Työtilausten elinkaari ja järjestelmätilat
Työtilaukset käyttävät järjestelmätiloja, työtilausten alitiloja ja varaustiloja työtilauksen tilan seuraamiseen elinkaaressa. Yhden tilan päivittäminen voi päivittää muita tiloja automaattisesti.
Työtilausten järjestelmätilat on merkitty työtilausentiteettiin ja ne osoittavat työtilauksen senhetkisen pisteen sen elinkaaressa. Työtilauksen tilat ovat:
- Ei aikataulutettu
- Ajoitettu
- Käynnissä
- Valmis
- Kirjattu
- Peruutettu
Muistiinpano
Älä lisää, poista tai muokkaa Työtilauksen järjestelmän tila -kentän asetusjoukon arvoja. Sen sijaan järjestelmänvalvojat voivat muokata asetusjoukon otsikoita muuttaakseen sitä, miten tilat näytetään käyttöliittymässä. Lisätietoja on kohdassa Älä muokkaa valintajoukon (valinta) arvoja.
Työtilausten alitilat merkitään työtilausentiteettiin, ja ne liittyvät ja antavat lisätietoja työtilausten järjestelmän tiloista. Työtilausten alitilat luodaan mukautettuina kullekin organisaatiolle.
Varaustilat merkitään varattavien resurssien varausilmentymään ja kenttäteknikot ovat päivittäneet Field Service -mobiilisovelluksessa, jotta he voivat seurata tietyn työtilauksen vaatimuksen edistymistä. Lisäksi varaustilat näkyvät aikataulutaulukossa erillisellä värillä ja kuvakkeella, ja muutamat varaustilat ovat oletusarvon mukaan osa tuotetta, vaikka uusia mukautettuja kohteita voidaan lisätä. Varaustilat ovat seuraavat:
- Ajoitettu
- Matkustaminen
- Käynnissä
- Tauolla
- Valmis
- Peruutettu
Työtilauksen elinkaari
Työtilauksen luominen: työtilaus luodaan yleensä palvelupyynnöstä tai mahdollisuudesta.
Aikataulu: työtilaus aikataulutetaan.
Lähetä: työtilaus lähetetään.
Palvelu: Tämän jälkeen tehdään työtilaus ja tiedot päivitetään.
Tarkistus/hyväksyntä: valvoja tarkistaa ja hyväksyy työtilauksen.
Lasku ja varastonmuutos: lopuksi tehdään varastonmuutokset ja lasku luodaan vastaavalle tilille.
| Luodaan | Ajoitus | Resursointi | Service | Tarkistus | Lasku | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mitä tapahtuu | Uusi työtilaus on luotu. Määritetään tapaus, tuote, palvelut, taidot, alue, jne. |
Työtilauksen aikataulu luodaan. Tilauksen työstämiseen varataan resurssit. Määritetään kellonaika ja päivämäärä. |
Kentän työntekijöille ilmoitetaan työtilauksesta. Kentän työntekijä voi tarkistaa ja hyväksyä/hylätä työtilauksen. |
Työtilaus toteutetaan. Tiedot kentän tapahtumista annetaan mobiilisovelluksella. |
Valvoja tarkistaa, että kaikki työ on tehty oikein ja että kaikki tiedot, jotka koskevat työtilausta, ovat oikeita. | Lasku luodaan tuotteiden ja palveluiden perusteella. Varastonmuutokset tehdään. Tuotteet muutetaan laitteiksi (tarvittaessa) |
| Kuka suorittaa tehtävän | Sopimus luodaan automaattisesti säännöllisin väliajoin. Palvelupyyntö: asiakaspalvelulta. Mahdollisuus: myynnin/aikataulutuksen mukaan. Suunnittelematon: Kentän työntekijä tekee tai keskitetty ajoittaminen. |
Huollon aikatauluttaja Kentän työntekijä Huollon aikatauluttaja ajoitusavustajan avulla. Reititysohjelma |
Järjestelmä lähettää ilmoituksen (jos määritetty) automaattisesti kentän työntekijälle, asiakkaalle ja muiden osapuolten tiedoksi. | Kentän työntekijä | Kentän valvoja/esimies taustajärjestelmän kirjanpito |
Järjestelmä lähettää automaattisesti |
| Työtilauksen tila | Avoin - aikatauluttamaton | Avoin - aikataulutettu | Avoin - aikataulutettu | Avoin - aikataulutettu, sitten avoin - valmis | Avoin - valmis, sitten suljettu - kirjattu | Suljettu - kirjattu |
| Työtilauksen aikataulun tila | Ei käytettävissä | Aikataulutettu | Aikataulutettu | Ajoitettu Hyväksytty/hylätty Mukautettu tila |
Valmis | Valmis |
Työtilausten elinkaaressa käytetyt tilat
Field Service käyttää työtilausten vakiomuotoisia järjestelmätiloja ja varaustiloja, jotka on yhdistetty työtilausten oleusarvoiseen elinkaareen, ilman mitään mukautuksia. Monet prosessit käynnistyvät näiden tilojen perusteella. Tilan muuttaminen voi täyttää työtilauksen tiedot automaattisesti ja käynnistää työtilausprosessin seuraavan vaiheen.
Teknikko voi esimerkiksi muuttaa Varaustila-arvoksi Käynnissä osoittaakseen, että hän on saapunut työpaikalle. Saapumisaika-kenttä täytetään automaattisesti varattavissa olevan resurssin varauksessa.
Työtilausten oletustilat ja varaustilat on yhdistetty työtilausten elinkaaren seuraaviin vaiheisiin.
Kun työtilaus luodaan, sen tila on oletusarvoisesti Ei aikataulutettu.
Kun työtilaus on ajoitettu, järjestelmä luo varauksen, jonka varaustila on Ajoitettu. Varauksen luominen muuttaa työtilauksen järjestelmätilaksi automaattisesti Ajoitettu.
Teknikot näkevät ajoitetut työtilaukset Field Service -mobiilisovelluksessa. Kun he ovat matkalla työpikalle, he vaihtavat varaustilaksi Matkustaminen. Kun varaustilaksi muutetaan Matkustaminen, työtilauksen järjestelmätilaksi muutetaan automaattisesti Käynnissä.
Muistiinpano
Jos yhdelle työtilaukselle on useita varauksia ja vähintään yksi varaus on käynnissä, liitetyn työtilauksen tila päivitetään.
Kun teknikko saapuu paikalle ja aloittaa työnsä, hän muuttaa varaustilaksi Käynnissä. Työtilauksen tilana säilyy Käynnissä.
Teknikot ilmaisevat olevansa tauolla muuttamalla varaustilaksi Tauolla, jotta laskutus voidaan käsitellä oikein.
Kun työt on suoritettu, teknikko muuttaa varaustilaksi Valmis. Kesto päivittyy varauksen todelliseen kestoon, ja päättymisaika päivittyy vastaamaan aikaa, jolloin tila muutettiin. Liitetyn työtilauksen järjestelmätilaksi muutetaan Valmis, kun kaikki liitetyt varaukset on suoritettu loppuun tai peruutettu. Jos toinen käyttäjä päivittää varauksen tilaksi Valmis teknikon puolesta, varauksen päättymisaika säilyttää edellisen päättymisajan arvon.
Lopuksi toimistotyöntekijä tarkastaa suoritetun työtilauksen ja aloittaa laskutusprosessin. Hän muuttaa työtilauksen järjestelmätilaksi Kirjattu.
Tilaan liittyvät prosessit
Työtilausten järjestelmätilojen muuttaminen voi päivittää varaustiloja ja päinvastoin. Sen lisäksi tilojen muutokset voivat käynnistää prosesseja ja päivittää tietoja.
Työtilauksen järjestelmän tilaprosessit
Valmis (työtilaus)
- Muunna työtilausten tuotteet uusiksi asiakasresursseiksi, jos otit tuotetietueiden muunnoksen käyttöön.
- Lisää matkakulun kohde työtilauksen tuotteeksi.
Kirjattu
- Luo käytetyille työtilaustuotteille ja -palveluille laskun työtilauksen laskutustiliä varten.
- Luo todelliset arvot sisältävät tietueet työtilauksiin ja varauksiin liittyville aika- ja materiaalikustannuksille. Luo laskutettujen tuotteiden ja palveluiden toteutuneet myyntiluvut, kun luotu lasku on vahvistettu.
- Päivittää Sulkija- ja Sulkemisajankohta-kentät.
Varauksen tilaprosessit
Jokainen varaustilan muutos luo varauksen aikalieman, jotta päivityksiä voidaan seurata.
Ajoitettu
- Päivittää Matkustuskilometrit-arvon, joka lasketaan ajoetäisyytenä edellisestä sijainnista varauksen sijantiin.
Matkustaminen
- Kun varaus päivitetään varaustilaan Matkustaa -mobiilisovelluksesta, Alkamisajaksi päivitetään nykyinen aika. Kun päivitys tapahtuu verkosta, alkamisaika ei päivity automaattisesti.
Käynnissä
- Päivittää todellisen saapumisajan päivämäärällä ja kellonajalla, jolloin teknikko muuttaa mobiilisovelluksessa varauksen tilaksi Käynnissä. Kun tila päivitetään verkosta, saapumisaikaa ei päivitetä automaattisesti.
- Päivittää liittyvän työtilauksen Ensimmäinen saapuminen (työtilaus) -kentän käyttämällä varauksen Todellinen saapumisaika -arvoa. Todellinen saapumisaika -arvon päivittäminen päivittää myös Ensimmäinen saapuminen -arvon.
- Päivittää Todellinen matkan kesto -arvon, joka lasketaan kokonaisaikana, jonka ajan varaus tila on Matkustaminen.
Valmis (varaus)
- Päivittää Päättymisaika-arvon.
- Luo Varauksen kirjauskansiot käyttämällä aikaleimoja työn keston, matka-ajan ja taukoajan laskemiseen.
- Laskee Kokonaiskesto käsiteltävänä -arvon sen perusteella, kuinka kauan varauksen tila on Käynnissä.
- Laskee Tauon kesto yhteensä -arvon sen perusteella, kuinka kauan varauksen tila on Tauolla.
- Päivittää Kokonaiskustannukset-arvon, joka lasketaan kertomalla matkan todellisen keston, käsittelyn kokonaiskeston ja tauon kokonaiskeston kokonaissumma resurssin tuntihinnalla.
- Päivittää Laskutettavissa oleva kesto yhteensä -arvon, joka lasketaan käsittelyn kokonaiskeston ja tauon kokonaiskeston summana.
- Päivittää liittyvän työtilauksen Valmistumisaika (työtilaus) -kentän käyttämällä varauksen päättymisaikaa. Varauksen päättymisajan muokkaaminen päivittää Valmistumisaika-arvon.
Viimeistele varaus täyttämättä työtilausta jatkotoimia varten
Säästä aikaa seurantaa vaativissa työtilauksissa palauttamalla ne ei-aikataulutettuun tilaan varauksen valmistumisen jälkeen.
Oletusarvoisesti työtilaukset määritetään valmiiksi silloin, kun liittyvä varaus valmistuu. Jos haluat muuttaa oletuslogiikkaa, luo varauksen tila tai muokkaa sitä, siirry Field Service -välilehteen ja määritä Tila valmistaa työtilauksen -vaihtopainike vastaavasti. Olemassa olevien varaustilojen kohdalla asetus vaikuttaa vain tuleviin varauksiin. Olemassa oleviin varauksiin ei tehdä muutoksia.
- Käytössä merkitsee työtilauksen valmiiksi, kun varaus muuttuu kyseiseen tilaan.
- Ei käytössä ottaa käyttöön tilan yhdistämismäärityksen taulukon mukaan käyttöön työtilausjärjestelmän tilan, kun varaus muuttuu kyseiseen tilaan.
Jos työtilaukseen liittyy useita varauksia, työtilauksen tila riippuu kaikkien liittyvien varausten tilasta.
Varauksen tilalla ei ole vaikutusta resurssin vaikutusten tilaan tila-asetuksista riippumatta.
Tilan yhdistämismäärityksen taulukko
Alla olevassa taulukossa on tietoja siitä, miten varauksen tila vastaa työtilauksen järjestelmän tilaa. Jos työtilaus näkyy lihavoituna, sen oletustoimintaa on muutettu.
| Varauksen tila | Työtilauksen järjestelmän tila |
|---|---|
| ei ole | Ei aikataulutettu |
| Ajoitettu | Ajoitettu |
| Käynnissä | Käynnissä |
| Valmis | Valmis |
| Osittain valmis | Ei aikataulutettu |
| Peruutettu | Ei aikataulutettu |
| Varaus1: Aikataulutettu Varaus2: Aikataulutettu |
Ajoitettu |
| Varaus1: Aikataulutettu Varaus2: Keskeneräinen |
Käynnissä |
| Varaus1: Aikataulutettu Varaus2: Valmis |
Käynnissä |
| Varaus1: Aikataulutettu Varaus2: Osittain valmis |
Ajoitettu |
| Varaus1: Valmis Varaus2: Valmis |
Valmis |
| Varaus1: Osittain valmis Varaus2: Osittain valmis |
Ei aikataulutettu |
| Varaus1: Keskeneräinen Varaus2: Osittain valmis |
Käynnissä |
| Varaus1: Valmis Varaus2: Osittain valmis |
Valmis |
| Varaus1: Peruutettu Varaus2: Osittain valmis |
Ei aikataulutettu |