Käteiskassan hallinta Itä-Eurooppaa ja Venäjää varten
Tässä artikkelissa on tietoja käteiskassatoiminnosta, jonka avulla käyttäjät Virossa, Liettuassa, Tšekin tasavallassa, Unkarissa, Latviassa, Puolassa ja Venäjällä voivat tarkastella käteistoimintoja järjestelmässä.
Käteiskassatoiminnon avulla voit automatisoida käteisen kuitti- ja kulutoiminnot, ensisijaisten tiedostojen luomisen ja liittyvien raporttien tulostamisen. Käteiskassatoimintojen avulla voit suorittaa seuraavia toimintoja:
- Voit ottaa huomioon käytettävissä olevien kassavarojen kuitit ja kulut.
- Luo yleisiä käteislomakkeita, kuten käteishyvityskuitteja, käteissuorituskuitteja ja käteiskuittien rekisteröintikirjauskansio.
- Hallinnoi suurinta käteissummaa, joka sallitaan asiakkaiden, toimittajien jne. toiminnoissa.
- Tarkastele käteistoimintoja järjestelmässä eri valuuttoina.
- Muunna ulkomaan valuutan käteistoimintojen summat oletusvaluutaksi kirjanpitoraportointia varten.
- Luo Kassakirja-raportti ja kassanhoitajan raportti.
Edellytykset
Ennen kuin voit käyttää käteiskassatoimintoa, seuraavien edellytysten on täytyttävä:
- Määritä käteistilit.
- Määritä käteisen kirjausprofiilit.
- Määritä numerosarjat käteisasiakirjojen numeroinnille.
- Määritä kassa- ja pankkihallintaparametrien oletusarvot.
- Määritä kassakirjauskansioiden nimet kirjanpidossa.
Määritä käteistilit
Voit määrittää käteisen avaamalla Kassa- ja pankkihallinta>Pankkitilit>Käteistilit ja kirjoittamalla seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Käteinen | Anna käteistilin (käteinen) yksilöivä koodi. |
Nimi | Määritä käteistilin kuvaus. |
Valuutta | Valitse käteistapahtumien oletusvaluuttakoodi. |
Numerosarjaryhmä | Jos käteisasiakirjojen numeroinnin on oltava eri kuin parametreissa määritetty numerointi, kirjoita koodi. |
Useita valuuttoja | Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia kirjattavaksi eri valuutat kuin kirjanpitovaluutta. |
Negatiivinen käteinen | Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia negatiiviset käteissaldot missä tahansa valuutassa. |
Voit määrittää käteistilille käteissaldojen hallintasäännöt valitsemalla käteistilin ja valitsemalla sitten toimintoruudussa Käteistili-välilehti, Saldoraja-ryhmä jaSaldoraja. Anna seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Valuuttatyyppi | Valitse valuuttatyyppi:
|
Valuutta | Jos valitsit Valuuttatyyppi-kentässä Ilmoitettu valuutta, valitse valuuttakoodi. Tämä kenttä ei ole käytettävissä, jos olet valinnut Valuuttatyyppi-kentässä Kirjanpitovaluutta. |
Saldorajan tyyppi | Valitse jokin käytettävissä olevista arvoista:
|
Tarkista saldoraja | Valitse, mitä käteisasiakirjojen hyväksymisprosessin aikana tapahtuu, jos käteistilin Saldoraja-summa ylittyy:
|
Saldoraja | Määritä käteistilin saldon raja. Summan on oltava määrittämänäsi valuuttana. |
Määritä käteisen kirjausprofiilit
Käteisen kirjausprofiilit määrittävät kirjaukset kirjanpitoon. Voit määrittää käteisen kirjausprofiilin valitsemalla Kassa-ja pankkihallinta>Asetukset>Käteisen kirjausprofiilit ja valitsemalla tai luomalla kirjausprofiilin. Anna seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Kirjaustapa | Valitse, koskeeko kirjausprofiili tiettyä käteistiliä vai kaikkia käteistilejä:
|
Käteinen | Jos valitsit Kirjaustapa-kentässä Taulukko, määritä käteistili. Tämä kenttä jää tyhjäksi, jos valitsit Kirjaustapa-kentässä Kaikki. |
Kirjanpitotili | Määritä sen kirjanpitotilin numero, jota käytetään käteistilin yhteenvetotilinä. |
Määritä käteisasiakirjojen numerosarjat
Voit määrittää käteistiedostojen numerosarjat kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Asetukset>Maksuliikennetiedot. Määritä Numerosarja-välilehdessä numerosarjakoodit käteishyvityskuiteille, käteissuorituskuiteille, käteisoikaisutositteille ja Kurssioikaisu-asiakirjoille sekä käteisraporttinumerolle.
Määritä kassa- ja pankkihallintaparametrien oletusarvot
Käteisen ja pankinhallinnan parametrien oletusarvot voi määrittää käteiskassatoimintoja varten Kassa- ja pankinhallinta>Asetukset>Maksuliikennetiedot. Kirjoita Käteinen-välilehdessä seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Käteinen | Valitse kirjauskansioissa käytettävä oletuskassatili. |
Käteiskirjaus | Määritä käteisvarojen oletuskirjausprofiili, jota käytetään, jos muuta kirjausprofiilia ei ole määritetty. |
Tarkista käytettävä tosite | Valitse, mitä tapahtuu, jos käteisasiakirjan numeron tarkistuksen aikana löytyy kaksoiskappaleita:
|
Toimintorajan tarkistus | Määritä, mitä tapahtuu, jos asiamiesten toimintojen raja ylitetään:
|
Oikeellisuustarkistustapa | Valitse oikeellisuustarkistusmenetelmä, jota käytetään hallitsemaan toimintojen ylitettyjä summarajoja:
|
Toiminnon raja | Kirjoita suurin sallittu käteissumma toiminnoille, joissa on asiamiehet. |
Kirjaus aiemmaksi päiväksi | Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sallia käteistapahtumien kirjaamisen ennen käteistapahtuman viimeistä päivämäärää. |
Dimensiot | Kirjoita dimensiot Osastokoodi-, Analyyttinen koodi- ja Tarkoituskoodi-kenttiin. Nämä tiedot näkyvät käteisasiakirjojen tulostuslomakkeessa. |
Käytä Vahvista-tilaa | Valitse tämä valintaruutu, jos haluat käyttää käteisasiakirjojen hyväksymisprosessin aikana lisätilaa Vahvistettu. (Lisätietoja on Käteistapahtumien hyväksyminen ja kirjaus -osassa.) |
Määritä kassakirjauskansioiden nimet kirjanpidossa
Voit luoda kirjauskansion käteistapahtumien kirjaamista varten valitsemalla Kirjanpito>Kirjauskansion asetukset>Kirjauskansioiden nimet ja luomalla uuden tietueen. Määritä Kirjauskansion tyyppi -kentässä Käteinen. Määritä muut kirjauskansion oletusparametrit tarpeen mukaan.
Päivittäiset käteistoiminnot kuittikirjauskansion kautta
Voit luoda käteisasiakirjan kuittikirjauskansion kautta valitsemalla Kassa- ja pankkihallinta>Käteistapahtumat>Kuittikirjauskansio ja luomalla uuden kirjauskansion. Valitse toimintoruudussa Rivit. Lisää uusi rivi ja anna seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Päivämäärä | Kirjoita tapahtuman päivämäärä. |
Tili | Valitse käteistili. Käteistili määritetään oletusarvon mukaan Maksuliikennetiedot-kohdassa. |
Kuvaus | Kirjoita tapahtumalle selittävä teksti. |
Debet/Kredit | Kirjoita käteisasiakirjan summa yhteen seuraavista kentistä:
|
Vastatilin tyyppi ja vastatili | Valitse vastatilin tyyppi ja vastatilin numero. |
Valuutta | Valitse tapahtuman valuuttakoodi. |
Tosite | Tämä kenttä täytetään automaattisesti kirjauskansion määritysten perusteella. |
Tilauksen numero | Jos käteistilille ei ole määritetty muuta numerosarjaa, tämä kenttä täytetään automaattisesti parametreissa määritetyn numerosarjan perusteella. Voit syöttää tilausnumeron manuaalisesti tähän kenttään tarpeen mukaan. Käteistiedostojen numeroimisen ristiriidan estämiseksi käytetään seuraavaa hallintatoimintoa: Sellaisen käteisasiakirjan numero, jolla on aikaisempi toimintopäivämäärä, ei voi olla suurempi kuin sellaisen käteisasiakirjan numero, jolla on myöhempi toimintopäivämäärä. Jos et tarvitse tätä hallintatoimintoa, valitse Maksuliikennetiedot-kohdassa Kirjaus aiemmaksi päiväksi-valintaruutu. |
Hyväksynnän tila | Ensimmäinen tapahtumatila on Ei mitään. Lisätietoja tapahtuman tilan määrityksestä on Käteistapahtumien hyväksyminen ja kirjaaminen -osassa. |
Tiedostotyyppi | Tämä Käteistilaus-välilehden kenttä täytetään automaattisesti käteisasiakirjalle syötetyn summan perusteella:
|
Arvonlisäveroryhmä | Määritä arvonlisäveroryhmä toiminnon veron laskemiseksi. |
Nimikkeen arvonlisäveroryhmä | Määritä nimikkeen arvonlisäveroryhmä toiminnon verojen laskemiseksi. |
Syy | Kirjoita Käteistilaus-välilehteen tapahtuman aihetta kuvaava teksti. Tämä teksti tulostetaan käteiskuitin raportointilomakkeeseen. |
Asiakirjan päivämäärä | Syötä tapahtuman syyksi valitun tiedoston (esimerkiksi ennakkoraportti, lasku tai tilaus) kuvaus, numero ja päivämäärä. |
Edustajan tyyppi | Kenttä voi saada seuraavat arvot:
|
Edustaja | Valitse Edustajan tyyppi -kentässä määritetyn tyyppinen edustaja. |
Henkilön nimi | Tämä kenttä täytetään automaattisesti Vastatili- ja Edustaja-kenttien perusteella. Nämä tiedot näkyvät käteiskuittien tulostuslomakkeessa. |
Henkilökortti | Tämä kenttä täytetään automaattisesti yhteyshenkilön (edustajan) henkilökorttitietojen perusteella. Jos Vastatilin tyyppi -kentän arvoksi on määritetty Ennakon haltija ja Vastatili-kentän arvoksi on määritetty työntekijänumero, käteisvastaanotot tai -kulut voi tehdä työntekijältä tai työntekijälle. Tällöin Henkilökortti-kenttä täytetään automaattisesti käyttämällä Työntekijä-taulun (Henkilökunnan kirjanpito>Työntekijätaulu) henkilökortin tietoja. |
Tarkoitus | Määritä Tarkoitus-taulussa tapahtumasumman kohdekoodit. Valitse kohdekoodi Tarkoitus-kentässä ja kirjoita selitys Tapahtuman teksti -kenttään. Syötä Summa-kenttään summa tapahtuman valuuttana. Prosentti-kentässä näkyy prosentteina kohdesumman suhde tapahtuman kokonaissummaan. |
Jäljellä oleva määrä | Laskettava jäljellä oleva summa. Huomaa, että kohdekoodeihin pitää määrittää koko tapahtuman summa. |
Viranomaiset | Määritä Virkailijat-välilehdessä vastuuhenkilöiden nimet ja tittelit: johtaja, pääkirjanpitäjä ja kassanhoitaja. Toimi-arvot määräytyvät virkailijoiden määrityksen mukaan kohdassaYleiset- ja Kirjanpito-välilehdet Virkailijat-sivulla (Perus>Asetukset>Yhteyshenkilöt>Virkailijat). |
Ennakkomaksu | Valitse tämä valintaruutu, jos tapahtuma on ennakkomaksu. |
Kirjausprofiili | Syötä käteistilin kirjausprofiili. Oletusarvon mukaan käytetään Maksuliikennetiedot-kohdassa määritettyä kirjausprofiilia. |
Vastakirjausprofiili | Syötä valitun vastatilin kirjausprofiili. |
Kokonaissumma | Sivun alaosan Kokonaissumma-kenttäryhmässä Hyv-kentässä näkyy kaikkien nykyiseen kirjauskansioon syötettyjen käteishyvityskuittien kokonaissumma. Ja Suor-kentässä näkyy kaikkien käteissuorituskuittien kokonaissumma. |
Tarkista kirjauskansioviennit valitsemalla toimintoruudussa Vahvista.
Päivittäiset käteistoiminnot yleisen kirjauskansion kautta
Voit luoda käteistapahtuman yleisen kirjauskansion kautta kohdassa Kirjanpito>Kirjauskansioviennit>Yleiset kirjauskansiot ja luo uusi kirjauskansio. Valitse toimintoruudussa Rivit. Lisää uusi rivi ja anna seuraavat tiedot.
Kenttä | Kuvaus |
---|---|
Päivämäärä | Kirjoita tapahtuman päivämäärä. |
Tilityyppi | Valitse Käteiskassa. |
Tili | Valitse käteistilin numero. |
Tapahtuman teksti | Kirjoita tapahtumalle selittävä teksti. |
Debet/Kredit | Kirjoita käteisasiakirjan summa yhteen seuraavista kentistä:
|
Vastatilin tyyppi ja vastatili | Valitse vastatilin tyyppi ja vastatilin numero. |
Valuutta | Valitse tapahtuman valuuttakoodi. |
Lasku-välilehdessä voit määrittää valitulle tilille ja vastatilille kirjausprofiilit. Jos rekisteröity tapahtuma on ennakkomaksu, valitse Maksu-välilehden Ennakkomaksu-valintaruutu. Täytä Edustaja-kenttäryhmän kentät samoin kuin kuittikirjauskansion rivit Käteinen-raportin tulostamista varten. Tarkista kirjauskansioviennit valitsemalla toimintoruudussa Vahvista.
Käteistapahtumien hyväksyminen ja kirjaaminen
Käteistapahtumia varten voi käyttää seuraavia tiloja: Ei mitään, Vahvistettu, Hyväksytty ja Hylätty. Käytä Vahvista-tilaa -parametrin avulla Hyväksyntä-pikavälilehdessä Käteinen-välilehdessä kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Asetukset>Maksuliikennetiedot voit aktivoida kaksi lisätilaa: Vahvistettu ja Hylätty. Vahvistus on tarpeen, kun käteisasiakirjoja lähetetään ja käteisvastaanotot tai -kulut jaetaan kirjanpitäjän ja kassanhoitajan välillä. Nollaa tila -toiminto muuttaa nykyisen tapahtuman tilan. Hyväksytystä tulee Vahvistettu, ja Vahvistettu-vahvistuksesta tulee Eimitään . Käteiskirjauskansion merkintöjä voi muokata vain, jos tila on Ei mitään. Käteistapahtumat voidaan hylätä vain, jos tapahtuman tila on Vahvistettu. Hylätyt käteisasiakirjat sisällytetään Käteisasiakirjojen rekisteröintikirjauskansio -raporttiin, mutta ne eivät näy Kassakirja-raportissa. Voit vahvistaa tapahtuman valitsemalla vastaavan kuittikirjauskansiorivin ja valitsemalla sitten Asiakirjojen hyväksyntä>Vahvista. Tilausnumero luodaan määritetyn numerosarjan perusteella. Tapahtuman tilaksi tulee Vahvistettu, eikä kirjauskansioriviä voi enää muokata. Käteistilin saldo ei muutu. Voit hylätä käteisasiakirjan valitsemalla Asiakirjan hyväksyntä>Hylkää. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain tiedostoille, joiden tila on Vahvistettu. Voit hyväksyä tapahtuman valitsemalla vastaavan kuittikirjauskansiorivin ja valitsemalla sitten Asiakirjojen hyväksyntä>Hyväksy. Hyväksytty-tila ilmaisee, että käteisvaroja on vastaanotettu tai kulutettu. Käteissaldoa muutetaan. Käteistapahtumia voi kirjata. Voit peruuttaa Hyväksytty-tilan ja palauttaa sen tilaksi Ei mitään valitsemalla Asiakirjojen hyväksyntä>Nollaa tila. Vain hyväksytyt käteistapahtumat voidaan kirjata. Voit kirjata kirjauskansion valitsemalla Kirjaa>Kirjaa.
Tulosta käteistilaus
Voit tulostaa käteistilauksen valitsemalla kuittikirjauskansiorivin ja valitsemalla sitten toimintoruudusta Tulosta>Käteistilausraportti. Järjestelmä luo tulostuslomakkeen joko käteishyvityskuittiin tai käteissuorituskuittiin sen mukaan, onko valitun rivin Debet- vai Kredit-kenttään syötetty summa:
- Jos Debet-kentässä on summa: käteishyvityskuitti
- Jos Kredit-kentässä on summa: käteissuorituskuitti
Voit tulostaa kuittikirjauskansion rivit, joiden tila on Vahvistettu, Hyväksytty tai Hylätty. Voit myös tulostaa käteistilausasiakirjoja kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Kyselyt ja raportit>Käteistilaus.
Kausittaiset tehtävät
Seuraavat tehtävät voidaan suorittaa kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Kausittaiset tehtävät.
Kausittainen tehtävä | Kuvaus |
---|---|
Tarkista saldoraja | Tarkista valitun käteistilin saldo määritettynä päivänä ja näytä tulos tietosanoman avulla. Saldolaskentaan voidaan laskea vain hyväksytyt tapahtumat. Tapahtumia, jotka on merkitty Palkanlaskennalle-merkinnällä, ei oteta huomioon. |
Käteissaldon uudelleenlaskenta | Tämän tehtävän avulla voit varmistaa, että käteistilien kirjanpitosaldot sopivat käteissaldoon. |
Käteisraportin luominen (vain Puola) | Luo Käteinen-raportti. Käteinen-raportin numero luodaan raportin numerolle määritetyn numerosarjan perusteella. Määritä tehtävän valintaikkunassa Päivään asti -kenttään viimeinen päivä, jolloin käteistapahtumat lasketaan Käteinen-raporttiin. Sisällytettävät tietueet -välilehden Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää lisäehtoja käteistapahtumien valintaa varten. Näihin ehtoihin voivat sisältyä käteistilien numerot ja valuuttakoodit. Valitse Luonut-kentästä käyttäjä, joka vastaa raportin luonnista. Voit tarkastella luotua Käteinen-raporttia Käteisraportit-painikkeen avulla Käteistilit-sivulla. |
Käteinen – Kurssioikaisu (FIFO ja LIFO) (vain Puolassa) | Laske kurssioikaisu Puolan standardien mukaan. Sisällytettävät tietueet -välilehden Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää käteistilin, jolle tehtävä suoritetaan. Valitse Uudelleenlaskenta-valintaruutu, jos haluat tehdä kurssioikaisueron täyden uudelleenlaskennan kaikille avatuille kausille. Seuraavassa on tietoja siitä, miten kurssioikaisu lasketaan, kun first in, first out (FIFO)- ja last in, first out (LIFO) -menetelmiä käytetään:
|
Ulkomaanvaluutan uudelleenarvostus – Käteinen | Tämän tehtävän avulla voit saada asianmukaisen saldon oletusvaluuttana raportointipäivänä, kun toiminnot syötetään ulkomaan valuuttana. Sisällytettävät tietueet -välilehden Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää käteistilin, jolle tehtävä suoritetaan. Määritä tapahtuman valuutat tehtävän valintaikkunassa Valuutasta- ja Valuuttaan-kenttien avulla. Järjestelmä vertaa summaa muunnetun valuutan valitun päivämäärän vaihtokurssin mukaan ja oletusvaluuttana olevan summan mukaan. Näiden kahden summan välinen ero (ilman edellistä kurssioikaisua) on laskettu kurssioikaisu. Tämä tehtävä luo hyväksytyn Kurssioikaisu-tyypin käteistapahtuman. Kirjanpitotapahtuma muodostetaan käyttämällä käteisen kirjanpitotiliä ja kirjanpitotiliä, joka on määritetty Valuutta-taulussa kohdassa Toteutumaton voitto tai Toteutumaton tappio. |
Kyselyt ja raportit
Kysely tai raportti | Kuvaus |
---|---|
Käteistapahtumat-näkymä | Kun haluat tarkastella kuittikirjauskansion rivillä kirjanpitotapahtumia, käteissaldoa ja muita tietoja, käytä toimintoruudun Kyselyt-painiketta. |
Käteistapahtuma | Voit tarkastella käteistapahtumia kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Kyselyt ja raportit>Käteistapahtumat. Suodatus-toiminnon avulla voit määrittää lisäehtoja käteistapahtumien valintaa varten. |
Rekisteröintikirjauskansio (Viro, Venäjä) | Raportti kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Kyselyt ja raportit>Rekisteröinnin kirjauskansio sisältää kaikki myönnetyt käteishyvitys- ja käteissuorituskuitit. |
Kassakirja (Latvia, Liettua, Venäjä) | Raportti kohdassa Kassa- ja pankkihallinta>Kyselyt ja raportit>Kassakirjaraportti sisältää toteutuneet käteisvarojen siirrot (vastaanotot ja kulut). |