Käteiskassa
Tässä artikkelissa on tietoja käteiskassatoiminnosta, joka laajentaa olemassa olevia lokalisointiominaisuuksia maailmanlaajuisena toimintona kaikkia maita ja alueita varten. Lisätietoja on kohdassa Käteiskassa Itä-Euroopan ja Venäjällä.
Käteiskassatoiminnon avulla voit automatisoida käteisen vastaanottamisen ja käyttämisen, perusasiakirjojen luomisen ja niihin liittyvien raporttien tulostamisen.
Käteiskassa suorittaa seuraavat toiminnot:
- Voit ottaa huomioon käytettävissä olevien kassavarojen kuitit ja kulut.
- Luo tyypillisiä käteislomakkeita. Esimerkkejä näistä ovat käteishyvityskuitit, käteissuorituskuitit ja käteiskuittien rekisteröintikirjauskansio.
- Hallitsee suurinta käteissummaa, joka on sallittu asiakkaille tai toimittajille.
- Tarkastelee käteistoimintoja eri valuuttoina.
- Muunna ulkomaan valuutan käteistoimintojen summat oletusvaluutaksi kirjanpitoraportointia varten.
Edellytykset
Ennen kuin voit käyttää käteiskassatoimintoa, seuraavien edellytysten on täytyttävä:
Käteiskassa on käytössä.
Seuraavat kohteet on määritetty:
- Käteisvarat
- Käteisvarojen kirjausprofiilit
- Numerosarjat käteisasiakirjojen numeroinnille
- Maksuliikenteen hallintaparametrien oletusarvot
- Kassakirjauskansioiden nimet kirjanpidossa
Ota käteiskassa käyttöön
Voit ottaa käteiskassan käyttöön alla olevien ohjeiden mukaan.
- Ota ominaisuuksienhallinnassa käyttöön Käteiskassa-ominaisuus.
- Siirry kohtaan Maksuliikenteen hallinnan parametrit>Kassa ja valitse vaihtoehto Ota käteiskassa käyttöön.
Määritä käteistilit
Voit määrittää käteistilit noudattamalla seuraavia ohjeita.
Valitse Maksuliikenteen hallinta>Käteiskassa>Käteistilit.
Anna seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Käteinen Anna käteistilin (käteinen) yksilöivä koodi. Nimi Määritä käteistilin kuvaus. Valuutta Valitse käteistapahtumien oletusvaluuttakoodi. Numerosarjaryhmä Jos käteisasiakirjojen numeroinnin on oltava eri kuin parametreissa määritetty numerointi, kirjoita koodi. Useita valuuttoja Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia kirjattavaksi eri valuutat kuin kirjanpitovaluutta. Negatiivinen käteinen Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia negatiiviset käteissaldot missä tahansa valuutassa.
Voit määrittää käteistilin käteissaldojen valvonnan säännöt noudattamalla seuraavia ohjeita.
Valitse käteistili.
Valitse Saldoraja-osan Käteistili-välilehdessä Saldoraja ja syötä sitten seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Valuuttatyyppi Valitse valuuttatyyppi:
- Kirjanpitovaluutta : Käytä perusyrityksen valuuttakoodia.
- Ilmoitettu valuutta – Käytä valuuttakoodia, joka poikkeaa perusvaluutan koodista.
Valuutta Jos valitsit Valuuttatyyppi-kentässä Ilmoitettu valuutta, valitse valuuttakoodi. Tämä kenttä ei ole käytettävissä, jos olet valinnut Valuuttatyyppi-kentässä Kirjanpitovaluutta. Saldorajan tyyppi Valitse saldorajan tyyppi:
- Maksimi – Käteissaldo, joka ei ylitä käteistilin (ylärajan) saldorajaa.
- Minimi – Käteissaldo, joka ei ole pienempi kuin käteistilin (alarajan) saldoraja.
Tarkista saldoraja Valitse, mitä käteisasiakirjojen hyväksymisprosessin aikana tapahtuu, jos käteistilin Saldoraja-summa ylittyy:
- Hyväksy – Raja voidaan ylittää.
- Varoitus : Raja voidaan ylittää, mutta käyttäjä saa varoitussanoman. Käteisasiakirja vahvistetaan tai hyväksytään.
- Virhe : Rajaa ei voi ylittää, ja näyttöön tulee virhesanoma. Käteisasiakirjaa ei vahvisteta eikä hyväksytä.
Lisätietoja käteisasiakirjojen hyväksymisprosessista on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Kassatapahtumien hyväksyminen ja kirjaaminen.
Saldoraja Määritä käteistilin saldon raja. Summan on oltava määrittämänäsi valuuttana.
Määritä käteisen kirjausprofiilit
Käteisen kirjausprofiilit määrittävät kirjaukset kirjanpitoon. Voit määrittää käteisen kirjausprofiilin noudattamalla seuraavia ohjeita.
Siirry kohtaan Maksuliikenteenhallinta>Määritys>Käteisen kirjausprofiilit.
Valitse tai luo kirjausprofiili ja kirjoita seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Kirjaustapa Valitse, koskeeko kirjausprofiili tiettyä käteistiliä vai kaikkia käteistilejä:
- Taulu : Jos käteistilillä on kirjausprofiilirivi, tätä riviä käytetään käteistapahtumien kirjauksen yhteydessä.
- Kaikki : Käteistilillä ei ole kirjausprofiiliriviä.
Käteinen Jos valitsit Kirjaustapa-kentässä Taulukko, määritä käteistili. Tämä kenttä jää tyhjäksi, jos valitsit Kirjaustapa-kentässä Kaikki. Päätili Määritä sen päätilin numero, jota käytetään käteistilin yhteenvetotilinä.
Määritä käteisasiakirjojen numerosarjat
Määritä käteisasiakirjojen numerojärjestykset seuraavien ohjeiden avulla.
- Valitse Maksuliikenteen hallinta>Määritys>Maksuliikenteen hallinnan parametrit.
- Määritä Numerosarja-välilehdessä numerosarjakoodit käteishyvityskuiteille, käteissuorituskuiteille, käteisoikaisutositteille ja Kurssioikaisu-viitteille.
Määritä Maksuliikenteen hallintaparametrien oletusarvot
Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää maksuliikenteen hallinnan parametrien oletusarvot.
Valitse Maksuliikenteen hallinta>Määritys>Maksuliikenteen hallinnan parametrit.
Kirjoita Käteinen-välilehdessä seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Käteinen Valitse kirjauskansioissa käytettävä oletuskassatili. Käteiskirjaus Määritä käteisvarojen oletuskirjausprofiili, jota käytetään, jos muuta kirjausprofiilia ei ole määritetty. Tarkista käytettävä tosite Valitse, mitä tapahtuu, jos käteisasiakirjan numeron tarkistuksen aikana löytyy kaksoiskappaleita:
- Hylkää kopio
- Hylkää kopiot tilivuoden sisällä
- Hyväksy kopiot
- Näytä varoitus kaksoiskappaleiden tapauksessa
Toimintorajan tarkistus Valitse, mitä tapahtuu, jos asiamiesten toimintojen raja ylitetään:
- Hyväksy – Raja voidaan ylittää.
- Varoitus : Raja voidaan ylittää, mutta käyttäjä saa varoitussanoman. Toiminto kirjataan.
- Virhe : Rajaa ei voi ylittää, ja näyttöön tulee virhesanoma. Toimintoa ei kirjata.
Oikeellisuustarkistustapa Valitse oikeellisuustarkistusmenetelmä, jota käytetään hallitsemaan toimintojen ylitettyjä summarajoja:
- Työvaihe : Oikeellisuustarkistus tehdään tapahtumaa kohden.
- Sopimus : Oikeellisuustarkistus tehdään tapahtumaa kohden, jolla on määritetty sopimus laskurin kanssa.
Toiminnon raja Kirjoita suurin sallittu käteissumma toiminnoille, joissa on asiamiehet. Kirjaus aiemmaksi päiväksi Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia käteistapahtumien kirjaamisen ennen käteistapahtuman viimeistä päivämäärää. Dimensiot Kirjoita dimensiot Osastokoodi-, Analyyttinen koodi- ja Tarkoituskoodi-kenttiin. Nämä tiedot näkyvät käteisasiakirjojen tulostussivulla. Käytä Vahvista-tilaa Valitse tämä valintaruutu, jos haluat käyttää käteisasiakirjojen hyväksymisprosessin aikana lisätilaa Vahvistettu.
Määritä kassakirjauskansioiden nimet kirjanpidossa
Voit luoda kirjauskansion käteistapahtumien kirjaamista varten noudattamalla seuraavia ohjeita.
- Siirry kohtaan Kirjanpito>Kirjauskansion määritys>Kirjauskansioiden nimet ja luo tietue.
- Määritä Kirjauskansion tyyppi -kentässä Käteinen. Määritä muut kirjauskansion oletusparametrit tarpeen mukaan.
Päivittäiset käteistoiminnot kuittikirjauskansion kautta
Voit luoda käteisasiakirjan kuittikirjauskansion kautta noudattamalla seuraavia ohjeita.
Siirry kohtaan Maksuliikenteen hallinta>Käteiskassa>Kuittikirjauskansio ja luo kirjauskansio.
Valitse toimintoruudussa Rivit.
Lisää rivi ja anna seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Päivämäärä Kirjoita tapahtuman päivämäärä. Tili Valitse käteistili. Käteistili määritetään oletusarvoisesti Maksuliikennetiedot-parametreissa. Kuvaus Kirjoita tapahtumalle teksti. Debet, kredit Kirjoita käteisasiakirjan summa yhteen seuraavista kentistä:
- Veloitus – Tämän kentän avulla voit rekisteröidä käteisen vastaanotot ja käteishyvityskuitin.
- Hyvitys– Tämän kentän avulla voit rekisteröidä käteiskulut ja käteisen suoritusluettelon.
Vastatilin tyyppi, vastatili Valitse vastatilin tyyppi ja vastatilin numero. Valuutta Valitse tapahtuman valuuttakoodi. Tosite Tämä kenttä määritetään kirjauskansion määritysten perusteella. Tilauksen numero Jos käteistilille ei ole määritetty numerosarjaa, tämä kenttä määritetään automaattisesti parametreissa määritetyn numerosarjan perusteella. Voit syöttää tilausnumeron manuaalisesti tähän kenttään. Käteistiedostojen numeroinnin epäjohdonmukaisuuden ehkäisemiseen käytetään seuraavaa hallintatoimintoa: Sellaisen käteisasiakirjan numero, jolla on aikaisempi toimintopäivämäärä, ei voi olla suurempi kuin sellaisen käteisasiakirjan numero, jolla on myöhempi toimintopäivämäärä. Jos et tarvitse tätä hallintatoimintoa, valitse Maksuliikennetiedot-kohdassa Kirjaus aiemmaksi päiväksi-valintaruutu. Hyväksynnän tila Ensimmäinen tapahtumatila on Ei mitään. Lisätietoja tapahtuman tilan määrityksestä on Käteistapahtumien hyväksyminen ja kirjaaminen -osassa. Tiedostotyyppi Tämä Käteistilaus-välilehden kenttä määritetään automaattisesti käteisasiakirjalle syötetyn summan perusteella:
- Käteishyvityskuitti – Olet kirjoittanut summan käteistilin Veloitus-kenttään.
- Käteisen suorituskuitti – Olet kirjoittanut summan käteistilin Hyvitys-kenttään.
- Korjaus : Olet kirjoittanut negatiivisen summan käteistilin Veloitus - tai Hyvitys-kenttään.
Arvonlisäveroryhmä Määritä arvonlisäveroryhmä toiminnon veron laskemiseksi. Nimikkeen arvonlisäveroryhmä Määritä nimikkeen arvonlisäveroryhmä toiminnon veron laskemiseksi. Syy Kirjoita tähän Käteistilaus-välilehden kenttään tapahtuman aihetta kuvaava teksti. Tämä teksti tulostetaan käteiskuitin raportointisivulle. Asiakirjan päivämäärä Syötä tapahtuman syyksi valitun tiedoston (esimerkiksi ennakkoraportti, lasku tai tilaus) kuvaus, numero ja päivämäärä. Edustajan tyyppi Kenttä voi saada seuraavat arvot:
- Työntekijä : Jos Vastatilin kentän arvoksi on määritetty Kirjanpito tai Pankki, edustajan haku sisältää luettelon työntekijöistä. Jos Vastatili-kentän arvoksi on määritetty Asiakas tai Toimittaja, Edustaja-haku sisältää luettelon vastapuolen yhteyshenkilöistä. Voit määrittää edustajia kohdassa Perus>Asetukset>Yhteyshenkilöt>Yhteyshenkilö.
Muut : Edustajan haku sisältää luettelon muista asiakkaista. Jos haluat määrittää vastaanottajat, jotka eivät näy Asiakkaat- tai Toimittajat-taulukossa , siirry kohtaan Kirjanpito>Vastaanottajat.
Huomautus: Tämä edustajan tyyppi on käytettävissä vain, jos on kyse tyypistä. (CSELatvia-määritysavain tulee ottaa käyttöön.)
- Toimittaja : Edustajan haku sisältää toimittajien luettelon. Voit määrittää toimittajat kohdassa Ostoreskontra>Toimittajat.
- Asiakas – Edustajan haku sisältää asiakasluettelon. Voit määrittää asiakkaat kohdassa Myyntireskontra>Asiakkaat.
Edustaja Valitse Edustajan tyyppi -kentässä määritetyn tyyppinen edustaja. Henkilön nimi Tämä kenttä määritetään automaattisesti Vastatili- ja Edustaja-arvojen perusteella. Nämä tiedot näkyvät käteiskuittien tulostussivulla. Jäljellä oleva määrä Laskettava jäljellä oleva summa. Huomaa, että kohdekoodeihin pitää määrittää koko tapahtuman summa. Kirjausprofiili Syötä käteistilin kirjausprofiili. Oletusarvon mukaan käytetään Maksuliikennetiedot-kohdassa määritettyä kirjausprofiilia. Vastakirjausprofiili Syötä valitun vastatilin kirjausprofiili. Kokonaissumma Sivun alaosan Kokonaissumma-osassa Hyv-kentässä näkyy kaikkien nykyiseen kirjauskansioon syötettyjen käteishyvityskuittien kokonaissumma. Suor-kentässä näkyy kaikkien käteissuorituskuittien kokonaissumma.
Tarkista kirjauskansioviennit valitsemalla toimintoruudussa Vahvista.
Päivittäiset käteistoiminnot yleisen kirjauskansion kautta
Voit luoda käteistapahtuman yleisen kirjauskansion kautta noudattamalla seuraavia ohjeita.
Valitse Kirjanpito>Kirjauskansioviennit>Yleiset kirjauskansiot ja luo kirjauskansio.
Valitse toimintoruudussa Rivit.
Lisää rivi ja anna seuraavat tiedot.
Kenttä Kuvaus Päivämäärä Kirjoita tapahtuman päivämäärä. Tilityyppi Valitse Käteiskassa. Tili Valitse käteistilin numero. Tapahtuman teksti Kirjoita tapahtumalle selittävä teksti. Debet, kredit Kirjoita käteisasiakirjan summa yhteen seuraavista kentistä:
- Veloitus – Tämän kentän avulla voit rekisteröidä käteisen vastaanotot ja käteishyvityskuitin.
- Hyvitys– Tämän kentän avulla voit rekisteröidä käteiskulut ja käteisen suoritusluettelon.
Vastatilin tyyppi, vastatili Valitse vastatilin tyyppi ja vastatilin numero. Valuutta Valitse tapahtuman valuuttakoodi.
Määritä Lasku-välilehdessä kirjausprofiilit valitulle tilille ja vastatilille. Jos kirjattu tapahtuman on ennakkomaksu, valitse Maksu-välilehdessä Ennakkomaksu-valintaruutu. Määritä Edustaja-osassa Käteinen-raportissa tulostettavat kentät. Tarkista kirjauskansioviennit valitsemalla toimintoruudussa Vahvista.
Käteistapahtumien hyväksyminen ja kirjaaminen
Käteistapahtumien osalta voidaan käyttää seuraavia tiloja:
- Ei toistuvuutta
- Vahvistettu
- Hyväksytty
- Hylätty
Käytä Vahvista-tilaa -parametri on käytettävissä Hyväksyntä-pikavälilehdessä Käteinen-välilehdessä. Kohdassa Maksuliikenteen hallinta>Asetukset>Maksuliikennetiedot voit aktivoida kaksi lisätilaa: Vahvistettu ja Hylätty.
Vahvistus on tarpeen, kun käteisasiakirjoja lähetetään ja käteisvastaanotot tai -kulut jaetaan kirjanpitäjän ja kassanhoitajan välillä. Nollaa tila -toiminto muuttaa nykyisen tapahtuman tilan. Hyväksytystä tulee Vahvistettu, ja Vahvistettu-vahvistuksesta tulee Eimitään . Käteiskirjauskansion merkintöjä voi muokata vain, jos tila on Ei mitään. Käteistapahtumat voidaan hylätä vain, kun tapahtuman tila on Vahvistettu.
- Voit vahvistaa tapahtuman valitsemalla vastaavan kuittikirjauskansiorivin ja valitsemalla sitten Asiakirjojen hyväksyntä>Vahvista. Tilausnumero luodaan määritetyn numerosarjan perusteella. Tapahtuman tilaksi tulee Vahvistettu, eikä kirjauskansioriviä voi enää muokata. Käteistilin saldo ei muutu.
- Voit hylätä käteisasiakirjan valitsemalla Asiakirjan hyväksyntä>Hylkää. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain tiedostoille, joiden tila on Vahvistettu.
- Voit hyväksyä tapahtuman valitsemalla vastaavan kuittikirjauskansiorivin ja valitsemalla sitten Asiakirjojen hyväksyntä>Hyväksy. Hyväksytty-tila ilmaisee, että käteisvaroja on vastaanotettu tai kulutettu. Käteissaldoa muutetaan. Käteistapahtumia voi kirjata.
- Voit peruuttaa Hyväksytty-tilan ja palauttaa sen tilaksi Ei mitään valitsemalla Asiakirjojen hyväksyntä>Nollaa tila. Vain hyväksytyt käteistapahtumat voidaan kirjata. Voit kirjata kirjauskansion valitsemalla Kirjaa>Kirjaa.
Kausittaiset tehtävät
Seuraavat tehtävät voidaan suorittaa kohdassa Maksuliikenteen hallinta>Kausittaiset tehtävät.
| Kausittainen tehtävä | Kuvaus |
|---|---|
| Tarkista saldoraja | Tarkista valitun käteistilin saldo määritettynä päivänä ja näytä tulos tietosanoman avulla. Saldolaskentaan voidaan laskea vain hyväksytyt tapahtumat. |
| Käteissaldon uudelleenlaskenta | Tämän tehtävän avulla voit vahvistaa, että käteistilien kirjanpitosaldot sopivat käteissaldoon. |
| Ulkomaanvaluutan uudelleenarvostus – Käteinen | Tämän tehtävän avulla voit varmistaa, että saat asianmukaisen saldon oletusvaluuttana raportointipäivänä, kun toiminnot syötetään ulkomaan valuuttana. Sisällytettävät tietueet -välilehden Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää käteistilin, jolle tehtävä suoritetaan. Määritä tapahtuman valuutat tehtävän valintaikkunassa Valuutasta- ja Valuuttaan-kenttien avulla. Järjestelmä vertaa summaa muunnetun valuutan valitun päivämäärän vaihtokurssin mukaan ja oletusvaluuttana olevan summan mukaan. Näiden kahden summan välinen ero (ilman edellistä kurssioikaisua) on laskettu kurssioikaisu. Tämä tehtävä luo hyväksytyn Kurssioikaisu-tyypin käteistapahtuman. Kirjanpitotapahtuma luodaan käyttämällä käteisen kirjanpitotiliä, joka on määritetty Valuutta-taulukon kentässä Toteutumaton voitto tai Toteutumaton tappio. |
Kyselyt ja raportit
| Kysely tai raportti | Kuvaus |
|---|---|
| Käteistapahtumat | Voit tarkastella käteistapahtumia kohdassa Maksuliikenteen hallinta>Kyselyt ja raportit>Käteistapahtumat. Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää lisäehtoja käteistapahtumien valintaa varten. |
| Käteissaldo | Voit tarkastella käteissaldoa kohdassa Maksuliikenteen hallinta>Kyselyt ja raportit>Käteissaldo. |
| Käteinen – Kirjanpidon täsmäytys | Suorita tämä raportti valitsemalla Maksuliikenteen hallinta>Kyselyt ja raportit>Käteisraportit>Käteinen – Kirjanpidon täsmäytys. |
| Käteisilmoitusraportti | Suorita tämä raportti valitsemalla Maksuliikenteen hallinta>Kyselyt ja raportit>Käteisraportit>Käteisilmoitusraportti. |
| Käteistapahtumaraportti | Suorita tämä raportti valitsemalla Maksuliikenteen hallinta>Kyselyt ja raportit>Käteisraportit>Käteistapahtumaraportti. |