Ajouter des participants de messagerie externe à vos conversations Viva Engage
Parfois, vous devez communiquer avec des partenaires, des fournisseurs ou des clients externes. Vous pouvez inclure des participants en dehors de votre réseau à une conversation dans Viva Engage afin de pouvoir travailler avec les personnes souhaitées. Par exemple, vous pouvez ajouter un participant externe à une discussion ou utiliser la messagerie instantanée pour obtenir une réponse rapide. Les participants externes peuvent afficher et télécharger les fichiers chargés dans la conversation, et charger leurs propres fichiers. Vous pouvez voir quand une conversation inclut un participant externe et les supprimer quand vous en avez besoin.
Si le participant externe appartient à un locataire Office 365, vous devez obtenir une licence Viva Engage Enterprise pour l’utilisateur. Si le participant externe n’appartient pas à un locataire Office 365, il a besoin d’un compte de messagerie professionnel ou scolaire valide. Ce compte de messagerie doit être une adresse e-mail et un compte utilisé pour se connecter à Office 365 entreprise pour le travail ou l’école (et non un compte public tel que @hotmail.com, @outlook.com, @gmail.comou @yahoo.com)).
Remarque
Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour Viva Engage réseaux d’entreprise dans la zone géographique de l’UE ou dans les applications mobiles Viva Engage.
Voici comment travailler avec des participants externes dans Viva Engage :
Ajouter un participant externe
En tant qu’utilisateur Viva Engage, vous pouvez ajouter un participant externe à une discussion et envoyer des messages privés ou instantanés avec un participant externe.
Ajouter un participant externe à une discussion
Dans Viva Engage, tapez votre message ou répondez à un message existant.
Sur la ligne Cc, tapez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter à la conversation.
Lorsque vous ajoutez un participant externe, vous voyez une notification confirmant que vous ajoutez une personne à la conversation.
Choisissez Publier pour envoyer votre message.
Le nom et l’adresse e-mail du participant externe s’affichent.
Pour tous les futurs messages de la conversation, le symbole du globe est ajouté, ainsi qu’une note indiquant que votre réponse est visible par les personnes extérieures à votre réseau.
Envoyer un message privé à un participant externe
Dans Viva Engage, choisissez Boîte de réception.
Choisissez Créer un message.
Sélectionnez Envoyer par message privé et, dans la zone Ajouter des participants , ajoutez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter en tant que participant externe.
Lorsque vous ajoutez un participant externe, vous voyez une notification contenant une icône de globe, confirmant que vous ajoutez une personne à la conversation.
Choisissez Envoyer un message pour envoyer votre message.
Supprimer un participant externe d’une conversation
Vous pouvez supprimer un participant externe d’une conversation. Lorsque vous les supprimez, ils ne peuvent plus voir cette conversation dans leur boîte de réception Viva Engage. Toutefois, leurs commentaires restent dans la conversation.
Qui peut supprimer des participants externes ?
Tous les membres d’un réseau peuvent supprimer des participants externes individuels qu’ils ajoutent précédemment à une conversation ou à un message privé.
Le démarrage de conversation peut supprimer tous les participants individuels externes qu’il a précédemment ajoutés à une conversation.
Les administrateurs de groupe peuvent supprimer tous les participants externes des conversations dans les groupes qu’ils administrent.
Les administrateurs vérifiés d’un réseau peuvent supprimer tous les participants externes de n’importe quelle conversation.
Supprimer un participant externe d’une conversation
Dans un commentaire qu’un participant externe a ajouté à la conversation, sélectionnez Supprimer les participants pour le membre que vous souhaitez supprimer.
Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression de personnes de la conversation, choisissez OK.
Les administrateurs vérifiés peuvent trouver tous les participants externes dans un réseau. Consultez Rechercher des participants externes dans un réseau Viva Engage.
Comment les participants externes répondent-ils ?
Un participant externe reçoit un e-mail l’invitant à Viva Engage. L’e-mail du destinataire contient le corps de la conversation ou du message. Pour contribuer à la discussion, ils peuvent répondre à l’e-mail ou sélectionner Répondre sur Viva Engage. S’il choisit ce dernier, l’utilisateur voit la page d’inscription Viva Engage.
Si un participant externe souhaite partir, il peut se désabonner d’une conversation à l’aide de :
Email : choisissez le lien Se désabonner de cette conversation dans leur e-mail.
Viva Engage boîte de réception : choisissez Arrêter de suivre dans la boîte de réception pour la conversation dans leur boîte de réception Viva Engage.