Tietojen mallinnus: tietorakenteen suunnitteleminen
Kun tietoja tallennetaan tai tarkastellaan sovelluksessa, tietorakenne on tärkeä osa suunnittelua. Sen lisäksi että mietitään tietojen käyttötapaa tietyssä sovelluksessa tai näytössä, on mietittävä myös sitä, miten muut käyttävät tietoja. Henkilötyyppien, tehtävien, liiketoimintaprosessien ja tavoitteiden mieleen palauttaminen auttaa määrittämään, mitä tietoja tallennetaan ja millainen rakenne tiedoilla on.
Vihje
Vaikka seuraava artikkeli käsittele Access-tietokantaa, sen tietojen suunnittelun perusteissa käsitellään myös yleisesti tietojen mallinnuksen periaatteita: Tietokannan suunnittelun perusteet.
Käytetään seuraavaa kuluraporttia esimerkkinä.
Näkyvissä on kuluraportin pääosa, jossa on työntekijän nimi ja osaston tiedot. Pääosan alapuolella on useita rivejä, joista jokaisella on kunkin ostetun kohteen kuvaus. Kutsutaan niitä rivinimikkeiksi. Rivinimikkeiden rakenne on erilainen kuin kuluraportin pääosan rakenne. Niinpä voidaankin sanoa, ett jokaisessa kuluraportissa on useita rivinimikkeitä.
Tällaisten tietojen tietokantaan tallentamista varten on mallinnettava tietorakenne tietokantasuunnitelmassa.
Yksi moneen (1:N) -tietorakenne
Tällainen tietorakenne tyyppi kuvattiin edellä olevassa esimerkissä. Kuluraportin pääosa on linkitetty useisiin rivinimikkeisiin. (Suhdetta voidaan tarkastella myös rivinimikkeiden kannalta: monta rivinimikettä yhteen kuluraporttiin (N:1).)
Monta moneen (N:N) -tietorakenne
Monesta moneen -tietorakenne on erikoistyyppi. Sitä käytetään tilanteissa, joissa useita tietueita voidaan liittää useisiin muihin tietuejoukkoihin. Hyvä esimerkki tästä on liikekumppaniverkosto. Sinulla on useita liikekumppaneita (asiakkaita ja toimittajia), joiden kanssa teet töitä, ja myös nämä liikekumppanit tekevät töitä useiden työtovereittesi kanssa.
Tietojen mallinnusesimerkkejä
Järjestelmässä voi olla useita erilaisia mallinnustyyppejä. Seuraavassa on niistä muutama esimerkki.
Esimerkki 1: poissaolon hyväksyntäpyyntö
Tässä yksinkertaisessa esimerkissä näkyy kaksi tietojoukkoa. Toinen on työntekijä, toinen on poissaolopyyntö. Koska kukin työntekijä lähettää useita pyyntöjä, kyse on yksi moneen -suhteesta, jossa yksi viittaa työntekijään ja moneen viittaa pyyntöihin. Työntekijän tiedot ja poissaolopyynnön tiedot liittyvät toisiinsa siten, että yhteisenä kenttänä on työntekijänumero. (Tätä kutsutaan myös avaimeksi.)
Esimerkki 2: oston hyväksyntä
Tässä tietorakenne näyttää melko monimutkaiselta, mutta se on samankaltainen kuin artikkelin alussa käsitelty kuluraporttiesimerkki. Kukin toimittaja tai tavaratoimittaja liitetään useisiin ostotilauksiin. Kukin työntekijä on vastuussa useista ostotilauksista. Niinpä kummassakin tietojoukossa on yksi moneen -tietorakenne.
Koska työntekijät eivät välttämättä aina käytä samaa toimittajaa tai tavarantoimittajaa, useat työntekijät käyttävät myyjiä ja jokainen työntekijä tekee töitä useiden toimittajien kanssa. Niinpä työntekijöiden ja toimittajien välinen suhde on monta moneen.
Esimerkki 3: kulujen raportointi
Huomautus
Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)
Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).