord d’administration

Paramètres

L’onglet Paramètres vous permet de contrôler les paramètres généraux liés aux personnes et aux équipes de votre organization.

  • Qui peut rejoindre cette organization ? contrôle qui est autorisé à rejoindre votre instance de Viva Goals et à afficher vos organization.

  • Invite policy contrôle qui peut ajouter des utilisateurs à votre Viva Goals instance.

  • Qui peut créer des équipes ? est une fonctionnalité qui vous permet de segmenter vos organization en différents groupes de travail, puis d’ajouter des employés à ces groupes dans Viva Goals. Ces groupes possèdent des OKR au niveau de l’équipe, et ce paramètre contrôle qui peut créer des équipes. À l’aide de ce paramètre d’autorisation, les administrateurs peuvent contrôler les utilisateurs qui peuvent créer des équipes dans leur organization. Trois options peuvent être utilisées :

    1. Tout utilisateur normal
    2. Seuls les propriétaires d’équipe
    3. Personnalisé (choisir des utilisateurs et leur accorder l’accès)

    Remarque

    Par défaut, pour toutes les organisations nouvellement créées, le paramètre d’autorisation par défaut pour qui peut créer des équipes est défini sur « Administrateurs » et « Propriétaires d’équipe ». Cette option peut être modifiée si nécessaire.

  • La création de balises est une fonctionnalité qui vous permet de catégoriser les OKR dans des compartiments que vous pourrez filtrer ultérieurement dans un rapport.

  • L’aide et le support vous permettent d’ajouter des liens et des ressources d’aide personnalisés pour vos organisations.

Capture d’écran montrant la page des paramètres généraux.

Members

Sous l’onglet Membres, vous trouverez la liste de toutes les personnes qui ont été ajoutées à votre instance. Cette page sert également de rapport, car vous pouvez utiliser le bouton Exporter pour télécharger un fichier CSV contenant des informations sur les personnes.

Toutes les informations peuvent être filtrées à l’aide de menus déroulants tels que le rôle, le status et la source.

Par exemple, vous pouvez trouver les utilisateurs actifs ou désactivés dans votre organization à partir du filtre status.

Capture d’écran montrant la page membres.

En tant qu’administrateur, vous pouvez utiliser le menu Action, marqué par trois points, pour modifier les différents paramètres.

  • Désactiver verrouille un utilisateur en dehors de Viva Goals. Tous leurs OKR et informations historiques resteront, mais ils ne pourront pas se connecter. Vous pouvez utiliser cette option pour une personne qui a quitté l’entreprise. Vous pouvez les réactiver si nécessaire. Vous n’êtes pas facturé pour les utilisateurs désactivés.
  • Afficher le profil vous permet d’afficher des informations de base sur l’employé, telles que son nom, son adresse e-mail, son emplacement, etc.
  • Make owner et Remove owner vous permettent d’ajouter ou de supprimer des privilèges pour un utilisateur.
  • Supprimer supprime définitivement un utilisateur du Viva Goals organization.

Teams

Cet onglet affiche toutes les équipes que vous avez configurées, ainsi que le propriétaire et les membres de l’équipe. Pour ajouter une nouvelle équipe, sélectionnez le bouton Ajouter une équipe . Pour modifier les paramètres d’équipe, sélectionnez les points de suspension en regard d’une équipe donnée. Pour plus d’informations, consultez Créer et modifier des équipes.

Notifications

L’onglet Notifications vous permet de personnaliser les notifications envoyées aux employés. Les notifications sont une fonctionnalité essentielle qui aide à stimuler le rythme de l’entreprise. Dans un monde parfait, chaque employé vérifie systématiquement ses OKR. Mais nous savons par expérience que parfois, il faut un peu de pouce.

Intégrations

L’onglet Intégrations vous permet de gérer les intégrations dans trois catégories :

  • Intégrations de messagerie : Microsoft Teams
  • Intégrations de données : Asana, Jira, Salesforce, etc.
  • Intégrations d’authentification : Azure Active Directement uniquement

Pour plus d’informations, consultez vue d’ensemble des intégrations Viva Goals.

Deux étapes sont nécessaires pour commencer à utiliser la plupart des intégrations. Par exemple, supposons que votre entreprise souhaite s’intégrer à Excel.

  • Étape 1 : L’intégration d’Excel doit être activée dans le tableau de bord d’administration. Cette option est un paramètre unique de niveau organization qui indique essentiellement : « J’autorise l’entreprise à utiliser Excel comme un allié d’intégration ».

  • Étape 2 : L’intégration d’Excel peut désormais être utilisée au niveau individuel. Cette option est un paramètre unique au niveau de l’utilisateur qui indique essentiellement : « Je souhaite qu’un certain OKR extrait des données d’Excel en tant qu’intégration à Viva Goals ».

En tant qu’administrateur, vous pouvez superviser et gérer ces intégrations. Pour poursuivre notre exemple Excel, vous pouvez désactiver l’intégration pour l’ensemble de l’entreprise, ajouter une nouvelle connexion ou afficher les connexions existantes et les réauthentifier, les modifier ou les supprimer.

Pour une intégration de messagerie comme Microsoft Teams, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des notifications. Supposons que vous souhaitiez sonner une cloche virtuelle chaque fois que l’équipe commerciale effectue une vente. Vous pouvez ajouter une notification qui effectue les opérations suivantes :

  1. Pour l’équipe commerciale ...
  2. Chaque fois qu’il y a un nouveau case activée- in ...
  3. Publiez ce message sur un canal d’équipe de vente spécifique.

Vous pouvez également activer les notifications de groupe privé entre les utilisateurs et leurs responsables.

En guise de bonne pratique, il est judicieux d’adopter une approche d’analyse, de marche et d’exécution avec des intégrations. Bien qu’il puisse être tentant de consulter notre longue liste d’options et d’activer plusieurs d’entre elles immédiatement, assurez-vous que vos employés sont à l’aise avec la rédaction d’OKR et l’utilisation de Viva Goals. À partir de là, il peut être utile de commencer avec un groupe, tel que Jira pour l’équipe produit, avant de déployer les intégrations auprès d’un public plus large.

Capture d’écran montrant la page intégrations.

Périodes

Viva Goals comprend les périodes annuelles et trimestrielles. En règle générale, les organisations fonctionnent sur une cadence de planification annuelle, et les services/équipes fonctionnent sur une cadence de planification trimestrielle.

Les administrateurs peuvent gérer les périodes OKR et les personnaliser en fonction des besoins de votre organization. Au lieu des périodes trimestrielles par défaut, vous pouvez utiliser des périodes mensuelles ou définir une période personnalisée.

Pour plus d’informations, consultez l’article Gérer les périodes OKR .

Configuration du modèle OKR

Viva Goals comprend que chaque entreprise a son propre ensemble de processus et vous permet de configurer et de créer vos propres règles OKR pour répondre à vos besoins métier.

Pour plus d’informations, consultez Configurer votre modèle OKR dans Viva Goals.

OKR et initiatives

Les administrateurs peuvent déterminer s’il faut autoriser plusieurs équipes et propriétaires OKR à collaborer sur des initiatives et des objectifs clés. Les administrateurs peuvent également établir des paramètres d’approbation OKR.

Pour en savoir plus sur les initiatives, consultez Initiatives.

Terminologie personnalisée

Les propriétaires d’organisation peuvent personnaliser la terminologie OKR en fonction des besoins de leur organisation. Actuellement, les termes suivants peuvent être personnalisés :

  • L’OKR peut être remplacé par Objectif.
  • L’objectif peut être remplacé par Objectif, Résultat, Thème ou Big Rock.
  • Le résultat clé peut être remplacé par Métrique, Résultat ou Résultat.
  • L’initiative peut être remplacée par Projet, À faire, Livrable, Jalon ou Action.

Vous pouvez en savoir plus sur la personnalisation de la terminologie ici.