Tehdäänkö tietoihin perustuvia päätöksiä tai onko noudatettavia liiketoimintasääntöjä?
Määrittävätkö tiedot joidenkin päätösten tuloksen?
Tehdäänkö tämän prosessin aktiviteetin lopuksi päätös? Onko olemassa tapa, jolla ratkaisu voi tehdä päätöksen automaattisesti tietojen perusteella?
Ilmoitetaanko tämä päätös kenellekään? Miten se ilmoitetaan?
Määrittääkö tämä päätös, suoritetaanko prosessin seuraava vaihe? Miten siitä ilmoitetaan?
Onko käytössä jos/niin-logiikkaa? Esimerkki: jos aterian hinta on 75 $ tai enemmän, niin työntekijöiden on liitettävä aterioiden kuitit, ja jos kokonaissumma on suurempi kuin 500 $, niin kuluraporttiin tarvitaan lisähyväksymistaso.
Onko päätös hyväksyttävä?
Tarvitaanko hyväksynnät ennen prosessin seuraavan vaiheen aloittamista? Miten hyväksynnät siepataan? Hyväksyykö joku tietty käyttäjä tai rooli prosessin seuraavan vaiheen? Tarvitseeko kyseinen henkilö sovelluksen käyttöoikeuden vai voidaanko käyttää jotain muuta menetelmää (kuten sähköpostin lähettäminen käyttäjälle, jotta saadaan etenemiseen tarvittava hyväksyntä)?
Miten prosessin seuraavalle henkilölle ilmoitetaan vastauksesta, jotta he voivat siirtyä eteenpäin (tai olla siirtymättä) prosessin seuraavassa vaiheessa? Onko jokin tietty tapa, jolla prosessin seuraava henkilö saa ilmoituksen?
Voidaanko käyttäjälle ilmoittaa jotenkin, kun työkohde eskaloidaan, koska sitä ei ole käsitelty varattuna ajanjaksona?
Vihje
Näitä eri seikkoja pohdittaessa kannattaa aina etsiä optimaalista menetelmää, joka vähentää hyväksymiseen vastaamiseen kuluvaa aikaa.
Ovat eskaloinnin välttämättömiä?
Tarvitseeko tämä liiketoimintaprosessi eskalointeja?
Pitääkö kohteet eskaloida automaattisesti tietyissä tilanteissa? Onko ratkaisussa otettava huomioon aikaraja, jonka kuluessa ratkaisun on valmistuttava? Jos ratkaisua käyttävä työntekijä unohti hyväksymisen, kuinka kauan odotetaan, ennen kuin aktiviteetti siirtyy toiselle työntekijälle? Vai lähetetäänkö siitä toinen ilmoitus?
Onko käyttäjien voitava eskaloida ongelma?
Jos eskalointia tarvitaan, miten se ilmaistaan? Siirtyvätkö myöhässä olevat työkohteet päällimmäiseksi suoritettaviksi? Vaihtuuko ratkaisun väri, mikä ilmoittaa työntekijälle, että osa aktiviteeteista on myöhässä aikataulusta?
Onko hälytyksiä tai ilmoituksia luotava?
Esimerkki: kuluraportin hyväksynnät
Kuluraporttiprosessi edellyttää hyväksyntöjä. Myyjien esimies Nickin on hyväksyttävä kaikki myyjien kuluraportit. Kun työntekijä lähettää raportin, Nickille on lähetettävä ilmoitus kuluraportin tarkistamisesta ja hyväksymisestä.
Nickin tiedetään olevan kiireinen esimies, joten yli viisi päivää hyväksyntää odottaneiden kuluraporttien eskalointia kannattaa harkita. Harkittavana on useita eskalointimenetelmiä:
Nickille voidaan lähettää uusi ilmoitus, mutta sähköpostin sijaan kannattaakin ehkä lähettää tekstiviesti.
Jos Nick ei edelleenkään reagoi, raportti voidaan ehkä lähettää Nickin esimiehelle tai jopa Abhaylle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Huomautus
Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)
Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).