Toimittajan laskun automaation työtila
Tärkeä
Jotkin tai kaikki tässä artikkelissa mainitut toiminnot tulevat saataville esiversiojulkaisun osana. Sisältö ja toiminnot voivat muuttua. Lisätietoja ennakkojulkaisusta on kohdassa Palvelupäivitysten saatavuus.
Tässä artikkelissa käsitellään toimittajan laskuihin liittyvän työtilan määrittämistä ja Microsoft Power BI:n kautta käytettävien tietojen näyttämistä. Toimittajan laskutiedot suodatetaan tässä työtilassa tietyille käyttäjille ja näytetään graafisessa muodossa.
Yleiskuvaus
Toimittajan laskun automaatio -työtilassa näkyy toimittajan laskujen käsittelyyn liittyviä tietoja. Siinä on Oma työ -näkymä ja Analytiikka – kaikki yritykset -sivu. Oma työ -näkymä näyttää yhteenvetoruudut, toimittajatapahtumaruudukot ja liittyvän toimittajan tiedot. Analytiikka – kaikki yritykset -sivu näyttää Power BI:n ominaisuuksien avulla toimittajan laskuihin liittyviä visualisointeja.
Työtilan määrittäminen näyttämään Power BI -sisältöä
Nämä määritykset on tehtävä, ennen kuin tietoja voidaan näyttää Power BI -visualisointeina Toimittajan laskun automaatio -työtilassa.
- Etsi Toimittajan laskun automatisointi -ominaisuus suodattamalla luettelo Ominaisuuksien hallinta -työtilassa.
- Valitse Ota käyttöön nyt.
- Määrittämällä toimittajan laskun työkulku voidaan varmistaa, että laskut voidaan käsitellä alusta loppuun ilman manuaalisia toimia. Määritä työnkulku valitsemalla Ostoreskontra > Määritys > Ostoreskontran työnkulut.
- Valitse ensin Ostoreskontra > Määritys > Ostoreskontran parametrit ja valitse sitten Toimittajan laskun automatisointi -välilehti. Lisätietoja on kohdassa Toimittajan laskuautomaation määritysasetukset.
- Määritä Tuotujen laskujen lähettäminen automaattisesti työnkulkujärjestelmään -asetukseksi Kyllä.
- Jos tuotteen vastaanotot täsmäytetään automaattisesti, määritä Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin -asetukseksi Kyllä.
- Tarkista loput valinnaiset asetukset ja määritä ne organisaation tarpeiden mukaan.
- Valitse Järjestelmän hallinta > Määritys > Järjestelmän parametrit ja määritä Järjestelmän valuutta- ja Järjestelmän vaihtokurssi -kentät.
- Määritä Kirjanpitovaluutta- ja Vaihtokurssin tyyppi -kentät valitsemalla Kirjanpito > Määritys > Kirjanpito.
- Valitse Kirjanpito > Valuutat > Valuutan vaihtokurssit. Anna sitten tapahtumavaluutan ja kirjanpitovaluutan sekä kirjanpitovaluutan ja järjestelmän valuutan väliset vaihtokurssit.
- Valitse Järjestelmän hallinta > Määritys > Yksikkösäilö ja etsi Toimittajan laskun automatisointimitta. Valitse Päivitä.
Työtilassa olevien tietojen tarkastelemiseen tarvitaan ostoreskontrapäällikön tai ostoreskontra-assistentin käyttöoikeusrooli.
Oma työ -näkymä
Yrityksen valinta
Kun Toimittajan laskun automaatio -toiminto on otettu käyttöön, Yritys-kenttä näkyy työtilan yläosassa. Yritys-kentässä oleva valinta vaikuttaa kaikkiin työtilassa näkyviin tietoihin. Oletusarvoisesti näkyvissä on sen yrityksen tiedot, johon olet kirjautunut. Jos valitset Yritys-kentässä jonkin muun yrityksen, kyseisen yrityksen tiedot näytetään työtilassa. Voit sitten valita työtilassa ruudun ja siirtyä siihen liittyvälle sivulle valitussa yrityksessä.
Yhteenvetoruudut
Oma työ -näkymän Odottavien laskujen yhteenveto -osassa on yhteenveto toimittajan laskujen tilasta. Voit tarkastella kirjauskansioita, joita ei ole vielä kirjattu, ja laskuja, jotka ovat pidossa. Lisäksi näkymässä on neljä toimittajan laskujen automatisointitoimintoon liitettyä ruutua.
- Manuaalinen vastaanottovastaanotto tarvitaan
- Täsmäytyksen oikeellisuustarkistus ei onnistunut
- Työnkulkuun lähetetyt laskut, jotka eivät ole lähetetty
- Laskut, jotka eivät ole tuotu
(Nämä ruudut ovat näkyvissä, jos toimittajan laskujen automatisointitoiminto on otettu käyttöön ominaisuuksien hallinnassa.)
Palauta toimittajan laskut -ruudun käyttö edellyttää, että toiminto on otettu käyttöön ostoreskontran parametreissa. Valitse ensin Ostoreskontra > Ostoreskontran parametrit ja määritä sitten Lasku-välilehden Salli toimittajan laskun palautu -asetukseksi Kyllä.
Kun toiminto on otettu käyttöön, työtilan Kirjauskansiot-osassa on lisäksi kolme yhteen ryhmiteltyä ruutua. Näiden ruutujen nimet ovat Kirjauskansiot, Kirjauskansiota – minulle määritetyt ja Laskupooli.
Odottavien laskujen yhteenveto -osan tiedot koskevat yritystä, johon määritysten mukaan oletusarvoisesti kirjaudutaan.
Uusien tietueiden luonti
Luo uusi laskutietue valitsemalla ensin Uusi ja sitten luettelosta jokin seuraavista tietuetyypeistä:
- Toimittajan lasku
- Laskukirjauskansio
- Yleinen laskukirjauskansio
- Laskurekisteri
- Laskun hyväksyntä
Huomaa, että luotu tietue perustuu yrityssuodatukseen eikä yritykseen, johon on kirjauduttu. Olet esimerkiksi kirjautunut UMSF-yritykseen, mutta yrityssuodatuksena on GBSI. Kun tässä tilanteessa valitse ensin Uusi ja sitten tietuetyypin luettelosta, tietue luodaan GBSI-yritykseen.
Laskuttamattomien asiakirjojen ruudukot
Laskuttamattomat asiakirjat -osassa on ruudukoita, joissa on näkyvissä toimittajan laskuja odottavat asiakirjat.
Avoimet ostotilaukset -ruudukossa on kaikki ostotilaukset, joita ei ole vielä laskutettu kokonaan. Voit luoda ostotilaukselle toimittajan laskun Lasku nyt -painikkeella. Voit luoda ostotilaukselle ennakkomaksulaskun Ennakkomaksulasku nyt -painikkeella.
Tuotteiden vastaanotot -ruudukossa on oston vastaanottotapahtumat, joita ei ole vielä laskutettu kokonaan. Voit luoda ostotilaukselle toimittajan laskun Lasku nyt -painikkeella.
Odottavat toimittajan laskut -ruudukossa on kaikki toimittajan laskut, joita ei ole lähetetty työnkulkujärjestelmään. Tiettyä toimittajan laskua voi hakea käyttämällä Haku-kenttää ja/tai yrityssuodatuksella. Ruudukossa näkyvää tapahtumaa voi muokata Muokkaa-painikkeella.
Tiettyä ostotilausta voi hakea Etsi ostotilaus -ruudukossa Haku-kentän avulla.
Aiheeseen liittyviä tietoja
Voit tarkastella kirjattujen laskujen tietoja käyttämällä työtilan oikealla puolella olevia linkkejä. Näitä linkkejä ovat esimerkiksi Avoimet toimittajan laskut, Laskukirjauskansiot ja Laskuhistoria ja täsmäytystiedot. Toimittajat-osassa voi käyttää suodatettua luetteloa, jossa on kaikki pidossa olevat toimittajat. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Kaikki toimittajat -linkkiä. Myös kaikki ostotilaukset ja avointen ennakkomaksujen linkit ovat käytettävissä.
Analytiikka – kaikki yritykset -sivu
Jos Tuotujen laskujen lähettäminen automaattisesti työnkulkujärjestelmään -asetuksena Kyllä Ostoreskontran parametrit -sivulla, voit tarkastella automaation analytiikkaa. Analytiikka – Kaikki yritykset -sivulla on tärkeitä mittareita, kuten hyväksyttävinä olevat toimittajan laskut hyväksyjän ja yrityksen mukaan. Tällä sivulla on viisi raporttisivua. Yksi sivu sisältää yhteenvedon ja muilla sivulla on tietoja ostoreskontran automaatiomittareista.
Seuraavassa taulukossa on näkyvissä kullakin raporttisivulla käytettävissä olevat visualisoinnit.
| Raporttisivu | Visualisoinnit |
|---|---|
| Toimittajan laskujen yleiskatsaus |
|
| Automatisoinnin tila |
|
| Laskut, joiden tuonti epäonnistui |
|
| Automaatiovirheen syyt |
|
| Työnkulun tila |
|