Toimittajan laskujen automaation asetusten määrittäminen

Tässä artikkelissa käsitellään asetuksia, joilla toimittajan laskuautomaatio voidaan asentaa ja määrittää. Laskuautomaatio-ominaisuus käyttää seuraavia määritysparametrityyppejä:

• Parametrit ennakkomaksujen automaattiselle kohdistamiselle tuoduissa laskuissa.

• Parametrit, joilla lähetetään tuodut toimittajan laskut työnkulkujärjestelmään ja täsmäytetään kirjatut tuotteen vastaanottorivit odottaviin toimittajan laskurivit.

• Parametrit automaation taustatehtävien käsittelyä varten:

  • Tuotujen toimittajalaskujen lähettäminen työnkulkujärjestelmään.
  • Täsmäytä kirjatut tuotteen vastaanottorivit automaattisesti odottavien toimittajien laskuriveille.
  • Tuotteiden vastaanottoriveihin automaattisesti täsmäytettyjen manuaalisen laskujen täsmäytyksen validointi. Eri liiketoimintaprosessit käyttävät tätä kehystä määrittämään, kuinka usein valittu prosessi suoritetaan. Täsmäytä tuotteen vastaanotto laskuriveihin- ja Lähetä toimittajan laskut työnkulkuun -taustaprosesseissa on valittavana toistuvuusasetukseksi Tunti ja Päivittäin.

Voit määrittää tai tarkastella taustatehtävän tietoja järjestelmänhallinnan >> asetusprosessien automaatioissa ja valitsemalla Taustatehtävä-välilehden.

Toimittajan laskutyönkulun määrittäminen on välttämätöntä, jotta automaatio tuontiprosessista toimittajan laskun kirjaamiseen tapahtuu ilman käyttäjän toimintoja. Voit määrittää työnkulun ostoreskontran ostoreskontran >ostoreskontran>työnkulkujen avulla. Laskun käsitteleminen alusta loppuun ilman manuaalisia toimia edellyttää, että automaattinen kirjaustehtävä sisältyy työnkulun määritykseen.

Parametrit ennakkomaksujen automaattiselle kohdistamiselle tuoduissa laskuissa

• Käytä tuotujen laskujen ennakkomaksua automaattisesti– Kun tämän asetuksen arvoksi on määritetty Kyllä, järjestelmä etsii automaattisesti vastaavan ostotilauksen ennakkomaksut toimittajan laskujen tuonnin yhteydessä. Jos kohdistettavia ennakkomaksuja löytyy, lisätään ylimääräinen rivi ennakkomaksujen kohdistamiseksi tuotaviin toimittajan laskuihin.
• Estä seurantaprosessi automaattisesti , jos käytössä on ennakkomaksusovellusvika – Kun tämän asetuksen arvoksi on määritetty Kyllä, laskut estetään, jos ennakkomaksua ei voi käyttää. Muiden automaattisten prosessien, kuten vastaanoton täsmäytysprosessin ja työnkulkuprosessiin lähettämisen, lisäksi laskujen hallintaprosessi kerää estettyjä laskuja vasta, kun ennakkomaksu on käytössä manuaalisesti.

Parametrit tuotujen toimittajan laskujen lähettämiseen työnkulkujärjestelmään

Tuodut toimittajan laskut lähetetään työnkulkujärjestelmään tietyillä parametreilla. Lisäksi joillakin parametreilla täsmäytetään kirjatut tuotteen vastaanottorivit odottaviin toimittajan laskuriveihin. Ostoreskontran parametrit -sivun Toimittajan laskuautomaatio -välilehdessä määritettävät parametrit on jaettu seuraaviin osiin:

• Toimittajan laskutyönkulku
• Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti

Seuraavat parametrit ovat käytettävissä:

• Lähetettyjen laskujen automaattinen lähettäminen työnkulkuun:

  • Jos määrität tämän asetuksen arvoksi Kyllä, laskut lähetetään automaattisesti työnkulkujärjestelmään, jos ne ovat suorittaneet Täsmäytä tuotevastaanotot laskurivien työhön ja jos Automaattinen käsittely -vaihtoehto on valittuna. Jos asetukseksi valitaan Kyllä, otat käyttöön prosessin, jossa käyttäjän toimia ei tarvita missään vaiheessa tulosten tuonnista kirjaamiseen. Tämä Kyllä-asetus voidaan määrittää vain, jos yrityksessä on määritetty aktiivinen toimittajan laskutyönkulku. Voit määrittää työnkulun ostoreskontran ostoreskontran >määrityksen>työnkulussa.
  • Jos määrität tämän asetuksen arvoksi Ei, laskut on toimitettava työnkulkujärjestelmään manuaalisesti.

• Tarkista tuotteen vastaanoton tila ennen työnkulun lähettämistä:

  • Jos määrität tämän asetuksen arvoksi Kyllä, tuotua laskua ei voi lähettää automaattisesti työnkulkujärjestelmään, ennen kuin täsmäytetty tuotteen vastaanottomäärä on sama kuin laskun määrä.
  • Jos määrität tämän asetuksen arvoksi Ei, lasku lähetetään työnkulkujärjestelmään sen jälkeen, kun yritysten määrä on saavutettu, vaikka tuotteen vastaanoton määrä ei olisi sama kuin laskun määrä.

  Tarkista täsmäytä tuotteen vastaanoton tila ennen työnkulun lähetystä on käytettävissä vain, jos Ota laskun täsmäytyksen vahvistus käyttöön -vaihtoehto on valittuna. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, tuotevastaanottojen ja laskurivien automaattinen täsmäytä -asetus on Kyllä.

• Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveille– Jos määrität tämän asetuksen Arvoksi Kyllä, taustakäsittelyä voidaan käyttää kirjattujen tuotevastaanottojen täsmäytyksenä laskuriveille, jolle on määritetty kolmirivinen täsmäytyskäytäntö. Prosessi suoritetaan joko siihen saakka , kunnes täsmäytetty tuotteen vastaanottomäärä on sama tai kunnes automaattisen täsmäytyksen kenttää yritetään yrittää yrittää saada käyttöön. Prosessi voidaan suorittaa, kunnes lasku lähetetään työnkulkujärjestelmään.

  Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin - vaihtoehto on käytettävissä vain, jos Ota laskun täsmäytyksen vahvistus käyttöön -vaihtoehto on valittuna. Jos Täsmäytä tuotteen vastaanotot laskuriveihin ennen automaattista lähettämistä -asetuksena on Kyllä, tämän vaihtoehdon asetuksena ei voi olla Ei. Jos tässä vaihtoehdossa on valittu Ei, Täsmäytä tuotteen vastaanotot laskuriveihin ennen automaattista lähettämistä -asetukseksi valittava ensin Ei.

• Kuinka monta kertaa automaattinen täsmäytys yritetään tehdä– Valitse, kuinka monta kertaa järjestelmä yrittää täsmätä tuotevastaanotot laskuriviin, ennen kuin prosessi epäonnistuu. Kun määritetty yrityskertojen määrä saavutetaan, lasku poistetaan automaattisesta käsittelystä.

Sisällytä laskut toimittajan laskun automaatioprosessiin

Kun lähetettyjen laskujen automaattinen lähettäminen työnkulkuun tai Tuotteen vastaanotot täsmäytä automaattisesti laskuriveille -asetus on käytössä ( eli määrität arvoksi Kyllä), Laskun ylätunnisteessa näkyy Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -vaihtoehto.

• Kun lasku tuodaan ulkoisesta lähteestä, Sisällytä automaattiseen käsittelyyn - asetus otetaan automaattisesti käyttöön. Näin varmistetaan, että toimittajan laskut ovat toimittajan laskujen automaation prosessia ja että laskuja ei voi muokata.
• Manuaalisesti luotujen laskujen sisällytä automaattinen käsittely -vaihtoehto on oletusarvon mukaan poissa käytöstä. Jos Tuotteiden vastaanottojen automaattinen täsmäytä laskuriveihin -vaihtoehto on käytössä, Automaattisen vastaanoton täsmäytuksen tila -kentän tilaksi on alunperin määritetty Ei käytössä. Käyttäjät voivat ottaa tämän vaihtoehdon manuaalisesti käyttöön ja sisällyttää laskun toimittajan laskujen hallintaprosessiin sen jälkeen, kun laskujen kirjaus on valmis. Automaattisen vastaanoton täsmäytuksen tila -kentän arvoksi muutetaan Ei vielä ajoa. Laskun automaatioon manuaalisesti luodut laskut ohjaavat tätä toimintoa.

Laskujen poissulkeminen toimittajan laskun automaatioprosessista

Toimittajan laskun automaatioprosessiin sisältyvän toimittajan laskun voi jättää pois automaatiosta.

• Käyttäjä voi jättää laskun manuaalisesti pois käytöstä poistamalla Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -vaihtoehdon käytöstä.

• Jos Tuotevastaanottojen automaattinen täsmäytä laskuriveihin -vaihtoehto on käytössä, laskua ei sisällytetä automaatioon näissä olosuhteissa:

  1. Automaattisesti tuotujen laskujen lähettäminen työnkulkuun -valinta poistetaan käytöstä, ja Automaattisen vastaanoton täsmäytuksen tila -kentän arvoksi tulee Valmis, Epäonnistunut tai Ei käytössä.
  2. Tuodut laskut automaattisesti työnkulkuun -valinta on käytössä.
  3. Laskua ei hyväksytä sen jälkeen, kun se on lähetetty työnkulkujärjestelmään.