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Configuration des documents électroniques

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Important

Le module de base de documents électroniques est une infrastructure. Par défaut, il n’y a pas de champ Intégration des services. Si vous retrouvez les options Format du document par défaut, sachez qu’elles sont proposées à titre d’exemple et que la localisation doit fournir un format détaillé. Ces détails font partie des applications de localisation, car ils sont spécifiques aux exigences locales.

Note

Depuis la version 23.2, un format de document PEPPOL standard est ajouté comme format global dans le champ Format de document. Gardez à l’esprit que vous ne pourrez probablement pas utiliser ce format tel quel. Il s’agit d’un format W1 fourni pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à utiliser ce format.

La première étape de la configuration des documents électroniques (e-documents) consiste à configurer le service Documents électroniques dans lequel vous configurez le comportement complet de votre système en ce qui concerne la communication par documents électroniques.

Configurer le service de documents électroniques

Suivez ces étapes pour configurer le service de documents électroniques.

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Services de document électronique, puis sélectionnez le lien associé.

  2. Sélectionnez Nouveau, puis, sur la page Services de document électronique, sur le récapitulatif Général, configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

    Champ Désignation
    Code Sélectionnez le code de configuration de l’exportation électronique.
    Désignation Saisissez une brève description de la configuration de l’exportation électronique.
    Format de document

    Format d’exportation de la configuration de l’exportation électronique.

    Par défaut, il y a deux option dans ce champ. Vous pouvez sélectionner PEPPOL BIS 3 comme format générique basé sur du code ou Échange de données lorsque vous devez configurer des pré-documents de formats spécifiques sur le Raccourci Définition d’échange de données.
    Intégration de service Sélectionnez le code d’intégration pour la configuration de l’exportation électronique. Dans la 1e vague, la seule option est Aucune intégration.
    Utiliser le traitement par lots Spécifiez si le service utilise le traitement par lots pour l’exportation.

  3. Dans le récapitulatif Paramètres importés, configurez les champs comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

    Champ Désignation
    Valider compagnie réceptrice Indiquez si les informations de la compagnie réceptrice doivent être validées pendant l’importation.
    Résoudre l’unité de mesure Indiquez si l’unité de mesure doit être résolue au cours de l’importation.
    Rechercher référence article Indiquez si un article doit être recherché par référence d’article pendant l’importation.
    Rechercher le GTIN de l’article Indiquez si un article doit être recherché par numéro d’identification de commerce mondial (GTIN) pendant l’importation.
    Recherche de mappage de compte Indiquez si un compte doit être recherché dans le Mappage de compte selon le texte entrant pendant l’importation.
    Valider escompte ligne Indiquez si un escompte ligne doit être validé pendant l’importation.
    Affecter escompte facture Indiquez si un escompte facture doit être affecté lors de l’importation.
    Vérifier totaux Indiquez si un total de facture doit être vérifié lors de l’import.
    Mettre à jour la commande Indiquez si le bon de commande correspondant doit être mis à jour.
    Créer des lignes journal Indiquez si une ligne journal doit être créée à la place d’un document achat. Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
    Nom modèle journal général Spécifiez le nom du modèle journal général utilisé pour la création de la ligne journal. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
    Nom lot de journal général Spécifiez le nom du lot journal général utilisé pour la création de la ligne journal. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
    Importation automatique Spécifiez s’il faut importer automatiquement les documents à partir du service.
    Heure de début du lot Spécifiez l’heure de début des tâches d’importation.
    Délai entre les exécutions (en minutes) Spécifiez le nombre de minutes entre deux exécutions de la tâche d’importation.

  4. Si vous avez sélectionné Échange de données dans le Format du document dans le champ Raccourci Général, utilisez la Raccourci Définition d’échange de données pour définir les champs suivants.

    Champ Désignation
    Type document Spécifiez le type de document qui utilise l’échange de données pour importer et exporter les données. Exemples : facture de vente, note de crédit de vente et facture d’achat.
    Importer code déf. échange données Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour importer les données. Utilisez ce champ uniquement pour recevoir un document dans le processus d’achat.
    Exporter code déf. échange données Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour exporter les données. Utilisez ce champ uniquement pour livrer des documents dans le processus de vente.

Note

Il existe des définitions d’échange de données préparées pour le format PEPPOL qui sont liées au document vente et achat standard. Cependant, vous ne pourrez probablement pas utiliser ces définitions telles quelles. Ce sont tous des formats W1 fournis pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à les utiliser.

Si vous avez configuré le format Définition d’échange de données dans votre localisation, vous pouvez ajouter une ligne pour chaque type de document dont vous avez besoin. Ajoutez des lignes qui correspondent à l’exemple d’échange de données par défaut pour le format W1 PEPPOL. Cependant, d’abord sélectionner l’option Type de document pour chaque ligne dont vous avez besoin. Pour chaque type de données, sélectionnez la valeur Importer le code de déf. d’échange de données ou Exporter le code de déf. d’échange de données que vous souhaitez utiliser.

Si vous n’utilisez pas le format Définition d’échange de données, vous pouvez créer et configurer des formats à l’aide de l’ interface. Ajustez les informations sur les lignes Exporter un mappage et Importer un mappage, où vous trouverez les tables et champs à configurer les règles de transformation. Dans ce cas, vous devez ajouter une nouvelle option dans le champ Format du document liée à votre format.

Types de document pris en charge

Les types de documents pris en charge sont basés sur le format de document choisi. Pour vérifier quels types de documents sont pris en charge, sur la page Services de documents électroniques, choisissez l’action Types de documents pris en charge . Les Types de documents sources pris en charge par le service de document électronique s’ouvrent et, dans la colonne Type de document source, vous pouvez choisir différents types de documents pour les rendre compatibles avec le format que vous prévoyez d’utiliser. Assurez-vous de ne pas utiliser le type de document si ce document n’est pas sélectionné dans cette page.

Configurer un profil d’envoi de documents

Vous pouvez configurer une méthode préférée d’envoi des documents de vente pour chacun de vos clients. De cette façon, vous n’avez pas besoin de choisir une option d’envoi chaque fois que vous choisissez l’action Reporter et envoyer. Sur la page Profils d’envoi de documents, configurez différents profils d’envoi que vous pouvez sélectionner dans le champ Profil d’envoi de documents d’une fiche client. Vous pouvez cocher la case Par défaut pour spécifier que le profil d’envoi du document est le profil par défaut pour tous les clients, sauf pour les clients dont le champ Profil d’envoi de documents est renseigné avec un autre profil d’envoi.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place l’automatisation de la facturation électronique. Lorsque vous choisissez l’action Reporter et envoyer sur un document vente, la boîte de dialogue Reporter et envoyer la confirmation affiche le profil d’envoi utilisé, soit celui configuré pour le client, soit le profil par défaut pour tous les clients.

Suivez la procédure pour configurer un profil d’envoi de documents.

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Profil d’envoi de document, et sélectionnez le lien associé.

  2. Sur la page Profils d’envoi de documents, sélectionnez Nouveau.

  3. Sous le raccourci Général, entrez les informations suivantes.

  4. Sous le raccourci Options d’envoi, configurez les champs comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

    Champ Désignation
    Document électronique Spécifiez si le document est envoyé en tant que document électronique que le client peut importer dans son système lorsque vous choisissez le bouton Reporter et envoyer. Pour utiliser cette option, vous devez également définir le champ Format ou Code de flux de service de documents électroniques. Sinon, le fichier peut être enregistré sur une disquette.
    Format Spécifiez le format à utiliser pour envoyer un document électronique. Ce champ est requis si vous sélectionnez Via le service d’échange de documents, sélectionnez Document électronique.
    Code flux de service de document électronique Spécifiez le flux de service électronique utilisé pour envoyer des documents. Ce champ est requis si vous sélectionnez Flux de services document électronique étendu dans le champ Document électronique.

    Note

    Si vous sélectionnez Flux de services document électronique étendu dans le champ Document électronique, vous devez déjà avoir configuré le flux de travail pour vos documents électroniques.

Configurer le flux de travail

Suivez cette procédure pour configurer le flux de travail utilisé dans la fonctionnalité de document électronique.

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Modèles de flux de travail, et sélectionnez le lien associé.
  2. Si vous ne trouvez pas de Modèles de flux de travail de document électronique sur la page Modèles de flux de travail, sélectionnez Réinitialiser les modèles Microsoft. Modèles de flux de travail de document électronique devrait alors s’afficher. Fermez la page.
  3. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Flux de travail, et sélectionnez le lien associé.
  4. Choisissez l’action Créer flux de travail à partir du modèle pour sélectionner un modèle pour le processus de documents électroniques. Les modèles disponibles sont Envoyer à un service et Envoyer à plusieurs services.
  5. Sélectionnez OK pour terminer la configuration du flux de travail.
  6. Dans le champ Alors, réponse, sélectionnez Envoyer le document électronique à l’aide de la configuration pour configurer les réponses du flux de travail.
  7. Sélectionnez le service de documents électroniques que vous avez créé en option, choisissez OK, puis activez le flux de travail.

Note

Vous pouvez créer votre propre flux de travail pour les documents électroniques sans utiliser de modèles de flux de travail prédéfinis. Si vous disposez de plus de services, vous pouvez utiliser différents flux de travail.

Pour utiliser davantage de workflows, configurez-les via les profils d’envoi de documents pour différents clients. Lorsque vous configurez le flux de travail, spécifiez le profil d’envoi du document dans la colonne Sur condition de l’onglet Raccourci Étapes du flux de travail, car vous ne pouvez pas avoir deux services qui utilisent le même profil d’envoi de documents dans les flux de travail.

Lorsque vous configurez votre workflow sur la page Workflows , pointez sur le champ Sur condition sur le Raccourci Étapes du workflow. Sur la page Conditions d’événement , dans le champ Filtre , sélectionnez le profil d’envoi de documents que vous souhaitez utiliser.

Mettre en place une stratégie de rétention des documents électroniques

Les documents électroniques peuvent faire l’objet de différentes législations locales liées à la durée de conservation des documents électroniques. Par conséquent, nous avons ajouté une configuration de stratégie de rétention pour toutes les informations importantes liées aux documents électroniques. Les administrateurs peuvent définir des stratégies de rétention qui spécifient la fréquence à laquelle Dynamics 365 Business Central supprime les enregistrements obsolètes liés aux documents électroniques. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, accédez à Définir des stratégies de rétention.

Pour configurer des stratégies de rétention liées aux documents électroniques, procédez comme suit.

  1. Sur la page Services de document électronique, choisissez l’action Stratégie de rétention.

  2. Une fois l’action terminée, sélectionnez l’une des stratégies de rétention suivantes à configurer :

    • Journal de documents électroniques
    • Journal d’intégration des documents électroniques
    • Journal du mappage de document électronique
    • Stockage des données du document électronique

Données de démonstration des documents électroniques

Note

A partir de Business Central version 24.0, il est possible de paramétrer des données de démonstration pour les E-Documents.

Fournir des moyens plus simples de tester et de démontrer les capacités de Documents électroniques, Microsoft a créé un nouveau module de démonstration pour les documents électroniques. Pour activer ce module, suivez les étapes :

  1. Sélectionnez l’icône Icône en forme d’ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., saisissez Outil démo Contoso, et sélectionnez le lien associé.
  2. Avant d’activer le Module E-Document Contoso, en raison des dépendances, vous devez avoir activé les modules suivants : Module commun et Module d’entrepôt.
  3. Après avoir activé ces modules, sélectionnez le Module Contoso E-Documents, puis choisissez l’action Générer .
  4. Procéder comme suit.
  5. Fermez la page.

Une fois que vous avez activé un module, vous aurez créé de nouveaux éléments de démonstration, importé six documents électroniques (basés sur Peppol BIS 3) et déjà configuré le services de documents électroniques avec les éléments créés flux de travail.

Voir aussi .

Utilisation des documents électroniques vente
Utilisation des documents électroniques achat
Comment étendre des documents électroniques dans Business Central
Gestion financière
Facturation des ventes
Enregistrer les achats avec les factures achat et les commandes
Utiliser Business Central

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici