Tietoja tietueiden jakelusta määrityssäännöissä
Dynamics 365 Salesissa määrityssäännöt jakelevat tai määrittävät automaattisesti uusia ja päivitettyjä liidejä mahdollisuuksia ja merkityksellisiä tietoja myyntiryhmälle. Automatisoitu prosessi säästää aikaa ja vaivaa ja optimoi työkuorman koko myyntitiimillesi.
Määrityssäännöt voivat jaella nämä tietueet joko kiertovuorottelun tai kuormituksen tasaamisen periaatteella.
- Kiertovuorotteluun perustuvassa jakelussa ensisijaisena näkökohtana on se, milloin myyjille on viimeksi määritetty tietue.
- Kuormituksen tasauksessa ensisijaisena näkökohtana on heidän kapasiteettinsa tai se, kuinka monta aktiivista tietuetta heillä on käsittelyssä.
Määrityksestään riippuen kuormituksen tasausta priorisoiva sääntö voi kuitenkin käyttää kiertovuorottelun perusteita määrittäessään tietueita myyjille.
On tärkeää ymmärtää sekä erot näiden välillä että se, miten muut perusteet, kuten myyjien työkuormat ja aikataulut, vaikuttavat tietueiden määrittämiseen.
Segmentit ja määrityssäännöt ovat työn määritystoiminnon osa. Työn määritys on käytettävissä myynnin nopeuttajan versiossa 9.1.23074.10021, ja se otettaan käyttöön vaiheittain eri alueilla. Lisätietoja työn määrityksestä.
Kiertovuorotteluun perustuva jakelu
Kiertovuorotteluun perustuvassa jakelussa uusi tai päivitetty tietue jaetaan oikeudenmukaisesti niiden myyjien kesken, jotka täyttävät säännön perusteet. Siinä tietue määritetään myyjälle, joka on odottanut uutta liidiä, mahdollisuutta tai merkityksellistä kauimmin ja otetaan huomioon tietueet, jotka on määritelty automaattisesti tai apuohjelman toimesta.
Muistiinpano
Myyjien määritys käyttäen kiertovuorottelualgoritmia tallennetaan organisaation eikä säännön tasolla.
Seuraavassa on skenaarioita kiertovuorottelupohjaisen jakelun ymmärtämistä varten.
Skenaario1
Liidi saapuu järjestelmään klo 13:33. Määrityssäännössä määritettyjen valintaperusteiden perusteella liidin voi ottaa käsiteltäväkseen kolme myyjää:
| Myyjä | Viimeksi delegoitu liidi |
|---|---|
| Miriam | klo 10.02 |
| Sanjay | klo 10.31 |
| Susana | klo 11.17 |
Miriamin viimeisin määritys on tapahtunut Sanjayn ja Susanan vastaavia aiemmin. Hän on odottanut kauiten, joten liidi määritetään hänelle ja hänen viimeisin määritysaikansa päivitetään.
Uusi liidi saapuu järjestelmään klo 13.50. Tällä kertaa vain Miriamilla ja Sanjaylla on vaadittavat määritteet sen käsittelemiseen:
| Myyjä | Viimeksi delegoitu liidi |
|---|---|
| Miriam | klo 13.33 |
| Sanjay | klo 10.31 |
Tällä kertaa siis Sanjay on odottanut kauemmin kuin Miriam. Sanjay saa liidin.
Skenaario 2
Oletetaan, että sinulla on kolme myyjää eli Mirja, Samppa ja Shirly. Tietueiden määrittämiseen heille luodaan sääntöjoukko. Alkuperäinen järjestys on Mirja, Samppa ja Shirly.
- Sääntö 1 määrittää saapuvan liidin 1 Mirjalle. Uusi järjestys on Samppa, Shirly ja Mirja.
- Sääntö 2 määrittää seuraavaksi saapuvan liidin 2 Sampalle. Järjestys on nyt Shirly, Mirja ja Samppa.
- Sääntö 3 määrittää liidin 3 Shirlylle. Viimeinen järjestys on Mirja, Samppa ja Shirly.
- Nyt sovellukseen tulee uusi liidi – sääntö 1 määrittää liidin 4 Mirjalle.
Saatoit kuitenkin huomata, että vain sääntö 1 määrittää tietueen Mirjalle kaksi kertaa peräkkäin. Tämä johtuu siitä, että tietueiden määritysjärjestys tallennetaan organisaatiotasolla eikä sääntötasolla.
Skenaario 3
Oletetaan, että sinulla on kaksi myyjää eli Mirja ja Samppa. Tietueiden määrittämiseen heille luodaan sääntö. Alkuperäinen järjestys on Mirja ja Samppa.
Jos liidi 1 nyt luodaan Mirjan toimesta, hänestä tulee automaattisesti sen omistaja. Tämän tuloksena, kun sääntö toteutetaan, liidi määritetään Sampalle, koska Mirja on jo sen omistaja ja kuuluu sen jakeluluetteloon. Uudeksi määritysjärjestykseksi muuttuu Mirja ja Samppa.
Tämä johtuu siitä, että aina kun myyjä luo uuden tietueen, hänet sisällytetään automaattisesti jakeluluetteloon. Tämä vaikuttaa myöhempien tietueiden määritysjärjestykseen.
Kuormituksen tasaamiseen perustuva jakelu
Kuormituksen tasaamiseen perustuvassa jakelussa etsitään myyjät, jotka täyttävät säännön perusteet, ja annetaan tietue sille myyjälle, joka voi ottaa vastaan eniten töitä. Tällä menetelmällä varmistetaan, että kaikilla myyjillä on oikeudenmukainen osuus työstä ja vähennetään työkuormien epätasapainoja.
Seuraavassa on esimerkki kuormituksen tasaamiseen perustuvasta jakelusta.
Liidi saapuu järjestelmään. Määrityssäännössä määritettyjen valintaperusteiden perusteella liidin voi ottaa käsiteltäväkseen kolme myyjää:
| Myyjä | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana pystyy tällä hetkellä ottamaan enemmän työtä vastaan kuin Miriam tai Sanjay. Susana saa liidin, ja hänen käytettävissään oleva kapasiteetti on nyt 14.
Jatketaan tämän esimerkin parissa ja oletetaan, että Miriam, Sanjay ja Susana voivat kaikki mahdollisesti ottaa käsiteltäväkseen muutaman seuraavan liidin.
Järjestelmään tulee kaksi uutta liidiä. Susanilla on edelleen eniten käytettävissä olevaa kapasiteettia, joten liidit määritetään hänelle. Tämän jälkeen heidän käytettävissään olevat kapasiteettinsa näyttävät seuraavalta:
| Myyjä | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Järjestelmään tulee jälleen uusi liidi. Sanjaylla ja Susanalla on sama käytettävyys. Susanan liidin saamisesta on vähemmän aikaa, joten uusi liidi määritetään Sanjaylle kiertovuorottelun perustein. Nyt heidän käytettävissään olevat kapasiteettinsa näyttävät seuraavalta:
| Myyjä | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam sulkee kolme liidiä, mikä kasvattaa hänen käytettävissään olevan kapasiteetin arvoksi 13. Uusi liidi saapuu järjestelmään. Miriamilla on nyt eniten kapasiteettia, joten se määritetään hänelle.
Muut jakeluperusteet
Määrityssäännöissä oikeudenmukaisuutta priorisoidaan eri tavoin sen mukaan, valitaanko jakelu kiertovuorottelun vai kuormituksen tasaamisen perusteella. Oikeudenmukaisuus ei kuitenkaan ole ainoa huomioon otettava seikka tietueiden määrittämisessä. Määrityssäännöissä voidaan ottaa huomioon myös, pystyvätkö myyjät ottamaan vastaan lisää töitä, eli myyjien työkuormat ja työaikataulut.
Myyjien työkuormien huomioon ottaminen
Määrityssäännön määrityksissä voi tehdä valinnan Määritä tietuetyyppi myyjän kapasiteetin perusteella. Tässä vaihtoehdossa tietueet jaellaan vain myyjille, joilla on kapasiteettia niiden käsittelyyn. Jos kenelläkään ei ole kapasiteettia, tietueita ei määritetä.
Nyt samaa myyntiryhmää tarkastellaan hieman myöhemmin samana päivänä.
Uusi liidi saapuu järjestelmään. Määrityssäännössä määritettyjen valintaperusteiden perusteella liidin voi ottaa käsiteltäväkseen neljä myyjää:
| Myyjä | Viimeisin määritys | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|---|
| Sanjay | klo 14.37 | 0 |
| Susana | klo 14.57 | 4 |
| David | klo 15.02 | 1 |
| Miriam | klo 14.35 | –2 |
Yksinomaan kiertovuorottelun perusteella Miriam saisi liidin, koska hän on odottanut määritystä muita kauemmin. Käytit säännössä kuitenkin perustetta Määritä liidit myyjien kapasiteetin perusteella, ja Miriamin käytettävissä oleva kapasiteetti on kyseisenä hetkenä –2. Sanjay on odottanut seuraavaksi kauimmin , mutta hänen käytettävissään oleva kapasiteetti on 0. Liidi menee Susanalle.
Jos kenelläkään perusteet täyttävällä myyjällä ei ole käytettävissään nollaa suurempaa kapasiteettia, liidiä ei määritetä.
Ota huomioon myyjän työaikataulu
Määrityssäännön määrityksissä voi tehdä valinnan Määritä, jos myyjä on käytettävissä N tunnin kuluessa, jossa N on kokonaisluku väliltä 1–120. Tässä vaihtoehdossa tietueita jaellaan vain myyjille, jotka heidän työaikataulunsa mukaan ovat käytettävissä valitsemasi ajan puitteissa. Jos kukaan ei sitä ole, tietueita ei määritetä. Tutustu myyjän käytettävyyden määrittämiseen.
Säännössä otetaan huomioon perusteet täyttävät myyjät ensin määritysprioriteetin (kuormituksen tasaaminen tai kiertovuorottelu) ja sitten sen mukaan, kuka on käytettävissä kulloisestakin hetkestä suurimpaan sallittuun aikaan asti.
Kuten seuraavassa kaaviossa näkyy, perusteet täyttävät myyjät jaetaan kuuteen 24 tunnin ryhmään työaikataulujensa perusteella. Jos yksikään myyjä ei kuulu ensimmäiseen ryhmään, kiertovuorotteluun perustuva jakelu on ensisijainen kuormituksen tasaamiseen perustuvaan jakeluun nähden, vaikka kuormituksen tasaaminen olisi priorisoitu. Sääntö jatkaa ryhmien arviointia ylhäältä alaspäin. Kun sääntö löytää ryhmän, joka ei ole tyhjä, sääntö määrittää liidin siihen kuuluville myyjille kiertovuorottelun perusteiden perusteella.
Seuraavassa esimerkissä esitetään, miten myyjien työaikataulut vaikuttavat tietueiden määrittämiseen.
Määrityssäännöissä priorisoidaan kiertovuorotteluun perustuva jakelu ja määritetään aikarajaksi 48 tuntia.
Uusi liidi saapuu järjestelmään perjantai-iltana verkkosivustosi kyselylomakkeesta. Useat myyjät täyttävät määrityssäännön perusteet, mutta kukaan heistä ei ole töissä kyseisenä hetkenä. Seuraavaksi sääntö ottaa huomioon perusteet täyttävät myyjät, jotka ovat käytettävissä 24 seuraavan tunnin aikana. Seuraava päivä on lauantai. Sanjay olisi tavallisesti töissä, mutta hän on kalenterinsa mukaan lomalla. Ketään muuta myyjää ei ole käytettävissä, joten sääntö ottaa tarkasteluun 24 seuraavaa tuntia. Kukaan ei työskentele myöskään sunnuntaina. Sääntö on saavuttanut 48 tunnin rajan, joten liidiä ei määritetä. Jos aikarajana olisi ollut 60 tuntia, liidi olisi määritetty ensimmäiselle myyjälle, joka on käytettävissä maanantaiaamuna.
Esimerkkejä
Seuraavaksi tarkastellaan lisäesimerkkejä yksityiskohtaisesti. Tarkoituksena on tutustua siihen, miten myyjien käytettävyys ja työkuormat vaikuttavat kiertovuorotteluun ja kuormituksen tasaamiseen perustuvaan jakeluun. Käytämme seuraavaa merkintätapaa myyjän käytettävyydelle reitityksen hetkellä:
- 0D - Saatavana tällä hetkellä
- 1D ‑ Käytettävissä aikaisintaan 24 tunnin sisällä
- 2D ‑ Käytettävissä aikaisintaan 24–48 tunnin sisällä
- 3D ‑ Käytettävissä aikaisintaan 48–72 tunnin sisällä
- 4D ‑ Käytettävissä aikaisintaan 72–96 tunnin sisällä
- 5D ‑ Käytettävissä aikaisintaan 96–120 tunnin sisällä
Esimerkki 1: Kiertovuorottelu, ota huomioon vain myyjän käytettävyys
Seuraavat myyjät täyttävät säännön perusteet:
| Myyjä | Saatavuus | Viimeksi delegoitu liidi |
|---|---|---|
| Burt | 1D | klo 14.37 |
| Maya | 1D | klo 14.15 |
| Vivek | 0D | klo 15.02 |
| Maria | 2D | klo 15.10 |
| Sal | 0D | klo 14.29 |
Kaksi myyjää, Vivek ja Sal, on käytettävissä ensin. Vivekin liidin saamisesta on vähemmän aikaa kuin Salin, joten sääntö jakaa määrittää liidin Salille.
Seuraavat saapuvat liidit määritetään Vivekille ja sitten Salille jne., kunnes perusteet täyttävien myyjien käytettävyys muuttuu. Myyjien kapasiteettia ei oteta huomioon.
Esimerkki 2: Kuormituksen tasaaminen, ota huomioon vain myyjän käytettävyys
Seuraavat myyjät täyttävät jälleen säännön perusteet:
| Myyjä | Saatavuus | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Vivek ja Sal, ovat jälleen käytettävissä ensin. Tällä kertaa Vivekillä on suurempi kapasiteetti, joten sääntö määrittää liidin hänelle.
Seuraavat saapuvat liidit määritetään Vivekille, kunnes hänen kapasiteettinsa on pienempi kuin Salin. Seuraavat liidit menevät Salille, kunnes hänen kapasiteettinsa on Vivekin kapasiteettia pienempi jne, kunnes jonkun perusteet täyttävän myyjän käytettävyys muuttuu. Tässä skenaariossa myyjien kapasiteettia ei oteta huomioon. Vivekin ja Salin kapasiteetti voi pudota alle nollan, kunhan he ovat käytettävissä muita ennen.
Esimerkki 3: Kuormituksen tasaaminen, ota huomioon käytettävyys ja kapasiteetti
Seuraavat myyjät täyttävät taasen säännön perusteet:
| Myyjä | Saatavuus | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Koska Määritä liidit myyjän kapasiteetin mukaan on valittu määrityssäännön määrityksessä, sääntö jättää Vivekin ja Salin ottamatta huomioon, vaikka he ovat ensimmäisinä käytettävissä. Jäljelle jäävät Burt, Maya ja Maria:
| Myyjä | Saatavuus | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt ja Maya ovat käytettävissä ennen Mariaa, joten Maria jätetään ottamatta huomioon:
| Myyjä | Saatavuus | Käytettävissä oleva kapasiteetti |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Sääntö on määritetty priorisoimaan kuormituksen tasaaminen. Kuormituksen tasaamiseen perustuva jakelu kuitenkin toimii vain myyjillä, jotka ovat käytettävissä reitityksen hetkellä. Koska Burt ja Maya eivät ole käytettävissä kyseisenä hetkenä, sääntö käyttää sen sijaan kiertovuorottelun perusteita.
Nyt kun kapasiteettia ei enää oteta huomioon, sääntö katsoo, kuka on odottanut liidiä kauimmin:
| Myyjä | Viimeksi delegoitu liidi |
|---|---|
| Burt | klo 14.37 |
| Maya | klo 14.15 |
Sääntö määrittää liidin Mayalle. Seuraavat saapuvat liidit määritetään Burtille ja sitten Mayalle jne., kunnes perusteet täyttävien myyjien käytettävyys muuttuu.