Utiliser Dynamics 365 Sales depuis Business Central

Article
10/31/2024

Si vous utilisez Dynamics 365 Sales for Customer Engagement, vous pouvez bénéficier de l’intégration parfaite dans le processus allant du prospect à l’encaissement en utilisant Business Central pour les activités principales :

Traiter les commandes
Gestion de l.inventaire
Gérer vos finances

Avant de pouvoir utiliser les fonctionnalités d’intégration, votre administrateur système doit configurer la connexion et définir les utilisateurs de Dynamics 365 Sales. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Intégration à Dynamics 365 Sales.

Noter

Cette procédure décrit le processus d’intégration des versions en ligne de Dynamics 365 Sales et Business Central. Pour plus d'informations sur la configuration sur site, voir Préparation de l'intégration à Dynamics 365 Sales On-Premises.

Intégrer les applications vous permet d’accéder aux données dans Sales depuis Business Central, et dans certains cas, inversement. Vous pouvez utiliser et synchroniser les données partagées par les deux services. Par exemple, les clients, les contacts et les informations de vente. La synchronisation maintient les données à jour dans les deux applications.

Par exemple, un représentant dans Dynamics 365 Sales peut utiliser les tarifs dans Business Central lorsqu’il crée un document de vente. Lorsqu’ils ajoutent l’article à la ligne de document de vente dans Dynamics 365 Sales, ils peuvent également visualiser le niveau d’inventaire (disponibilité) de l’article dans Business Central.

Inversement, les préparateurs de commandes dans Business Central peuvent gérer les documents de vente qui sont automatiquement ou manuellement transférées depuis Dynamics 365 Sales. Par exemple, ils peuvent créer et reporter des lignes de document de vente pour les articles ou les ressources saisies dans Dynamics 365 Sales comme produits hors-catalogue. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion des données de documents de vente spéciaux.

Important

Business Central s’intègre à Dynamics 365 Sales uniquement. Les autres applications Dynamics 365 qui modifient le flux de travail ou le modèle de données standard dans Dynamics 365 Sales, par exemple Project Service Automation, peuvent désactiver l’intégration entre Business Central et Dynamics 365 Sales.

Coupler les enregistrements

Le guide de configuration assistée vous permet de choisir les données à synchroniser. Par la suite, vous pouvez également configurer la synchronisation d’enregistrements spécifiques, qui est appelée couplage. Par exemple, vous pouvez associer un compte spécifique dans Dynamics 365 Sales avec un client spécifique dans Business Central. Cette section décrit les éléments à prendre en compte lorsque vous couplez des enregistrements.

Par exemple, si vous souhaitez afficher les comptes dans Dynamics 365 Sales en tant que clients dans Business Central, vous devez coupler les deux types d’enregistrements. Pour ce faire, sur la page de la liste Clients dans Business Central, utilisez l’action Configurer le couplage. Puis vous devez spécifier quels clients Business Central correspondent à quels comptes dans Dynamics 365 Sales.

Vous pouvez également créer (et coupler) un compte dans Dynamics 365 Sales selon, par exemple, un enregistrement client dans Business Central à l’aide de l’option Créer un compte dans Dynamics 365 Sales ou vice-versa, à l’aide de l’option Créer un client dans Business Central.

Lorsque vous configurez un couplage entre deux enregistrements, vous pouvez également demander manuellement que l’enregistrement actuel, par exemple un client, soit remplacé immédiatement par les données de compte depuis Sales (ou depuis Business Central) à l’aide de l’action Synchroniser maintenant. L’action Synchroniser maintenant demande si les données d’enregistrement Sales ou Business Central doivent être remplacées.

Dans certains cas, vous devez coupler certains ensembles de données avant d'autres ensembles de données, comme l'indique le tableau suivant.

Données	Ce qu'il convient de coupler tout d'abord
Clients et comptes	Coupler d’abord des représentants avec des utilisateurs Dynamics 365 Sales
Articles et ressources	Coupler d’abord des unités de mesure avec des groupes d’unités Dynamics 365 Sales
Prix des articles et des ressources	Coupler d’abord des groupes tarifs client avec des prix Dynamics 365 Sales

Noter

Si vos prix ou clients utilisent des devises étrangères, assurez-vous de coupler des devises avec des devises de transaction Sales.

Dans Dynamics 365 Sales, les documents de vente dépendent d’informations comme les clients, les unités de mesure, les devis, les groupes tarifs client, les articles et/ou les ressources. Pour assurer une intégration avec les documents de vente, vous devez coupler des clients, des unités de mesure, des devises, des groupes tarifs client, des articles et/ou des ressources.

Exécuter une synchronisation complète des enregistrements

À la fin du guide de configuration assistée, vous pouvez choisir l’action Exécuter une synchronisation complète pour démarrer la synchronisation de tous les enregistrements Business Central avec tous les enregistrements associés dans Dynamics 365 Sales. Sur la page Révision synchronisation complète Dynamics 365 Sales, sélectionnez l'action Démarrer. La synchronisation complète peut prendre un certain temps, mais vous pouvez continuer à travailler dans Business Central pendant son exécution en arrière-plan.

Pour vérifier la progression de divers projets dans le cadre d’une synchronisation complète, sur la page Révision synchronisation complète Dynamics 365 Sales, choisissez un enregistrement pour afficher les détails. Pour mettre à jour l'état pendant la synchronisation, actualisez la page.

Sur la page Configuration de la connexion Microsoft Dynamics 365, vous pouvez obtenir des détails sur la synchronisation complète à tout moment. À partir de cette page, vous pouvez aussi ouvrir la page Correspondances table intégration pour afficher les détails des tables dans Business Central et dans la solution Sales à synchroniser.

Gérer les données des documents de vente

Les documents de vente que les vendeurs envoient dans Dynamics 365 Sales sont transférés vers Business Central si vous cochez la case Créer automatiquement des documents de vente sur la page Configuration de la connexion Microsoft Dynamics 365.

Sinon, vous pouvez convertir manuellement les documents de vente envoyés depuis Dynamics 365 Sales à l’aide de l’action Créer dans Business Central sur la page Documents de vente - Dynamics 365 for Sales.

Pour ces documents de vente, le champ Nom de la commande d’origine est transféré et associé au champ Numéro de document externe du document de vente dans Business Central.

Cela s’applique également si le document de vente d’origine contient des produits hors catalogue, c’est-à-dire des articles ou des ressources qui ne sont enregistrés dans aucune application. Dans ce cas, vous devez remplir les champs Type produit hors catalogue et N° produit hors catalogue sur la page Configuration ventes afin que les produits non enregistrés soient mappés à un numéro d’article ou de ressource spécifié.

Note

Vous ne pouvez pas mapper un produit hors catalogue à un article ou une ressource dans Business Central qui est couplé à un produit dans Dynamics 365 Sales. Pour autoriser les produits hors catalogue, nous vous recommandons de créer un article ou une ressource spécifiquement à cette fin et de ne pas le coupler avec un produit dans Dynamics 365 Sales.

Si la description de l’article sur le document de vente d’origine est longue, une autre ligne document de vente de type Commentaire est créée pour stocker le texte intégral du document de vente dans Business Central.

Les mises à jour des champs dans les en-têtes de document de vente, tels que les champs Dernière date d’expédition ou Date livraison demandée, qui sont mappés dans le mappage de table d’intégration SALESORDER-ORDER, sont synchronisées régulièrement avec Dynamics 365 Sales. Les processus tels que lancer un document de vente et livrer ou facturer un document de vente sont reportés vers la chronologie de document de vente dans Dynamics 365 Sales. Lorsque les documents de vente dans Business Central sont entièrement expédiés, le champ Date de dernière expédition est mis à jour et l’état de la commande dans Dynamics 365 Sales est défini sur Traité. Pour en savoir plus, voir Introduction aux flux d'activité. Pour activer le report et les activités des commandes dans Dynamics 365 Sales, voir Configurer le contrôle Notes pour accéder aux informations sur les publications d’une entité personnalisée dans la documentation Customer Engagement. L’article fait référence à Customer Engagement (on-premises), mais les étapes sont les mêmes pour la version en ligne.

Noter

La synchronisation périodique basée sur le mappage de table d’intégration SALESORDER-ORDER fonctionne uniquement lorsque l’intégration du document de vente est activée. Pour en savoir plus, consultez Configuration de connexion sur la page Configuration de connexion Sales. Seuls les documents de vente créés à partir des documents de vente envoyés dans Dynamics 365 Sales sont synchronisés. Pour plus d'informations, voir Activer l'intégration du traitement des documents de vente.

Si une personne modifie le prix d’un produit dans Dynamics 365 Sales et que vous incluez l’article dans les documents de vente de Business Central, Business Central crée une liste de prix de vente pour chaque commande. Pour plus d’informations sur les listes de prix, consultez Gérer les prix de vente.

Les documents de vente dans Dynamics 365 Sales sont synchronisés lorsque leur état est Envoyé. Les documents de vente de Business Central sont synchronisés lorsque leur état est Libéré. L’exception à cette règle est lorsqu’un paiement anticipé est nécessaire pour terminer un document de vente dans Business Central. Si une commande attend un paiement anticipé, les documents de vente de Dynamics 365 Sales sont synchronisés avec l’état Ouvert pour vous permettre de terminer le processus de paiement anticipé. Lorsque vous enregistrez le paiement anticipé, l’état du document de vente passe à Libéré et la synchronisation continue.

Gérer les données des devis vente

Les devis activés dans Dynamics 365 Sales sont transférés automatiquement vers Business Central si vous cochez la case Traiter automatiquement les devis sur la page Configuration de la connexion Microsoft Dynamics 365.

Sinon, vous pouvez convertir manuellement les devis envoyés depuis Dynamics 365 Sales à l’aide de l’action Traiter dans Business Central disponible sur la page Devis - Dynamics 365 Sales. Pour ces devis, le champ Nom du devis d’origine est transféré et associé au champ Numéro de document externe du document de vente dans Business Central. En outre, le champ Applicable jusqu’à du devis est transféré et mappé vers le champ Devis valide jusqu’à du devis dans Business Central.

Les devis subissent de nombreuses révisions avant d’être finalisés. Le traitement automatique et manuel des devis dans Business Central garantit que les versions précédentes des devis sont archivées avant traitement des nouvelles révisions de devis depuis Dynamics 365 Sales.

Quand vous choisissez Traitement dans Business Central pour un devis dans un état Conclu, un document de vente est créé dans Business Central uniquement si un document de vente correspondant est soumis dans Dynamics 365 Sales. Sinon, le devis n’est publié que dans Business Central. Si un document de vente correspondant est envoyé dans Dynamics 365 Sales plus tard, et qu’un document de vente en est créé, le N° devis est mis à jour sur le document de vente et le devis est archivé.

Gérer les factures vente reportées, les paiements client et les statistiques

Après avoir exécuté un document de vente, les factures associées sont créées. Lorsque vous facturez un document de vente, vous pouvez transférer la facture vente reportée dans Dynamics 365 Sales, si vous cochez la case Créer une facture dans Dynamics 365 Sales sur la page Facture vente reportée. Les factures reportées sont transférées dans Dynamics 365 Sales avec l’état Facturé.

Lorsque le paiement client est reçu pour la facture vente dans Business Central, l’état de la facture vente passe à Payé. Le champ Raison de l’état est défini sur Partiel si la facture est partiellement payée ou Complet si la facture est entièrement payée, lorsque vous choisissez l’action Mettre à jour les statistiques du compte sur la page Fiche client dans Business Central. L’action Mettre à jour les statistiques compte actualise des valeurs telles que les champs Solde et Ventes totales dans le récapitulatif Statistiques compte Business Central dans Dynamics 365 Sales. Sinon, vous pouvez exécuter les statistiques client et les projets programmés POSTEDSALESINV-INV pour ces deux processus en arrière-plan.

Gérer les prix de vente

Note

Dans la deuxième vague de lancement de 2020, nous avons libéré des processus rationalisés pour la configuration et la gestion des prix et des escomptes. Si vous êtes un nouveau client utilisant cette version, vous utilisez la nouvelle expérience. Si vous êtes un client existant, l’utilisation ou non de la nouvelle expérience dépend du fait que votre administrateur a activé ou non la fonctionnalité Nouvelle tarification des ventes dans Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations, consultez Activer les fonctionnalités à venir à l’avance.

Les étapes pour terminer le processus diffèrent selon que votre administrateur a activé la nouvelle expérience de tarification.

Note

Si la synchronisation des prix standard ne fonctionne, nous vous recommandons d′utiliser les fonctions de personnalisation de l′intégration. Pour plus d′informations, voir Personnalisation d′une intégration avec Microsoft Dataverse.

Expérience actuelle
Nouvelle expérience

Dans l′expérience de tarification actuelle, Business Central synchronise les prix de vente qui :

S′appliquent à tous les clients. Les listes prix vente par défaut sont créées à partir du prix indiqué dans le champ Prix unitaire sur la page Fiche article pour les articles.
S′appliquent à un groupe prix client spécifique. Par exemple, les prix de vente pour vos clients de vente en gros ou de détail. Pour synchroniser les prix à partir d′un groupe de prix client, procédez comme suit :
1. Couplez les articles pour lesquels le groupe de prix client définit les prix.
2. Sur la page Groupes prix client, couplez le groupe prix client en choisissant Connexe, puis Dynamics 365 Sales, Couplage, puis Configurer le couplage. Le couplage crée une liste de prix active dans Business Central avec le même nom que le groupe de prix client dans Dynamics 365 Sales. Il synchronise aussi automatiquement tous les articles pour lesquels le groupe de prix client définit le prix.