Työnkulkujen tunnistamista ja arviointia koskevat suositukset
Koskee tätä Power Platform hyvin suunnitellun luotettavuuden tarkistuslistan suositusta:
| RE:02 | Käyttäjän ja järjestelmän työnkulkujen tunnistaminen ja arvioiminen. Tärkeysasteikon käyttäminen liiketoiminnan tarpeiden perusteella työnkulkujen priorisoimiseksi. |
|---|
Tässä oppaassa on työmäärän työnkulkujen tunnistamiseen ja priorisoimiseen liittyviä suosituksia. Työmäärän työnkulkujen tunnistaminen ja priorisoiminen käsittää käyttäjien ja järjestelmän työnkulkujen yhdistämisen, jotta niiden tärkeys organisaatiossa voidaan määrittää. Tämä käytäntö varmistaa, että tunnistat ja priorisoit tärkeimmät työmäärän toiminnot, jolloin vahingollisten virheiden riski pienenee. Jos työmäärän työnkulkuja ei tunnisteta ja priorisoida, järjestelmässä voi esiintyä vikoja ja työmäärän luotettavuus vaarantuu.
Määritelmät
| Termi | Määritelmä |
|---|---|
| Käyttäjän työnkulku | Toimintojen polut tai sarjat, joita käyttäjät käyttävät sovelluksessa tai järjestelmässä. |
| Järjestelmän työnkulku | Tietojen ja prosessien työnkulku järjestelmässä. Järjestelmä ottaa käyttäjän työnkulut tai työmäärän toiminnot käyttöön automaattisesti tämän työnkulun avulla. |
Tärkeimmät suunnittelustrategiat
Kun suunnittelet työmäärää, on tärkeää määrittää käyttäjän ja järjestelmän työnkulut.
Käyttäjän työnkulkujen kaavio käyttäjän siirtymisestä sovelluksessa. Ne keskittyvät käyttöliittymään, vuorovaikutukseen, päätöksiin ja tehtävän suorittamiseksi vaadittuihin vaiheisiin. Käyttäjän työnkulut tarjoavat käyttäjäkeskeisen näkökulman käyttökokemukseen ja liittymän suunnitteluun.
Järjestelmän työnkulkujen kaavio työmäärän sisäisestä työstä. Ne keskittyvät tietojen siirtoon, syötteiden ja tulosten käsittelyyn ja vuorovaikutukseen työmäärän osissa, taustapalveluissa ja ulkoisissa ohjelmointirajapinnoissa. Järjestelmän työnkulut osoittavat yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten työmäärä toimii sisäisesti.
Työnkulut on tunnistettava ja määritettävä jo varhain työmäärän suunnitteluvaiheessa. Näin saat selkeän kuvan siitä, mikä vaikuttaa työmäärän luotettavuuteen. Se kohdistaa arkkitehtuuriin liittyvät päätökset läheisesti työmäärän luotettavuuden tavoitteisiin.
Käyttäjän ja järjestelmän kaikkien työnkulkujen tunnistaminen
Käyttäjän ja järjestelmän kaikkien työnkulkujen tunnistamisen tulos on luettelo työmäärän työnkuluista. Tämä tunnistusprosessi edellyttää, että kaikki käyttäjien vuorovaikutukset ja prosessit yhdistetään järjestelmässä alusta loppuun. Tämä yhdistäminen on tärkeiden työnkulkujen tunnistamisen edellytys. Seuraavassa on työmäärän käyttäjän ja järjestelmän kaikkien työnkulkujen tunnistamiseen liittyviä suosituksia:
Tunnista tärkeimmät tekijät. Ota huomioon kaikki prosessiin osallistuvat. Tämä koskee oman osastosi ja muiden osastojen käyttäjiä, jotka työskentelevät yhdessä tämän ongelman kanssa. Ymmärrä, mitä he tekevät ratkaistavan liiketoiminnan ongelman kontekstissa.
Haastattele sidosryhmiä. Sidosryhmien jäsenet voivat tarjota arvokkaita tietoja työnkulkujen tunnistamiseksi. He voivat jopa auttaa työnkulkujen yhdistämisessä ja priorisoimisessa. Voit haastatella myös käyttäjiä, yritysanalyytikoita ja teknisiä ryhmiä kootaksesi merkityksellisiä tietoja käyttäjien vuorovaikutuksesta ja riippuvuuksista työmäärässä.
Tutustu prosesseihin, joilla voit parantaa prosessilouhinta käyttöä. Jos tehtävä tehdään kokonaan työpöydällä, prosessilouhinnan avulla voit nähdä kaikki vaiheet, jotka organisaation henkilöt käyvät läpi tehtävän suorittamiseksi loppuun. Prosessilouhinta visualisoi prosessin prosessikartassa ja paljastaa prosessin pullonkaulat ja mittaukset analyyttisen raportin avulla.
Tarkista dokumentaatio. Suunnitteluvaiheessa ei ehkä ole ohjeita tarkistettavaksi. Jos ohjeet kuitenkin löytyvät, käytä niitä. Pyydä käyttöön järjestelmän arkkitehtuurikaaviot, käyttöoppaat ja prosessikuvaukset. Näiden asiakirjojen avulla saat tietoja työmäärän ja sen yksittäisten työnkulkujen suunnitelluista toiminnoista.
Tarkkaile, mitä toimintoja suoritetaan. Jos tehtävä suoritetaan tällä hetkellä eri tavalla, valvo tehtävää toiminnossa. Kirjoita muistiin aktiviteetit, joita käyttäjä suorittaa saadakseen tässä liiketoimintaprosessin vaiheessa olevat tehtävät valmiiksi. Tutustu aktiviteettien yksityiskohtiin. Kun päätät aktiviteeteista, kunkin aktiviteetin syy–seuraus-suhde kannattaa ottaa huomioon samoin kuin se, miten ne liittyvät toisiinsa ja miten niillä päästään lähemmäksi toivottua tavoitetta. Määritä prosessin aloituskohta ja täytä tavoitteeseen johtavat aktiviteetit. Aktiviteetit voivat olla peräkkäisiä, mikä tarkoittaa sitä, että yksi aktiviteetti ei voi tapahtua, ennen kuin edellinen aktiviteetti on valmis. Aktiviteetit voivat olla myös rinnakkaisia, jolloin vähintään kaksi aktiviteettia voi esiintyä samanaikaisesti.
Tunnista, mitä tietoja tarvitaan ja mistä ne tulevat. Tee luettelo kaikista tietolähteistä ja tarkkaile, mistä tiedot tulevat. Tulevatko ne sisäisestä järjestelmästä vai ulkoisesta tietolähteestä? Miten käyttäjät todennetaan , jotta he saavat tietoja? Onko olemassa eri käyttöoikeustasoja? Muuttuvatko tiedot riippuen siitä, kuka käyttää järjestelmää?
Tunnista, mitä tietoja luodaan tai muokataan. Käytetäänkö tällä hetkellä jo jotain painettua tai sähköistä lomaketta tietojen sieppaamiseen? Tällainen lomake voi olla lähtökohta näyttöjen asetteluja ja tietojen sieppaustapaa pohdittaessa. Minkälaisia tietoja siepataan? Miksi niitä kutsutaan? Onko kyse todellista tietolähteestä saadusta nimestä vai nimestä, jota käytetään yleisesti liiketoiminnan tässä osassa? Tietolähteessä käytetty nimi on ehkä yhdistettävä käyttäjien tuntemaan kutsumanimeen.
Määritä käyttäjän tai järjestelmän työnkulun osana tehdyt päätökset. Tehdäänkö tämän prosessin aktiviteetin lopuksi päätös? Onko olemassa tapa, jolla ratkaisu voi tehdä päätöksen automaattisesti tietojen perusteella? Onko tietohierarkia käytössä? Kullakin kuluraportilla voi olla esimerkiksi useita kuluja ja osa kulutyypeistä voi edellyttää lisätietoja. Ilmoitetaanko tämä päätös kenellekään? Miten se ilmoitetaan? Tarvitaanko hyväksynnät ennen prosessin seuraavan vaiheen aloittamista? Miten hyväksynnät siepataan? Hyväksyykö joku tietty käyttäjä tai rooli prosessin seuraavan vaiheen?
Luettele tunnistetut työnkulut. Voit tunnistaa työmäärän kaikki työnkulut haastattelujen, ohjeiden ja havaintojen avulla. Kokoa luettelo kaikista tunnistetuista työnkuluista ja luokittele ne käyttäjän työnkuluiksi (keskittyvät käyttäjän vuorovaikutukseen) ja järjestelmän työnkuluiksi (keskittyvät taustaprosesseihin ja tietojen siirtoon).
Määritä työnkulun alku- ja loppupisteet. Määritä kullekin tunnistetulle työnkululle selkeästi sen alku- ja päätepiste. Dokumentoi käyttäjän työnkuluille kukin käyttäjän vuorovaikutus ja sen odotettu tulos. Keskity käyttökokemukseen ja liittymän suunnitteluun. Järjestelmän työnkuluissa määritetään taustalla olevat käynnistimet ja odotetut tulokset.
Erittele jokainen työnkulku. Jaa jokainen työnkulku yksittäisiin vaiheisiin, jotka kuvaavat kussakin kohdassa tehtävät toiminnot, päätökset ja prosessit. Ota huomioon, miten kukin vaihe toimii yhdessä järjestelmän muiden osien kanssa, mukaan lukien riippuvuudet muista työnkuluista tai ulkoisista järjestelmistä. Työnkulkujen integroituminen ja vaikutukset työmäärään ja käyttökokemukseen tulee voida osoittaa. Tämä kaksisuuntainen tapa mahdollistaa kokonaisvaltaisen näkymän koko työmäärästä.
Dokumentoi ainutlaatuiset tuotokset. Määritä mahdolliset vaihtoehtoiset polut tai poikkeukset kussakin työnkulussa, kuten virheiden käsittely ja ehdolliset haarat. Jos työnkululla on useita mahdollisia tuloksia, ne on lisättävä luetteloon erillisinä merkintöinä. Käyttäjien työnkuluissa on määritettävä vuorovaikutuksen odotettu toiminta. Järjestelmän työnkuluissa on määritettävä prosessin odotettu toiminta.
Visualisoi kaavioiden avulla. Luo työnkulkukaavioita tai kaavioita, joiden avulla työnkulku ja sen vaiheet voidaan esittää visuaalisesti. Voit käyttää työkaluja, kuten Microsoft Visiota, UML (Unified Modeling Language) -sekvenssikaavioita, käyttötapauskaavioita, yksinkertaisia piirtotyökaluja tai tekstimuotoista kuvaavaa luetteloa (katso Esimerkki työnkulkuluettelosta).
Päivitä työnkulku yhdistämismääritys iteratiivisesti. Työnkulun yhdistämismääritys on iteratiivinen prosessi. Työnkulut voivat muuttua ja niitä voidaan jakaa ja yhdistää, ja näin voidaan tehdä erityisesti suunnitteluvaiheessa. Kun työmäärän työnkulut on määritetty aiempaa tarkemmin, työnkulkuluettelo voidaan päivittää vastaamaan työnkulkuja. Tarkista työnkulkukaaviot ja muokkaa niitä sidosryhmien jäsenten palautteen perusteella, jotta voit varmistaa tietojen tarkkuuden ja kattavuuden.
Kunkin työnkulun liiketoimintaprosessien tunnistaminen
Liiketoimintaprosessit ovat tehtäväsarjoja, joiden avulla saavutetaan tulos, kuten kulujen raportointi, vuosilomien hallinta, tilausten täyttäminen tai varastonhallinta. Kunkin työnkulun liiketoimintaprosessien tunnistaminen käsittää vähintään yhden liiketoimintaprosessin työnkulun yhdistämismäärityksen. Tämä yhdistämismääritys auttaa ymmärtämään kunkin työnkulun tärkeyden liiketoiminnassa.
Mahdolliset olemassa olevat ohjeet ja liiketoimintasuunnitelmat voivat tarjota työnkulkujen yhdistämismäärityksen liiketoimintaprosesseille. Joskus käyttöoppaat, koulutusmateriaalit ja järjestelmämääritykset voivat antaa merkityksellisiä tietoja työmäärän ja sen työnkulkujen aiotusta käytöstä ja tarkoituksesta. Jos näitä ei ole, työnkulut on yhdistettävä liiketoimintaprosesseihin, jotka niitä tukevat. Seuraavassa kerrotaan kunkin työnkulun liiketoimintaprosessien tunnistamista koskevia suosituksia:
Käytä kuormituksen tuloksia. Voit korreloida työnkulut niitä tukevien liiketoimintaprosessien kanssa käyttämällä työmäärän tuloksia ja työnkulkujen erittelyä. Tarkista ensin työmäärän luomat tulokset. Tuloksena voidaan saada myyntiraportteja, datatiedostoja tai valmiita tehtäviä.
Suorita haastatteluja. Puhu työmäärää käyttävien ryhmän ja sidosryhmien jäsenten kanssa. Esitä kysymyksiä päivittäisistä tehtävistä, työmäärän käyttötavoista ja siitä, millaisia tavoitteita sen avulla saavutetaan. Teknisillä ryhmillä on usein enemmän tietoa työmäärän rakenteesta, ja he voivat antaa merkityksellisiä tietoja liiketoimintaprosesseista, joita rakenne tukee.
Seuraa työmäärän käyttöä. Seuraa aiemmin luotua työmäärää ja etsi käytön malleja, jotka osoittavat taustalla olevat liiketoimintaprosessit. Niitä voivat olla esimerkiksi tietojen syöttäminen, tilaustenkäsittely ja asiakasvuorovaikutus.
Yhdistä tuloste liiketoimintaprosessiin. Yhdistä työnkulkujen tulokset yleiseen liiketoimintaprosessiin, jota työnkulut tukevat. Jos esimerkiksi työnkulun vaihe käsittää asiakastilausten käsittelyn, se tukee suoraan tilausten täyttämisen liiketoimintaprosessia. Tilauksen täyttäminen vaikuttaa asiakastyytyväisyyden ylläpitämisen ja myyntituottojen tuottamisen liiketoimintatavoitteisiin. Työnkulun erittelyn avulla voit määrittää myyntiraportin luoneen työnkulun.
Kunkin työnkulun prosessin omistajien ja sidosryhmien jäsenten tunnistaminen
Työnkulun prosessin omistaja on henkilö, joka vastaa tietyn prosessin onnistuneesta suorittamisesta. Tämä on vastuussa kyseisestä prosessista ja sitä tukevista työnkuluista. Määritä kullekin työmäärän työnkululle prosessin omistaja. Määritä kullekin työnkululle myös sidosryhmien jäsenet. Sidosryhmien jäsenet voivat osallistua työmäärän käsittelyyn. He voivat olla riippuvaisia työnkulusta tai hallita työnkulun riippuvuutta.
Käytössä voi olla vastuunmääritysmatriisi (RAM) tai vastuun, konsultoinnin ja informoinnin sisältävä matriisi (RACI), joka jo tunnistaa prosessien omistajat ja sidosryhmien jäsenet. Yleensä prosessien omistajat ovat prosessista vastuussa, ja sidosryhmien jäseniä konsultoidaan ja informoidaan.
Kunkin työnkulun eskalointipolkujen tunnistaminen
Eskalointipolkujen tunnistaminen tarkoittaa kanavien määrittämistä työnkulkuun liittyviä eskaloitavia ongelmia varten. Eskalointia vaativat ongelmat voivat olla kiireellisiä päivityksiä, tietoturvahuolia, suorituskyvyn heikentymistä tai teknisiä tapauksia. Eskalointipolun tunnistamistavoite varmistaa ongelmien oikea-aikaisen ja tehokkaan ratkaisemisen.
Yhdistettävän eskalointipolun tulee alkaa siitä henkilöstä tai ryhmästä, joka todennäköisimmin ratkaisee tietyn ongelman. Jos tämä henkilö tai ryhmä ei voi ratkaista ongelmaa, eskalointipolun on tunnistettava seuraava yhteyshenkilö. Seuraavalla yhteyshenkilöllä on laajemmat vastuualueet, ja tämä voi koordinoida lievennysstrategioita organisaation useiden osien kanssa. Eskalointipolun henkilöiden määrä vaihtelee työnkulun ja organisaation mukaan. Jos eskalointipolulla on liikaa henkilöitä, ratkaisun löytäminen voi hidastua.
Kunkin työnkulun liiketoimintavaikutuksen tunnistaminen
Kunkin työnkulun vaikutus liiketoimintaan on tärkeä tunnistaa, jotta tiedetään, miten se vaikuttaa tärkeimpiin liiketoimintatavoitteisiin. Vaikutus liiketoimintaan voi sisältää suorituskyvyn parantumisen, suoria tai epäsuoria kustannussäästöjä, riskien vähentymisen tai liiketoiminnan uudistamisen. Kun kunkin työnkulun sekä positiivinen että negatiivinen vaikutus on tiedossa,voidaan priorisoida vaikutukset liiketoiminnan tärkeimpien työnkulkujen vaikutuksen varmistamiseksi. On tärkeää ottaa huomioon työnkulun epäonnistumisen suora vaikutus ja epäsuorat vaikutukset muihin yhteydessä oleviin prosesseihin. Seuraavien vaiheiden avulla voi tunnistaa kunkin työnkulun vaikutuksen liiketoimintaan:
Tunnista positiivinen vaikutus. Määritä odotetut edut, kun työnkulun suorittaminen sujuu odotetulla tavalla. Odotettuja etuja voivat olla toimintojen tehostuminen, asiakas- tai työntekijätyytyväisyyden paraneminen, aiempaa parempi tietoturva, lakisääteisten vaatimusten täyttäminen ja mikä tahansa muu positiivinen vaikutus liiketoimintaan.
Tunnista kielteiset vaikutukset. Arvioi mahdolliset negatiiviset vaikutukset, jos prosessi epäonnistuu tai ei toimi odotetulla tavalla. Tietyt menetykset, kuten tuoton väheneminen, voidaan määrittää. Ota huomioon subjektiiviset vaikutukset, kuten mainehaitta, asiakkaiden luottamuksen heikkeneminen ja haitalliset vaikutukset liittyviin liiketoimintaprosesseihin.
Määritä kapasiteetti- ja käytettävyysoletukset. Luo oletuksia kunkin prosessin odotetusta kapasiteetista ja saatavuudesta. Ota huomioon erilaisia tekijöitä, kuten odotettu työaika ja käytettävyysajan tavoiteprosentti. Jos palautusajan ja palautuspisteen tavoitteelle tai on asetettu odotusarvot, ota nämä mukaan oletuksiin. Nämä oletukset auttavat ymmärtämään kunkin työnkulun luotettavuusvaatimukset.
Näiden näkökulmien järjestelmällisen arvioinnin avulla saadaan kattava näkymä siitä, miten kukin työnkulku vaikuttaa liiketoimintaan. Se auttaa myös tekemään strategisia päätöksiä luotettavuuden optimoimisesta.
Tärkeysluokituksen määrittäminen kullekin työnkululle
Työnkulun tärkeyden yksityiskohtainen arviointi suhteessa liiketoiminnan yleisiin vaikutuksiin mahdollistaa tärkeysluokituksen määrittämisen kullekin työnkululle. Tarkoitus on lajitella työnkulut prioriteetin mukaan ja määrittää selite, joka mahdollistaa tärkeiden työnkulkujen tunnistamisen. Tämä prosessi on looginen jatko liiketoimintaprosessien ja vaikutuksen avulla tehtävälle tunnistamiselle, yhdistämiselle ja kohdistamiselle. Määritä tärkeysluokitukset seuraavien tärkeyskuvausten avulla:
Kriittinen (korkea kriittisyys): Kriittiset virrat ovat olennainen osa liiketoiminnan ydintoimintoja. Ne vaikuttavat suoraan liiketoiminnan kannalta tärkeisiin näkökulmiin, kuten asiakaskokemukseen, taloushallinnon tapahtumiin, suojausprotokolliin, ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen. Näiden työnkulkujen epäonnistuminen tai häiriöt niissä voivat johtaa merkittäviin välittömiin tai pitkäaikaisiin negatiivisiin vaikutuksiin. Esimerkkejä negatiivisista vaikutuksista ovat tuottomenetykset, luottamuksen menettäminen ja juridiset ongelmat. Kun nämä työnkulut priorisoidaan, työmäärän tärkeimmät näkökulmat toimivat tehokkaasti ja joustavasti.
Tärkeä (keskitason kriittisyys): Tärkeät virrat täyttävät osan liiketoimintatoiminnosta, mutta eivät ole suoraan vuorovaikutuksessa kriittisten liiketoimintojen kanssa tai vaikuta niihin. Jos esimerkiksi sisäisessä tiedonkäsittelyn työnkulussa on ongelma, voit yrittää tietojenkäsittelyn suorittamista uudelleen ilman välittömiä ulkoisia vaikutuksia. Nämä työnkulut ovat tärkeitä, jotta toiminnot voidaan suorittaa sujuvasti, mutta ne eivät vaikuta välittömästi asiakkaisiin ja taloushallintoon, joten ongelmille voidaan löytää hallittuja vastauksia.
Tuottavuus (matala kriittisyys): Tuottavuusvirroilla ei ole suoraa tai merkittävää vaikutusta liiketoiminnan ydintoimintoihin tai asiakaskokemukseen. Esimerkkejä näistä ovat lisäprosessit ja pienten ryhmien käyttötapaukset, kuten tiedostojen siirtäminen säännöllisesti varmuuskopioiden tallennustilaan tai palautekyselyiden käsitteleminen. Samalla, kun nämä työnkulut vaikuttavat yleiseen järjestelmään, niiden häiriöt eivät todennäköisesti aiheuta merkittäviä ongelmia liiketoimintaan tai toimintoihin. Näihin häiriöihin on usein olemassa manuaalinen ratkaisu.
Kun tärkeysasteen määrittämisessä noudatetaan tätä rakenteellista näkökulmaa, resursseja voidaan priorisoida tehokkaasti ja tärkeimpien työnkulkujen luotettavuutta ja tehokkuutta voidaan ylläpitää ja parantaa.
Kompromissi: Korkeammat odotukset luotettavuudesta osuvat joskus samaan aikaan operaattoreiden korkeampien käyttökustannusten ja hallinnollisen taakan kanssa. Varmista, että sidosryhmien jäsenet ymmärtävät mahdolliset kustannuslisäykset tärkeiden työnkulkujen luotettavuuden parantamisessa.
Esimerkkityönkulkuluettelo
Seuraavassa esimerkissä on täydellinen skenaario, jossa kuvataan työnkulkujen tunnistamisen, yhdistämisen ja priorisoimisen tärkeitä kohtia. Esimerkkityömäärä on kulujen raportoinnin toimialasovellus, jonka avulla työntekijät täyttävät kululomakkeet, esihenkilöt tarkistavat ja hyväksyvät kulut ja tarkastajat tarkistavat viikoittaiset raportit.
Käyttäjän työnkulku 1: Kululomakkeen täyttäminen
Työnkulun kuvaus: Työntekijät käyttävät sovellusta kululomakkeen täyttämiseen.
Liiketoimintaprosessit: Tämä työnkulku tukee kululomakkeen täyttämistä ja lähettämistä, mutta se on asynkroninen, mikä tekee siitä vähemmän kriittisen.
Prosessin omistaja: yrityksen ylläpitäjä
Sidosryhmät: työntekijät, esimies, yrityksen ylläpitäjä
Eskalointipolut: Sovellustiimi, alustatiimi
Vaikutus liiketoimintaan: Tämä virta on tärkeä, jotta työntekijät voivat vaatia kuluja, mutta se ei vaikuta suoraan yrityksen tärkeimpään tulovirtaan eikä sillä ole suoraa vaikutusta asiakkaisiin. Kun työntekijät eivät voi luoda kuluvaatimuksia, koska tämä työnkulku ei ole käytettävissä, negatiivisia vaikutuksia tuottoon tai yrityksen maineeseen ei tule. Työntekijät voivat ilmoittaa kulut myöhemmin. Jos käyttökatkos jatkuu pitkään, tuloksena voi olla luottokorttien lisämaksuja, jos kuluja ei makseta. Suuri käytettävyys ei kuitenkaan ole välttämätöntä tässä prosessissa. Yrityksen järjestelmänvalvojat ovat määrittäneet tälle prosessille 90 prosentin käytettävyysvaatimuksen. Ylläpidon vuoksi tehtävä käyttökatkos voidaan tehdä työajan ulkopuolella.
Kriittisyysluokitus: Tuottavuus (matala)
Käyttäjän työnkulku 2: Kulujen tarkistaminen ja hyväksyminen
Työnkulun kuvaus: Työntekijän esimiehet tarkistavat ja hyväksyvät kululaskun.
Liiketoimintaprosessit: Tämä työnkulku tukee kululaskujen tarkistamista ja hyväksymistä, mutta se on asynkroninen prosessi.
Prosessin omistaja: yrityksen ylläpitäjä
Sidosryhmät: työntekijät, esimies, yrityksen ylläpitäjä
Eskalointipolku: Sovellustiimi, alustatiimi
Vaikutus liiketoimintaan: Tämän työnkulun avulla esimiehet voivat tarkastella ja hyväksyä kululaskuja ja pyytää lisätietoja. Tämän työnkulun suuri käytettävyys ei ole tärkeää, koska projektipäälliköillä on seitsemän päivää aikaa hyväksyä kuluväitteet. Kun työntekijät eivät voi luoda kuluvaatimuksia, koska tämä työnkulku ei ole käytettävissä, negatiivisia vaikutuksia tuottoon tai yrityksen maineeseen ei tule. Työntekijät voivat ilmoittaa kulut myöhemmin. Jos käyttökatkos jatkuu pitkään, tuloksena voi olla luottokorttien lisämaksuja, jos kuluja ei makseta. Suuri käytettävyys ei kuitenkaan ole välttämätöntä tässä prosessissa. Yrityksen järjestelmänvalvojat ovat määrittäneet tälle prosessille 90 prosentin käytettävyysvaatimuksen. Ylläpidon vuoksi tehtävä käyttökatkos voidaan tehdä työajan ulkopuolella.
Kriittisyysluokitus: Tuottavuus (matala)
Käyttäjän työnkulku 3: Tapahtumien syöttäminen ja kirjaaminen
Työnkulun kuvaus: Yrityksen ylläpitäjien on tarkistettava kulut ja kirjattava tapahtumat, jotta hyvitys Kortit maksaa.
Liiketoimintaprosessit: Tämä työnkulku tukee krediittien kortti maksujen maksamista.
Prosessin omistaja: yrityksen ylläpitäjä
Sidosryhmät: Business admin, alustatiimi, datatiimi
Eskalointipolku: Alustatiimi, datatiimi, alustatiimin päivystävä insinööri
Vaikutus liiketoimintaan: Tämä virta on olennainen osa kulujen maksamista, ja puuttuvat maksut voivat johtaa luotto- kortti maksuihin. Arkistoitujen kulujen ja tehtyjen maksujen välille jää kuitenkin yleensä riittävästi aikaa. Yrityksen järjestelmänvalvojat ovat määrittäneet tälle prosessille 90 prosentin käytettävyysvaatimuksen. Ylläpidon vuoksi tehtävä käyttökatkos voidaan tehdä työajan ulkopuolella.
Kriittisyysluokitus: Keskitaso
Järjestelmän työnkulku 4. Viikoittaisen kuluraportin luominen
Työnkulun kuvaus: Talousjohtajan tarkasteltavaksi luodaan viikoittainen kuluraportti. Raportti luodaan Power BI:ssä ja julkaistaan siellä. Talousjohtajalle lähetetään ilmoitus.
Liiketoimintaprosessit: Tämä työnkulku tukee kulujen tarkistamista.
Prosessin omistaja: talousjohtaja
Sidosryhmät: Yrityksen ylläpitäjä, kaikki tekniset tiimit
Eskalointipolku: Sovellustiimin päivystysinsinööri, alustatiimin päivystävä insinööri, datatiimin päivystysinsinööri
Vaikutus liiketoimintaan: Tämän työnkulun puuttuminen ei vaikuta yrityksen tuottoon tai maineeseen. Yrityksen järjestelmänvalvojat ovat määrittäneet tälle prosessille 90 prosentin käytettävyysvaatimuksen. Ylläpidon vuoksi tehtävä käyttökatkos voidaan tehdä työajan ulkopuolella.
Kriittisyysluokitus: Keskitaso
Käyttäjän työnkulku 5: Kulujen tarkistaminen
Työnkulun kuvaus: Ulkoiset tarkastajat suorittavat kulujen oikea-aikaisia tarkastuksia tarkistaakseen, täyttävätkö raportit vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Liiketoimintaprosessit: Tämä työnkulku tukee suoraan vaatimustenmukaisuus- ja valvontaprosesseja. Jos tätä toimintoa ei ole, ulkoiset tarkastajat voivat määrätä yritykselle sakkoja.
Prosessin omistaja: Alustatiimi
Sidosryhmät: alustatiimi, operatiivinen tiimi, liiketoiminnan ylläpitäjät
Eskalointipolku: Alustatiimin päivystävä insinööri
Vaikutus liiketoimintaan: Tämä työnkulku edellyttää korkeaa käytettävyyttä, koska ulkoiset tarkastajat voivat pyytää kulujen raportointia ilman varoitusta tai ilmoitusta. Jos tämä työnkulku ei ole käytettävissä, seurauksena voi olla sakkoja. Tämä on tärkeä prosessi, jonka käyttöasteen yritys odottaa olevan 99,9 % mukaan lukien pidennetty työaika.
Kriittisyysluokitus: Korkea
Power Platform – avustaminen
Harkitse Power Automaten prosessi- ja tehtävälouhinnan käyttämistä, mukaan lukien prosessikaavio. Se on tehokas työkalu, jonka avulla liiketoimintaprosesseja voi visualisoida ja analysoida.
Lisätietoja ideoiden muuntamisesta täysin toimivaksi ratkaisuksi Power Apps -projektin suunnittelemisen avulla.
Luotettavuuden tarkistusluettelo
Katso lisätietoja suositusten kokoelmasta.