Huolto- ja hyvityslaskujen luominen

Huoltotilausten laskuttamisen helppous on yksi Business Centralin tärkeimmistä ominaisuuksista. Järjestelmän voi määrittää Business Centralin niin, että huoltoteknikko voi luoda laskun kentällä, vaikka huoltoa ei olisikaan liitetty sopimukseen tai tilaukseen. Vaihtoehtoisesti voit määrittää Business Centralin niin, että laskutat huoltosopimukset jaksoittain. Kunkin sopimuksen laskutusjakso määrää, kuinka usein sopimus laskutetaan.

Useiden huoltosopimusten laskuttaminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Luo huoltosopimuslaskuja ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Määritä käytettävät suodattimet.
3. Anna Kirjauspvm-kenttään päivämäärä, jota haluat käyttää huoltolaskujen kirjauspäivämääränä.
4. Anna Lasku pvm:ään asti -kenttään päivämäärä, johon asti haluat laskuttaa sopimuksia. Eräajoon sisällytetään sopimukset, joiden seuraava laskutuspäivämäärä on ennen tätä päivämäärää.
5. Valitse Toiminto-kentässä Luo laskut.
6. Luo huoltolaskut valitsemalla OK.

Huoltosopimus voidaan laskuttaa myös suoraan Huoltosopimus-sivulta, jos sopimuksen seuraava laskutuspäivämäärä on aikaisempi kuin käsittelypäivämäärä.

Huoltosopimuksen laskuttaminen Huoltosopimus -ikkunassa

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse laskutettava huoltosopimus ja avaa sopimuksen kortti.
3. Valitse Luo huoltolasku -toiminto.
4. Luo huoltolaskut valitsemalla Kyllä.

Huomautus

Et voi luoda huoltosopimuksen huoltolaskuja, kun Muuta tilaa -kentän arvoksi on määritetty Avoin.

Kulutuksen kirjaaminen huoltotilauksesta

Seuraavaksi kuvataan, miten asiakkaalta veloitettava huollon osa määritetään.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse laskutettava huoltotilaus ja avaa tilauksen kortti.

3. Valitse Huoltorivit-toiminto.

4. Etsi tarvittavat tapahtumat ja määritä sitten Laskutettava määrä -kentässä määrät, jotka veloitat asiakkaalta.

   Huomautus

   Voit laskuttaa asiakasta rekisteröidystä palvelusta joko kokonaan tai osissa. Jos asiakkaalle halutaan lähettää lasku koko summasta, Laskutettava määrä- ja Määrä-kentän arvon on oltava sama. Voit lähettää koko laskun yhdessä koko lähetyksen kanssa ja voit kirjata täyden laskun jo aiemmin kirjatulle koko toimitukselle, jota ei ole laskutettu eikä käytetty.

   Voit määrittää laskun määrän kahdella eri tavalla, kun kirjaat osittaisen laskun. Jos aiot kirjata huollon Toimitus ja lasku-vaihtoehdon kanssa, Laskutettava määrä -kentän arvon on oltava sama kuin Toimitettava määrä -kentän arvo. Jos haluat laskuttaa aiemmin kirjatun toimituksen, laskun määrä ei saa olla suurempi kuin Toimitettu määrä -kentän arvo.

5. Valitse ensin Kirjaa ja sitten joko Lasku tai Toimitus ja lasku. Lisätietoja on kohdassa Kirjaaminen huollonhallinnassa.

Valittu huoltorivi kirjataan. Voit kirjata useita huoltorivejä samanaikaisesti valitsemalla ensin ne kaikki ja sitten Kirjaus. Jos teet näin, varmista, että kaikkien kirjattavien rivien tarvittavat tiedot on täytetty.

Kun kirjaat tilauksen ilman Lasku-valintaa, ohjelma luo kirjatun huoltolaskun sekä vastaavat tapahtumat ja päivittää tilauksen huoltorivien kentät. Lisäksi aiemmin kirjatut toimitusasiakirjat päivitetään laskutetuilla määrillä. Jos valitset Toimitus ja lasku -kirjausvalinnan, ohjelma luo myös kirjatun toimituksen.

Huoltolaskun luominen manuaalisesti

Tavallisesti kun kirjaat huoltotilauksen Lasku- tai Toimitus ja lasku -valinnan kanssa, ohjelma luo automaattisesti kirjatun huoltolaskun. Silti on ehkä luotava lasku, jota ei ole linkitetty huoltosopimukseen tai huoltotilaukseen. Työvaiheessa kerrotaan, miten lasku luodaan, samalla kun asiakas vastaanottaa huollon.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltolaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Luo uusi huoltolasku.

3. Täytä Nro-kentässä.

   Huomautus

   Jos taas olet määrittänyt huoltolaskuille numerosarjan Huoltohallinnon asetukset -sivulla, voit valita seuraavan saatavilla olevan laskunumeron Enter-näppäimellä.

4. Määritä asiakkaan numero Asiakasnro-kenttään. Valitse asiamukainen asiakas luettelosta.

   Ohjelma täyttää automaattisesti asiakkaaseen liittyvät kentät tiedoilla Asiakas-kortilta.

5. Syötä päivämäärä Kirjauspvm.-kenttään. Tämä kenttä näkyy kirjatuissa tapahtumissa. Tämä kenttä näyttää nykyisen työpäivämäärän, mutta sitä voidaan muuttaa.

6. Syötä Asiakirjan pvm -päivämäärä, joka näkyy tulostetussa laskussa ja jonka lasketaan eräpäivä.

7. Täytä laskun huoltorivit. Rekisteröi huollossa käytetyt nimikkeet, resurssit ja/tai kustannukset täyttämällä Tyyppi-, Nro- ja Määrä-kenttä.

Voit luoda laskun, joka yhdistää kirjatut toimitusrivit yhdestä tai useammasta huoltotilauksesta

Voit luoda huoltolaskun huollolle, joka on jo toimitettu (huoltotilauksista) mutta jota ei ole vielä laskutettu tai kulutettu. Ohjelma mahdollistaa tietyn asiakkaan laskurivien täyttämisen automaattisesti valituilla kirjatuilla toimitusriveillä.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltolaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Täytä tarvittaessa rivin muut kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
3. Luo laskurivit toimituille huolloille, jota ei ole laskutettu. Vaihtoehtoisesti voit lisätä kirjatut toimitusrivit laskuun Hae toimitusrivit -toiminnolla.
4. Kirjaa huoltolasku.

Kirjattu huoltolasku ja vastaavat tapahtumat luodaan. Aiemmin kirjatut toimitusasiakirjat päivitetään laskutetuilla määrillä ja lähdetilausten huoltorivien määrillä.

Uuden huollon hyvityslaskun luominen

Huollon hyvityslaskuasiakirjaan käytetään tavallisesti, kun asiakas palauttaa nimikkeen. Niitä voidaan käyttää kuitenkin myös asiakashyvityksenä tai virheellisen laskun korjaamiseen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huollon hyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Täytä tarvittaessa rivin muut kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
3. Käsittelypäivämäärä näkyy Kirjauspvm- ja Asiakirjapvm-kentissä. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.
4. Syötä hyvityslaskun riveille tietoja nimikkeistä, jotka on palautettu tai poistettu tai asiakkaalle annettavasta korvauksesta.

Huoltolaskujen virheiden korjaaminen

Huoltolaskuja, joihin on liitetty huoltotapahtumia, voidaan poistaa. Niinpä huoltolaskujen virheet voidaan korjata tai niihin voidaan tehdä muutoksia juuttumatta tai tietoja menettämättä. Jos esimerkiksi tuotteen kirjausryhmä määrittäminen KP-tiliin on unohtunut, se voidaan lisätä myöhemmin ja luoda huoltolaskun uudelleen.

Poista huoltolasku -toiminnolla.

Huoltolaskun poistamisella on seuraavat seuraukset:

• Korjaava huoltotapahtuma kirjataan
• Sopimuksen laskutuspäivämäärä ja -jakso palautetaan, mikä mahdollistaa laskun luomisen uudelleen.

Huomautus

Vaikka useita laskuja voidaan palauttaa, se on tehtävä järjestyksessä viimeisimmästä laskusta alkaen.

Huoltolaskua ei voi poistaa, jos sen tietoja, kuten laskutuskautta tai Ennakkoon maksettu -vaihtopainikkeen asentoa, muutettiin liittyvässä huoltosopimuksessa. Laskut on muistettava poistaa ennen asetusten muuttamista huoltosopimuksessa.

Katso myös

Huoltolaskujen kirjaaminen
Huoltohallinnon määrittäminen
Huollon kirjaaminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen