Kentän suojauksen vaikutus synkronointiin Outlookin kanssa
Kenttien suojaaminen kenttätason suojauksella voi vaikuttaa asiakkaan aktivointisovellusten (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation) ja Microsoft Dynamics 365 for Outlookin väliseen synkronointiin. Esimerkkitilanne:
Muistiinpano
Microsoft ei suosittele kentän suojaamista, jos kenttä on määritetty synkronoitavaksi. Paras ratkaisu on, jos mitään synkronoitavia kenttiä ei suojata. Jos päätät suojata synkronoitavia kenttiä, tee seuraavat toimet:
- Suojaa kenttä kenttätason suojauksella. Lisätietoja on jäljempänä kohdassa Kenttätason suojauksen määrittäminen
- Muuta synkronoinnin suuntaa niin, että synkronointi ei yritä päivittää kenttää tai kirjoittaa siihen synkronoinnin aikana. Lisätietoja: Kenttien synkronoinnin hallinta asiakkaan aktivointisovellusten ja Outlookin tai Exchangen välillä
Skenaario: Estä käyttäjiä muuttamasta tehtävänimikettä
Contoso-yritys haluaa edistää tietojen yhdenmukaista syöttämistä. Kun myyntihenkilöstö työskentelee toimiston ulkopuolella, henkilöstö käyttää helposti erilaisia merkintöjä samasta asiasta. Esimerkiksi tehtävänimike voidaan syöttää rakennusmestariksi, esimieheksi tai työmaan päälliköksi. Tämän estämiseksi Tehtävänimike-kenttä on suojattu. Tällä on vaikutusta synkronointiin.
Kenttätason suojauksen määrittäminen
Juha, Contoson järjestelmävastaava, määrittää suojauksen useille kentille.
Juha teki seuraavat toimet:
Valitse verkkosovelluksessa Asetukset (
) >Lisäasetukset.Valitse Asetukset>Mukautukset.
Valitse Mukauta järjestelmää.
Laajenna Entiteetit>Yhteyshenkilö.
Valitse Kentät ja valitse sen jälkeen tehtävänimike. Yhteyshenkilö-kenttiä on paljon, joten joudut ehkä siirtymään useita sivuja eteenpäin.
Valitse muokkaa.
Suojaa kenttä valitsemalla Ota käyttöön>Tallenna ja sulje.
Valitse Julkaise kaikki mukautukset.
Juha suojasi myös seuraavat Yhteyshenkilö-kentät, joten ne eivät näy asiakkaan aktivointisovelluksissa: ftpsiteurl, governmentid
Kentän suojausprofiilin luominen ja määrittäminen
Juha luo kentän suojausprofiilin ja määrittää profiiliin myyntiryhmän jäseniä.
Juha suoritti seuraavat toimet luodakseen kentän suojausprofiilin:
Valitse verkkosovelluksessa Asetukset (
) >Lisäasetukset.Valitse Asetukset>Suojaus.
Valitse Kentän käyttöoikeusprofiilit.
Luo ohjelma. Valitse Uusi ja anna nimi.
Valitse Tallenna ja sulje.
Valitse uusi profiili >Käyttäjät>Lisää.
Valitse ensin käyttäjät ja sitten Valitse>Lisää.
Kentän oikeuksien määrittäminen
Kun kentän suojausprofiili on luotu ja profiiliin on liitetty käyttäjiä, Juha voi määrittää kenttien oikeudet niin, että ne vastaavat organisaation vaatimuksia.
Valitse verkkosovelluksessa Asetukset (
) >Lisäasetukset.Valitse Asetukset>Suojaus.
Valitse Kentän suojausprofiilit> oma profiili.
Valitse Kentän oikeudet> suojattava kenttä >Muokkaa.
Muuta suojausasetukset vastaamaan yrityksen vaatimuksia ja valitse sitten OK>Tallenna ja sulje.
Käyttäjälle näkyvät kohteet
Niina, Contoson myyjä, käyttää Dynamics 365 for Outlookia. Hän luo uuden yhteyshenkilön ja seuraa tätä Dynamics 365:n mallipohjaisissa sovelluksissa.
Kun Niina synkronoi tiedot asiakkaan aktivointisovellusten kanssa, hän huomaa, että yhteyshenkilön Tehtävänimike-kenttää ei näy. Tämä johtuu siitä, että Niinalla ei ole Tehtävänimike-kentän päivitysoikeuksia.
Niinan esimies, jolla on Tehtävänimike-kentän päivitysoikeudet, täyttää kenttään oikean tehtävänimikkeen, joka on rakennusmestari.
Niina synkronoi tiedot uudelleen asiakkaan aktivointisovellusten kanssa. Nyt yhteyshenkilön kohdalla on Tehtävänimike-kenttä ja oikea nimike.
