Liiketoimintaprosessin työnkulkujen käyttämisen yleiskatsaus

Tässä ohjeaiheessa käsitellään Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -sovellusta. Jos olet online-käyttäjä, katso Liiketoimintaprosessien yleiskuvaus Power Automate -ohjeista.

Voit auttaa varmistamaan, että käyttäjät kirjoittavat tietoja yhdenmukaisesti ja suorittavat joka kerta samat vaiheet, kun ne asiakkaan kanssa luomalla liiketoimintaprosessin. Voit käyttää esimerkiksi liiketoimintaprosessia, jos haluat kaikkia asiakaspalvelupyyntöjä käsiteltävän samalla tavalla tai vaatia henkilöstöä hyväksyttämään lasku ennen tilauksen lähettämistä. Liiketoimintaprosessit käyttävät samaa teknologiaa kuin muutkin prosessit, mutta niiden toiminnallisuus on hyvin erilaista muihin prosesseja käyttäviin ominaisuuksiin verrattuna. Lisätietoja siitä, miten voit luoda tai muokata liiketoimintaprosessia on ohjeaiheessa luo liiketoimintaprosessi .

Katso liiketoimintaprosessia käsittelevä lyhyt video (4:49).

Miksi käyttää liiketoimintaprosesseja?

Liiketoimintaprosessit ovat käyttäjien opas työntekoon. Ne tarjoavat virtaviivaisen käyttäjäkokemuksen, joka auttaa käyttäjiä heidän organisaationsa määrittämien prosessien läpi niin, että he pääsevät johonkin ratkaisuun. Tämä käyttökokemus voidaan räätälöidä siten, että henkilöille, joilla on erilaisia käyttöoikeusrooleja, saadaan käyttäjäkokemus, joka sopii parhaiten heidän tekemäänsä työhön.

Käytä liiketoimintaprosesseja määrittääksesi polun, jota käyttäjät voivat seurata kun halutaan saavuttaa tietty lopputulos. Polku toimii visuaalisena ilmaisimena siitä, missä kohtaa liiketoimintaprosessia käyttäjä on. Liiketoimintaprosessit vähentävät koulutuksen tarvetta, koska uusien käyttäjien ei tarvitse huolehtia siitä, mitä entiteettiä heidän pitäisi käyttää. He voivat antaa prosessin ohjata heitä. Voit määrittää liiketoimintaprosessin tukemaan tyypillisiä myyntitoimenpiteitä, joka voi auttaa myyntiryhmiäsi saavuttamaan parempia tuloksia. Huoltoryhmät voivat käyttää liiketoimintaprosesseja henkilöstönsä saattamiseen ajan tasalle nopeammin ja asiakastyytymättömyyteen johtavien virheiden välttämiseen.

Mitä liiketoimintaprosessit voivat tehdä?

Liiketoimintaprosessin määritys esitetään mukautettuna entiteettinä ja prosessin esiintymä tallennetaan tietueena kyseisessä entiteetissä. Jokainen tietue on yhteydessä datatietueeseen (esimerkiksi asiakas, yhteyshenkilö, liidi tai mahdollisuus) ja jos kyseessä on rajat ylittäviä prosesseja, ne sisältävät jokaisen osallistuvan yksikön tietueet.

Liiketoimintaprosesseihin määritetään joukko vaiheita ja askeleita, jotka näytetään ohjausobjektissa lomakkeen ylälaidassa.

Kussakin vaiheessa on joukko askeleita. Jokainen askel vastaa kenttää, johon tietoja voi syöttää. Käyttäjät etenevät seuraavaan vaiheeseen käyttämällä Seuraava vaihe -painiketta. Askeleista voi tehdä pakollisia, joka pakottaa käyttäjät syöttämään vastaavaan kenttään tietoja ennen kuin he voivat edetä seuraavaan vaiheeseen. Tätä kutsutaan yleisesti vaiheiden portittamiseksi.

Liiketoimintaprosessit näyttävät yksinkertaisilta muihin prosesseihin verrattuna siksi, että ne eivät tarjoa minkäänlaista ehdollista liiketoimintalogiikkaa tai -automaatiota, ainoastaan virtaviivaistetun tavan tietojen syöttämiseen ja sen vaiheistukseen. Kuitenkin, kun ne yhdistetään muihin prosesseihin ja mukautuksiin, ne voivat olla säästää käyttäjiltä huomattavasti aikaa, vähentää koulutuskustannuksia ja nostaa käyttöönottoastetta.

Käytettävissä on useita valmiita liiketoimintaprosesseja. Lisätietoja: Käyttövalmiiden liiketoimintaprosessien lisääminen.

Liiketoimintaprosessien integrointi muihin mukautuksiin

Kun sinä tai käyttäjäsi syöttää tietoja liiketoimintaprosessien avulla, tietomuutokset pätevät myös lomakkeiden kenttiin, joka tarkoittaa, että kaikki liiketoimintasääntöjen tai lomakkeiden komentosarjojen automaatio saadaan käyttöön heti. Lomakkeeseen kuulumattomille kentille voidaan määritellä arvoja lisäämällä askeleita, ja kyseiset kentät lisätään lomakkeiden komentosarjojen Client API -objektimalliin. Työnkulut, jotka aloitetaan liiketoimintaprosessiin kuuluvia kenttiä muokkaamalla, lisätään kun lomakkeen tiedot tallennetaan. Jos reaaliaikaista työnkulkua käytetään automaatioon, muutokset näkyvät käyttäjälle heti, kun lomake päivitetään tietojen tallentamisen jälkeen.

Vaikka liiketoimintaprosessin lomakkeella näkyvä ohjausobjekti ei tarjoakaan suoraa ohjelmoitavuutta, liiketoimintasääntöjen tai lomakkeiden komentosarjojen suorittamat muutokset lisätään automaattisesti liiketoimintaprosessin ohjausobjektiin. Jos piilotat lomakkeella olevan kentän, kenttä piilotetaan myös liiketoimintaprosessin ohjausobjektista. Jos asetat arvon liiketoimintasäännöillä tai lomakkeen komentosarjalla, arvo asetetaan myös liiketoimintaprosessiin.

Nykyiset liiketoimintaprosessit

Samanaikaiset liiketoimintaprosessit antavat mukauttajien määrittää useita liiketoimintaprosesseja ja liittää samaan alkutietueeseen. Käyttäjät voivat siirtyä samanaikaisesti käynnissä olevien liiketoimintaprosessien välillä ja jatkaa työtään siitä vaiheesta, johon he ovat sen jättäneet.

Järjestelmän liiketoimintaprosessit

Sisältää seuraavat liiketoimintaprosessit. Ymmärtääksesi, miten liiketoimintaprosessit toimivat, käy läpi nämä järjestelmän liiketoimintaprosessit:

• Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessi

• Myyntimahdollisuusprosessi

• Puhelu palvelupyynnöksi -prosessi

Useamman entiteetin käyttäminen liiketoimintaprosessissa

Voit käyttää liiketoimintaprosesseja yhden tai useamman entiteetin kanssa. Voit esimerkiksi luoda prosessin, joka alkaa mahdollisuudesta, jatkuu sitten tarjouksen kautta tilaukseen, laskuun ja palaa viimein sulkemaan mahdollisuuden.

Voit suunnitella liiketoimintaprosesseja, jotka niputtavat viiden eri entiteetin tietueet yhteen niin, että sovelluksen käyttäjät voivat keskittyä prosessin kulkuun oikean entiteetin etsimisen sijaan. Tietueiden välinen navigointi helpottuu.

Jokaiselle entiteetille on saatavilla useita liiketoimintaprosesseja.

Kaikki saman organisaation käyttäjät eivät välttämättä seuraa samoja prosesseja ja eri ehdot voivat vaatia erilaisen prosessin käyttämistä. Yhdellä entiteetillä voi olla enintään 10 liiketoimintaprosessia vastaamaan erilaisia tilanteita.

Ohjaa, mitä liiketoimintaprosessia sovelletaan

Voit liittää liiketoimintaprosesseja käyttöoikeusrooleihin niin, että ainoastaan ne käyttäjät, joilla on oikea käyttöoikeusrooli voivat nähdä tai käyttää niitä. Voit myös määrittää liiketoimintaprosessien järjestyksen - voit ohjata, mitä liiketoimintaprosessia käytetään oletusarvoisesti. Jos haluat määrittää liiketoimintaprosessien järjestyksen, avaa liiketoimintaprosessi suunnitteluohjelmassa ja valitse Prosessin järjestys komnetopalkissa. Voit siirtää liiketoimintaprosesseja haluamaasi järjestykseen valitsemalla ylä- ja alanuolia.

Kun joku käyttäjä luo uuden entiteettitietueen, luettelo saatavilla olevista aktiivisen liiketoiminnan prosessimäärityksestä on suodatettu käyttäjän käyttöoikeusroolin mukaan. Ensimmäinen aktivoidun liiketoimintaprosessin määrityksen mukainen prosessin tilausluettelo käyttäjän käyttöoikeusroolille on oletusarvon mukaan käytettävä. Jos useampia kuin yhden aktiivisia määrityksiä on käytettävissä, voidaan ladata toinen valitsimen prosessivalintaikkunassa. Aina, kun prosesseja vaihdetaan, sillä hetkellä hahmoteltava siirtyy taustalle ja korvataan valitulla, mutta se ylläpitää tilansa ja voidaan vaihtaa takaisin. Jokaiseen tietueeseen voi olla useita liittyviä prosessiesiintymiä (kukin eri liiketoimintatyönkululle, yhteensä enintään 10). Vain yksi liiketoimintaprosessi hahmonnetaan lomakkeen latauksessa. Jos kuka tahansa käyttäjä soveltaa toista prosessia, prosessista voidaan vain ladata kyseisen käyttäjän oletusarvon mukainen.

Varmista, että liiketoimintaprosessi ladataan oletusarvoisesti kaikille käyttäjille (toimintoja joka vastaa prosessin ”kiinnitystä”) mukautettuja asiakasohjelmointirajapinnan komentosarjoja (WWW-resurssin) voidaan lisätä lomakkeen latauksessa, jossa erityisesti ladataan aiemmin luodun yrityksen prosessi-ilmentymä yrityksen prosessimääritystunnuksen perusteella.

Liiketoimintaprosessin oikeudet

Jokainen liiketoimintaprosessimääritelmä, joka on esitetty mukautetuksi entiteetiksi, sisältää omat erioikeutensa, joita voidaan muokata tietoturva-roolissa kuten missä tahansa muussa järjestelmässä tai omassa yksikössä. Voit määrittää käyttöoikeusroolin oikeudet liiketoimintaprosessi-välilehdellä.

Voit määrittää seuraavat oikeudet liiketoimintaprosessille:

• Luo: Sallii esiintymän luonnin liiketoimintaprosessissa, joka on tehty samaan aikaan uutta tietuetta luotaessa.
• Lue: Antaa tarkastella liiketoimintaprosessivirtaa luodussa tietueessa
• Kirjoita: Sallii päivitykset liiketoimintaprosessissa. Esimerkiksi tilan ja siirtymisen muuttaminen.
• Poista: Sallii esiintymän poistamisen, esimerkiksi silloin, kun tietue on poistettu.
• Lisää: Sallii siirtymisen entiteettien välillä entiteetistä pois. Esimerkiksi Liidi-entiteetin liidien mahdollisuus myyntiprosessi -liiketoimintaprosessissa.
• Lisää: Sallii siirtymisen entiteetistä toiseen. Esimerkiksi Liidi-entiteetin liidien mahdollisuus myyntiprosessi -liiketoimintaprosessissa.

Muistiinpano

Oletusarvon mukaan vain Järjestelmänvalvoja- ja Järjestelmämukauttaja-käyttöoikeusroolit voivat tarkastella kaikkia liiketoimintaprosesseja.

Liiketoimintaprosessiin liittyviä seikkoja

Voit määrittää liiketoimintaprosesseja vain niitä tukeville entiteeteille. Sinun on myös oltava tietoinen prosessien, vaiheiden ja askeleiden maksimimäärästä.

Liiketoimintaprosessit, jotka kutsuvat työnkulkua

Voit nyt kutsua tarvittaessa suoritettavia työnkulkuja liiketoimintaprosessin sisällä. Voit määrittää tämän uudessa liiketoimintaprosessien suunnitteluohjelmassa vetämällä työnkulun komponentin prosessivaiheeseen tai Yleiset työnkulut -osaan. Lisätietoja työnkulkujen käyttämisestä liiketoimintaprosesseissa on kohdassa Blogi: Liiketoimintaprosessin automatisointi Dynamics 365 for Customer Engagementissa.

Kun lisäät työnkulun, jonka halutaan käynnistyvän liiketoimintaprosessin vaiheen lopussa ja vaihe on prosessin viimeinen vaihe, suunnitteluohjelmasta saa vaikutelman, että työnkulku käynnistyy vaiheen suorittamisen jälkeen. Työnkulku ei kuitenkaan käynnisty, koska vaiheen siirtymää ei tapahdu. Et saa varoitus- tai virhesanomaa, joka estäisi vaiheen lisäämisen. Kun käyttäjä käsittelee liiketoimintaprosessia, prosessin lopettaminen tai hylkääminen ei aiheuta vaiheen siirtymää. Tämän vuoksi työnkulkua ei käynnistetä. Esimerkkejä:

• Luot liiketoimintaprosessin, joka sisältää kaksi vaihetta. S1 yhdistyy vaiheeseen S2. Kun työnkulku on vaiheessa S2, määrität käynnistimen arvoksi Vaiheen lopetus.

• Luot liiketoimintaprosessin, jolla on kolme vaihetta. S1 yhdistyy vaiheeseen S2, joka haarautuu vaiheeseen S3. Lisäät työnkulun vaiheeseen S2 ja määrität käynnistimen arvoksi Vaiheen lopetus.

  Työnkulku ei käynnisty kummassakaan tapauksessa. Voit ratkaista ongelman lisäämällä yleisen työnkulun ja lisäämällä sen jälkeen työnkulun, jonka haluat käynnistää. Tällöin liiketoimintaprosessi käynnistää työnkulun, ei prosessin vaihe. Voit määrittää yleisen työnkulun käynnistimen arvoksi Prosessi hylätty tai Prosessi valmis. Tällöin työnkulku käynnistyy, kun käyttäjä hylkää liiketoimintaprosessin tai tekee sen valmiiksi.

Entiteetit, jotka voivat käyttää liiketoimintaprosesseja

Vain entiteetit, jotka käyttävät päivitettyjä lomakkeita, voivat käyttää liiketoimintaprosesseja. Näihin sisältyvät mukautetut entiteetit ja seuraavat järjestelmäentiteetit:

• Tili

• Tapaaminen

• Kampanja

• Kampanja-aktiviteetti

• Kampanjapalaute

• Kilpailija

• Yhteyshenkilö

• Sähköposti

• Oikeudet

• Faksi

• Palvelupyyntö

• Lasku

• Liidi

• Kirje

• Markkinointiluettelo

• Mahdollisuus

• Puhelu

• Tuote

• Hinnastonimike

• Tarjous

• Toistuva tapaaminen

• Myyntimateriaali

• Yhteisöpalveluaktiviteetti

• Järjestys

• Käyttäjä

• Tehtävä

• Ryhmä

  Voit ottaa liiketoimintaprosessit käyttöön mukautetulle entiteetille valitsemalla Liiketoimintaprosessit (kentät luodaan) -valintaruudun entiteetin määrittelyssä. Huomaa, että tätä toimintoa ei voi kumota.

Muistiinpano

Jos siirryt sellaiseen liiketoimintaprosessin vaiheessa, jossa on Social Activity-entiteetti ja valitset Seuraava vaihe -painikkeen, Luo-vaihtoehto on näkyvissä. Kun valitset Luo, Yhteisöpalveluaktiviteetti-lomake ladataan. Koska Social Activity ei ole kuitenkaan mahdollinen Create-toiminto sovelluksen käyttöliittymässä, lomaketta ei voi tallentaa ja seuraava virhesanoma avautuu: Odottamaton virhe.

Prosessien, vaiheiden ja askeleiden enimmäismäärä

Suorituskyvyn ja käyttöliittymän käytettävyyden säilyttämiseksi liiketoimintaprosesseille on asetettu seuraavia rajoituksia, joista sinun tulee olla tietoinen:

• Yhdellä entiteetillä voi olla enintään 10 aktiivista liiketoimintaprosessia.

• Jokainen prosessi voi sisältää enintään 30 vaihetta.

• Usean entiteetin prosessit voivat sisältää enintään viisi entiteettiä.

Liiketoimintaprosessin entiteetin mukautuksen tuki

Liiketoimintaprosessin entiteetit voivat näkyä järjestelmässä niin, että entiteettitietueen tiedot ovat käytettävissä ruudukoissa, näkymissä, kaavioissa ja koontinäytöissä.

Liiketoimintaprosessin entiteettitietueiden käyttäminen ruudukoiden, näkymien, kaavioiden ja koontinäyttöjen kanssa

Koska liiketoimintaprosessit ovat käytettävissä entiteettinä, voit käyttää erikoishakua, näkymiä, kaavioita ja koontinäyttöjä, joiden lähteenä on tietyn entiteetin, kuten liidin tai mahdollisuuden, liiketoimintaprosessin tiedot. Järjestelmänvalvojat ja mukauttajat voivat luoda mukautettuja liiketoimintaprosessin ruudukoita, näkymiä, kaavioita ja koontinäyttöjä, jotka ovat samanlaisia kuin muiden entiteettien kanssa luodut vastaavat kohteet.

Liiketoimintaprosessit, kuten Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessi, näkyvät mukautettuna entiteettinä Ratkaisunhallinnassa.

Voit käyttää liiketoimintaprosessin oletusnäkymää avaamalla ratkaisunhallinnan, laajentamalla Entiteetit>, laajentamalla haluamasi prosessin, kuten Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessin, valitsemalla Näkymät ja valitsemalla lopuksi haluamasi näkymän.

Käytettävissä on useita kaaviona tarkasteltavia oletusnäkymiä, esimerkiksi Aktiivinen Myyntimahdollisuus-prosessi -näkymä.

Liiketoimintaprosessin entiteettien käytön rajoitukset

Tällä hetkellä entiteeteille ei voi luoda mukautettuja lomakkeita liiketoimintaprosessin perusteella.

Katso myös

Katso liiketoimintaprosesseja käsittelevä lyhyt video (4:49)
Lisää käyttövalmiita liiketoimintaprosesseja
Liiketoimintaprosessin luominen
Liiketoimintaprosessien laajentaminen haaroja käyttämällä
Tekninen raportti: Prosessien käyttäminen Dynamics 365 for Customer Engagementissa
Mukautetun liiketoimintalogiikan luominen prosessien avulla
Työnkulkuprosessit
Toimintojen yleiskatsaus