Dynaamiset vastaanottajakohtaiset tilaukset sivutetuille raporteille

KOSKEE: Power BI Desktopin Power BI -palvelu

Dynaamiset vastaanottajakohtaiset tilaukset on suunniteltu yksinkertaistamaan mukautetun raportin kopion jakamista sähköpostitilauksen kullekin vastaanottajalle. Voit määrittää, minkä raportin näkymän käyttäjä saa, määrittämällä, mitkä parametrit otetaan käyttöön hänen raporttiversiossaan.

Dynaamiset vastaanottajakohtaiset tilaukset ovat käytettävissä sivutetuille raporteille ja Power BI -raporteille. Tämä artikkeli koskee sivutettuja raportteja. Lisätietoja Power BI -raporttien dynaamisista tilauksista on artikkelissa Dynaaminen määrä vastaanottajakohtaisia Power BI -raporttien tilauksia varten.

Dynaamisen tilauksen parametrit tallennetaan erilliseen semanttiseen Power BI -malliin. Semanttinen malli määrittää vastaanottajien ja vastaavien parametrien välisen yhdistämismäärityksen. Kun on aika lähettää raportti, semanttisen mallin uusimmat käytettävissä olevat tiedot määrittävät, kuka vastaanottaa tilauksen ja mitä parametria käytetään.

Edellytykset

• Sivutettu raportti, jonka parametreja jaetaan ja joka on tallennettu työtilaan kapasiteetin tukemana (Power BI Premium -kapasiteetti, Microsoft Fabric -kokeiluversio tai Microsoft Fabric -kapasiteetti).
• Muodosta käyttöoikeudet semanttiseen Power BI -malliin, joka sisältää vastaanottajiesi sähköpostiosoitteet ja kullekin vastaanottajalle käytettävät parametriarvot.
• Osallistuja-, Jäsen- tai Järjestelmänvalvoja-rooli kyseisessä työtilassa. Tiedät, että sinulla on osallistuja-, jäsen- tai järjestelmänvalvoja-rooli työtilassa, jos voit muokata raportteja tai koontinäyttöjä kyseisessä työtilassa. Lue lisää työtilojen rooleista.
• Semanttinen Power BI -malli, joka sisältää vastaanottajatiedot. Vastaanottajatiedot sisältävät vastaanottajan sähköpostiosoitteet ja parametrit, jotka haluat määrittää kullekin vastaanottajalle.

Dynaamisen tilauksen luominen

Haluatko luoda yhden tilauksen, joka lähettää tilaajillesi raportin mukautetut näkymät määrittämiesi parametrien perusteella? Olet ehkä koulutusjohtaja ja haluat lähettää raportin eri esimiehille, joista joka on kiinnostunut työntekijöidensä valmistumisesta. Nyt voit luoda tilauksen ja mukauttaa raporttia niin, että kukin esimies näkee vain omiin työntekijöihinsä liittyvät tiedot. Tätä varten Power BI muodostaa yhteyden semanttiseen malliin, joka määrittää vastaanottajien ja parametrien välisen yhdistämisen. Kun on aika lähettää raportti, tässä semanttisessa mallissa käytettävissä olevat uusimmat tiedot määrittävät, kuka esimies vastaanottaa raportin Saapuneet-kansiossaan ja mitä parametreja kyseiseen raporttiin sovelletaan.

Jos käyttäjällä on perehtynyt SQL Server Reporting Servicesiin (SSRS), tämä toiminto on samankaltainen kuin tietopohjaiset tilaukset.

Aloita sivutetulla raportilla, jossa on parametreja. Tiedät, että raportissa on parametreja, jos valitset Parametrit ja näet otsikon avattavan valikon asetukset. Tällä raportilla on Esimiehen nimi -parametri ja Työntekijä-parametri.

Yhdistä vastaanottajatietoihin

1. Valitse Tilaa raportti.

   

2. Tilaukset-ikkuna avautuu, eikä tilauksia ole vielä. Valitse Luo tilaus.

   

3. Valitse Dynaaminen per vastaanottaja.

   

4. Korosta semanttinen Power BI -malli, joka sisältää vastaanottajatiedot. Vastaanottajatiedot sisältävät sähköpostiosoitteen sarakkeet, parametrit, jotka voivat vaihdella vastaanottajakohtaisesti, sekä valinnaisesti myös liitetyypin ja sähköpostin aiheen.

   Joissakin organisaatioissa saattaa olla yrityksen työntekijän Power BI:n semanttinen malli, joka sopii käyttötarkoitukseen. Saatat myös joutua luomaan uuden semanttisen mallin, joka sisältää sähköpostiosoitteet ja raportin parametrien arvot. Tärkein tieto on sähköpostiosoitteet. Jotta voit määrittää parametrit vastaanottajakohtaisesti, semanttisen mallin on sisällettävä kaikkien mahdollisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Valitse Seuraava. Tässä esimerkissä parametrien yhdistämisen semanttisen mallin nimi on Harjoitustiedot.

   

Tietojen valitseminen ja suodattaminen

Valitse ja suodata tietoja -ikkunassa on luettelo kentistä, jotka voidaan määrittää dynaamisesti. Tässä esimerkissä meillä on sähköpostiosoitteen kenttä, ja meillä on useita parametreja. Valitse semanttisen mallin sarakkeet, joiden haluat olevan erilaiset kunkin vastaanottajan kohdalla. Sähköpostiosoite ja parametrit voidaan määrittää dynaamisesti Power BI:n semanttisen mallin tietojen perusteella.

1. Valitse ja suodata tietoja -ikkunassa näkyy luettelo koulutustietojen semanttisen mallin kentistä, joiden avulla voidaan suodattaa dynaamisesti Esimiehen koulutusraportin tilaus. Tässä esimerkissä meillä on sähköpostiosoite, sähköpostiosoite, raporttiparametrit ja liitteen tiedostotyyppi. Nämä koulutustietojen semanttisen mallin kentät voidaan sitoa tilaukseen.

   Valitse aiheeseen liittyvät kentät, joissa haluat olla vaihteleva vastaanottajakohtainen. Tässä on Sähköposti- ja kaksi kenttää parametreille: Työntekijän nimi ja Esimiehen nimi. Halutessasi voit lisätä suodattimia ja muuttaa koostamismenetelmää laajentamalla Suodatin - ja Koonti-ruudut . Lisätessäsi tietoja Power BI luo taulukon. Rajaa tässä ikkunassa sitä, kenen pitäisi saada raportti. Tässä esimerkissä valitaan vain ne työntekijät, jotka ovat myös esimiehiä.

   

2. Valitse Seuraava , kun olet tyytyväinen valintojasi.

Anna sähköpostin tiedot

Nimeä tilaus Sähköpostitiedot-ikkunassa, lisää vastaanottajia pilkuilla tai puolipisteillä eroteltuina ja valitse aihe ja valitse käytettävän liitteen tyyppi. Monet näistä kentistä tarjoavat mahdollisuuden käyttää dynaamisia parametreja. Tässä esimerkissä vastaanottajat lisätään dynaamisesti Harjoittaminen-tietojen semanttisesta mallista sähköpostikentän avulla. Lisäksi sähköpostin Aihe määritetään dynaamisesti käyttämällä Managerin nimi -parametria. Linkkikuvake kertoo, että dynaamista sisältöä käytetään.

1. Nimeä tilauksesi.

2. Anna vastaanottajien sähköpostiosoitteet manuaalisesti tai valitse avattavan valikon avulla arvo, joka valitsee vastaanottajat dynaamisesti harjoittamisen semanttisesta mallista.

3. Lisää sähköpostiviestin aihe manuaalisesti tai luo dynaamisesti yksilöllisiä kohteita avattavan valikon avulla käyttämällä Koulutuksen tietojen semanttisen mallin Manager-nimikenttää.

   

4. Lisää valinnaisia tietoja. Kirjoita viesti vastaanottajille. Vaihtokytkinten avulla voit lisätä linkin raporttiin Power BI:ssä ja sisällyttää sähköpostiin raportin esikatselukuvan. Esikatselukuva on raportin ensimmäinen sivu. Esikatselukuvassa näkyy raportti, jossa on otettu käyttöön vastaanottajan yksilölliset parametrit.

5. Valitse avattava Liitä koko raportti -valikko, jolloin näet vaihtoehtoluettelon. Valitse muoto. Luottamuksellisuustunnisteet otetaan käyttöön sähköpostin liitetiedostossa, ja liite noudattaa raportin kaikkia tietosuojatunnisteita. Liitteen koko on rajoitettu alle 25 Mt:iin.

6. Valitse Seuraava.

Valitse parametrit

Parametrit-ikkunassa näkyvät kaikki raportin parametrit, ja valitset, mikä määritetään dynaamisesti Power BI:n semanttisen mallin sarakkeen perusteella. Sivutettujen raporttien avulla voit määrittää tilaukseen käyttäjien tilaukseen vastaanottamien raporttien näkymän määrittämällä parametrit Parametrit-ikkunassa. Päätä jokaiselle parametrille, käytetäänkö nykyistä arvoa, oletusarvoa vai dynaamista arvoa. Skenaariossamme koulutuksen valmistumisraporttien lähettäminen esimiehille on järkevää käyttää Esimiehen nimeä dynaaminen parametri ja Työntekijän nimeä dynaaminen parametri. On kuitenkin muitakin tilanteita, joissa haluat ehkä käyttää staattisten ja dynaamisten parametrien yhdistelmää. Jos raportissasi on esimerkiksi maanosa- ja maa-aluetietoja, voit halutessasi määrittää maanosaksi Etelä-Amerikan ja käyttää dynaamisia parametreja maa-alueilla.

• Current käyttää raportin valitun aktiivisen version arvoa. Jos haluat päivittää nykyiset arvot, hahmonna sivutettu raportti uudelleen eri arvoilla, avaa ohjattu Raportin tilaaminen -toiminto ja valitse Nykyinen.
• Oletusarvossa käytetään raportin tekijän määrittämää arvoa. Jos esimerkiksi raportin tekijä on määrittänyt lausekepohjaisia parametreja (esimerkiksi oletusarvo on aina nykyinen päivämäärä), tilauksessa käytetään sitä oletusarvona.
• Hae tiedoista -toiminnolla voit valita sarakkeen semanttisesta mallista ja määrittää kullekin vastaanottajalle eri parametrin.

Määritä aikataulu

Luo Määritä aikataulu -ikkunassa dynaamisen tilauksesi aikataulu.

1. Valitse tilauksen alkamispäivämäärä ja valinnaisesti myös päättymispäivä. Oletusarvoisesti alkamispäivämäärä on tilauksen luomispäivämäärä ja päättymispäivä on oletusarvoisesti vuoden päässä. Voit muuttaa päivämääräksi minkä tahansa tulevaisuudessa olevan päivämäärän milloin tahansa ennen tilauksen päättymistä. Kun tilaus saavuttaa päättymispäivän, se pysähtyy, kunnes otat sen uudelleen käyttöön. Saat ennen ajoitettua päättymispäivämäärää ilmoituksia, jossa kysytään, haluatko jatkaa sitä.

2. Valitse tilauksesi tiheys toista-avattavan valikon avulla. Voit valita päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Voit myös säätää aikavyöhykettäsi.

   Vihje

   Jos haluat saada tilauksen sähköpostit vain tiettyinä päivinä, valitse Viikoittain ja valitse sitten viikonpäivän valintaruudut. Jos valitset Kuukausittain, anna ne kuukauden päivät, jolloin haluat saada tilauksen sähköpostiviestit.

3. Valitse tilaukselle ajoitettu aika. Se voidaan suorittaa tunnin aikana tai 15, 30 tai 45 minuuttia yli määritetyn aikavyöhykkeen.

   

4. Kun poistat Aktiiviset tilaukset -asetuksen käytöstä, voit käynnistää tämän tilauksen manuaalisesti toistuvan suorituksen sijaan.

Tarkista ja viimeistele dynaamisen tilauksen luominen

Tarkista asetuksesi valitsemalla Otsikko Tarkista ja viimeistele -ikkunassa. Jos kaikki asetukset näyttävät oikeilta, valitse Tallenna ja sulje. Jos tarvitset muutoksia, tee muokkaukset valitsemalla kynäkuvake.

Tilaukset-ruudussa näkyvät uudet tilaukset. Linkkikuvake kertoo, että dynaamista sisältöä käytetään.

Toinen tapa tarkistaa tilauksesi on valita Tilaukset-ruudussa oleva nuoli.

Voit muokata, poistaa, ottaa käyttöön ja poistaa tilauksen käytöstä muiden tilausten tavoin.

Huomioitavat asiat ja rajoitukset

• Vastaanottajan semanttisen mallin vastaanottajarivien rajoitus on 1 000. Jos vastaanottajaluettelossa on yli 1 000 riviä missä tahansa vaiheessa, vain ensimmäiset 1 000 vastaanottajaa saavat tilauksen sähköpostiviestin ja tilauksen tekijä saa virhesähköpostin.
• Tilauksen sähköpostien vastaanottaminen ei takaa raportin käyttöoikeutta. Raportin käyttöoikeudet on määritettävä erikseen.
• Parametriarvot yrittävät yhdistää arvoon, eivät otsikkoon.

Liittyvä sisältö

• Power BI -tilausten vianmääritys.
• Hae ja lajittele sisältöä.