Vuoron ja kassan hallinta
Tässä artikkelissa käsitellään vuorojen määrittämistä ja käyttämistä Microsoft Dynamics 365 Commerce -myyntipisteessä.
Dynamics 365 Commercessa vuoro tarkoittaa myyntipisteen tapahtumatietojen keräämistä kahden päivämäärän välillä. Kunkin vuoron tavoitteeksi asetettua rahasummaa verrataan summaan, joka on laskettu ja ilmoitettu.
Yleensä vuorot avataan työpäivän alussa. Tässä vaiheessa käyttäjä ilmoittaa alkusumman, joka sisältää pohjakassan määrän. Myyntitapahtumia suoritetaan läpi päivän. Päivän lopussa kassa lasketaan ja sulkemisajan summat ilmoitetaan. Vuoro suljetaan ja Z-raportti luodaan. Z-raportti osoittaa, onko yli- vai puutetta.
Tyypillisiä työvuoron tilanteita
Commerce sisältää erilaisia konfiguraatiomahdollisuuksia ja POS-toimintoja, jotka tukeva monia erilaisia myyntipisteen prosesseja päivän päättyessä. Tässä osassa kuvataan muutamia tyypillisiä työvuorotilanteita.
Kiinteä kassa
Tavallisesti käytetään useimmiten kiinteää työvuoroskenaariota . Kiinteässä kassavuorossa työvuoro ja kassa liitetään tiettyyn kassaan. Niitä ei siirretä yhdestä kassakoneesta toiseen. Yksi käyttäjä voi käyttää kiinteää työvuoroa tai sitä voidaan jakaa useille käyttäjille. Kiinteät työvuorot eivät vaadi mitään erikoiskonfiguraatiota.
Juokseva kassa
Liukuvassa kassavuorossa työvuoron ja kassan voi siirtää kassasta toiseen. Vaikka kassakoneessa voi olla vain yksi aktiivinen vuoro kassalaatikkoa kohden, vuorot voi keskeyttää ja jatkaa sitten myöhemmin tai eri kassakoneessa.
Esimerkiksi kaupassa on kaksi kassakonetta. Jokainen kassapääte avataan päivän alussa, kun myyjä avaa uuden vuoron ja toimittaa aloitussumman. Yhden kassan ollessa valmiina tauolle, kyseinen työntekijä keskeyttää vuoron ja poistaa kassapäätteen kassan. Kassakone on silloin muiden myyjien käytettävissä. Toinen kassanhoitaja voi kirjautua ja avata oman vuoronsa kassalla. Kun ensimmäisen kassanhoitajan tauko päättyy, kassanhoitaja voi jatkaa vuoroaan, kun jokin toinen kassapäätteet ovat käytettävissä. Liukuva tillin työvuoro ei vaadi mitään erikoiskonfiguraatiota tai käyttöoikeutta.
Yksi käyttäjä
Käteisen ja kassalaatikkoa koskevan vastuun varmistamiseksi monet vähittäiskaupat sallivat vain yhden käyttäjän vuoroa kohti. Jos vain yksi käyttäjä voi käyttää työvuoroon liitettyä kassaa, kyseistä käyttäjää voidaan pitää yksin vastuussa mahdollisista eroavaisuuksista. Jos vuorossa on useampi kuin yksi käyttäjä, on vaikea määrittää kuka teki virheen tai kuka voi yrittää varastaa kassasta.
Useita käyttäjiä
Jotkin vähittäismyyjät ovat valmiit uhraamaan vastuullisuuden tason, jonka yksi käyttäjä vuorossa tarjoaa ja sallii useita käyttäjiä vuorossa. Tämä on normaali käytäntö tilanteessa, jossa käyttäjiä on enemmän kuin kassapäätteitä ja joustavuuden ja nopeuden tarve on merkittävämpi kuin mahdolliset tappiot. On myös tyypillistä, että myymäläpäälliköillä ei ole omaa vuoroa, mutta he voivat tarpeen mukaan käyttää minkä tahansa kassan vuoroa. Kirjautuakseen sisään ja käyttääkseen vuoroa, jonka toinen käyttäjä on avannut, hänellä on oltava Salli useita vuorokirjautumisia -POS-käyttöoikeus.
Jaettu vuoro
Jaetun vuoron konfiguraation avulla vähittäismyyjillä on yksi vuoro useassa kassassa, kassassa ja käyttäjissä. Jaetulla vuorolla on yksi aloitussumma ja yksi sulkemissumma, joihin on laskettu kaikkien käteislaatikoiden summat. Jaettu vuoro on tyypillinen, kun käytetään kannettavia laitteita. Tällöin kassalaatikkoa ei ole varattu tietylle kassapäätteelle. Sen sijaan kaikki kassapäätteet voivat jakaa yhden kassalaatikon.
Voidakseen käyttää jaettuja vuoroja myymälässä, kassa on määritettävä ”jaetuksi vuorokassaksi” kohdassa Retail ja Commerce> Kanavan asetukset > Myyntipisteen asetukset > POS-profiilit > laitteistojen laiteprofiilit > kassalaatikko. Lisäksi käyttäjillä on oltava jaettuja vuorokäyttöoikeuksia tai molemmat ( Salli jaetun vuoron hallinta ja jaetun vuoron käyttö).
Muistiinpano
Kussakin myymälässä voi olla avoinna samanaikaisesti vain yksi jaettu vuoro. Samassa myymälässä voi käyttää jaettuja vuoroja ja erillisiä vuoroja.
Vuoro- ja kassatoiminnot
Vuoron tilaa voidaan muuttaa tai kassassa olevaa rahasummaa voidaan suurentaa tai pienentää eri toiminnoilla. Tässä osiossa käsitellään näitä Store Commercen vuorotoimintoja.
Avoin vuoro
Myyntipiste edellyttää, että käyttäjillä on aktiivinen, avoin vuoro, jotta he voivat suorittaa kirjanpitotapahtuman, kuten myynnin, palautuksen tai asiakastilauksen, toiminnot.
Käyttäjä kirjautuessa sisään myyntipisteessä, järjestelmä tarkistaa ensin, onko aktiivinen vuoro kassalla nykyisen käyttäjän käytettävissä. Jos aktiivista vuoroa ei ole käytettävissä, käyttäjä voi avata uuden vuoron, jatkaa aiemmin luotua vuoroa tai kirjautua sisään "ei kassaa" -tilassa järjestelmän konfiguraation ja käyttäjän käyttöoikeuksien mukaan.
Tilitä aloitussumma
Tämä toiminto on usein ensimmäisenä juuri avatussa vuorossa. Tätä toimintoa varten käyttäjät määrittävät käteissumman, joka kassassa on vuoron alkaessa. Tämä toiminto on tärkeä, koska yli-/alijäämä työvuoroa suljettaessa tehtävässä laskelmassa otetaan huomioon alkusummana.
Liukuva merkintä
Liukuvat merkinnät ovat myyntitapahtumia, jotka suoritetaan aktiivisessa vuorossa kassan käteismäärän lisäämiseksi. Tyypillinen esimerkki liukuvasta merkinnästä on vaihtorahan lisääminen kassaan, kun käteistä on vähän.
Maksuvälineen poisto
Maksuvälineen poistot ovat myyntitapahtumia, jotka suoritetaan aktiivisessa vuorossa kassan käteismäärän pienentämistä varten. Tätä työvaiheita käytetään useimmiten liukuvassa työvaiheena eri vuorossa. Esimerkiksi kassa 1 sisältää vain vähän käteistä, joten kassan 2 käyttäjä suorittaa maksuvälineen poiston ja pienentää kassan summaa. Käyttäjä kassalla 1 tekee liukuvan merkinnän lisätäkseen oman kassansa rahan määrää.
Keskeytä vuoro
Käyttäjät voivat keskeyttää aktiivisen siirtonsa ja vapauttaa kassan toisen käyttäjän käyttäjäksi tai siirtää siirtonsa toiseen kassaan. Tällaisissa tapauksissa vuoroa kutsutaan usein liukuvaksi työvuoroksi.
Vuoron keskeyttäminen estää vuoron uudet tapahtumat tai muutokset ennen vuoron jatkamista.
Jatka vuoroa
Tämä toiminto antaa käyttäjälle mahdollisuuden jatkaa keskeytettyä vuoroa kassakoneessa, jossa ei ole vielä aktiivista vuoroa.
Kassan laskeminen maksuvälineittäin
Tämä toiminto suoritetaan tämän hetkisen kassan kokonaissumman määrittämiseksi. Käyttäjät suorittavat useimmiten tämän toiminnon ennen kuin sulkevat vuoron. Tätä määritettyä arvoa verrataan odotettuun vuoron summaan yli- tai alijäämäsummaa laskettaessa.
Toimitus kassakaappiin
Aktiivisessa vuorossa kassakaappiin toimitukset voidaan suorittaa milloin tahansa. Tämä toiminto poistaa rahaa kassasta, jotta se voidaan siirtää turvallisempaan paikkaan, kuten toimiston kassakaappiin. Kassakaappiin toimitukseen kirjattu kokonaissumma sisältyy edelleen vuoron summiin, mutta sitä ei tarvitse laskea osaksi kassan laskemista maksuvälineittäin.
Toimitus pankkiin
Pankkiin toimitukset suoritetaan aktiivisille vuoroille, kuten kassakaappiin toimitukset. Tämä toiminto poistaa rahat vuorosta pankkitalletuksen valmistua varten.
Piilotettu suljettu vuoro
Sokkosulkevat vuorot eivät ole enää käytössä, mutta niitä ei suljeta kokonaan. Toisin kuin keskeytettyjä vuoroja, piilotettuina suljettuja vuoroja ei voi jatkaa. Toimintoja, kuten Ilmoita aloitussumma ja kassan laskeminen maksuvälineittäin voidaan suorittaa myöhemmin tai eri rekisteristä.
Piilotettuina suljettuja vuoroja käytetään usein, kun halutaan vapauttaa rekisteri uutta käyttäjää tai vuoroa varten ilman, että vuoro pitää ensin inventoida, täsmäyttää ja sulkea ensin kokonaan.
Sulje vuoro
Sulkemisvuorotoiminto laskee vuorojen yhteissummat ja yli- tai puutesummat ja viimeistelee sitten aktiivisen tai sokkona suljetun vuoron. Käyttäjän käyttöoikeuksien mukaan myös Z-raportti tulostetaan vuoroa varten. Suljettuja vuoroja ei voi jatkaa tai muokata.
Aloitussummia ja kassan laskemista maksuväline kassan laskeminen -toiminnon profiiliasetuksen ottaminen käyttöön pakottaa aloitussumman ja kassan laskeminen maksuvälineen laskemista varten, ennen kuin vuoro voidaan sulkea.
Muistiinpano
- Commerce version 10.0.40 -versiosta alkaen vain kassalla määritetyt laitteet edellyttävät aloitussummia ja kassan laskemisasetuksen oikeellisuustarkistusta.
- Jos kaikki POS-laiteprofiilin kassat on määritetty Ei mitään -arvoksi, vähintään yksi kassa on määritettävä manuaaliksi, jotta Edellytä aloitussummat- ja Kassan laskeminen maksuvälinetilille -asetuksen oikeellisuustarkistus käynnistyy.
Tulosta X
Tämä toiminto luo ja tulostaa X-raportin nykyiselle aktiiviselle vuorolle.
Tulosta Z uudelleen
Tämä toiminto tulostaa uudelleen viimeisen Z-raportin, jonka järjestelmä loi, kun työvuoro on suljettiin.
Ylläpidä työvuoroja
Tämä toiminto antaa käyttäjälle mahdollisuuden tarkastella kaikkia myymälän aktiivisia, keskeytettyjä ja piilotettuina suljettuja vuoroja. Käyttäjät voivat suorittaa lopulliset sulkemismenettelyt, kuten kassan laskemisen maksuvälineittäin ja piilotettuna suljettujen vuorojen sulkemisen, käyttäjien käyttöoikeuksista riippuen. Tämän toiminnon avulla käyttäjät voivat myös tarkastella ja poistaa virheellisiä vuoroja siinä harvinaisissa tapauksissa, joissa vuorot ovat huonossa tilassa offline- ja online-tilojen välisen vaihdon jälkeen. Tällaisissa virheellisissä vuoroissa ei ole mitään täsmäytyksessä vaadittavia taloushallinnon tietoja tai tapahtumatietoja.
Vuorojen ja kassan oikeudet
Seuraavat POS-käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, mitä käyttäjä voi tai ei voi tehdä eri tilanteissa:
- Salli sokeutumisen sulkeminen
- Salli X-raportin tulostus
- Salli Z-raportin tulostaminen
- Salli maksuvälineen ilmoitus
- Salli liukuva ilmoitus
- Kassan avaaminen ilman myyntiä
- Salli usean vuoron kirjautuminen – Tämän käyttöoikeuden avulla käyttäjä voi kirjautua sisään ja käyttää vuoroa, jonka toinen käyttäjä on avannut. Käyttäjät, joilla ei ole tätä käyttöoikeutta, voivat kirjautua vain avaamaansa vuoroon ja käyttää niitä.
- Salli jaetun vuoron hallinta – Käyttäjillä on oltava tämä oikeus avata tai sulkea jaettu vuoro.
- Salli jaetun vuoron käyttö – Käyttäjillä on oltava tämä oikeus kirjautua sisään jaettuun vuoroon ja käyttää jaettua vuoroa.
Commerce headquarters päivän lopun huomioon otettavaa
Tapa, jolla vuorot ja kassan täsmäytys tehdään myyntipisteessä eroaa siitä, miten tapahtumatiedoista tehdään yhteenveto tilinpäätöstä laskettaessa. On tärkeää, että ymmärrät tämän eron. Myyntipisteen (Z-raportti) ja pääkonttorin lasketun laskelman tiedot voivat antaa erilaisia tuloksia konfiguroinnin ja liiketoimintaprosessien mukaan. Tämä ero ei välttämättä merkitse, että vuorotiedot tai lasketut laskelmat ovat virheellisiä tai että tiedoissa on ongelma. Tämä tarkoittaa, että annettuihin parametreihin voi sisältyä lisätapahtumia tai tapahtumia vähemmän tai että tapahtumista tehdään eri yhteenveto.
Vaikka jokaisella myyjällä on eri liiketoimintavaatimukset, on suositeltavaa määrittää järjestelmä seuraavalla tavalla, että vältetään tilanteet, jossa tämäntyyppisiä eroja ilmenee:
Siirry Retail ja Commerce > Kanavat > Myymälät > kaikki myymälät > laskelma/sulkeminen, ja kullekin myymälälle luo sekä Laskelmatapa-kenttä että Sulkemistapa-kenttä vuoroon.
Näin voidaan varmistaa, että pääkonttorin tiliotteissa on samat tapahtumat kuin myyntipisteen vuoroissa ja että työvuoro sisältää tietojen yhteenvedon.
Lisätietoja lausunnoista ja sulkemismenetelmistä kohdassa Vähittäismyynnin konfiguraatiot Retail-lausunnoissa.