Konfiguroi henkilöstötoiminnot

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Tämä ohjeaihe on tarkoitettu järjestelmänvalvojille ja se kuvaa, kuinka henkilöstötoiminnot määritetään. Henkilökunnan toiminnot ovat valinnaisia. Jos henkilökuntatoiminnot otetaan käyttöön, voit määrittää, että käyttäjien tulee antaa lisätietoja seuraavia tehtäviä suoritettaessa:

• Luo uusia toimia

• Muokkaa olemassa olevan toimen arvoja

• Ota palvelukseen uusia työntekijöitä

• Siirrä työntekijöitä

• Irtisano työntekijöitä

Jos henkilökunnan toiminnot otetaan käyttöön, voit myös ottaa käyttöön hyväksyntä- tai ilmoitusprosessin, kun nämä tehtävät suoritetaan.

Huomautus

Ominaisuudet, jotka on kuvattu seuraavissa ohjeaiheissa ovat käytettävissä vain, jos Microsoft Dynamics AX-R2 on asennettu.

Valitse, otetaanko henkilöstötoiminnot käyttöön

Jos henkilökunnan toiminnot otetaan käyttöön, käyttäjien on suoritettava joitakin ylimääräisiä toimia aina, kun he tekevät määritetyt tehtävät. Kuitenkin käyttäjien antamat tiedot näissä vaiheissa ovat yleensä hyödyllisiä organisaatioille. Mieti seuraavia kysymyksiä, kun päätät, otatko henkilökunnan toiminnot käyttöön.

Kysymys	Esimerkkejä
Onko organisaatiosi kerättävä lisätietoja, kun käyttäjät suorittavat henkilöstötoimintoja?	Käyttäjien on valittava kuvaus siitä, miksi he muuttavat olemassa olevaa toimea tai päättävät työntekijän työsuhteen. Kuvaukset ovat määrittämässäsi luettelossa. Käyttäjien on valittava kuvaus siitä, miksi he ovat siirtämässä työntekijän. Kuvaukset ovat määrittämässäsi luettelossa.
Tarvitseeko organisaatiosi hyväksyntä- tai ilmoitusprosessin, kun henkilöstötoimintoja suoritetaan?	Esimiehen on hyväksyttävä työntekijän irtisanominen, josta on ilmoitettava palkanlaskentaan välittömästi. Esimiehen on hyväksyttävä kaikki uudet työpaikat ja henkilöstöhallinnolle on ilmoitettava hyväksynnästä välittömästi, jotta rekrytoinnin voi aloittaa.

Jos vastasit "Kyllä" jompaankumpaan kysymykseen tai haluat toteuttaa nämä prosessit henkilökunnan muille toiminnoille, organisaation olisi otettava käyttöön henkilökunnan toimenpiteet.

Luokka	Edellytys
Suunnitelma	Tunnista ensisijaiset nimet ja kuvaukset henkilökunnan toimenpidetyypeille ja määritä, käytetäänkö työnkulkua, syykoodeja ja numerosarjoja.
Testi	Määritä testiympäristö viikon tai kahden ajan siten, että tiedät, mitä haluat syöttää suorassa ympäristössä.
Vapauta	Ota käyttöön Henkilöstötoiminnot-määritysavain live-ympäristössä ja sulje ja avaa uudelleen, jotta voit käyttää henkilöstön toimintolomakkeita henkilöstötoimintojen asettamiseksi. Lisätietoja on kohdassa Personnel actions configuration key (HcmPersonnelActions). Huomautus Suosittelemme lämpimästi, että teet tämän asetusmuutoksen alhaisen käytön aikana minimoidaksesi vaikutukset käyttäjillesi. Jos tämä konfigurointiavain on otettu käyttöön, mutta et luo henkilökunnan toimenpidetyyppejä, käyttäjät eivät voi luoda uusia toimia, muokata aiemmin luotuja toimia, palkata uusia työntekijöitä, siirtää työntekijöitä, muuttaa työtehtäviä eivätkä irtisanoa työntekijöiden työsuhteita.

1. Valinnainen: Henkilökunnan toimenpidetyyppien liittäminen luotuihin työnkulkuihin

Voit luoda työnkulun kutakin henkilökunnan toimenpidettä varten, joka edellyttää tarkistusprosessia. Suosittelemme, että luot ensin työnkulut, koska määrität nämä henkilöstötoimintojen tyypeille seuraavassa vaiheessa. Luot ja ylläpidät työnkulkuja Henkilöstöhallinnon työnkulut-luettelosivulla. Jos et tunne työnkulun määrittämistä, katso Microsoft Dynamics AX -työnkulku.

Tässä joitakin henkilökunnan toimenpiteille työnkulun tehtäviä asetettaessa huomioitavia asioita:

• Käytettävissä on useita erilaisia henkilöstöhallinnon työnkulkuja. Sinun on määritettävä työnkulut vain organisaatiosi vaatimien henkilöstötoimintojen tyypeille.

• Vaikka työnkulku on sama kahdelle työntekijätoiminnon tyypille (esimerkiksi prosessi on sama uusien palkkauksille ja työntekijöiden työsuhteiden päättämiselle), sinun on luotava kaksi erillistä työnkulkua – yksi kullekin tyypille.

• Voit määrittää työnkulkuja, jotka edellyttävät hyväksyntää, joka lähettää ilmoituksen tai tekee molemmat.

Seuraavassa taulukossa on eräitä esimerkkejä siitä, koska voit käyttää työnkulkuja ja milloin et voi käyttää niitä.

Työnkulku	Esimerkkejä	Työnkulku tarvitaan?
Toimen toiminnot	Organisaatiosi edellyttää johdon hyväksyntää uusien toimien luomisen yhteydessä. Organisaatiosi haluaa myös ilmoittaa henkilöstöosastolle toimen hyväksymisestä, jotta he voivat aloittaa työhönoton.	Kyllä
Toimen toiminnot	Organisaatiosi ei tarvitse mitään hyväksyntöjä tai ilmoituksia, kun käyttäjät luovat uusia toimia tai muuttavat olemassa olevien toimien arvoja.	Ei
Työntekijätoiminnot – palkkaus	Organisaatiosi edellyttää johdon hyväksyntää uusien työntekijöiden palkkauksen yhteydessä. Organisaatiosi haluaa myös ilmoittaa palkanlaskentaosastolle, jotta he voivat lisätä työntekijän palkanlaskentajärjestelmään.	Kyllä
Työntekijätoimintojen siirto	Organisaatiosi ei edellytä johdon hyväksyntää työntekijöiden siirtämisessä toimesta toiseen, mutta haluaa ilmoittaa palkanlaskentaosastolle muutoksesta, jotta he voivat tarkistaa uuden määrityksen osaston ja alueen.	Kyllä

2. Luo ja määritä henkilöstötoimintojen tyyppejä

Kun henkilökunnan toiminnot otetaan käyttöön, käyttäjien on valittava henkilökunnan toimenpidetyyppi, joka on organisaatiokohtainen, kun luodaan uusia toimia, muokataan aiemmin luotuja toimia, palkataan työntekijöitä, työntekijöiden siirtäminen tai työntekijän työsuhteen päättämisen. Sinun on luotava mukautettu henkilöstötoiminnon tyyppi jokaiselle näitä henkilöstötoiminnoista, jotta käyttäjäsi voivat suorittaa tehtävänsä. Järjestelmä tarjoaa yhden henkilöstötoiminnon tyypin jokaiselle näistä toiminnoista. Jos organisaatiossa käytetään samoja järjestelmässä annettuja termejä, voit kirjoittaa yksinkertaisesti saman nimen, mutta jos organisaatio viittaa toimenpiteeseen eri tavalla tai käyttää useita kuvauksia toimintatyypille ja, sinun pitää luoda nämä mukautetut arvot.

Seuraavassa taulukossa esitetään joitakin tapoja yhdistää järjestelmän tarjoama Irtisano työntekijä-toiminto organisaation tarpeita vastaavaksi.

Järjestelmän määrittämä henkilökunnan toimenpide	Mukautettu termi, jota organisaatiosi käyttää tämän toiminnon kuvaamiseen	Selittää yhdistämismäärityksen
Irtisano työntekijä	"Irtisano työntekijä"	Käyttäjäsi ymmärtävä järjestelmän terminologian, eikä sinun tarvitse käyttää tarkempia termejä, joten voit käyttää järjestelmänimeä.
Irtisano työntekijä	"Irtisano työntekijä"	Nämä termit ovat helpommin käyttäjien ymmärrettävissä ja yksi toiminto sopii kaikille työsuhteen päättämisille.
Irtisano työntekijä	"työsuhteen päättäminen vapaaehtoisesti" ja "työsuhteen päättäminen vasten tahtoa"	Nämä termit ovat helpommin käyttäjien ymmärrettävissä ja vasten tahtoa päätetyt työsuhteet vaativat erilaisen työnkulun, kuin vapaaehtoisesti päätetyt, koska hyväksyjä ei ole sama. Voit luoda ja yhdistää kaksi mukautettua toimenpidetyyppiä järjestelmän tarjoamaan Irtisano työntekijä-tyyppiin, jotta voit määrittää jokaiselle eri työnkulun.

Luo henkilöstötoiminnon tyyppi seuraavien ohjeiden avulla:

1. Napsauta kohdetta Henkilöstöhallinto > Asetukset > Toiminnot > Henkilöstötoimintojen tyypit.

2. Valitse Uusi.

3. Kirjoita mukautetun henkilöstötoiminnon tyypin nimi, kuten Muokkaa toimea, Kausiluonteinen toimi, Lateraalinen siirto tai aiemmin tässä taulukossa kuvattu.

4. Kirjoita yksityiskohtainen kuvaus toiminnosta, johon käyttäjät voivat viitata, jos he tarvitsevat lisätietoja oikean valinnan suorittamiseksi.

5. Valitse järjestelmän toiminto, joka yhdistää henkilökunnan toimenpidetyyppiin. Sinun on yhdistettävä vähintään yksi mukautettu henkilöstötoiminto jokaiseen käyttäjien suorittamaan järjestelmätoimintoon, tai he eivät pysty suorittamaan tehtävää

   Tyyppi	Käytettävissä, kun
   Luo toimia	Uudet toimet luodaan.
   Muokkaa toimia	Olemassa olevan toimen arvot muutetaan.
   Palkkaa työntekijä	Uusia työntekijöitä palkataan.
   Siirrä työntekijä	Olemassa olevat työntekijät määritetään eri toimeen kiinteää kompensaatiosuunnitelmaa tai palkkaa muuttamatta tai muutoksen kanssa.
   Irtisano työntekijä	Työntekijän työsuhteen päättymispäivää on muutettu.

   Huomautus

   Tämän osion aiempi luettelo sisältää sekä työntekijätoiminnot että toimen toiminnot. Jos näet vain Luo toimia ja Muokkaa toimia, et käytä uusinta versiota sovelluksesta . Työntekijän toimet ovat käytettävissä vain, jos on asennettu ja Henkilöstötoiminnot-konfigurointiavain on valittu.

6. Jos organisaatio edellyttää, että tämäntyyppiset toiminnot seuraavat tarkistusprosessia, valitse luettelosta työnkulkutunnus. Voit valita vain työnkulkuja, joilla on työnkulkutyyppi, joka vastaa tämän henkilökunnan toimenpidetyyppiä.

7. Valinnainen: Vain Palkkaa työntekijä tai Siirrä työntekijä henkilökunnan toimenpidetyypeille, valitse kiinteän kompensaatiotoiminnon tyyppi, joka vastaa tämän henkilökunnan toimenpidetyyppiä. Tämä oletusarvo näytetään käyttäjille automaattisesti, jotta heidän ei tarvitse valita kompensaatiotoimintoa henkilöstötoiminnon lisäksi.

   Huomautus

   Kaikkien käyttäjien on annettava kompensaatiotoiminto riippumatta siitä, onko henkilöstötoiminnot otettu käyttöön. Kun henkilöstötoiminnot ovat käytössä, tämä vaatimus tulee usein tarpeettomaksi, koska samat tiedot annetaan henkilöstötoimintopyynnössä. Jos näin on organisaatiosi kohdalla, oletusarvoisen kiinteän kompensaatiotoimenpidetyypin valitsemalla voi estää, että käyttäjien pitää syöttää se kahdesti. Lisätietoja on kohdassa Kiinteän kompensaation toiminnot (lomake).

3. Valinnainen: Määritä henkilökunnan toimenpiteiden syykoodit

Kun käyttäjä suorittaa tehtäviä, joihin henkilökunnan toiminnot on otettu käyttöön, häntä pyydetään antamaan Syykoodi. Tämä syykoodi tarjoaa lisätietoja valitusta Henkilöstötoiminnon tyyppi-kohteesta. Seuraavassa taulukossa on kuvattu eräitä esimerkkejä.

Henkilöstötoiminnon tyyppi	Syykoodi	Kuvaus
Vapaaehtoinen irtisanoutuminen	Poistamisikä Poistaminen – paketti	Työntekijä on saavuttanut eläkeiän Työntekijä on hyväksynyt varhaiseläkepaketin
Uusi toimi	Kasvu Kausittainen Käsittelemättömät	Yleinen työvoiman kehittäminen Loma Osaston johtajalla on käsittelemättömien töiden luettelo

Huomautus

Käytettävissä on vain yksi tyyppi kaikille henkilöstötoimintojen syykoodeille. Muista syöttää kaikki syykoodit, joiden haluat olevan käytössä sekä toimiin että työntekijöihin liittyvissä henkilöstötoiminnoissa. Lisätietoja syykoodien luomisesta on Henkilöstöhallinnon syykoodit (lomake):ssa.

4. Luo henkilöstön toimintonumerosarja ja liitä se henkilöstötoimintoihin

Aina kun käyttäjä luo henkilöstötoiminnon, toiminnolle on määritettävä yksilöllinen tunnus, jotta se on helppo tunnistaa. Voit automatisoida tämän prosessin luomalla numerosarjan ja määrittämällä sen henkilökunnan toimenpiteisiin.

Huomautus

Jos tätä vaihetta ei suoriteta, käyttäjät voivat edelleen suorittaa toimenpiteen, mutta heidän tarvitsee syöttää tunnus manuaalisesti. Tämä voi olla vaikeaa ajan mittaan, koska jokaisen tunnuksen tulee olla yksilöivä.

Määritä numerosarja ja liitä se henkilöstötoimintoihin noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Luo numerosarja henkilöstötoiminnoille. Jos et tunne uuden numerosarjan määrittämistä, katso Numerosarjan esittely.

2. Valitse Henkilöstöhallinnon jaetut parametrit -lomakkeessa numerosarja, jonka loit Henkilöstötoiminto viitettä varten.

3. Sulje lomake. Käyttäjien luodessa henkilökunnan toimenpiteitä, seuraava käytettävissä oleva numero numerosarjassa määritetään tapahtumaan.

Kun olet määrittänyt ja testannut tässä ohjeaiheessa kuvatut nimikkeet, käyttäjät voivat lisätä henkilöstötoiminnon tyyppejä ja lähettää tarvittaessa pyyntöjä työnkulkuun. Lisätietoja on kohdassa Henkilöstötoimien määrittäminen työntekijöille.

Henkilöstötoimien määrittäminen työntekijöille

Henkilöstötoiminnot

Luokka	Edellytys
Määritysavaimet	Personnel actions configuration key (HcmPersonnelActions)
Suojausroolit	Henkilöstöhallinnon avustaja (HcmHumanResourceAssistant) voi luoda henkilökunnan toimenpidetyypit, määrittää henkilökunnan työnkulkuja ja luoda henkilökunnan toimenpiteet.

Lisätietoja

Määritä henkilöstöhallinnon työnkulut