Gérer la messagerie vocale partagée pour les standards automatiques et les Files d’attente d’appel
Cet article explique comment configurer et gérer la messagerie vocale partagée pour les standards automatiques et les Files d’attente d’appel. La messagerie vocale partagée permet à plusieurs utilisateurs d’accéder à une boîte de réception de messagerie vocale unique.
Pour plus d’informations sur la messagerie vocale personnelle, consultez Configurer Messagerie vocale infonuagique.
Vue d’ensemble
La messagerie vocale partagée est un type supplémentaire de messagerie vocale qui complète la messagerie vocale personnelle. La messagerie vocale partagée est envoyée à un groupe d’utilisateurs, et tout membre de ce groupe peut accéder au message.
La messagerie vocale partagée se connecte à Groupes Microsoft 365 et est accessible à partir du dossier de groupe associé au groupe dans Outlook ou via un canal Teams microsoft 365 associé au groupe microsoft 365 sous la section Appels. La messagerie vocale partagée prend également en charge les listes de distribution et les groupes de sécurité à extension messagerie, mais nous vous recommandons d’utiliser un groupe Microsoft 365.
Vos utilisateurs peuvent recevoir la messagerie vocale partagée par le biais de la logique de redirection des standards automatiques ou des Files d’attente d’appel. Pour plus d’informations sur les standards automatiques et les Files d’attente d’appel, consultez Planifier les standards automatiques Teams et les files d’attente d’appels.
Conditions préalables
Pour gérer la messagerie vocale partagée, vous devez configurer un groupe Microsoft 365 avec prise en charge des boîtes aux lettres. Pour la messagerie vocale partagée, vous devez utiliser un groupe de sécurité de type Teams ou Outlook.
Les types de groupes privés et publics fonctionnent pour la messagerie vocale partagée. Toutefois, si le groupe est public, toute personne de votre organization peut afficher les informations relatives au groupe. Pour plus d’informations sur les groupes publics et privés, consultez Rendre Groupes Microsoft 365 public ou privé. Pour plus d’informations sur les groupes, consultez Vue d’ensemble des Groupes Microsoft 365 pour les administrateurs
Un groupe Microsoft 365 avec le type Outlook a la boîte aux lettres activée par défaut, mais ce groupe peut ne pas prendre en charge Teams. Pour plus d’informations, voir Créer un groupe dans Outlook.
Si votre organization envisage d’afficher et de gérer les messages vocaux partagés dans les conversations Microsoft Teams ou d’autres applications, vous devez vous assurer que le groupe Microsoft 365 approprié dispose de la prise en charge de Microsoft Teams. Par défaut, les messages vocaux stockés dans des groupes pris en charge par Teams sont accessibles via Microsoft Teams.
Un groupe Microsoft 365 avec un type Microsoft Teams a la boîte aux lettres masquée par défaut. Pour rendre la boîte aux lettres visible, utilisez l’applet de commande Set-UnifiedGroup avec le -HiddenFromExchangeClientsEnabled paramètre pour rendre une boîte aux lettres visible.
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Si vous sélectionnez un groupe Microsoft 365 qui n’est pas pris en charge par Teams, votre organization ne peut gérer que les messages vocaux adressés à ce groupe uniquement dans Outlook.
Pour plus d’informations sur la création d’un groupe dans Teams, consultez Groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams. Pour plus d’informations sur la création d’un groupe dans Outlook, voir Créer un groupe dans Outlook.
Configurer la messagerie vocale partagée
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer la messagerie vocale partagée pour vos standards automatiques et vos Files d’attente d’appel. Nous vous recommandons d’utiliser des groupes Microsoft 365 pour la configuration de la file d’attente des appels et du standard automatique pour garantir une intégration transparente avec la messagerie vocale partagée.
Seuls les membres du groupe Microsoft 365 peuvent accéder à la messagerie vocale partagée. Chaque messagerie vocale partagée est associée à un groupe Microsoft 365.
Pour réduire le surpartage des informations, chaque file d’attente d’appels ou standard automatique spécifique doit avoir son propre groupe Microsoft 365 pour la messagerie vocale partagée. Sinon, si vous configurez la logique de redirection des appels de sorte que plusieurs Files d’attente d’appel avec différents agents redirigent les appels vers un groupe de messagerie vocale partagée commun, tous ces utilisateurs doivent être membres du groupe Microsoft 365 associé à la messagerie vocale pour gérer les messages vocaux. Ce modèle d’autorisation peut potentiellement entraîner le surpartage des informations. Par conséquent, nous vous recommandons de créer un groupe de messagerie vocale partagée distinct pour chaque groupe de sécurité lié à la file d’attente d’appels ou à la file d’attente d’appels spécifique.
Pour plus d’informations, consultez manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams.
Les standards automatiques
Pour les standards automatiques, vous pouvez configurer des règles de redirection pour transférer des appels vers une messagerie vocale partagée. Par exemple, vous souhaiterez peut-être configurer une règle pour transférer les appels en dehors du bureau vers la messagerie vocale partagée ou pour transférer les appels d’une certaine catégorie directement vers la messagerie vocale partagée.
Pour les appels de standard automatique envoyés à la messagerie vocale partagée, vous pouvez activer ou supprimer un message d’accueil système. Les messages d’accueil personnalisés ne sont pas encore disponibles pour les standards automatiques.
Pour plus d’informations sur les standards automatiques, consultez Configurer un standard automatique Microsoft Teams.
Files d'attente des appels
Les utilisateurs autorisés d’une file d’attente d’appels peuvent configurer des messages d’accueil vocaux partagés personnalisés pour les fonctionnalités suivantes :
- Dépassement de capacité d’appel
- Délai d’expiration des appels
- Aucun agent
Vous pouvez également désactiver les messages d’accueil personnalisés pour les files d’attente d’appels. Évitez d’inclure des caractères spéciaux dans les messages d’accueil de la messagerie vocale partagée.
Pour plus d’informations sur la création de messages d’accueil pour les files d’attente d’appels, consultez manage-voice-applications-policies.
Pour plus d’informations sur la redirection de l’Files d’attente d’appel vers la messagerie vocale partagée, consultez Gestion des exceptions d’appel de file d’attente d’appels et Gestion des exceptions d’appel de file d’attente d’appels de messagerie supplémentaire.
Emplacement des messages vocaux partagés
L’emplacement des messages vocaux partagés varie selon que votre type de groupe Microsoft 365 est pour Outlook ou Teams.
Microsoft Teams
Dans Microsoft Teams, les messages vocaux partagés se trouvent sous la section Appels du canal Teams associé au groupe Microsoft 365, tandis que les messages vocaux personnels se trouvent généralement sous l’onglet Appels personnels.
Microsoft Outlook
Dans Outlook, les messages vocaux partagés se trouvent dans le dossier Boîte de réception du groupe Microsoft 365 associé. Les messages vocaux personnels se trouvent généralement dans votre boîte de réception personnelle ou, dans les versions antérieures d’Outlook, sous le dossier de recherche de la messagerie vocale .
Les messages vocaux dans Outlook sont essentiellement des e-mails ordinaires qui incluent des données de messagerie vocale spécifiques et une pièce jointe de fichier audio. Toutes les messageries vocales sont classées avec le type Messagerie vocale, ce qui vous permet d’appliquer des règles à ces messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer tous les messages classés comme « Messagerie vocale » vers un dossier Outlook distinct. Les fonctionnalités d’Outlook pour les e-mails standard s’appliquent également aux messages vocaux, telles que la suppression, le marquage comme lu/non lu, la définition de catégories, l’application d’indicateurs, etc.
Pour obtenir un résumé automatique des messages vocaux plus précisément à l’aide d’Outlook Copilot, organisez les messages vocaux dans un dossier distinct. De cette façon, vous pouvez demander à Copilot de résumer les nouveaux messages spécifiquement dans ce dossier.
Pour plus d’informations sur l’organisation des e-mails, la définition de règles, de catégories, d’indicateurs ou de rappels dans Outlook, consultez les articles suivants :
- Définir des catégories, des indicateurs ou des rappels
- Organiser les e-mails à l’aide de dossiers dans Outlook
- Configurer des règles dans Outlook
Articles connexes
Configurer la Messagerie vocale cloud
Groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams
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