Ostotilausten hyväksyminen ja vahvistaminen
Tässä artikkelissa käsitellään ostotilauksen tilat, jotka se läpäisee luonnin jälkeen, ja muutoksenhallinnan käyttöönoton vaikutuksen ostotilauksiin.
Kun ostotilaus on luotu, sen on ehkä läpäistävä hyväksyntäprosessi. Kun toimittaja on hyväksynyt tilauksen, ostotilauksen tilaksi määritetään Vahvistettu.
Ostotilausten hyväksyntä
Jos ostotilauksessa ei käytetä muutoksenhallintaa, sen tila on Hyväksytty heti, kun ne on luotu, kun taas muutoksenhallintaa käyttävien ostotilausten tila on Luonnos. Ostotilauksen, joka on luotu suunnittelun tilauksen päätilauksesta, tilaksi on aina määritetty Hyväksytty muutoksenhallinnan asetuksista riippumatta. Ostotilaus luo varastotapahtumia vain, kun se siirtyy Hyväksytty-tilaan. Tämän vuoksi varasto ei näytä olevan varattavissa tai merkittävissä, ennen kuin tilaus on hyväksytty.
Ostotilauksen muutoksenhallinta otetaan käyttöön määrittämällä Ota muutostenhallinta käyttöön -vaihtoehto Hankintaparametrit-sivulla. Kun muutoksenhallinta on otettu käyttöön, ostotilauksen on läpäistävä hyväksyntätyönkulku ennen valmistumista. Supply Chain Managementissa on työnprosessin editori, jossa voit määrittää työnkulun omaa hyväksyntäprosessiasi vastaavaksi. Tämä työnkulku voi sisältää automaattisen hyväksymisen sääntöjä, sääntöjä, joilla määritetään tiettyjen ostotilausten hyväksyjä, ja pitkään hyväksymistä odottaneen työnkulun eskalointisäännöt. Voit ottaa muutoksenhallintaprosessin käyttöön kaikille toimittajille tai tietyille toimittajille. Voit myös määrittää prosessin niin, että se voidaan ohittaa yksittäisissä ostotilauksissa.
Kun muutoksenhallinta on otettu käyttöön, ostotilaukset läpäisevät kuusi hyväksyntätilaa Luonnos-tilasta Päätetty-tilaan. Kun tilaus on hyväksytty, sitä muokkaavien käyttäjien on käytettävä Pyydä muutosta -toimintoa.
| Hyväksynnän tila | Kuvaus | Muutoksen pyyntö on otettu käyttöön |
|---|---|---|
| Luonnos | Ostotilaus on luonnos eikä sitä ole lähetetty hyväksyttäväksi ostotilauksen työnkulkuun. | Ei |
| Tarkistuksessa | Ostotilaus lähetettiin hyväksyttäväksi ostotilauksen työnkulkuun. Hyväksyntää odotetaan. | Ei |
| Hylätty | Ostotilaus hylättiin hyväksymisprosessin aikana. | Ei |
| Hyväksytty | Ostotilaus hyväksyttiin. | Kyllä |
| Vahvistettu | Ostotilaus vahvistettiin. Ostotilausta ei voi vahvistaa, ennen kuin se on hyväksytty. | Kyllä |
| Päätetty | Ostotilaus on lopullinen. Se on nyt rahoituksellisesti suljettu eikä sitä voi enää muuttaa. | Ei |
Ostotilausten vahvistaminen
Ostotilausten, joiden hyväksyntätila on Hyväksytty, on ehkä läpäistävä lisävaiheita ennen vahvistusta. Toimittajalle on ehkä esimerkiksi lähetettävä hintoja, alennuksia tai vastaanottopäiviä koskeva kysely. Tässä tapauksessa voit määrittää ostotilauksen tilaksi Ulkoisessa tarkistuksessa Ostokysely-toiminnolla.
Toimittajan yhteistyömoduulin käyttöoikeudet omaavat toimittajat voivat tarkastella tilauksia portaalissa ja joko hyväksyä tai hylätä ne. Tämän tarkistusprosessin aikana ostotilauksen tila on Ulkoisessa tarkistuksessa. Toimittajan yhteistyömoduuli voidaan määrittää siten, että toimittaja vahvistaa tilauksen automaattisesti Supply Chain Managementissa. Tässä skenaariossa sinun on ajoitettava Vahvista hyväksytyt ostotilaukset toimittajayhteistyöstä -erätyö. Se on vastuussa ostotilausten käsittelemisestä ja vahvistamisesta. Voit vaihtoehtoisesti vahvistaa tilauksen manuaalisesti, kun on saanut vahvistuksen toimittajalta. Jos toimittaja hylkää ostotilauksen, hylkäyksen lisäksi toimitetaan hylkäyksen syy ja muutosehdotukset. Tässä tapauksessa ostotilauksen tilaksi jää Ulkoisessa tarkistuksessa.
Lisäksi käytettävissä on vaihtoehto, jolla tilaukselle voi luoda proforma-vahvistuksen ennen varsinaisen vahvistuksen käsittelyä. Tällä vaihtoehdolla vain luodaan raportti, jonka voit jakaa toimittajan kanssa. Sillä ei luoda kirjauskansiotietoja.
Kun toimittaja on hyväksynyt tilauksen, seuraavana vaiheena on ostotilauksen kirjaaminen vahvistetuksi. Voit tehdä tämän vaiheen joko Vahvistus- tai Vahvista-toiminnolla. Kumpikin toiminto määrittää tilauksen hyväksyntätilaksi Vahvistettu. Tilauksen vahvistus käynnistää kaksi lisäprosessia:
- Kirjauskansio luodaan tallentamaan tarkka kopio siitä, mikä vahvistettiin järjestelmässä. Joskus tilauksiin on tehtävä muutoksia ja lisäkirjauskansiot luodaan, kun päivitetty tilaus on vahvistettu. Voit tarkastella näiden kirjauskansioiden avulla vahvistetun tilauksen eri versioita.
- Kirjanpidolliset jaot on luodaan ja tilaus- ja budjettitarkistuksia tehdään, jos tämä toiminto on otettu käyttöön. Jos jompikumpi tarkistus epäonnistuu, avautuva virhesanoma ilmoittaa, että ostotilaukseen on tehtävä muutoksia, ennen kuin se voidaan vahvistaa uudelleen.
Toimittaja voi pyytää jonkinlaisen vakuuden siitä, että osto maksetaan. Ostoreskontraprosessissa on erilaisia tapoja, jolla tämä takuu voidaan antaa. Esimerkiksi Ennakkomaksu-toiminto varaa varat ostotilaukseen ja tämä ennakkomaksu tallennetaan ostotilaukseen.
Ostotilausten muuttaminen
Joissakin tilanteissa ostotilausta on muutettava, ennen kuin sen hyväksynnän tilana on Hyväksytty tai Vahvistettu.
Jos ostotilaus luotiin muutoksenhallintaprosessilla, voit tehdä muutoksia peruuttamalla tilauksen tai, jos tilaus on jo hyväksytty, Pyydä muutosta -toiminnolla. Tässä tapauksessa hyväksynnän tilaksi vaihdetaan Luonnos, ja voit sitten muokata tilausta. Kun muutokset ovat valmiina, ostotilaus on ehkä lähetettävä uudelleenhyväksyttäväksi. Voit määrittää uudelleenhyväksyntää edellyttävät muutostyypit käyttämällä Ostotilausten uudelleenhyväksymissääntö -käytäntösääntöä Ostokäytännöt-sivulla.
Jos osa ostotilausrivin tilatusta määrästä on toimitettu, tilattua määrää ei voi muuttaa, kun ostotilaus on Luonnos-tilassa. Voit kuitenkin muuttaa toimituksen jäännös -määrää ostotilauksen rivillä, joka on luonnos-tilassa.
Kun tilaus on vahvistettu, et voi enää poistaa sitä. Voit kuitenkin peruuttaa tilauksen koko määrän tai minkä tahansa jäljellä olevan määrän, kunhan määrää ei ole vastaanotettu tai laskutettu. Voit sitten estää lisäkäsittelyn Viimeistele-toiminnolla.
Ostotilausten peruuttaminen
Ostotilaus voidaan peruuttaa käyttämällä otsikon Peruuta-toimintoa.
Jos määrä on osittain rekisteröity, vastaanotettu tai laskutettu, voit peruuttaa vain sen osan määrästä, jota ei ole rekisteröity, vastaanotettu tai laskutettu. Tällöin tilausmäärää vähennetään vastaavasti. Kun rivin määrä päivitetään, päivitetään myös rivin tila. Esimerkki: rivin alkuperäinen määrä on 5 ja 3 otetaan vastaan. Tällöin vain kaksi voidaan peruuttaa. Tämän jälkeen rivin tilaksi vaihdetaan Vastaanotettu.
Jos jäljellä oleva toimitus lisätään tilausriville ja se ylittää tilausrivin määrän, Peruuta-toiminto ei peruuta liiallista määrää. Sen sijaan rivi pysyy tilassa Avoin tilaus, koska sillä on määrää jäljellä. Esimerkki: rivin alkuperäinen määrä on 5 ja jäljellä oleva toimitus on 7. Jos tilaus peruutetaan, viisi peruutetaan ja määrä 2 jää jäljelle, kuten varastotapahtumista ilmenee.
Jos haluat peruuttaa ostotilausrivin koko määrän, sinun on peruutettava rivin jäljellä oleva toimitus. Tämän jälkeen rivin tilaksi päivitetään Peruutettu.
Jos ostotilaus on muutostenhallinnan piirissä, mikä tahansa muutos, kuten tilauksen tai jäljellä olevan toimituksen peruutus, on ilmoitettava työnkulkujärjestelmälle ja hyväksyttävä, ennen kuin prosessi voidaan suorittaa loppuun ja varastotapahtumien tilaksi päivittää peruutettu.