Jaa

Seuraa Outlook-tehtäviä Dynamics 365 for Outlook -sovelluksissa

  • Artikkeli

Kun seuraat tehtävää Microsoft Dynamics 365 for Outlookissa, kyseisen tehtävän tietueen kopio tallennetaan aktiviteettina Dynamics 365 for Customer Engagementiin ja synkronoidaan Outlook-tietueen kanssa. Voit tämän jälkeen käsitellä tehtävää Dynamics 365 for Outlookissa tai Customer Engagementissa. Jos synkronoit Outlookin mobiililaitteessa, voit käyttää tehtävätietueita myös kyseisessä laitteessa.

Tehtäviä seurataan Dynamics 365 for Outlookissa manuaalisella prosessilla. Niinpä voitkin pitää henkilökohtaiset tehtävät erillään Customer Engagement -tehtävistä. Tehtävät kuitenkin synkronoidaan automaattisesti Customer Engagementista Dynamics 365 for Outlookiin. Voit näyttää Dynamics 365 for Outlookissa kaikki omistamasi Customer Engagementissa luodut tehtävätietueet.

Tärkeä

Jotta tehtävien synkronointi Dynamics 365 for Outlookin ja Customer Engagementin välillä onnistuisi, Outlook-sähköpostiosoitteen on oltava sama kuin Customer Engagement -sähköpostiosoite. Synkronointi useiden sähköpostisoitteiden välillä ei onnistu.

Tehtävän seuranta

  1. Luo tai avaa aiemmin luotu tehtävä Dynamics 365 for Outlookissa.

    • Voit luoda tehtävän valitsemalla ensin siirtymispalkissa Tehtävät ja sitten Uusi tehtävä.

    • Voit avata aiemmin luodun tehtävän valitsemalla siirtymispalkissa ensin Tehtävät ja avaamalla sen sitten kaksoisnapsauttamalla.

  2. Jos kyse on uudesta tehtävästä, kirjoita Tehtävä-valintaikkunan Aihe-ruutuun aihe. Jos kyse on aiemmin luodusta tehtävästä, Aihe-ruudussa on jo tekstiä.

    Toimien seuranta -valintaikkuna Dynamics 365 -sovelluksissa

  3. Jos et ole vielä niin tehnyt, lisää tiedot muihin kenttiin, joita ovat esimerkiksi Aloituspäivä, Määräpäivä ja Prioriteetti.

    Muistiinpano

    Kun tehtävä on luotu Outlookissa, järjestelmä määrittää tehtävälle muistutusajan. Muistutustietoja ei synkronoida Outlookista Customer Engagementiin. Jos tehtävälle on kuitenkin Customer Engagementissa määritetty Määräpäivä, se synkronoidaan Outlookiin muistutusajaksi.

    Jos Outlookissa on ilmoitettu Aloituspäivä-arvo muttei Määräpäivä-arvoa, Määräpäivä -arvo määritetään automaattisesti Aloituspäivä-arvoksi aina, kun muutat aloituspäivän suoraan Outlookissa. Jos Customer Engagementissa on vastaavasti ilmoitettu Aloituspäivä-arvo muttei Määräpäivä-arvoa, Määräpäivä-arvoksi määritetään automaattisesti Aloituspäivä-arvo. Outlook ja Customer Engagement hallitsevat näitä muutoksia itsenäisesti. Niillä ei ole mitään tekemistä synkronoinnin tai synkronoinnin suunnan kanssa.

  4. Jos haluat tehdä toistuvan tehtävän, valitse Toistuminen ja määritä, kuinka usein haluat tehtävän toistuvan.

  5. Voit seurata tehtävää seuraavasti:

    • Voit seurata tehtävää linkittämättä sitä tiettyyn Dynamics 365 for Customer Engagement -sovellusten tietueeseen valitsemalla Tehtävä-välilehden Customer Engagement -ryhmässä Seuraa.

      Muistiinpano

      Voit seurata tehtävätietuetta puheluna, kirjeenä tai faksina valitsemalla ensin Seuranta-painikkeen alanuolen ja sitten haluamasi kohteen. Tehtävä näkyy sitten aktiviteettiluettelossa puheluna, kirjeenä tai faksina.

      TAI

    • Voit seurata tehtävää ja linkittää sen tiettyyn Customer Engagement -tietueeseen (kuten tiettyyn mahdollisuuteen tai palvelupyyntöön) valitsemalla ensin Tehtävä-välilehden Customer Engagement -ryhmässä Määritä liittyväksi. Valitse sitten Lisää ja hae tietue Valitse tietue -valintaikkunassa. Kun olet löytänyt haluamasi tietueen, valitse Lisää.

      Kun valitset Seuranta- tai Määritä liittyväksi -painikkeen, tehtävätietueen alareunaan tulee Dynamics 365 for Customer Engagement -ruutu (jota kutsutaan myös seurantaruuduksi). Seurattava tietue näkyy tässä ruudussa ja siinä on myös linkit liittyviin tietueisiin. Jos määrität Liittyy-arvon, Dynamics 365 for Outlook antaa myös linkin Liittyy-tietueeseen. Haluan lisätietoja seurannan toiminnasta.

  6. Voit tallentaa tehtävän valitsemalla Toiminnot-painikkeen alanuolen ja sitten Tallenna ja sulje.

    Dynamics 365 for Outlook lisää Henkilö-symbolin Henkilön kuvake, joka ilmaisee kohteen seurantaa. osoittamaan, että tehtävää seurataan.

    Muistiinpano

    Jos haluat lopettaa tehtävän seurannan, avaa tehtävätietue ja valitse sitten Tehtävä-välilehden Customer Engagement -ryhmässä Poista seuranta. Kohteiden seuranta kannattaa poistaa yksi kerrallaan.

Tehtävien delegointi

Jos käytät Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlookia tai sitä uudempaa versiota, voit seurata myös delegoituja tehtäviä, mikäli järjestelmänvalvoja on ottanut tämän toiminnon käyttöön. Lisätietoja delegoitujen tehtävien seurannan ottamisesta käyttöön

Vain tehtävän omistaja voi seurata tehtävää. Kun luot tehtävän, omistat sen, kunnes delegoit sen jollekulle toiselle. Tehtävän delegoinnin jälkeen henkilö, jolle olet delegoinut tehtävän, omistaa sen. Kun tehtävää seurataan, tehtävän omistaja voi käsitellä tehtävää Dynamics 365 for Outlookissa tai Customer Engagementissa. Tehtävän delegoinut henkilö voi seurata tehtävän etenemistä molemmissa työkaluissa.

Kun tehtävän omistaja päivittää tehtävän, tehtävän kaikki kopiot päivitetään. Tämä koskee myös aiempien omistajien omistamia kopioita. Kun tehtävän omistaja on suorittanut tehtävän valmiiksi, tehtävän alun perin delegoineelle henkilölle, kaikille aiemmille omistajille ja kaikille muille raporttia pyytäneille lähetetään automaattisesti tilaraportti.

Muistiinpano

Seuraavat rajoitukset koskevat delegoitujen tehtävien seurantaa:

  • Tehtävää ei voi delegoida organisaation ulkopuolelle.
    • Tehtävää ei voi delegoida, jos olet siirtynyt Dynamics 365 for Outlookissa offline-tilaan.
    • Toistuvia tehtäviä ei voi seurata.

Tehtävän delegointi

  1. Luo tehtävä tai avaa aiemmin luotu tehtävä toisaalla kuvatulla tavalla.

  2. Valitse Tehtävä-välilehden Tehtävien hallinta -ryhmässä Delegoi tehtävä.

    Delegoi tehtävä -painikkeen sijainti Dynamics 365 -sovelluksissa

  3. Kirjoita Tehtävä-valintaikkunan Vastaanottaja-ruutuun sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle haluat delegoida tehtävän. Voit tehdä valinnan luettelosta napsauttamalla Vastaanottaja-painiketta.

    Delegoi tehtävä -valintaikkuna Dynamics 365 -sovelluksissa

    Muistiinpano

    Et voi seurata tehtäviä, jotka on delegoitu useille henkilöille.

  4. Valitse sekä Säilytä päivitettävä kopio tästä tehtävästä tehtäväluettelossa- että Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu -valintaruutu.

    Tärkeä

    Molemmat valintaruudut on valittava, jotta delegoitua tehtävää voitaisiin seurata.

  5. Jos haluat seurata tehtävää ennen sen delegointia, valitse Seuranta- tai Aseta Liittyy-painike aiemmin tässä ohjeaiheessa kuvatulla tavalla.

    Muistiinpano

    Jos tehtävä on delegoitu, sinun on seurattava tehtävää nimenomaisesti tehtävänä. Et voi seurata sitä puheluna, kirjeenä tai faksina valitsemalla avattavasta luettelosta Seuranta-painikkeen.

  6. Kun tehtävä on valmis delegoitavaksi, valitse Lähetä.

    Kun valitset Lähetä, tietueen omistus siirtyy henkilölle, jolle delegoit tehtävän. Jos henkilö, jolle delegoit tehtävän, hylkää sen, sinulle lähetetään hylätyn tehtävän viesti. Voit palauttaa omistuksen itsellesi avaamalla viestin ja valitsemalla Palauta tehtäväluetteloon. Kun olet palauttanut omistuksen, voit delegoida tehtävän uudelleen jollekulle toiselle.

Sinulle delegoidun tehtävän hyväksyminen, hylkääminen tai uudelleendelegointi

  1. Jos joku delegoi sinulle Dynamics 365 for Outlookissa tehtävän, sinulla on kolme vaihtoehtoa:

    • Valitse Tehtävä-välilehden Vastaa-ryhmässä Hyväksy. Jos hyväksyt tehtävän, sinusta tulee tehtävän omistaja.

    • Valitse Tehtävä-välilehden Vastaa-ryhmässä Hylkää. Jos hylkäät tehtävän, tehtävän omistus palautuu tehtävän sinulle delegoineelle henkilölle.

    • Valitse Tehtävä-välilehden Tehtävien hallinta -ryhmässä Delegoi tehtävä. Jos delegoit tehtävän uudelleen, tehtävän omistus siirtyy henkilölle, jolle delegoit tehtävän.

      Tärkeä

      Dynamics 365 for Outlook ei voi seurata uudelleendelegoituja tehtäviä. Jos delegoit jo seurattavan tehtävän uudelleen, tehtävän seuranta poistetaan käytöstä ja se poistetaan Dynamics 365 -sovelluksissa.

      Tehtävää ei voi delegoida uudelleen lähettämällä sen edelleen.

  2. Voit seurata tehtävää hyväksynnän jälkeen valitsemalla Seuranta- tai Aseta Liittyy-painikkeen aiemmin tässä ohjeaiheessa kuvatulla tavalla.

    Muistiinpano

    Jos tehtävä on delegoitu, sinun on seurattava tehtävää nimenomaisesti tehtävänä. Et voi seurata tehtävätietuetta puheluna, kirjeenä tai faksina valitsemalla Seuranta-painikkeessa alanuolen.

Tehtävän delegointia koskevan tilaraportin lähettäminen

  1. Avaa tehtävä.

  2. Varmista, että Tila ja % valmiina ovat ajankohtaisia.

  3. Valitse Tehtävä-välilehden Tehtävien hallinta -ryhmässä Lähetä tilaraportti.

  4. Kirjoita Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuihin niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille haluat lähettää tilaraportin.

  5. Kirjoita viestin tekstiosaan tilaraporttiin sisällytettävät tiedot.

  6. Valitse Lähetä.

Delegoidun tehtävän etenemisen seuranta

  • Voit seurata delegoimiesi tehtävien etenemistä valitsemalla tehtävää delegoitaessa jommankumman tai molemmat seuraavista valintaruuduista:

    Delegoi tehtävä -valintaruudut Dynamics 365 -sovelluksissa

  • Muille delegoimiesi tehtävien näyttäminen:

    1. Valitse Tehtävät.

    2. Valitse Näytä-välilehden Nykyinen näkymä -ryhmässä ensin Vaihda näkymä ja sitten Delegoitu.

  • Delegoidun tehtävän päivitettyjen kopioiden vastaanottajaluettelon näyttäminen:

    1. Avaa delegoitu tehtävä.

    2. Valitse Tehtävä-välilehden Näytä-ryhmässä Tiedot ja tarkastele Päivitä luettelo -ruudussa olevia nimiä.

Katso myös

Yleiskatsaus Dynamics 365 for Outlookin seurantatietueisiin
Usein kysyttyjä kysymyksiä tietueiden synkronoinnista Microsoft Dynamics 365 -sovellusten ja Microsoft Outlookin välillä