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Utilisation des documents électroniques dans le processus achats

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Vous pouvez utiliser des documents électroniques configurés (documents électroniques) avec les documents achat.

Vous pouvez utiliser les document achat suivants avec la fonctionnalité des documents électroniques :

  • Factures achat
  • Bons de commande (à partir de la version 24.0)
  • Notes de crédit achat
  • Journaux généraux

Note

Depuis la version 24.0 de Business Central, il est possible de connecter des Bons de commande avec les documents électroniques reçus.

Note

Lorsque vous recevez un document électronique d’un fournisseur spécifique, Business Central essaie de faire correspondre ce document électronique avec le fournisseur existant en vérifiant les informations suivantes dans cet ordre :

  1. GLN (à partir de la fiche fournisseur)
  2. N° identif. intracomm. (à partir de la fiche fournisseur)
  3. Identificateur de participation à partir de la page Participant au service (à l’aide du champ Participation au service de document électronique depuis la carte fournisseur)
  4. Nom et Adresse (à partir de la fiche fournisseur)

Documents électroniques achat

La réception de documents électroniques achat dans Dynamics 365 Business Central peut être effectuée en tant que traitement en lot ou manuellement.

Comment configurer les fournisseurs pour qu’ils travaillent avec différents documents achat

Suivez ces étapes pour configurer les fournisseurs afin qu’ils fonctionnent correctement avec les factures électroniques entrantes :

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Fournisseurs, puis sélectionnez le lien associé.

  2. Choisissez le fournisseur que vous souhaitez configurer.

  3. Dans l’onglet rapide Réception, recherchez le champ Recevoir le document électronique à pour spécifier le document d’achat par défaut à générer à partir du document électronique reçu.

    Note

    Dans le champ Recevoir le document électronique à, les utilisateurs peuvent sélectionner une facture d’achat ou un bon de commande en fonction de ce qu’ils aimeraient créer à partir de la facture électronique reçue. Cette sélection n’affecte pas la création de documents correctifs ; dans les deux scénarios, le système générera une Note de crédit.

    Note

    Si l’utilisateur choisit l’option Bon de commande dans le champ Recevoir le document électronique à, le système essaiera de mettre à jour l’un des bons de commande existants, mais si le bon de commande d’un fournisseur dans le Document électronique reçu n’existe pas, Business Central créera un nouveau bon de commande, en utilisant la même approche que celle utilisée pour créer les nouvelles factures achat expliquée plus loin sur cette page.

  4. Choisissez l’une des options que vous souhaitez utiliser pour le fournisseur sélectionné.

  5. Fermez la page.

Pour utiliser des factures achat

Exécuter le traitement en lot

Note

Ce traitement en lot est destiné à la collecte automatisée de vos factures entrantes. Cela ne peut fonctionner que dans un pays ou une région où la fonctionnalité existe.

Chaque fois qu’une File d’attente des projets est sélectionnée pour exécution, si le service externe reçoit des factures entrantes envoyées par votre fournisseur, le système collecte et importe ces factures. Pour terminer le processus, procédez comme suit :

  1. Une fois le traitement en lot terminé, les factures récemment importées sont répertoriées sur la page Documents électroniques, ainsi que leurs informations détaillées de base.

  2. Pour afficher plus de détails, ouvrez un document électronique spécifique.

  3. S’il n’y a eu aucune erreur ou problème dans le document électronique, le champ Enregistrement mappe le numéro de document de la facture achat créée s'il est configuré sur la page carte fournisseur (automatiquement par le système). Sélectionnez le lien pour ouvrir le document.

    Note

    Ce document créé par le système n’est pas le document reporté.

  4. Pour accéder directement au document achat, sélectionnez le champ Enregistrement. Après avoir ouvert la page Facture achat, vérifiez le document. Si tout est correct, reportez le document.

  5. Lorsque vous reportez le document achat, le champ Enregistrement du document électronique est mis à jour de Facture à Facture achat et le numéro du document achat reporté est disponible. Vous pouvez sélectionner le numéro pour ouvrir la facture achat reportée.

Les détails des journaux sont les mêmes que ceux du processus de vente des documents électroniques.

Étant donné que les erreurs dans le processus de vente sont principalement liées à la disponibilité du service, le document entrant peut contenir plusieurs raisons. La raison la plus courante d’une erreur est que le système ne peut pas reconnaître les lignes du document électronique que vous avez reçu de votre fournisseur. Il ne peut donc pas saisir de lignes dans votre facture achat.

Il existe deux erreurs courantes :

  • Si vous souhaitez utiliser cette ligne spécifique de votre facture fournisseur qui a été directement reportée dans le compte du grand livre (GL), vous devez configurer correctement la valeur Texte de mappage. Pour contourner cette erreur si vous souhaitez utiliser des comptes du grand livre, sélectionnez Mapper le texte au compte pour créer un mappage spécifique de la valeur Texte de mappage avec la valeur N° cpte débit que vous souhaitez utiliser.
  • Si vous souhaitez suivre l’inventaire et utiliser les lignes de votre facture fournisseur pour renseigner les articles sur vos lignes de document, vous devez correctement configuré la valeur N° référence article. Pour contourner cette erreur, mappez l’élément externe avec vos numéros d’article à l’aide de la liste de référence d’article. Pour en savoir, voir Utiliser les références article.

Après avoir corrigé les erreurs et les avertissements, vous pouvez spécifier manuellement quand le système doit créer une facture achat en fonction de votre configuration en sélectionnant Créer un document.

Importer manuellement les factures

Pour importer manuellement des documents électroniques externes, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Service de documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.
  2. Sur la page Service de document électronique , sélectionnez le service actif.
  3. Sélectionnez Recevoir et téléchargez le fichier de document électronique que vous avez reçu du fournisseur.
  4. Si un message d’erreur apparaît, ouvrez le document électronique pour résoudre les problèmes.
  5. Lorsque vous avez fini de résoudre les problèmes, dans le groupe Importer manuellement, sélectionnez Créer un document.
  6. Une fois le document créé dans Business Central, l’utilisation d’un traitement en lot ne modifie pas la façon dont vous l’affichez.

Utilisation des pièces jointes

Peppol et les fichiers de facturation électronique similaires sont des formats lisibles par machine et difficiles à lire par l’homme. Pour améliorer cela, Peppol a rendu possible l’intégration d’un fichier PDF dans le format Peppol BIS 3 en tant qu’objet binaire. Si votre fichier Peppol BIS 3 entrant contient un PDF intégré, Business Central le traitera automatiquement et ajoutera le PDF en pièce jointe au document d’achat une fois qu’il sera créé.

Documents électroniques avec bons de commande

Si votre Fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec des bons de commande, une fois qu’un document électronique est créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :

  1. Si le Bon de commande pour ce fournisseur particulier existe et qu’il existe un numéro de bon de commande dans le fichier Document électronique reçu, Business Central lie automatiquement ce document électronique au bon de commande mentionné, et l’état du document de ce Document électronique est défini sur En cours, et l’état du document électronique dans la sous-page État du service est défini sur Commande liée. Ce lien est visible dans le champ Document de ce document électronique spécifique. Si vous devez modifier le Bon de commande lié automatiquement, vous pouvez le faire à l’aide de l’action Mettre à jour le lien du bon de commande et sélectionner manuellement l’un des bons de commande existants pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes entre le document électronique et le bon de commande.

  2. Si le bon de commande pour ce fournisseur particulier existe, mais qu’il n’y a pas de numéro de bon de commande dans le fichier Document électronique reçu, Business Central offre la possibilité de choisir l’un des bons de commande existants lorsque et si vous avez téléchargé ce document manuellement. Cette condition ouvre la liste Bons de commande avec les commandes uniquement pour le fournisseur dont vous avez reçu le Document électronique. Vous devez sélectionner le Bon de commande que vous souhaitez, puis OK. Si vous n’avez pas réussi à sélectionner le Bon de commande correct ou si vous avez obtenu le Document électronique automatiquement à partir d’un point de terminaison externe à l’aide la File d’attente des travaux, un nouveau Document électronique n’est lié à aucun document d’achat. L’état du document affiche alors Erreur et l’État du document électronique dans la sous-page État du service affiche aussi Erreur de traitement document importé. Pour terminer l’association avec le bon de commande, sélectionnez l’action Mettre à jour le lien du bon de commande et choisissez l’un des bons de commande existants pour ce fournisseur.

  3. Si le bon de commande pour ce fournisseur particulier n’existe pas au moment de la création du nouveau Document électronique, Business Central crée un nouveau bon de commande, en utilisant le même modèle de création que celui qui existe déjà pour les nouvelles factures achat. L’état du document de ce Document électronique est Traité, et l’État du document électronique dans la sous-page État du service est défini sur Document importé créé. Ensuite, Ce lien est visible dans le champ Document de ce document électronique spécifique.

Correspondance des lignes d’un document électronique reçu avec un bon de commande

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de bon de commande provenant de deux endroits différents : à partir de la page Document électronique ou de la page Bon de commande. Le moyen le plus simple de localiser les Bons de commande déjà liés est d’utiliser la vignette Bons de commande liés faisant partie des Activités liées aux documents électroniques. Tous les documents non liés peuvent être trouvés à l’aide de la vignette En attente des factures électroniques d’achat où vous avez une liste de Documents électroniques que vous devez revoir. Les Activités liées aux documents électroniques avec ces deux vignettes sont disponibles dans les Tableaux de bord suivants : Évaluation du gestionnaire d’activité, Gestionnaire d’activité, Comptable, Gestionnaire d’inventaire et Expédition et réception.

Pourboire

Il existe également deux façons de faire correspondre les lignes. L’une d’entre elles consiste à le faire manuellement, comme décrit dans l’article. Sinon, utilisez Assistance de correspondance de documents électroniques avec Copilot. La fonction d’assistance de rapprochement de documents électroniques vous permet de rapprocher les factures électroniques reçues avec les lignes bon de commande existantes à l’aide du modèle LLM (Large Language Modules). Découvrez comment utiliser Copilot dans mapper des documents électroniques aux lignes de bon de commande avec Copilot.

Note

Si le pourcentage de TVA diffère entre le document entrant et le pourcentage de TVA de la compagnie, les documents correspondants ne peuvent pas être utilisés dans un environnement multi-pays.

Correspondance des lignes de bon de commande

Vous pouvez faire correspondre les lignes de la liste Bons de commande ou à partir de l’un des Bons de commande ouverts. Pour commencer le Traitement, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la vignette Bons de commande liés sur votre Tableau de bord s’il y a un numéro.

  2. Choisir une des deux options de correspondance :

    • Si vous souhaitez faire correspondre les lignes de la liste des bons de commande, sélectionnez la ligne Bon de commande que vous souhaitez faire correspondre et sélectionnez l’action Mapper les lignes de documents électroniques.
    • Si vous souhaitez d’abord ouvrir le Bon de commande, ouvrez le document, puis sélectionnez l’action Mapper les lignes document électronique.

  3. Puisque les deux options ont le même processus, la page Correspondance des bons de commande s’ouvre avec le contenu suivant :

    1. Dans l’en-tête, vous trouverez les informations suivantes, qui peuvent vous aider à cartographier plus facilement les lignes :

      Nom du champ Désignation
      Nom fournisseur Spécifie le nom fournisseur du document électronique.
      N° document électronique Spécifie le numéro de document électronique lié.
      Date du document électronique Spécifie la date du document électronique lié.
      Montant document électronique Spécifie le montant total du document électronique lié, TVA comprise.

    2. Dans les lignes, vous pourrez retrouver celles importées du fichier Document électronique sur le côté gauche et celles du Bon de commande existant sur le côté droit.

    3. Toutes les lignes des deux côtés comportent des numéros d’article et des descriptions, ainsi qu’un Coût unitaire direct et un % escompte ligne.

    4. Du côté des Lignes importées , vous pouvez également localiser le champ Quantité en tant que quantité totale de la facture électronique et le champ Quantité correspondante spécifiant la quantité qui correspond déjà aux lignes bon de commande.

    5. Du côté des Lignes bons de commande, vous pouvez également trouver la Quantité disponible qui correspond à la quantité qui peut être mise en correspondance avec cette ligne (quantité reçue, mais non facturée) et Qté. à facturer, en précisant la quantité déjà mise en correspondance avec cette ligne.

    6. Pour faire correspondre les lignes, sélectionnez les lignes des deux côtés que vous souhaitez faire correspondre et Sélectionner l’action Correspondre manuellement . Les lignes correspondantes sont marquées en vert.

    7. Il est possible de faire correspondre un à un, mais il est également possible d’en faire correspondre plusieurs à un ou un à plusieurs, en sélectionnant plus de lignes d’un côté ou de l’autre avant de choisir l’action Correspondre manuellement.

    8. Vous pouvez également sélectionner l’action Faire correspondre automatiquement pour faire correspondre automatiquement toutes les lignes ayant les mêmes valeurs pour Type, Numéro, Prix unitaire, Escompte et Unité de mesure.

    9. Si vous faites une erreur, vous pouvez sélectionner l’action Supprimer la correspondance pour supprimer les lignes correspondantes du côté du bon de commande ou sélectionner l’action Réinitialiser la correspondance pour réinitialiser toutes les correspondances.

    10. Si votre document électronique comporte de nombreuses lignes, vous pouvez Sélectionner l’action Afficher les lignes en attente pendant le processus de mise en correspondance pour supprimez toutes les lignes du document électronique si elles correspondent déjà. Si vous avez besoin de voir toutes les lignes, vous pouvez toujours Sélectionner l’action Afficher toutes les lignes .

  4. Une fois la correspondance terminée, vous devez sélectionner l’action Appliquer au bon de commande .

  5. Une fois que vous avez appliqué la correspondance au bon de commande, Business Central mettra à jour les champs suivants :

    1. Numéro de facture fournisseur et Date du document sur l’en-tête du document sont mis à jour avec les valeurs du document électronique que vous avez reçu et lié.
    2. La valeur Qté. à facturer dans les lignes est mise à jour avec les valeurs de la colonne Qté. à facturer de la page Correspondance des bons de commande en fonction de la correspondance que vous avez effectuée.
    3. Vous pouvez désormais reporter le document en choisissant l’action Reporter.
    4. Une fois le document reporté, le champ Document de la page Document électronique modifie la valeur pour être lié à la Facture achat reportée.
    5. Fermez la page.

Important

Par défaut, vous pouvez rapprocher uniquement les lignes ayant le même montant total dans les deux documents. Cela signifie que le Coût unitaire direct ainsi que la ligne affectée % escompte doivent être identiques, car dans un document, vous pouvez avoir un montant sans escompte et dans un autre avec escompte.

Si vous souhaitez ajouter une certaine tolérance et autoriser la différence entre les lignes dans Facture électronique et Bon de commande, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., entrez Configuration des achats et des dettes, puis sélectionnez le lien correspondant.
  2. Vous souhaitez autoriser une tolérance dans le champ % différence correspondance entre les documents électroniques, en spécifiant le pourcentage maximum autorisé de différence de coût lors de la correspondance d’une ligne Document électronique entrante et de la ligne Bon de commande.
  3. Cette configuration s’applique à toutes les lignes correspondantes, mais encore une fois en tenant compte de la tolérance sur le montant total, comme pour le Coût unitaire direct avec le % escompte ligne.
  4. Fermez la page.

Correspondance les lignes d’un document électronique

Vous pouvez faire correspondre les lignes sur la page E-Document . Pour commencer, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez E-Documents, puis sélectionnez le lien associé.
  2. Sélectionnez documents électroniques que vous souhaitez correspondre.
  3. Choisissez l’action Faire correspondre bon de commande pour ouvrir la page Correspondance des bons de commande.
  4. Répétez les mêmes étapes que celles utilisées lorsque vous avez commencé la correspondance à partir des bons de commande.

Vue d’ensemble des états des documents électroniques

Pour obtenir un meilleur aperçu de tous les documents électroniques de la compagnie, vous pouvez sélectionner le centre de rôles Comptable où existent les états des documents électroniques. Vous y trouverez des activités de documents électroniques qui ont les états suivants :

  • Documents électroniques entrants :
    • Traité
      • En cours
      • Erreur

Configuration des documents électroniques
Utilisation du documents électroniques dans le processus vente
Extension de la fonctionnalité des documents électroniques
Gestion financière
Facturation des ventes
Enregistrer les achats avec les factures achat et les commandes
Utiliser Business Central

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