Sopimusten hallinta Microsoft 365 -ratkaisun avulla

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda sopimusten hallintaratkaisun organisaatiollesi käyttämällä Microsoft 365:n Microsoft Syntex ja osia. Se tarjoaa puitteet, joiden avulla voit suunnitella ja luoda ratkaisun, joka sopii yrityksesi ainutlaatuisiin tarpeisiin. Vaikka tämä ratkaisu koskee sopimusten hallintaa, voit mukauttaa sen luomaan muita asiakirjanhallintaratkaisuja, kuten työ- tai laskuilmoituksia.

Liiketoimintaongelman tunnistaminen

Ensimmäinen askel sopimuksenhallintajärjestelmän suunnittelussa on ymmärtää ongelma, jota yrität ratkaista. Tätä ratkaisua varten on käsiteltävä neljää keskeistä ongelmaa:

• Tunnista sopimukset. Organisaatiosi käsittelee useita asiakirjoja, kuten laskuja, sopimuksia ja työilmoituksia. Jotkin ovat digitaalisia resursseja, jotka lähetetään sähköpostitse, ja jotkut ovat perinteisen postin kautta lähetettyjä paperiresursseja. Sinun täytyy tunnistaa kaikkien muiden asiakirjojen kaikki asiakassopimukset ja luokitella ne sitten sellaisiksi.

• Seuraa sopimusten hyväksyntöjen historiaa. Organisaatiosi tarvitsee luotettavan tavan selvittää, onko sopimukset joko hyväksytty tai hylätty ja onko maksu käsitelty.

• Sivusto, jossa hallitaan sopimusten hyväksyntöjä. Organisaatiosi on määritettävä yhteistyösivusto, jossa kaikki tarvittavat sidosryhmät voivat helposti tarkastella sopimuksia. Sidosryhmien tulee pystyä tarkistamaan koko sopimus tarvittaessa, mutta suurimmaksi osaksi huolehtia siitä, että jokaisesta sopimuksesta tulee useita avainkenttiä (esimerkiksi asiakkaan nimi, tilausnumero ja kokonaiskustannus). Sidosryhmien on voitava helposti hyväksyä tai hylätä saapuvat sopimukset.

• Reititä tarkistetut sopimukset. Hyväksytyt ja hylätyt sopimukset on reititettävä tietyn työnkulun kautta. Hyväksytyt sopimukset on reititettävä kumppanisovellukseen maksun käsittelyä varten. Hylätyt sopimukset on reititettävä lisätarkistusta varten.

Ratkaisun yleiskatsaus

Tämä sopimuksenhallintaratkaisun ohjeet sisältävät neljä Microsoft 365:n osaa:

• Microsoft Syntex: Luo malleja sopimustiedostojesi tunnistamiseksi ja luokittelemiseksi ja poimi sitten niistä tarvittavat tiedot.

• Microsoft SharePoint -luettelot: Käytä moderneissa SharePoint-luetteloissa käytettävissä olevaa muotoilua, kun haluat esittää sopimukset liiketoimintaan sopivassa muodossa.

• Microsoft Teams: Käytä Teams-kanavan ja siihen liittyvien välilehtien toimintoja, jotta sidosryhmät voivat tarkastella ja hallita sopimuksia.

• Power Automate: Työnkulkujen avulla voit ohjata sopimuksia hyväksyntäprosessin läpi ja sitten kolmannen osapuolen maksusovellukseen.

Miten kaikki toimii

1. Tiedostot ladataan SharePoint-tiedostokirjastoon. Tiedostokirjastossa on käytetty Microsoft Syntex jäsentämätöntä asiakirjankäsittelymallia. Se tarkistaa kustakin tiedostosta, vastaako mikään "sopimus"-sisältötyyppiä, jota se on koulutettu etsimään. Jos se löytää vastaavuus, se luokittelee tiedoston "sopimukseksi" ja päivittää asiakirjan sisältötyypin.

2. Malli hakee myös kustakin sopimustiedostosta tiettyjä tietoja, joita sidosryhmät ovat kiinnostuneita näkemään, kuten asiakas-, alihankkija- ja maksusummat.

   Seuraava sivu on esimerkki sopimuksesta, jonka tunnistamiseen malli on harjoitettu.

   

3. Microsoft Teamsissa kaikki sidosryhmät ovat suojatun Teams-kanavan jäseniä, jossa kaikki tiedostokirjaston sopimukset näkyvät hyväksyntää tai hylkäämistä varten. Teams-toiminnon avulla kaikille sidosryhmille ilmoitetaan, kun uusia sopimuksia on tarkistettava.

4. Power Automaten avulla sopimukset siirretään hyväksyntäprosessin läpi Teams-kanavalla. Kun jäsen hyväksyy sopimuksen, sopimuksen tilaksi muutetaan hyväksytty, kaikille jäsenille ilmoitetaan Teams-merkinnän kautta ja rivikohde luodaan osoittamaan, että sopimus on valmis maksettavaksi. Tämä prosessi voidaan laajentaa niin, että se kirjoittaa suoraan kolmannen osapuolen rahoitussovellukseen maksua varten.

5. Kun jäsen hylkää sopimuksen, tilaksi muutetaan hylätty ja kaikille jäsenille ilmoitetaan Teams-julkaisun kautta.

6. Tämän ratkaisun lopputulos on automatisoitu liiketoimintaprosessi organisaatiollesi. Työntekijät voivat helposti käyttää Teamsin mukautettua ruutunäkymää tiedostojen hyväksyntätyönkulun käynnistämiseen ja valvontaan.

   

Käyttöoikeusvaatimukset

Tämä ratkaisu perustuu seuraaviin toimintoihin, jotka ovat kaikki käytettävissä osana Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) tai Business (Basic, Standard tai Premium) -käyttöoikeutta:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Opi käyttämään Microsoft Syntex

Oletko uusi Microsoft Syntex? Lue, miten voit hallita sisältöä tekoälyn avulla Microsoft Syntex avulla.

Oppimispolun Johdanto Microsoft Syntex opettaa, miten voit käyttää rakenteettomia, puolivapaata piirtoa ja rakenteettomia asiakirjankäsittelymalleja asiakirjojen luokittelemiseen, tekstin poimimiseen ja asiakirjojen merkitsemiseen, jotta tietämyksen hallinta on nopeaa ja helppoa.

Ratkaisun luominen

Seuraavissa osioissa käsitellään yksityiskohtaisesti, miten voit määrittää sopimusten hallintaratkaisusi. Se on jaettu kolmeen vaiheeseen:

• Vaihe 1: Käytä Microsoft Syntex sopimustiedostojen tunnistamiseen ja tietojen purkamiseen
• Vaihe 2: Luo sopimusten hallintakanava Microsoft Teamsin avulla
• Vaihe 3: Luo Power Automaten avulla työnkulku, jolla voit käsitellä sopimuksiasi