Jaa

Ota vuorot käyttöön etulinjan tiimeissä suuressa mittakaavassa

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Yleiskatsaus

Microsoft Teamsin Shifts-sovellus on aikataulunhallintatyökalu , jonka avulla voit luoda, päivittää ja hallita tiimisi aikatauluja, jotta etulinjan työntekijät pysyvät ajan tasalla ja synkronoituina.

Vuorojen käytön aloittamiseksi etulinjan esimiehet ovat vastuussa vuoroasetusten määrittämisestä, kuten avointen vuorojen pyyntöjen käyttöönotosta, vuorojen vaihtamisesta ja vuorojen tarjoamisesta, aika-vapaapyynnöistä ja aikakellon käyttöönotosta omille tiimeilleen. Etulinjan esimiesten on myös luotava aikatauluryhmiä, jotta he voivat aloittaa työvuorojen luomisen ja määrittämisen.

Järjestelmänvalvojana voit nyt standardoida nämä Vuorot-asetukset kaikissa etulinjan tiimeissä ja hallita niitä keskitetysti ottamalla vuorot käyttöön etulinjan tiimeissä suuressa mittakaavassa Teams-hallintakeskuksessa. Voit valita, mitkä ominaisuudet otetaan käyttöön tai poistaa käytöstä, ja luoda aikatauluryhmiä ja aikarajasyitä, jotka määritetään yhdenmukaisesti kaikissa etulinjan tiimeissä. Etulinjan esimiehesi voivat aloittaa vaihtojen käytön suoraan valmiilla toiminnolla, jolloin sinun on määritettävä mahdollisimman vähän.

Ennakkovaatimukset

  • Loit organisaatiosi etulinjan tiimit ottamalla käyttöön etulinjan dynaamisia tiimejä Teams-hallintakeskuksessa.
  • Käyttöönottoprosessia suorittavan järjestelmänvalvojan on oltava yleinen järjestelmänvalvoja.

Määritä vuorot etulinjan tiimeille

  1. Valitse Teams-hallintakeskuksen vasemmassa siirtymisruudussa Frontlinen käyttöönotto>Etulinjan sovellusten hallinta.

  2. Valitse Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun Ota vuorot käyttöön tiimeissäsi -kohdan vieressä taulukossa Määritä.

    Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun taulukosta, jossa näkyy Määritä-painike työvuorojen käyttöönottoa varten.

  3. Tarkista määritys- ja edellytystiedot ja valitse sitten Seuraava.

Määritä vuorojen asetukset

Valitse Shifts-ominaisuudet, jotka haluat ottaa käyttöön etulinjan tiimeille. Ominaisuuksiin kuuluvat mahdollisuus luoda ja pyytää avoimia vuoroja, vaihtaa vuoroja ja tarjota vuoroja, aika-vapaapyyntöjä ja kello. Lue lisätietoja vuorojen asetuksista.

Tärkeää

Valitsemasi asetukset otetaan käyttöön jokaisessa tiimissä, jossa työvuorot otetaan käyttöön. Etulinjan esimiehesi eivät voi muuttaa näitä asetuksia vuoroissa.

Näyttökuva Määritä vuorojen asetukset -sivusta, jossa näkyvät vuoropyynnön ja aika-off-asetukset.

  1. Määritä Shift-pyynnöt-kohdassa niiden vuoropyyntöjen tyypit, jotka haluat sallia:

    • Avoimet vuorot: Ota käyttöön, jotta etulinjan johtajat voivat julkaista täyttämättömiä vuoroja ja etulinjan työntekijöitä, jotta he voivat tarkastella ja pyytää näitä vuoroja.
    • Vaihtovuoropyynnöt: Ota käyttöön, jotta etulinjan työntekijät voivat vaihtaa vuoroja muiden työntekijöiden ja etulinjan johtajien kanssa pyyntöjen hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi.
    • Tarjousvuoropyynnöt: Ota käyttöön, jotta etulinjan työntekijät voivat tarjota vuoroja muille työntekijöille ja etulinjan johtajille pyyntöjen hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi.

  2. Valitse, sallitaanko time-off-pyynnöt. Kun tämä asetus on käytössä, etulinjan työntekijät voivat pyytää vapaa-aikaa, ja etulinjan johtajat voivat hyväksyä tai hylätä pyynnöt.

    Muista, että jos poistat tämän asetuksen käytöstä, etulinjan johtajat voivat edelleen varata vapaa-aikaa työntekijöille.

  3. Lisää aikalisäsyitä.

    Näyttökuva Määritä vuorojen asetukset -sivusta, jossa näkyvät aika- ja aikakellon asetukset.

    Valitse Aikalisäyksien syyt -kohdassa Lisää ja sitten jokaisen luomasi aikalisän syyn kohdalla:

    1. Anna sille yksilöllinen nimi. Siinä voi olla enintään 40 merkkiä.
    2. Valitse kuvake.
    3. Anna yksilöllinen koodi. Koodi on pakollinen kenttä, ja se voi olla enintään 100 aakkosnumeerista merkkiä pitkä. Esimerkiksi A01. Näitä koodeja ei voi muuttaa vuorojen käyttöönoton jälkeen. Koodit takaavat yhdenmukaisuuden kaikissa henkilöstöhallintojärjestelmissäsi ja virtaviivaistetut käyttökokemukset etulinjan tiimeissä ja sovelluksissa.

    Varmista, että aikakatkaisusyyt vastaavat sitä, mitä etulinjan organisaatiosi tukee. Etulinjan johtajat käyttävät näitä aikarajasyitä, kun he varaavat vapaa-aikaa etulinjan työntekijöille. Ja jos otit aikarajapyynnöt käyttöön, etulinjan työntekijäsi valitsevat näistä aikarajasyistä, kun he pyytävät vapaata.

  4. Ota Kellonaika-kohdassa käyttöön tai sammuta Kellon sisään/ulos. Kun tämä asetus on käytössä, etulinjan työntekijät voivat kirjata vuorojaan ja ennätystaukojaan sisään ja ulos, ja etulinjan johtajat voivat viedä tiiminsä aikaraportin.

  5. Kun olet valinnut asetukset, valitse Seuraava.

Aikatauluryhmien luominen

Tässä vaiheessa tunnistat aikataulun omistajat organisaatiossasi ja määrität, miten aikatauluryhmiä luodaan ja hallitaan etulinjan tiimeissä.

  • Aikataulun omistajat ovat tiimin omistajien tapaan etulinjan johtajia, jotka luovat ja hallinnoivat tiimiensä aikatauluja. Lue lisätietoja aikataulun omistajista.
  • Aikatauluryhmiä käytetään työntekijöiden ryhmittelyyn työryhmän yleisten ominaisuuksien perusteella. Aikatauluryhmät voivat olla esimerkiksi osastoja tai työtyyppejä.

Voit päättää, että aikataulun omistajat voivat luoda ja hallita aikatauluryhmiä, tai voit tehdä sen keskitetysti Teams-hallintakeskuksessa.

  1. Kirjoita Ryhmän tunnus - ruutuun sen ryhmän ryhmätunnus, joka sisältää aikataulun omistajat organisaatiossasi.

    Huomautus

    Jos haluat etsiä ryhmän ryhmätunnuksen, kirjaudu Azure-portaali, valitse Microsoft Entra ID ja valitse sitten Ryhmät. Valitse haluamasi ryhmä ja kopioi sitten arvo Objektin tunnus - kentässä.

  2. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista aikatauluryhmien hallintatavan määrittämiseksi:

    Tärkeää

    Et voi muuttaa valintaasi sen jälkeen, kun olet lähettänyt sen asennukseen.

    • Aikatauluryhmiä luovat ja hallinnoivat aikataulun omistajat: Aikataulun omistajat luovat ja hallitsevat aikatauluryhmiä tiimeilleen. He voivat lisätä, nimetä uudelleen ja poistaa aikatauluryhmiä vuoroissa.
    • Aikatauluryhmiä luodaan ja hallitaan Teams-hallintakeskuksessa: Voit luoda ja hallita työvuorojen aikatauluryhmän rakennetta. Aikataulun omistajat eivät voi lisätä, nimetä uudelleen tai poistaa aikatauluryhmiä vuoroissa. Tämän asetuksen avulla voit standardoida aikatauluryhmiä eri tiimeissä, mikä mahdollistaa työnkulkujen automatisoinnin eri tiimeissä.

  3. Jos valitsit aikatauluryhmien luonti- ja hallintavaihtoehdon Teams-hallintakeskuksessa, lisää aikatauluryhmiä valitsemalla Lisää .

    Näyttökuva Lisää aikatauluryhmä -ruudusta aikatauluryhmien lisäämistä varten.

    Kullekin luomalle aikatauluryhmälle:

    1. Anna sille yksilöllinen nimi. Siinä voi olla enintään 40 merkkiä. Etulinjan johtajat ja työntekijät näkevät tämän nimen Vuorot-aikataulussa.
    2. Anna yksilöllinen koodi. Koodi on pakollinen kenttä, ja se voi olla enintään 100 aakkosnumeerista merkkiä pitkä. Näitä koodeja ei voi muuttaa vuorojen käyttöönoton jälkeen. Koodit takaavat yhdenmukaisuuden kaikissa henkilöstöhallintojärjestelmissäsi ja virtaviivaistetut käyttökokemukset etulinjan tiimeissä ja sovelluksissa.

  4. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

Tarkista ja viimeistele asetukset

Tarkista asetukset. Jos sinun on tehtävä muutoksia, valitse Takaisin ja muuta haluamasi asetukset. Kun olet valmis, valitse Valmis asennus.

Huomautus

Jos et ole ottanut käyttöön etulinjan dynaamisia tiimejä Teams-hallintakeskuksessa, ohjatun asennuksen suorittamisen jälkeen saattaa ilmetä virhe. Jos tapahtuu virhe, odota 15 minuuttia ja yritä uudelleen.

Tarkista ja viimeistele määritys -sivun näyttökuva, jossa näkyy valittujen asetusten yhteenveto.

Taulukon asennuksen tilaksi muuttuu Valmis , kun asennus on valmis.

Ota vuorot käyttöön etulinjan tiimeissä

Kun asennus on valmis, olet valmis ottamaan vuorot käyttöön etulinjan tiimeissä.

  1. Valitse Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun Ota vuorot käyttöön tiimeissäsi -kohdan vieressä taulukossa Ota käyttöön.

    Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun taulukosta, jossa näkyy Ota käyttöön -painike työvuorojen käyttöönottoa varten.

  2. Valitse ryhmät, joille haluat ottaa työvuorot käyttöön, ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus

    Jos et ole ottanut tiimejäsi käyttöön ottamalla käyttöön etulinjan dynaamisia tiimejä Teams-hallintakeskuksessa, yhtään tiimiä ei näy. Voit ottaa vuoroja käyttöön vain mittakaavassa dynaamisille etulinjan tiimeille.

    Valitse tiimit -sivun näyttökuva, joka näyttää tiimiluettelon.

  3. Määritä jokaiselle valitsemallesi tiimille aikavyöhyke joukkueen aikataululle vuoroissa. Aikavyöhykkeen pitäisi heijastelee joukkueen sijaintia.

    Voit myös määrittää oletusaikavyöhykkeen, joka otetaan automaattisesti käyttöön kaikissa tiimeissa. Jos määrität oletusaikavyöhykkeen, voit silti valita eri aikavyöhykkeet tietyille tiimeille.

    Valitse ryhmän aikavyöhykkeet -sivun näyttökuva, jossa näkyy luettelo tiimeistä ja aikavyöhykkeistä.

    Huomautus

    Etulinjan valvojat voivat muuttaa tiimiensä aikavyöhykeasetusta vuoroissa. Haluat ehkä pyytää etulinjan esimiehiä tarkistamaan aikavyöhykkeen ja säätämään sitä tarvittaessa, ennen kuin he alkavat käyttää vuoroja.

  4. Kun olet valmis, valitse Ota käyttöön. Tämä prosessi voi kestää jonkin aikaa sen mukaan, kuinka monessa tiimissä otat vuoroja käyttöön. Saat uusimman tilan päivittämällä Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun.

    Kun käyttöönotto on valmis, käyttöönoton tila näkyy taulukossa käytössä . Shifts-kortissa näkyy niiden etulinjan tiimien määrä, joissa Shifts on otettu käyttöön. Voit myös ladata CSV-tiedoston, jossa on luettelo kyseisistä tiimeistä.

    Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun taulukosta on otettu käyttöön -tilan näyttökuva.

    Voit toistaa tämän prosessin ottaaksesi vuorot käyttöön missä tahansa etulinjan tiimissäsi, jolla ei ole sitä vielä otettu käyttöön. Muista, että et voi ottaa vuoroja uudelleen käyttöön tiimeissä, joissa on jo vuorot käytössä.

Muokkaa vuorojen asetuksia

  1. Jos haluat muokata aiemmin määrittämääsi Vaihto-asetuksia, valitse Ota työvuorot käyttöön tiimeissäsi. Tämän avulla voit muokata vuorojen asetuksia tiimeissä, jotka olet jo ottanut käyttöön vuoroja, ja tiimeissä, joiden työvuorot otetaan käyttöön tulevaisuudessa.

    Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun taulukosta, jossa näkyy Ota työvuorot käyttöön tiimeissäsi -vaihtoehto.

  2. Näet kaikki Vuorot-asetuksesi, mukaan lukien vuoropyyntöasetukset, aikarajasyistä, aikataulun omistajaryhmän tunnuksen ja ajoitetun ryhmän asetukset.

    Näyttökuva Vuorojen asetukset -sivusta vuorojen asetusten muokkaamista varten

    • Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä vuoropyyntöasetuksia, aikakatkaisupyyntöjä ja kirjata sisään/ulos käytöstä ottamalla vaihtopainikkeet käyttöön tai pois käytöstä.

    • Voit lisätä, muokata ja poistaa aikalisäsyitä, kuten teit ensimmäisen asennuksen aikana. Et kuitenkaan voi muokata aika-aika-koodeja aiemmin määrittämisesi vuoksi.

    • Voit muuttaa aikataulun omistajaryhmän tunnusta, joka määrittää ryhmän, joka sisältää kaikki aikataulun omistajat.

    • Et voi muuttaa aikatauluryhmän hallinnan valintaa aikatauluryhmistä luodaan ja niitä hallitsevat aikataulun omistajataikatauluryhmiin, joita luodaan ja hallitaan Teams-hallintakeskuksessa tai päinvastoin. Jos aiemmin valitsit aikatauluryhmien luonti- ja hallintavaihtoehdon Teams-hallintakeskuksessa, voit lisätä, muokata ja poistaa aikatauluryhmiä samalla tavalla kuin ensimmäisen määrityksen aikana. Et kuitenkaan voi muokata minkään aiemmin määrittämäsi aikatauluryhmän ryhmäkoodeja.

  3. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, valitse Käytä. Tämä toiminto ottaa muutokset käyttöön kaikissa tiimeissä, joissa olet jo ottanut vuorot käyttöön. Nämä vuorojen asetukset otetaan käyttöön myös kaikissa uusissa tiimeissä, joiden työvuorot otetaan käyttöön.

Virheiden vianmääritys

Jos käyttöönottoprosessin aikana ilmeni virhe, taulukon tilaksi näytetään Virhe , kun päivität Hallitse etulinjan sovelluksia -sivun.

Valitse linkki csv-virhetiedoston lataamiseksi ja käytä sen tietoja virheiden ratkaisemiseen. Jos työvuorojen asetusten määrittämisen aikana ilmeni virheitä, lähetä työvuorot uudelleen tai muokkaa niitä valitsemalla Ota työvuorot käyttöön tiimeissäsi . Suorita sitten käyttöönottokokemus uudelleen.