Varastojen laskenta ja muutos asiakirjoja käyttämällä

Voit inventoida nimikkeet käyttämällä inventointitilauksen ja inventointitallennuksen asiakirjoja. Inventointitilaus-sivulla järjestetään täydellinen inventointiprojekti, kuten yksi kussakin toimipisteessä. Inventointitallennus-sivulla voi siepata ja ilmoittaa nimikkeiden todellisen määrän. Yhdelle tilaukselle voidaan luoda useita tallenteita esimerkiksi nimekeryhmiä jakamiseen eri työntekijöille.

Jokaisesta tallenteesta voidaan tulostaa Inventointitallennus-raportti, ja raportin tyhjiin määräkenttiin voi syöttää lasketun varaston. Kun inventointi on valmis ja määrät on lisätty Inventointitallennus-sivulla, valitse Valmis-toiminto. Toiminto siirtää määrät liittyville riveille Inventointitilaus-sivulla. Business Central varmistaa, ettei nimikemäärää voi kirjata kahdesti.

Huomautus

Asiakirjoja hyödynnetään inventoinnissa, mikä parantaa hallintaa ja tukee inventoinnin jakamista useille työntekijöille. Tehtävän voi suorittaa myös käyttämällä päiväkirjoja, kuten Varastopäiväkirjat- ja F. var. inventointipäiväkirjat -sivuja. Lisätietoja on kohdassa Varaston laskeminen, muuttaminen ja uudelleenluokitus käyttämällä päiväkirjoja. Tässä artikkelissa käsitellään asiakirjojen käyttämistä inventoinnissa.

Jos varastossa käytetään vyöhykkeitä, inventointitilauksia ei voi käyttää. Fyysisten varastotapahtumien laskemiseen käytetään sen sijaan Fyysisen varaston inventointipäiväkirja -sivua, ennen kuin ne synkronoidaan nimiketapahtumien kanssa.

Asiakirjoja hyödyntävä varaston laskenta sisältää seuraava yleiset vaiheet:

1. Luo inventointitilaus siten, että nimikkeiden odotetut määrät on täytetty valmiiksi.
2. Luo tilauksesta vähintään yksi inventointitallennus.
3. Lisää inventoitujen nimikkeiden määrät tallenteisiin esimerkiksi tulosteisiin kerättyjen tietojen mukaisesti ja määritä sen arvoksi Valmis.
4. Täytä ja kirjaa inventointitilaus.

Inventointitilauksen luominen

Inventointitilaus on valmis asiakirja, joka koostuu inventointitilauksen otsikosta ja tilausriveistä. Inventointitilauksen otsikossa selitetään, miten inventointi tehdään. Tilausriveillä on tietoja nimikkeistä ja niiden sijainneista.

Inventointitilauksen rivit luodaan yleensä lisäämällä nykyinen varasto tilauksen riveinä Laske rivit -toimintoa käyttämällä. Toisen avoimen tai kirjatun inventointitilauksen rivit voidaan täyttää myös Kopioi asiakirja -toiminnolla. Seuraavassa toimintaohjeessa käsitellään vain Laske rivit -toiminnon käyttöä.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Inventointitilaukset ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Täytä Yleinen-pikavälilehden pakolliset kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

4. Valitse Toiminnot-välilehden Toiminnot-ryhmässä Muu ja valitse sitten Laske rivit.

5. Valitse tarvittavat vaihtoehdot.

6. Määritä suodattimet sisällyttämään esimerkiksi vain ensimmäisessä tallenteessa inventoitavien nimikkeiden alijoukon.

   Vinkki

   Jos tarkoituksena on, että varaston laskentaan osallistuu useita työntekijöitä, eri suodattimet määritetään aina Laske rivit -toimintoa käytettäessä. Tällä tavoin tilaukseen täytetään vain käyttäjän kirjaamien varastonimikkeiden alijoukko. Tällä tavoin riski nimekkeiden inventoinnista kahdesti on vähäinen, kun useille työntekijöille luodaan useita inventointitallenteita. Lisätietoja on kohdassa Inventointitallennuksen luominen.

7. Valitse OK-painike.

Tilaukseen lisätään rivi kullekin nimikkeelle, joka on valitussa sijainnissa ja joka on valittujen suodattimien ja vaihtoehtojen mukainen. Nimikkeille, joille on määritetty nimikeseuranta, valitaan Käytä nimikeseurantaa -valintaruutu. Tietoja odotetuista sarja- ja eränumeroista saadaan valitsemalla ensin Rivit ja sitten Nimikkeen seurantarivit. Lisätietoja on kohdassa Nimikeseurannan käsittely varastoa laskettaessa.

Nyt voidaan luoda vähintään yksi tallenne. Nämä tallenteet ovat inventointia suorittaville työntekijöille tarkoitettuja ohjeita.

Huomautus

Jos käytössä on pakettikohtainen seuranta, myös kollinumerot sisältävä varastoa voidaan laskea ja muuttaa asiakirjojen avulla. Tämän ominaisuuden käyttö aloitetaan ottamalla Ominaisuuspäivitys: Ota paketin seuranta käyttöön fyysisen varaston tilauksissa käyttöön Ominaisuuksien hallinta -sivulla. Vaikka aiemmin luodut inventointitilaukset päivitetään, Business Central ei voi täyttää Paketin nro -kenttää. Nämä rivit on luotava uudelleen Inventointitilaus-sivun Laske rivit -toiminnolla.

Pakettinumerot voidaan syöttää nimikkeille pakettiseurantaa varten Inventointitallennusrivit-sivulla. Tallenne viimeistellään valitsemalla Valmis.

Kun Valmis on valittu Inventointitilaus-sivulla, Business Central laskee pakkauksen ja muiden nimikeseurannan tietojen väliset erot sekä tekee positiivisia tai negatiivisia muutoksia.

Inventointitallennuksen luominen

Kullekin inventointitallennuksella voidaan luoda vähintään yksi inventointitallennusasiakirja, joihin työntekijät voivat syöttää lasketut määrät. Työntekijät voivat syöttää määrät manuaalisesti tai lukulaitteella.

Tallenne luodaan oletusarvoisesti kaikille liittyvässä inventointitilauksessa oleville riveille. Jos kyse on jaetusta laskennasta, työntekijöitä voidaan estää laskemasta sama nimike useita kertoja täyttämällä inventointitilaus vähitellen määrittämällä suodattimet Laske rivit -erätyössä. Inventointitallennus luodaan sitten Vain rivit, jotka eivät ole tallenteissa -valintaruutu valittuna. Tämä asetus varmistaa, että kukin uusi tallenne sisältää vain muista tallenteista poikkeavia nimikkeitä.

Manuaalisesta laskennassa voidaan tulostaa Inventointitallennus-raportti, jonka tyhjään sarakkeeseen varastotyöntekijät voivat lisätä lasketut määrät. Kun inventointi on valmis, tallennetut määrät lisätään liittyville Inventointitallennus-sivun riveille. Tallennetut määrät siirretään lopuksi liittyvään inventointitilaukseen määrittämällä tilaksi Valmis.

1. Sillä Inventointitilaus-sivulla, joka sisältää yhdessä tallennuksessa laskettavien nimikkeiden rivit, on valittava Luo uusi tallennus -toiminto.
2. Valitse Toiminnot-välilehden Toiminnot-ryhmässä Muu ja valitse sitten Luo uusi tallennus.
3. Valitse asetukset ja määritä suodattimet tarpeen mukaan.
4. Valitse OK-painike.
5. Lataa jokainen inventoitava nimikejoukko liittyvään inventointitilaukseen ja toista vaiheet 1–3 siten, että Vain rivit, jotka eivät ole tallenteissa -valintaruutu on valittuna.
6. Valitse Liittyvät-välilehdessä Tilaus ja avaa sitten Inventointitallennusluettelo-sivu valitsemalla Tallennukset-toiminto.
7. Avaa liittyvä tallenne.
8. Täytä Yleiset-pikavälilehdessä tarvittavat kentät.
9. Luo nimikeseurantaa käyttäville nimikkeille kullekin erä- tai sarjanumerokoodille lisärivi valitsemalla ensin Toiminnot- ja sitten Kopioi rivi -toiminto. Lisätietoja on kohdassa Nimikeseurannan käsittely varastoa laskettaessa.
10. Valmistele fyysinen asiakirja, johon työntekijät voivat kirjata muistiin lasketut määrät, valitsemalla Tulosta-toiminto.

Inventointitallennuksen valmistuminen

Työntekijöiden laskemat määrät tallennetaan Business Centraliin.

1. Valitse Inventointitallennusluettelo-sivulla viimeisteltävä inventointitallenne ja valitse sitten Muokkaa-toiminto.

2. Täytä laskettu määrä Rivit-pikavälilehdessä kunkin rivin Määrä-kenttään.

3. Jos nimikkeellä on sarja- tai eränumero (Käytä nimikeseurantaa -valintaruutu on valittu), lisää lasketut määrät nimikkeen sarja- ja eränumeroriveille. Lisätietoja on kohdassa Nimikeseurannan käsittely varastoa laskettaessa.

4. Valitse Tallennettu-valintaruutu kullakin rivillä.

5. Kun olet antanut kaikki inventointitallenteen tiedot, valitse Valmis-toiminto. Huomaa, että Tallennettu-valintaruudun on oltava valittuna kaikilla riveillä.

   Huomautus

   Kun inventointitallenne on valmis, kukin rivi siirretään sitä täsmälleen vastaavalle liittyvän inventointitilauksen riville. Vastaavuus edellyttää, että Nimikenro-, Varianttikoodi-, Sijaintikoodi- ja Varastopaikan koodi -kenttien arvot ovat samat tallenteessa ja tilausriveillä.>

   Jos vastaavaa inventointitilausriviä ei ole ja jos Salli tallennus ilman tilausta -valintaruutu on valittu, uusi rivi lisätään ja Tallennettu ilman tilausta -valintaruutu valitaan liittyvän inventointitilauksen rivillä. Muussa tapauksessa avautuu virhesanoma ja prosessi peruutetaan.> Jos useat inventointitallennuksen rivit vastaavat inventointitilauksen riviä, sanoma avautuu ja prosessi peruutetaan. Jos kaksi täysin samanlaista inventointiriviä päätyy jostain syystä inventointitilaukseen, voit ratkaista asian toiminnolla. Lisätietoja on kohdassa Inventointitilausrivien kaksoiskappaleiden löytäminen.

Inventointitilauksen viimeisteleminen

Kun inventointitallennus on valmis, liittyvän inventointitilauksen Tallennettujen määrä (perus) -kenttä päivitetään lasketuilla (tallennetuilla) arvoilla ja Tallennusriveillä-valintaruutu valitaan. Jos laskettu määrä poikkeaa odotetusta määrästä, ero näkyy Posit. määrä (perus)- tai Negat. määrä (perus)-kentässä.

Odotetut määrät ja mahdolliset nimikeseurantaa käyttävien nimikkeiden tallennetut erot ovat käytettävissä valitsemalla Rivit-toiminto. Valitse sitten Nimikkeen seurantarivit -toiminnolla erilaisia inventointiin sisältyviä sarja- ja eränumeroiden näkymiä.

Voit valita myös Inventointitilauksen erotus -toiminnon, jos haluat tarkastella odotetun määrän ja lasketun määrän välisiä eroja.

Inventointitilausrivien kaksoiskappaleiden löytäminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Inventointitilaukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa inventointitilaus, jonka rivien kaksoiskappaleita halutaan tarkastella.
3. Valitse Liittyvät-välilehdessä ensin Muu ja sitten Näytä päällekkäiset rivit.

Inventointitilausrivien mahdolliset kaksoiskappaleet ovat näkyvissä, joten voit poistaa ne ja säilyttää yhden rivin, jolla on yksilöllinen Nimikenro-, Varianttikoodi-, Sijaintikoodi- ja Varastopaikan koodi -kenttien arvojoukko.

Inventointitilauksen kirjaaminen

Kun inventointitilaus on valmis ja sen tilaksi on muuttunut Valmis, se voidaan kirjata. Inventointitilauksen tilaksi voi määrittää Valmis vain siinä tapauksessa, että seuraavat ehdot täyttyvät:

• Kaikkien liittyvien inventointitallenteiden tila on Valmis.
• Jokainen inventointitilausrivi on laskettu vähintään yhdellä varastotallennusrivillä.
• Tallennusriveillä- ja Oletettu määrä laskettu -valintaruudut on valittu kaikille inventointitilausriveille.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Inventointitilaukset ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse ensin viimeisteltävä inventointitilaus ja sitten Muokkaa-toiminto.

   Tallennettu määrä näkyy Inventointitilaus-sivun Tallennettujen määrä (perus) -kentässä.

3. Valitse Valmis-toiminto.

   Tila-kentän arvo on Valmis. Tilausta voidaan nyt muuttaa vain valitsemalla Avaa uudelleen -toiminto.

4. Kirjaa tilaus valitsemalla Kirjaa-toiminto ja valitsemalla sitten OK-painike.

   Nimiketapahtumat päivitetään nyt mahdollisten liittyvien nimikeseurantatapahtumien ohella.

   Vinkki

   Voit välttää virheet käyttämällä Esikatsele kirjausta -toimintoa tarkastamaan kirjauksen luomat tapahtumat.

Kirjattujen inventointitilausten tarkasteleminen

Inventointitilaus poistetaan kirjaamisen jälkeen, ja asiakirjaa voidaan tarkastella ja arvioida kirjattuna inventointitilauksena. Kirjattu tilaus sisältää myös inventointitallennukset ja mahdolliset kommentit.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Kirjattu inventointitilaukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Kirjatut inventointitilaukset -sivulla tarkasteltava kirjattu inventointitilaus ja valitse sitten Näytä-toiminto.
3. Valitse Liittyvät-välilehdessä Tilaus ja näytä liittyvien inventointitallennusten luettelo valitsemalla Tallennukset-toiminto.

Nimikeseurannan käsittely varastoa laskettaessa

Nimikeseuranta liittyy nimikkeille määritettyihin sarja- tai eränumeroihin. Jos laskettava nimike on tallennettu varastoon esimerkiksi 10 erilaisena eränumerona, työntekijän on voitava tallentaa, mitkä eränumerot ovat varastossa ja kuinka monta yksikköä kutakin erää on varastossa. Lisätietoja on kohdassa Sarja- ja eränumeroiden käsitteleminen.

Käytä nimiseurantaa -valintaruutu valitaan inventointitilausriveillä automaattisesti, jos nimikkeelle on määritetty nimikeseurantakoodi. Valintaruutu voidaan kuitenkin valita tai tyhjentää manuaalisesti.

Esimerkki – nimekeseuratun nimikkeen inventointitallennuksen valmistelu

Oletetaan, että nimikkeen A fyysinen varasto on tallennettu varastoon 10 eri sarjanumerolla.

1. Valitse nimikkeen tallennusrivillä Käytä nimiseurantaa -valintaruutu.

2. Valitse Sarjanumero-kentässä ensimmäinen sarjanumero, joka nimikkeellä on varastossa, ja valitse sitten OK-painike.

   Kopioi seuraavaksi ensimmäisen nimikeseuratun nimikkeen rivi. Voit lisätä tällä tavoin varastoon tallennettujen sarjanumeroiden numeroa vastaavia lisärivejä.

3. Valitse ensin Toiminnot ja sitten Kopioi rivi.

4. Syötä 9 Kopioi inventointitallennusrivi -sivun Kopioiden lukumäärä -kenttään ja valitse sitten OK-painike.

5. Valitse ensimmäisen rivin Sarjanumero-kentässä nimikkeen seuraava sarjanumero.

6. Toista vaihe 5 seuraavan kahdeksan sarjanumeron osalta. Varmista, ettet valitse samaa numeroa kahdesti.

7. Valmistele tuloste, johon työntekijät kirjoittavat lasketut nimikkeet ja sarja- tai eränumeron, valitsemalla Tulosta.

Huomaa, että Inventointitallennus-raportissa nimikkeellä A on 10 riviä – yksi kullekin sarjanumerolle.

Esimerkki – laskettujen eränumeroerojen tallentaminen ja kirjaaminen

Eräseurattu nimike tallennetaan varastoon LOT-numerosarjaan.

Oletettu varasto:

Eränro	määrä
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Yhteensä	120

Tallennetut määrät:

Eränro	määrä
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Yhteensä	112

Kirjattavat määrät:

Eränro	Oletettu määrä	Tallennettu määrä	Kirjattava määrä
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Yhteensä	120	112	-8

Inventointitilaus-sivun Negat. määrä (perus) -kentän arvo on 8. Tilausrivin Inventoinnin nimikeseurantaluettelo -sivulla näkyy kunkin eränumeron positiivinen tai negatiivinen määrä.

Varastoasiakirjat

Seuraavat asiakirjatyypit ovat käteviä fyysisen varaston hallinnassa:

• Varaston vastaanottojen avulla voi rekisteröidä nimikkeiden positiiviset muutokset määrän, laadun ja kustannuksen perusteella.
• Varastotoimitusten avulla voi kirjata pois puuttuvia tai vaurioituneita tuotteita.

Nämä asiakirjat voidaan tulostaa koska tahansa. Ne voidaan vapauttaa ja avata uudelleen, minkä lisäksi niiden otsikkoon voidaan määrittää yleisiä arvoja, kuten dimensioita. Asiakirjat voidaan tulostaa uudelleen kirjaamisen jälkeen Kirjatut varastovastaanotot- ja Kirjatut varastolähetykset -sivuilla.

Huomautus

Ennen kuin näitä asiakirjoja voidaan käyttää, niille on luotava tunnisteet määrittämällä numerosarja. Lisätietoja on kohdassa Varastoasiakirjojen numeroinnin määrittäminen.

Varastoasiakirjojen numeroinnin määrittäminen

Seuraavaksi käsitellään varastoasiakirjojen numeroinnin määrittämistä.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Varastonhallinnan asetukset ja valitse liittyvä linkki.

2. Määritä seuraavissa Numerointi-pikavälilehden kentissä asiakirjojen numerosarjat:

   • Varastoonoton nrot
   • Kirjattujen var.ottojen nrot
   • Var.toimituksen nrot
   • Kirjattujen var.toimitusten nrot

Varastoasiakirjan luominen ja kirjaaminen

Seuraavaksi käsitellään varastovastaanoton luomista, tulostamista ja kirjaamista. Varastotoimitusten vaiheet ovat vastaavanlaiset.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Varaston vastaanotot ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Varastoonotto-sivulla Sijaintikoodi-kentän sijainti ja täytä sitten jäljellä olevat kentät tarpeen mukaan.
3. Valitse Rivit-pikavälilehden Nimike-kentässä varastonimike. Anna lisättävien nimikkeiden lukumäärä Määrä-kentässä.
4. Varaston vastaanotto -raportin voi tulostaa Varastoonotto -sivulla valitsemalla Tulosta-toiminnon.

Varastoonotto-sivulla on käytössä seuraavat toiminnot:

• Seuraavan käsittelyvaiheen tila määritetään Vapauta- tai Avaa uudelleen -toiminnolla.

• Kirjaa varaston vastaanotto valitsemalla Kirjaa-toiminto tai kirjaa vastaanotto ja tulosta testiraportti valitsemalla Kirjaa ja tulosta.

  Vinkki

  Voit välttää virheet käyttämällä Esikatsele kirjausta -toimintoa tarkastamaan kirjauksen luomat tapahtumat.

Varastoasiakirjojen tulostaminen

Eri vaiheissa tulostettavat raportit voidaan määrittää valitsemalla jokin seuraavista vaihtoehdoista Raportin valinta – varasto -sivun Käyttö-kentässä:

• Varaston vastaanotto
• Varastotoimitus
• Kirjattu varaston vastaanotto
• Kirjattu varastotoimitus

Huomautus

Käytettävissä olevat raportit voivat vaihdella maan tai alueen lokalisoinnin mukaan. Perussovellus ei sisällä asetteluja.

Katso myös

Varaston laskeminen, muuttaminen ja uudelleenluokitus käyttämällä päiväkirjoja
Sarja- ja eränumeroiden käsitteleminen
Varasto
Varastoinninhallinnan yleiskatsaus
Myynti
Osto
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen