Jaa

Sähköpostiviestien ja kokousten tallentaminen CRM:ään

  • Artikkeli

Palvelun Copilot:n avulla Microsoft 365 voit helposti yhdistää Outlook-sähköpostit ja -kokoukset asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) palvelupyyntöihin ja tileihin, jotta voit seurata vuorovaikutustasi asiakkaiden kanssa. Voit myös tarkastella yhteyshenkilöihin liittyviä aktiviteetteja CRM:ssä.

Sähköpostiviestien ja kokousten tallentaminen CRM:ään

  1. Kun avaat sähköpostiviestin tai kokouksen Outlookissa, Palvelun Copilot näyttää kortin, jossa on mahdollisuus tallentaa vuorovaikutus. Valitse Tallenna.
  • Jos käytät Dynamics 365 Customer Servicea CRM:nä eikä palvelinpuolen synkronointia ole otettu käyttöön, se on otettava käyttöön postilaatikossa.
  1. Yhdistä aktiviteetti tietueeseen valitsemalla jokin seuraavista vaihtoehdoista:
    • Aktiviteetin yhteyshenkilöihin liittyvät asiakkaat ja palvelupyynnöt.
    • Hakuruudun avulla voit etsiä ja muodostaa yhteyden toiseen tietuetyyppiin, jonka järjestelmänvalvoja on lisännyt Palvelun Copilotiin.
    • Tallenna ilman yhdistämistä. Sähköposti tai kokous on yhä linkitetty yhteyshenkilöihin lähettäjä- kopio- ja piilokopio-kentässä.

Jos CRM-järjestelmäsi on Customer Service, näitä sääntöjä käytetään, kun tallennat sähköpostiviestin:

  • Tallennetun sähköpostiviestin vastaukset tallennetaan CRM:ään automaattisesti, jos palvelinpuolen synkronointi on käytössä etkä valinnut Ei sähköpostiviestejä kohdan Customer Service>Asetukset>Mukauttamisasetukset>Sähköposti>Seuraa avattavassa valikossa.
  • Sähköpostiviestien ja tapaamisten luonnokset tallennetaan automaattisesti CRM:ään.
  • Sähköpostiviestit tallentuvat CRM:ään lähettämisen jälkeen. Tapaamiset tallennetaan heti.

Näyttökuva yhteyshenkilön tallentamisen asetuksesta.

Muistiinpano

  • Jaetuissa postilaatikossa olevia Outlook-vuorovaikutuksia ei voi tallentaa.
  • Jos Salesforce on käytössä CRM-järjestelmänä, sähköpostiviestien ja tapaamisten luonnokset voidaan tallentaa Salesforceen. Vastauksia tallennettuihin sähköposteihin ja päivityksiä tallennettuihin tapahtumiin ei myöskään tallenneta automaattisesti.

Liittyvät kohteet -kortissa näkyvät viimeaikaiset sähköpostiviestit ja tulevat kokoukset, joissa on yhdistetty yhteyshenkilö. Kortissa näkyy oletuksena kolme aktiviteettia. Kun valitset sähköpostiviestin tai kokouksen Liittyvistä kohteista, se avautuu selaimesi uuteen välilehteen.

Seuraavat vaiheet

Hanki tärkeimmät sähköpostitiedot ja vastausluonnokset
Palvelupyynnön yhteenvedon ja siihen liittyvien sähköpostiviestien ja kokousten tarkasteleminen
CRM-tietueiden jakaminen ja päivittäminen Teams-keskustelussa