Onko kyse tietojen luonnista tai muokkaamisesta?

Tämän vaiheen tehtävien ymmärtäminen auttaa vastaamaan kysymykseen siitä, onko ratkaisun siepattava joitain tietoja. Jos tietoja on siepattava, mistä tiedoista on kyse. Kunkin ratkaisun sieppaamaan tietoelementin osalta kannattaa pohtia seuraavia seikkoja.

Onko käytettävissä jokin aiemmin luotu lomake?

Käytetäänkö tällä hetkellä jo jotain painettua tai sähköistä lomaketta kyseisten tietojen sieppaamiseen? Tällainen lomake voi olla hyvä lähtökohta näyttöjen asetteluja ja tietojen sieppaustapaa pohdittaessa.

Lomaketta on tarkasteltava myös kriittisesti:

• Pitäisikö tietoelementtien esitysjärjestystä muuttaa siten, että järjestys vastaa paremmin tietojen sieppaustapaa?

• Voiko lomakkeen jakaa erillisiksi suppeiksi lomakkeiksi, jolloin prosessin osat voisivat tapahtua rinnakkain eikä yksi kerrallaan?

Mitä tietoja siepataan?

Minkälaisia tietoja siepataan? Miksi niitä kutsutaan? Onko kyse todellista tietolähteestä saadusta nimestä vai nimestä, jota käytetään yleisesti liiketoiminnan tässä osassa? Tietojen tietolähteessä käytetty nimi on ehkä yhdistettävä käyttäjien tuntemaan kutsumanimeen.

Onko tietohierarkia käytössä? Kullakin kuluraportilla voi olla esimerkiksi useita kuluja ja osa kulutyypeistä voi edellyttää lisätietoja.

Mitkä tiedot luodaan kaavasta tai laskutoimituksesta?

Onko tietojen luontia varten tehtävä laskutoimituksia? Jos on, onko laskettu tulos tallennettava vai näytetäänkö se vain sovelluksen käytön aikana? Jos tiedot voidaan laskea uudelleen koska tahansa (kuten nimikkeen yhteissummat tai -määrät), niitä ei ehkä tarvitse tallentaa.

Esimerkiksi kuluraportin yksilöivä tunnus luodaan käyttämällä kuluvan päivän päivämäärää ja työntekijän nimeä, joten se on tallennetta, jotta se ei koskaan muutu. Lisäksi lasketaan kulujen välisummat ja kokonaissummat, mutta koska ne voidaan laskea uudelleen koska tahansa käyttämällä muita raportin tietoja, niitä ei tarvitse tallentaa erikseen.

Ovatko tiedot pakollisia?

Ovat nämä tiedot pakollisia prosessin tässä vaiheessa, jotta prosessi voidaan suorittaa loppuun? Jos tiedot ovat pakollisia, miksi ne ovat pakollisia? Ovatko tiedot pakollisia vain tietyissä tilanteissa?

Minkä tyyppisistä tiedoista on kyse?

Minkä tyyppisiä tietoja siepataan?

• Vapaamuotoinen teksti: Onko tekstillä jokin tietty enimmäispituus? On tämän kentän merkintä riippuvainen jostakin toisesta kentästä (esimerkiksi liittyvän kentän arvo, kuten avattavan valikon Muu-vaihtoehto)? Onko käytössä valmiiksi täytettävä oletusmerkintä? Johdetaanko teksti muista tiedoista?

• Luvut: Onko kyse prosentista? Onko se kokonaisluku? Onko käytössä tietty desimaalien määrä? Onko luvulla tietty pienin tai suurin arvo? Onko tämä luku riippuvainen jostain toisesta luvusta (se ei esimerkiksi voi olla suurempi tai pienempi kuin toinen merkintä)? Onko käytössä jokin oletusluku, joka on annettava, tai lasketaanko luku toisten merkintöjen perusteella?

• Päivämäärät: Mitä muotoa päivämäärässä käytetään? Sisältääkö se sekä päivämäärän että ajan? Liittyykö päivämäärään sääntöjä (aikaisintaan, viimeistään tai ei voi olla ennen kuluvaa päivää)? Lasketaanko se (esimerkiksi seitsemän päivää kuluvasta päivästä)? Onko käytössä valmiiksi täytettävä oletuspäivämäärä?

• Valinnat: Rajoitetaanko vastaus tiettyyn vastausjoukkoon? Mitkä ovat kelvollisia vastauksia? Ovatko vastaukset riippuvaisia toisesta tietoelementistä? Onko käytössä oletusvalinta tai toiseen tietoelementtiin perustuva oletusarvo? Saako valintoja tehdä vain yhden vai voiko samalla kertaa tehdä useita valintoja?

• Kuvat tai video: Siepataanko kuva tai video? Onko siepattava kuva tai video käyttäjän laitteessa olevasta kamerasta? Saadaanko tämä kuva tai video sähköpostitse? Onko kuvassa tarkoitus suorittaa tekoälytoimintoja (esimerkiksi kuvan osien tunnistaminen)?

Missä tietoja säilytetään tällä hetkellä?

Missä liiketoimintaongelmien ratkaisemisessa käytettävät tiedot siepataan tällä hetkellä? Palautetaanko tiedot nykyiseen järjestelmään? Siirretäänkö ne laskentataulukkoon? Siepataanko niitä lainkaan?

Jos tietoja ei vielä tallenneta digitaalisesti, niitä varten on luotava tietosäilö, mitä käsitellään kohdassa Missä tiedot ovat?

Huomioon on otettava myös se, olisiko näistä tiedoista hyötyä myös muille organisaation prosesseille. Voisiko muita prosesseja automatisoida, jos ne voisivat käyttää näitä tietoja?

Käyttääkö joku näitä tietoja myöhemmin prosessissa?

Käytetäänkö näitä tietoja jossain prosessin myöhemmässä vaiheessa? Miten näitä tietoja käytetään? Jos nämä tiedot olisivat käytettävissä aiemmin prosessissa, voisitko myöhemmät prosessit käynnistyä aikaisemmin tai voitaisiinko ne suorittaa rinnakkain?

Joskus prosessin automatisointi auttaa lyhentämään aikaa, joka kuluu liiketoimintaongelman ratkaisemiseen, koska tiedot ovat käytettävissä aiemmin ja muut ongelman ratkaisemisen parissa työskentelevät voivat toimia aikaisemmin. Tämä voi lisätä liiketoimintaprosessin automatisoinnista saatavaa liiketoiminta-arvoa.

Onko näistä tiedoista hyötyä kenellekään tämän prosessin ulkopuolella?

Voi jokin toinen ryhmä tai prosessi käyttää prosessissa siepattuja tietoja? (Kyse ei ole prosessin myöhemmästä vaiheesta vaan liiketoiminnan muusta prosessista, jossa voidaan siepata samat tiedot tai joka voisi käyttää näitä tietoja?)

Yrityskäyttäjät ottavat joskus huomioon vain sen, mitä he tekevät päivittäin. Jos asioita tarkastelee laajemmin, tuleeko esiin mahdollisuuksia, joilla tiedot voidaan laajentaa muihin prosesseihin ja jotka voidaan automatisoida? Prosessit ovat usein manuaalisia, koska toisella alueella sijaitsevalla prosessilla ei ole keinoja hakea tietoja. Nyt kun tätä prosessia automatisoidaan, onko mahdollista, että muut prosessit voivat perustua tähän prosessiin?

Esimerkki: kuluraportin tietojen luonti

Esimerkkejä kuluraportin sieppausprosessin laskentataulukossa olevista tietoelementeistä:

Tietotaso	Tietokohde	Kohteen tyyppi	Muokattavissa?	Sallittu muoto	Vahvistus	Oletus/laskenta
Kuluraportti	Kuluraportin numero	Text	Ei		Ei saa olla tyhjä	"EXP" + päivämäärä (VVVVKKPP) + käyttäjätunnus
Kulu	Kulun päivämäärä	Päivä	Kyllä	KK-PP-VVVV	Ei voi esiintyä tulevaisuudessa
Kulu	Kulun tyyppi	Valinta	Kyllä	Valitse luettelosta: matka, ateria, majoitus, kuljetus, pysäköinti, tarvikkeet	Ei saa olla tyhjä
Kulu	Summa	Luku	Kyllä	###,###.##	Ei voi olla tyhjä, voi olla negatiivinen
Kulu	Kuitti	Kuva	Kyllä	JPG, PNG	Pakollinen, jos summa on suurempi kuin 74,99 $
Kulu	Hyvitettävissä	Kyllä/ei	Kyllä	Kyllä/ei		Oletusarvo on Ei
Kulun erittely	Vieraan nimi	Text	Kyllä	Mitä tahansa	Pakollinen Ateria-tyypin kulussa, jossa summa on suurempi kuin 75 $

Tässä esimerkissä tietoja siepataan kolmella tasolla. (Tämä on erittäin tärkeää suunnitteluvaiheessa sekä näytön että tietojen tallennuksen suunnittelussa.)

• Kuluraportti: nämä elementit siepataan kerran koko kuluraporttia varten.

• Kulu: Nämä elementit siepataan jokaisen tässä kuluraportissa ilmoitetun kulun osalta. Samaan kuluraporttiin voidaan liittää useita kuluja.

• Kulun erittely: Nämä elementit liitetään Ateria- ja Majoitus-kuluihin, ja sen avulla eritellään nämä kulutyypit. Jos kulu on Ateria, Vieraan nimi ja Vieraan yritys ovat pakollisia tietoja. Jos kulu on Majoitus, Kulun tyyppi ja Summa ovat pakollisia tietoja. Lisäksi kummankin merkinnän summan on oltava yhtä suuri kuin kulun summa.

Sovelluksessa näytettävät tiedot, joita ei tallenneta mihinkään, ovat seuraavat tilannekohtaiset laskutoimitukset:

• Kulujen summan laskeminen kuluraportin yhteissummaksi

• Kulun erittelyjen summan laskeminen kulun yhteissummaksi

• Kuluraportin merkintöjen määrän laskeminen

• Määritetään, ylittääkö kuluraportin kokonaissumma lähettäjän esimiehelle määritetyn hyväksymisrajan

Kuluraporttiprosessin aikana siepatut tiedot on lopuksi kirjattava kirjanpitojärjestelmään. Itse kuluraportteja ei kuitenkaan tällä hetkellä tallenneta verkossa vaan ainoastaan paperiversioina. Niinpä näiden tietojen syöttämiseen ei ole valmista järjestelmää vaan sellainen on luotava.

Kaikkien näiden kulutietojen saatavuus mahdollistaa tulevan analyysiin, jos tiedot siepataan digitaalisesti. Jos esimerkiksi kaikki työntekijät yöpyvät matkoilla samassa hotellissa, hankintaosasto voi neuvotella kulutietojen avulla paremmat huonehinnat. Tämä seikka mainitaan projektisuunnitelmassa.

Seuraava vaihe: Mitä liiketoimintasäännöt ovat?

Huomautus

Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)

Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).