Ongelman ratkaisemisen liiketoiminta-arvon määrittäminen
Liiketoiminta-arvoluokkia on neljä eli REVO-luokat:
Myyntituotto: ratkaisulla saadaan myyntituottoja, joita ei voitaisi muuten realisoida käyttämällä uutta toimialaa tai palvelua, jota ei tarjottu aiemmin.
Tehokkuus: Tehokkuus tarkoittaa käytännössä kustannussäästöjä. Ratkaisun ansiosta prosessin suorittavat osallistujat voivat suorittaa sen entistä nopeammin.
Määrä: kustannuksia voidaan välttää, kun nykyiset käyttäjät voivat käsitellä entistä enemmän tapahtumia, mikä auttaa välttämään lisäresursseista aiheutuvat kustannukset.
Muut: ratkaisu auttaa organisaatiota noudattamaan ehdottomia vaatimuksia, joiden ansiosta vältetään taloudellisia seuraamuksia.
Luokkien määrityksen jälkeen on määritettävä saavutettava arvo:
Myyntituotto
Palvelusta veloitettavan hinnan määrittäminen
Palvelun tai tuotteen ostavan asiakasmäärän määrittäminen
Mitattavan aikahorisontin määrittäminen (kuukausittain, neljännesvuosittain, vuosittain)
Myyntituotto = aikahorisontin (hinta × asiakkaat)
Tehokkuus
Työn tällä hetkellä suorittavien henkilöiden määrän määrittäminen
Työn suorittamiseen tällä hetkellä suoraan kuluvan ajan määrittäminen (vanha aika)
Työn suorittavien henkilöiden määrän määrittäminen, kun Microsoft Power Platform -ratkaisu on luotu
Uuden ratkaisun käyttöön kuluvan suoran ajan määrittäminen (uusi aika)
Ajansäästö = vanha aika–vanha aika (tämän voi muuntaa rahaksi kertomalla aikasäästöt mittavan aikayksikön (esimerkiksi tuntien) kokonaishenkilökustannuksilla).
Asema
Yhden henkilön tietyn aikayksikön aikana käsittelemien tapahtumien määrän (tapahtumia/henkilö) määrittäminen
Uudella sovelluksella kyseisenä aikana käsiteltävien tapahtumien määrän (uusia tapahtumia/henkilö) määrittäminen
Kyseisenä aikana käsiteltävien tapahtumien määrän (määrä) määrittäminen
Kustannusten välttäminen = (määrä ÷ tapahtumia/henkilö) – (määrä ÷ uusia tapahtumia/henkilö)
Näin lasketaan niiden henkilöiden määrä, joiden ei tarvitse käsitellä tapahtumia, jotta päästään ratkaisun käsittelemään määrään.
Muut
- Niiden vältettävissä olevien seuraamusten määrittäminen, kun tiedot siepataan ja kun ne ovat käytettävissä ratkaisussa
Jos prosessin automatisoinnilla saavutettava liiketoiminta-arvo ei ole parempi kuin kustannukset, joita syntyy kun mitään ei tehdä, kannattaa pohtia, kannattako kyseiseen liiketoimintaongelmaan keskittyä.
Jos kuitenkin liiketoiminnan arvo, joka saadaan ratkaisemalla yrityksen ongelma, on suurempi kuin silloin, jos ei tehdä mitään yhdessä kehitykseen kuluvan ajan ja kuukausittaisten ohjelmistolisenssien kustannusten kanssa, prosessi kannattaa automatisoida.
Esimerkki: kuluprosessin automatisoinnin liiketoiminta-arvo
Esimerkkisovelluksessa liiketoiminta-arvon pääluokka on tehokkuus. Uusi sovellus lyhentää aikaa, joka kuluu saman kuluraporttimäärään käsittelyyn viikossa, kuukaudessa ja vuodessa. Uusi prosessi ja se, mitä sovelluksella halutaan saavuttaa tulevien käyttäjien osalta, arvioitiin. Heiltä kysyttiin, kuinka paljon he olettavat aikaa säästyvän uuden prosessin ansiosta ja sen vuoksi ,että osa säännöistä voidaan sisällyttää kuluraporttisovellukseen.
Viikossa lähetetään edelleen 140 kuluraporttia, joten se ei ole muuttunut. Kun raportteja lähettävien henkilöiden kanssa keskusteltiin, kävi kuitenkin ilmi, että heidän raportteihin käyttämänsä aika voitaisiin vähentää 20 minuuttiin. Tämä johtuu siitä, että tiedot voidaan antaa heti ja mahdollisesti tarvittavista kuiteista voi ottaa kuvan. Myös kokonaiskustannukset pysyvät samana.
(140 kuluraporttia viikossa × 20 minuuttia) × 90 $/h = 4 158 $ viikossa = 216 216 $ vuodessa
Nick tarkistaa ryhmän (noin 100 myyjää) kuluraportit ja hän arvioi, että kunkin kuluraportin arviointi kestää noin 5 minuuttia. Nick tarkistaa vain lähetettävien kulujen tyypin ja tiedostaa, että sovellus määrittää, tarvitaanko kuitteja ja onko aterioihin osallistuneiden vieraiden nimet annettava sekä jakaa hotellikulut sopiviin luokkiin.
(100 kuluraporttia viikossa × 5 minuuttia) × 90 $/h = 750 $ viikossa = 39 000 $ vuodessa
Muut esimiehet tarkistavat ja hyväksyvät omien osastojensa kuluraportit jatkossa, joten jäljellä olevat 40 kuluraporttia maksavat vuodessa 15 600 $.
Abhayn ja hänen ryhmänsä työ on nyt siirtynyt raporttien pistotarkistuksiin. Niissä ei pitäisi olla mitään korjattavaa, ja Abhayn ryhmälle voidaankin ehkä antaa muita tehtäviä kuluraporttien tarkastukseen tarvittavan työmäärän vähentymisen vuoksi.
Prosessi on optimoitu liittämään oikea kirjanpitokoodi kuhunkin kululuokkaan. Abhay ryhmineen voi nyt luoda maksukirjauskansion hakemalla tiedot, mikä pienentää 40,3 viikkotyötuntia (16,5 koodaukseen + 23,8 kirjaukseen) muutamaksi minuutiksi. Näin saavutetut vuosisäästöt ovat $188 604 (koodaus $77 220 ja kirjaus $111 384). Abhay voikin ehkä antaa ryhmälleen muita, tärkeämpiä töitä omalla osastollaan.
Uuden prosessin ansiosta Abhay ryhmineen voi harkita kuluraporttien päivittäistä kirjaamista, jolloin Charlotte saa päivitetyn budjettinäkymän joka päivä. Näin Charlotte voi vastata nopeammin budjettirajoitusten lähestyessä.
Automatisoidun sovelluksen yritykselle aiheuttavat uudet kustannukset ovat suunnilleen seuraavat:
216 216 $ + 39 000 $ + 15 600 $ = 270 816 $ vuodessa
Yrityksen vuosittainen säästö noin 777 738 $
Huomautus
Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)
Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).