Meilleures pratiques en matière d’organisation du contenu pour la recherche dans SharePoint Server
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SharePoint dans Microsoft 365
Ces meilleures pratiques en matière d'organisation du contenu SharePoint Server et d'application de métadonnées utiles permettent de veiller à ce que le contenu approprié soit inclus dans l'index de recherche et que ce contenu approprié soit renvoyé dans les résultats de recherche.
Conserver votre contenu le plus important dans SharePoint
Si possible, conservez votre contenu le plus important dans SharePoint, puis analysez et indexez autant de contenu de qualité que possible. Si vous ne pouvez pas analyser et indexer le contenu, envisagez de fédérer les résultats d’autres sources dans vos résultats de recherche locaux.
Essayez d'organiser le contenu de valeur et d'importance similaires dans des structures de sites voisines. Le système de recherche déduit automatiquement l'importance relative, mais vous pouvez également influencer l'importance des sites directement en définissant des pages de référence. Pour plus d'informations, voir la section Spécifier des pages de référence.
Il est important de savoir quel contenu analyser et inclure dans l’index de recherche, mais il est également important de savoir quel contenu ne pas analyser. Par exemple, vous ne souhaitez pas analyser et indexer les partages de fichiers de sauvegarde. Vous devez également définir des routines pour l’archivage du contenu obsolète, la suppression du contenu de faible qualité et encourager les utilisateurs à ajouter des dates d’expiration aux annonces.
Organiser le contenu en hiérarchies et utiliser un langage naturel
En organisant le contenu SharePoint dans des hiérarchies naturelles, non seulement il est plus facile pour les utilisateurs de comprendre où ils peuvent trouver et classer leur contenu, mais vous facilitez également pour le système de recherche de classer le contenu et de retourner des résultats de recherche qui correspondent mieux à l’intention de l’utilisateur.
| Structure plane | Structure avec hiérarchie |
|---|---|
| http://Europe http://Asia |
http://sales http://sales/Europe http://sales/Asia |
Les URL et autres métadonnées de fichiers, telles que les noms de fichiers, sont analysées linguistiquement par le système de recherche. Si vous utilisez un langage naturel pour les URL et les métadonnées, le système de recherche peut comprendre plus facilement quelles informations sont incluses dans le site ou fichier en vue de leur attribuer le classement approprié dans les résultats. Il est beaucoup plus facile pour le système de recherche (et les utilisateurs) de comprendre une URL et un nom de fichier que http://sales/Europe/presentations/phones.ppt de comprendre http://slseur/p_phones.ppt.
Encourager les utilisateurs à entrer des métadonnées riches et cohérentes pour leurs sites et leur contenu
Les métadonnées sont des données qui fournissent des informations supplémentaires sur un ou plusieurs aspects des sites et du contenu, notamment l’auteur du contenu ou du site, la date de création du contenu ou du site et l’objectif de cette création. Des métadonnées riches et cohérentes augmentent la qualité du contenu lui-même, et permettent également au système de recherche de détecter plus facilement les relations entre les contenus et de fournir des résultats de recherche plus ciblés et pertinents.
Voici des exemples de métadonnées importantes que les utilisateurs doivent être encouragés à fournir :
Titre d’un document
Description d’un site
Auteur(s) d’un document
Date de création du contenu
Pour certains types de documents, tels que PowerPoint et Word, le système de recherche extrait des métadonnées supplémentaires telles que les titres et sous-titres compris dans le contenu, puis utilise ces informations pour renvoyer les résultats de recherche appropriés et pour fournir des résumés et aperçus précis des documents.
Pour fournir les résultats de recherche appropriés pour les personnes, il est également important que les données Mes sites et les données de profil utilisateur soient entrées afin que ces informations puissent être utilisées comme métadonnées par le système de recherche.
Gestion de contenu multilingue
Le système de recherche détecte automatiquement la langue de la plupart des contenus. Ces recommandations permettent d'éviter que le système de recherche ne détecte pas la bonne langue :
Si possible, conservez le contenu disponible dans différentes langues sur des sites différents. Si le système de recherche ne peut pas détecter la langue d’un élément de contenu particulier, il suppose qu’il se trouve dans la langue du site où il est stocké.
Évitez de mélanger les langues dans le contenu et ses métadonnées. Utilisez la même langue dans les métadonnées que celle utilisée dans le contenu lui-même.
Évitez de mélanger les langues dans un élément de métadonnées particulier. Cela s’applique principalement aux URL.
Spécifier des pages de référence
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Pages de référence de l'application de service de recherche pour spécifier les sites SharePoint qui contiennent les informations les plus pertinentes. Les résultats de recherche provenant des pages de référence sont mieux classés.
Vous pouvez spécifier trois degrés de référence et également spécifier des sites ne constituant pas une référence. Lorsque vous identifiez un site en tant que référence, les sites connectés à la page de référence via des liens hypertexte sont également promus dans les résultats, en fonction de leur proximité avec cette page de référence. Une page faisant le plus autorité contient les informations les plus pertinentes ou des liens vers ces informations. Les URL désignées comme ne constituant pas une référence sont classées plus bas que les autres sites.
Nous vous recommandons de spécifier uniquement un petit nombre de pages de référence (quatre ou cinq). Si vous spécifiez un grand nombre de pages faisant autorité, il est difficile de prédire les effets sur le classement des résultats de recherche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article Configurer des pages de référence dans SharePoint Server.