Suunnittele ulkoinen yhteistyö kanavakeskustelujen, tiedostoyhteistyön ja jaettujen sovellusten avulla
Microsoft 365 tarjoaa useita vaihtoehtoja yhteistyön tekemiseen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa:
- 1:1 ja ryhmäkeskustelu Teamsissa organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa
- Teams-kokoukset organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa
- Yksittäisten tiedostojen tai kansioiden jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa
- Yhteistyö tiimissä, kanavakeskustelut, tiedostojen yhteiskäyttö ja jaetut sovellukset
Tässä artikkelissa käsitellään neljättä vaihtoehtoa, ryhmäyhteistyötä kanavakeskustelujen, tiedostoyhteistyön ja jaettujen sovellusten kanssa. (Yleiskatsaus kaikista vaihtoehdoista on artikkelissa Microsoft 365:n ulkoisten yhteistyövaihtoehtojen yleiskatsaus.)
Hinta
- Microsoft Entra B2B-yhteistyö – Ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat jakaa tiedostoja, kansioita, sivustoja, ryhmiä ja tiimejä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Nämä henkilöt käyttävät jaettuja resursseja hakemistosi vierastilien avulla.
- Microsoft Entra B2B:n suora yhteys – Ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat jakaa organisaatiosi resursseja muiden Microsoft Entra organisaatioiden henkilöiden kanssa. Nämä henkilöt käyttävät jaettuja resursseja käyttämällä omaa työpaikan tai oppilaitoksen tiliään. Organisaatiossasi ei luoda vierastiliä.
- Ulkoinen osallistuja – Organisaatiosi ulkopuolinen henkilö, joka osallistuu resurssiin , kuten jaettuun kanavaan, käyttäen omaa henkilöllisyyttään eikä vierastiliä hakemistossasi.
- Ulkoinen organisaatio – Toinen organisaatio, jonka kanssa jaat resursseja.
- Vieras – Organisaatiosi ulkopuolinen henkilö, joka käyttää jaettuja resursseja kirjautumalla hakemistossasi olevalle vierastilille.
- Isäntäorganisaatio – Organisaatio, joka isännöi jaettua resurssia, kuten jaettua kanavaa.
- Jaettu kanava – Teams-kanava, joka voidaan jakaa tiimin ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Nämä henkilöt voivat olla organisaatiosi sisällä tai muista Microsoft Entra organisaatioista.
- Linkkien jakaminen – Linkit, joilla on oikeudet tiedostoon tai kansioon, jota käytetään kyseisen tiedoston tai kansion jakamiseen muiden kanssa. Henkilöt, joiden kanssa jaetaan, voivat olla organisaatiosi sisä- tai ulkopuolella.
Ryhmän yhteistyövaihtoehdot
Kun teet yhteistyötä tiimissä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, on kaksi vaihtoehtoa sille, miten kyseiset käyttäjät voivat käyttää resursseja, jotka jaat heidän kanssaan.
Vieraskäyttö
Vierasjako käyttää Microsoft Entra B2B -yhteistyötä mahdollistaakseen jakamisen ja yhteistyön organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa lisäämällä vierastilin Microsoft Entra ID kullekin henkilölle. Vierastilejä voi käyttää seuraavissa:
- Vierasjäsenyys tiimeissä, SharePoint-sivustoissa ja Microsoft 365 -ryhmissä
- Yksittäisten tiedostojen ja kansioiden jakaminen
Ryhmän vierailla on samanlaiset ominaisuudet kuin tavallisilla tiimin jäsenillä.
Jaettujen kanavien ulkoiset osallistujat
Ulkoiset osallistujat käyttävät organisaatiosi jaettuja resursseja käyttämällä omia Microsoft Entra ID tai Microsoft 365 -käyttäjätietojaan. Tämän ottaa käyttöön Microsoft Entra B2B:n suora yhteys molempien organisaatioiden määrittämän organisaatiosuhteen kautta. Vierastilejä ei käytetä tässä suhteessa.
Ulkoisten osallistujien ensisijainen etu jaetuissa kanavissa vierasjakamiseen verrattuna on se, että organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt voivat tehdä yhteistyötä käyttäjiesi kanssa Teamsissa ilman, että heidän tarvitsee muuttaa käyttäjäkontekstiaan. Vierastilejä käytettäessä käyttäjien on lisättävä kyseiset tilit erikseen Teamsissa ja vaihdettava kyseisiin tileihin, jotta he voivat olla vuorovaikutuksessa organisaatiosi käyttäjien kanssa.
Jaettujen kanavien avulla käyttäjät voivat pysyä kirjautuneena organisaatiossaan ja käyttää muiden organisaatioiden kanssa jaettuja kanavia. Muiden organisaatioiden jaetut kanavat ovat käytettävissä Teamsissa organisaatiosi tiimien ja kanavien rinnalla. Organisaatioita ei tarvitse vaihtaa.
Ominaisuuksien vertailu
Seuraavassa taulukossa kuvataan käytettävissä olevat käyttökokemukset käytetyn tilin tyypin mukaan.
| Ominaisuus | Käyttäjä (organisaatiosi) | Vieras (Microsoft Entra yhteistyö) | Ulkoinen osallistuja (Microsoft Entra ID suora yhteys) |
|---|---|---|---|
| Ryhmän käyttöoikeus | Y | Y | N |
| Jaetun kanavan käyttö | Y | N | Y |
| Käyttöoikeudet tiedostojen jakamisen linkkien kautta | Y | Y | N |
| Jaettujen kanavien käyttäminen | Y | N | Y |
| Yksityisten kanavien käyttäminen | Y | Y | N |
| Tili hakemistossasi | Y | Y | N |
| Arvostelujen käyttö | Y | Y | Y |
Suunnittelussa huomioitavat seikat
Useimmat organisaatiot käyttävät sekä vierasjakoa että jaettuja kanavia ulkoisten osallistujien kanssa.
Sinun on käytettävä vierasjakoa, jos:
- Haluat kutsua tiimiin organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä yksittäisten kanavien sijaan
- Haluat jakaa kanavan tiedostoja tai kansioita organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, jotka eivät ole kanavalla
- Haluat tehdä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole työpaikan tai oppilaitoksen tiliä.
Vaikka jaetut kanavat ovat oletusarvoisesti käytössä Teamsissa, ulkoinen yhteistyö jaettujen kanavien kanssa edellyttää, että Microsoft Entra järjestelmänvalvoja määrittää vuokraajien väliset käyttöoikeudet organisaatiosi ja muiden organisaatioiden välille, joiden kanssa haluat jakaa sisältöä. Toistensa organisaatioiden on myös määritettävä vuokraajien välinen käyttöoikeus omassa päässään.
Jos aiot käyttää jaettuja kanavia muiden organisaatioiden kanssa, voit valita itsepalvelumallin ja pyyntökohtaisen mallin.
- Omatoiminen – Voit määrittää vuokraajien välisen käyttöoikeuden sallimaan saapuvan ja lähtevän käytön kaikille muille Microsoft Entra organisaatioille. Vaihtoehtoisesti voit estää luettelon organisaatioista, joiden kanssa et halua käyttäjiesi jakavan sisältöä, jolloin kaikki muut organisaatiot jäävät saataville. Näin käyttäjät voivat kutsua organisaation ulkopuolisia henkilöitä osallistumaan jaettuihin kanaviin ilman, että heidän tarvitsee ottaa yhteyttä tukipalveluun tai IT-osastoon.
- Sivupyynnöstä – Voit määrittää vuokraajien välisen käyttöoikeuden kullekin yksittäiselle organisaatiolle, jonka kanssa haluat sallia jaetut kanavat. Kun valitset tämän mallin, on tärkeää, että käytössä on dokumentoitu liiketoimintaprosessi, jota käyttäjäsi voivat noudattaa pyytääkseen vuokraajien välistä käyttöoikeutta toisen organisaation kanssa.
Yhteensopivuus jaetuissa kanavissa
Jaetut kanavat on integroitu Microsoft Entra ja Microsoft Purview -ominaisuuksiin. Lisätietoja on kohdassa Jaetut kanavat Microsoft Teamsissa.
Aiheeseen liittyviä artikkeleita
Johdanto tiedostojen yhteiskäyttöön Microsoft 365:ssä
Tiedostojen yhteistyön suunnitteleminen SharePointissa Microsoft 365:n avulla